Factures

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• Introduction
• Gérer les factures
• Facturation dématérialisée
• Créer des factures
• Statuts des factures
• Rapprocher les bons de commande et les bons de réception
  • Lier les lignes de facture et les lignes de bon de commande
• Indicateurs et seuils de facture
• Mode avancé pour la gestion des factures
  • Volets d'aperçu rapide sur les écrans larges
• Approuver les factures
• Exporter les factures

Facture

Une facture est un document qu'un Fournisseur envoie à un Acheteur, indiquant les Produits et les quantités que le fournisseur a livrés à l'acheteur, et dont il souhaite obtenir le paiement.

Une facture comprend des détails sur les marchandises livrées à l'acheteur – par exemple, la valeur unitaire de chaque produit, multipliée par la quantité de chaque produit livré, ainsi que le montant des taxes et les montants totaux dont le fournisseur attend le paiement.

Les factures peuvent également inclure des informations sur le fournisseur (ex. : coordonnées, numéro d'entreprise, conditions de paiement, coordonnées bancaires) permettant à l'acheteur d'effectuer un paiement au fournisseur en toute sérénité.

Gérer les factures

En tant que système complet de gestion des achats (Procure-to-Pay), les factures constituent un élément essentiel de PurchasePlus, et notre logiciel offre de nombreuses fonctionnalités pour aider les acheteurs à gérer leurs dépenses liées aux factures de leurs fournisseurs.

En substance, notre fonctionnalité de gestion des factures permet de vérifier que ce que le fournisseur a facturé à votre organisation correspond (a) à ce que vous avez commandé, (b) a bien été livré, et (c) a été approuvé pour paiement par tous les utilisateurs nécessaires au sein de votre organisation. 

Facturation dématérialisée

L'un des éléments particulièrement performants de l'offre PurchasePlus est notre module de Facturation dématérialisée, qui est une option intégrable à votre système PurchasePlus. 

Les organisations utilisant le module de facturation dématérialisée se voient attribuer une adresse e-mail de facturation dématérialisée, à laquelle :

• Les utilisateurs de votre organisation (c'est-à-dire les employés internes) peuvent envoyer la facture PDF d'un fournisseur, qui sera automatiquement numérisée et créée sous la forme d'une nouvelle facture, disponible dans PurchasePlus.
• Peut être communiquée aux fournisseurs afin qu'ils envoient directement leurs factures à cette adresse e-mail, lesquelles seront ensuite automatiquement créées dans votre compte PurchasePlus.

La facturation dématérialisée s'appuie sur la reconnaissance optique de caractères (OCR), l'intelligence artificielle (IA), l'apprentissage automatique (ML) et notre service unique d'intervention humaine (« Human-In-The-Loop ») pour :

1. « Lire » numériquement les factures PDF que vous ou vos fournisseurs envoyez à l'adresse e-mail de facturation dématérialisée,
2. Créer automatiquement la facture dans PurchasePlus,
3. Tenter de « rapprocher » la facture d'un bon de commande, et
4. Traiter les lignes d'articles une par une afin de respecter les seuils d'indicateurs de facture définis par votre organisation. 

Les e-mails (y compris leurs pièces jointes PDF) reçus sur l'adresse e-mail de facturation dématérialisée peuvent être consultés et gérés dans la section [E-mails dématérialisés] de la barre de navigation latérale :

En savoir plus sur les E-mails dématérialisés.

Créer des factures

Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Gérer les factures et les avoirs » peuvent créer manuellement une facture dans PurchasePlus en cliquant sur l'option [Factures] → [Nouvelle facture] dans le menu de navigation latérale.

Consultez notre article sur la création d'une nouvelle facture pour plus d'informations.

Statuts des factures

Les factures peuvent présenter plusieurs statuts :

• Ouverte : Une facture ouverte a été créée, mais n'est pas encore rapprochée. Selon les préférences de votre organisation, une facture ouverte peut devoir être rapprochée d'un Bon de commande, ou faire l'objet de Bons de réception créés pour le bon de commande rapproché. Vous pouvez continuer à modifier une facture ouverte afin de résoudre les indicateurs signalés. Si des indicateurs ont été levés sur la facture, vous pouvez la marquer En attente d'approbation, et les Approbateurs concernés en seront informés. S'il n'y a aucun indicateur signalé sur la facture, vous pouvez la marquer comme Rapprochée. Une facture ouverte peut également être mise en attente ou annulée.
• En attente d'approbation : Une facture en attente d'approbation présente un ou plusieurs indicateurs de facture signalés, et l'approbation d'un ou de plusieurs approbateurs de votre organisation est désormais requise. Une fois les approbations accordées, la facture passera au statut Rapprochée.
• Rapprochée : Une facture rapprochée a passé avec succès toutes les vérifications requises par votre organisation et peut désormais être exportée vers la plateforme comptable externe de votre organisation. Vous ne pouvez pas apporter de modifications à une facture lorsqu'elle est au statut Rapprochée. Si vous souhaitez y apporter des modifications, vous pouvez rouvrir la facture.
  • Remarque : Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Peut super-approuver les factures et les avoirs » peuvent modifier certains champs sur une facture rapprochée. En savoir plus.
• En attente : Une facture en attente a été mise de côté par un utilisateur de votre organisation car elle nécessite un examen ou une discussion approfondie. Aucune modification ne peut être apportée à une facture dans cet état. Si nécessaire, vous pouvez rouvrir la facture pour continuer à la modifier. 
• Annulée : Une facture annulée a été annulée par un utilisateur et n'est plus utilisée au sein de votre organisation. Vous ne pouvez pas modifier une facture au statut Annulée. Si vous souhaitez réactiver la facture et y apporter des modifications, vous pouvez la rouvrir.
• Prête à l'exportation : Une facture prête à l'exportation est désormais disponible dans votre section [Factures] → [Centre d'exportation] pour être incluse dans un prochain fichier d'exportation. Une fois la facture exportée avec succès vers la plateforme comptable externe de votre organisation, son statut deviendra Exportée. Aucune modification ne peut être apportée à la facture lorsqu'elle est prête pour l'exportation. Si nécessaire, vous pouvez rétablir la facture à l'état Rapprochée, puis la rouvrir pour la modifier.
  • Remarque : Ce statut est uniquement disponible pour les Organisations de type B.
• En cours d'exportation : Une facture en cours d'exportation est actuellement en cours de transfert vers la plateforme comptable externe de votre organisation. Ce processus prend généralement quelques minutes. Une fois l'exportation réussie, le statut de la facture devient Exportée. Les modifications sont impossibles sur une facture dont l'exportation est en cours. Si nécessaire, vous pouvez rétablir la facture à l'état Rapprochée pour l'exporter à nouveau, ou la rouvrir pour y apporter des modifications.
  • Remarque : Ce statut est uniquement disponible pour les Organisations de type A.
• Exportée : Une facture exportée a été incluse dans un ou plusieurs fichiers d'exportation et a été transmise à la plateforme comptable externe de votre organisation. Aucune modification ne peut être apportée à une facture à l'état Exportée. Si nécessaire, vous pouvez rétablir la facture à l'état Rapprochée, puis la rouvrir pour la modifier.

Rapprocher les bons de commande et les bons de réception

Lorsqu'un fournisseur envoie une facture à un acheteur, il est recommandé de s'assurer que la facture est rapprochée avant de l'approuver pour paiement. 

PurchasePlus aide les acheteurs à rapprocher les factures de deux manières, selon les méthodes de travail de leur service financier :

• En rapprochant un bon de commande d'une facture, pour s'assurer que ce que le fournisseur a facturé à l'acheteur correspond bien à ce que l'acheteur a commandé. Cela est parfois appelé « rapprochement comptable à 2 voies » (2-Way Matching).
• En rapprochant un bon de commande et ses bons de réception d'une facture, pour s'assurer que ce que le fournisseur a facturé correspond bien à ce que l'acheteur a commandé et reçu. Cela est parfois appelé « rapprochement comptable à 3 voies » (3-Way Matching) : 

Lier les lignes de facture et les lignes de bon de commande

Selon les paramètres appliqués à votre organisation dans PurchasePlus, lorsqu'une facture est rapprochée d'un Bon de commande, toutes les lignes de la facture sont comparées à toutes les lignes du bon de commande. Lorsque deux lignes sont identiques, elles sont liées l'une à l'autre. Pour plus d'informations, veuillez lire Lier ou dissocier des lignes de facture et des lignes de bon de commande. 

Indicateurs et seuils de facture

Lorsqu'un bon de commande est rapproché d'une facture, PurchasePlus compare le détail au niveau de la ligne de la facture avec celui de la ligne de bon de commande associée, afin de vous aider à repérer d'éventuels écarts méritant votre attention. En présence d'écarts, notre système déclenche un indicateur de facture, ce qui empêchera la facture d'être automatiquement rapprochée (et exportée) tant que le problème n'aura pas été résolu.

Certains indicateurs peuvent être ajustés avec précision en configurant un seuil d'indicateur de facture, qui indique avec exactitude à notre système l'écart acceptable par votre organisation entre un bon de commande et une facture, et dans quels cas de figure un indicateur doit être levé.

Mode avancé pour la gestion des factures

Les utilisateurs expérimentés de PurchasePlus peuvent utiliser le mode avancé de facture pour ajouter des informations importantes à une facture, à ses lignes ou à ses sous-lignes, à des fins de comptabilité et d'exportation. Consultez notre article sur la mise à jour des lignes de facture en mode avancé pour plus de renseignements.

Volets d'aperçu rapide sur les écrans larges

Les utilisateurs avancés utilisant PurchasePlus sur un grand moniteur peuvent également tirer profit des volets d'aperçu rapide de facture qui s'affichent sur le côté droit de la facture :

Le volet d'aperçu rapide de facture peut être configuré pour afficher :

• Tout commentaire laissé sur la facture par un autre utilisateur de votre organisation, ou par le fournisseur lui-même s'il utilise PurchasePlus,
• Les liens vers les documents associés, par ex. le bon de commande qui a été rapproché de la facture ou les éventuels bons de réception liés à ce bon de commande,
• Les indicateurs en suspens sur la facture (le cas échéant), et
• Les informations relatives au circuit d'approbation dans lequel cette facture a été placée. 

Vous pouvez utiliser le bouton [Gérer] dans le coin supérieur droit du volet d'aperçu rapide pour personnaliser les éléments à afficher.

Le volet d'aperçu rapide ne s'affichera pas si votre moniteur n'est pas assez grand pour contenir tous les éléments à l'écran.

Approuver une facture

Si une facture ne franchit pas automatiquement toutes les vérifications effectuées par notre système (c'est-à-dire si un ou plusieurs indicateurs de facture sont déclenchés), elle doit être approuvée par un ou plusieurs utilisateurs avant de pouvoir passer à l'état Rapprochée et être exportée vers votre système comptable.

Les utilisateurs habilités à approuver les factures sont définis dans les circuits d'approbation des factures, qui sont configurés par les administrateurs de votre organisation, en collaboration avec les experts de la plateforme PurchasePlus. Consultez notre article sur l'approbation des factures pour plus d'informations.

Exporter les factures

Les factures peuvent être exportées depuis PurchasePlus vers votre système comptable de deux façons différentes, selon le type de votre organisation.

Organisations de type A vs de type B

• Les organisations de type A exportent manuellement les factures (et avoirs) à l'unité. Cette opération peut être effectuée à tout moment après qu'une facture a atteint le statut Rapprochée.
• Les organisations de type B marquent d'abord une facture (ou un avoir) comme prête à l'exportation, puis créent et envoient un fichier d'exportation par lot qui inclut toutes les factures et tous les avoirs marqués comme prêts à l'exportation depuis votre dernière exportation. 

Destinations du système comptable et formats d'exportation

La destination électronique exacte et le format des fichiers d'exportation pour les Organisations de type A et de type B sont configurés lors du déploiement de votre système PurchasePlus, mais peuvent être modifiés après la mise en service en étroite collaboration avec l'équipe PurchasePlus si nécessaire. Veuillez contacter notre sympathique équipe Customer Success pour plus d'informations.