E-mails sans papier
E-mails sans papier
Accéder directement à :
- Qu'est-ce que l'espace « E-mails sans papier » ?
- Afficher les e-mails sans papier
- Tâche de numérisation
- Afficher les tâches de numérisation
- Créer de nouvelles tâches de numérisation
- Convertir des tâches de numérisation en factures ou en avoirs
- Supprimer des tâches de numérisation
E-mails sans papier
La section E-mails sans papier de PurchasePlus vous permet de :
- Consulter les e-mails que vos fournisseurs (ou d'autres utilisateurs de votre organisation) ont envoyés à votre adresse e-mail dédiée à la facturation sans papier,
- Suivre le travail effectué par notre IA de facturation sans papier sur les documents, et visualiser les Factures et Avoirs qui en résultent dans notre système.
Si elle est activée pour votre organisation, la fonctionnalité E-mails sans papier apparaîtra sous la forme [E-mails sans papier] dans la barre de navigation latérale :
L'espace E-mails sans papier se compose de deux sous-sections :
- [Tout afficher] les e-mails sans papier, où vous pouvez consulter chaque e-mail envoyé par vos fournisseurs à votre adresse e-mail dédiée à la facturation sans papier. Cela inclut les e-mails que notre système filtre automatiquement (c'est-à-dire qu'il n'utilise pas pour créer des factures ou des avoirs), tels que les relevés, le contenu marketing et les doublons.
- [Tâches en attente], où vous pouvez examiner et modifier toute tâche de numérisation (voir ci-dessous pour plus d'informations) pour laquelle le fournisseur est manquant.
- [Tâches de numérisation], qui représentent une étape intermédiaire entre l'e-mail de votre fournisseur (y compris toute pièce jointe PDF) et la facture ou l'avoir généré dans notre système.
Afficher les e-mails sans papier
Pour afficher tous vos e-mails sans papier sous forme de tableau, cliquez sur [E-mails sans papier] → [Tout afficher] dans la barre de navigation latérale. Depuis cette vue, vous pouvez :
- Rechercher un e-mail spécifique par e-mail de l'expéditeur, e-mail du destinataire, etc.,
- Accéder rapidement aux liens vers les tâches de numérisation, factures et/ou avoirs créés par notre système à partir de l'e-mail :
- Consulter l'e-mail d'origine plus en détail en cliquant sur la valeur de la colonne [E-mail] dans le tableau. Les fichiers joints d'origine peuvent également être téléchargés au bas de l'e-mail :
Tâche de numérisation
Lorsqu'un fournisseur envoie par e-mail une facture ou un avoir au format PDF à votre adresse e-mail de facturation sans papier (ou lorsque vous téléversez manuellement une facture ou un avoir au format PDF dans notre fonctionnalité de numérisation IA), notre IA crée une tâche de numérisation et lui attribue un numéro de numérisation unique.
Dans la section [Tâches de numérisation], vous pouvez afficher ces tâches, ainsi que tous les documents générés à terme à partir de la tâche de numérisation :
Vous pouvez considérer une tâche de numérisation comme l'étape intermédiaire entre la facture ou l'avoir PDF de votre fournisseur et la Facture ou l'Avoir PurchasePlus que vous rapprochez et exportez à l'aide de notre logiciel.
Statuts des tâches de numérisation
Les tâches de numérisation peuvent avoir l'un des statuts suivants :
- Numérisation en cours (Gris) : la tâche de numérisation a été lancée récemment et est toujours en cours d'analyse.
- Numérisation en cours (Rouge) : la tâche de numérisation est en cours depuis plus de 5 minutes et l'IA a abandonné, mais techniquement, la tâche n'a pas encore échoué.
- Numérisé (Bleu) : la tâche de numérisation a correctement traité le fichier PDF mais n'a pas respecté nos règles de gestion, ce qui nécessite une vérification humaine. Notre équipe de facturation disponible 24h/24 et 7j/7 traitera ce point d'ici quelques heures. Vous pouvez également effectuer les corrections nécessaires à tout moment pour accélérer le processus.
- Terminé (Vert) : la tâche de numérisation a généré une facture ou un avoir et ne nécessite plus aucune action. Nous conservons un enregistrement de la tâche de numérisation afin que les utilisateurs puissent consulter rapidement le document réel (facture ou avoir) généré à partir de celle-ci.
- Échec (Rouge) : la tâche de numérisation a échoué pour une raison quelconque. Vous pouvez cliquer sur une tâche de numérisation en échec pour l'ouvrir, la vérifier manuellement et la mettre à jour.
Vous pouvez survoler l'indicateur d'état avec le curseur pour obtenir plus d'informations sur le statut de chaque tâche de numérisation.
Afficher les tâches de numérisation
Vous pouvez consulter l'historique de toutes les tâches de numérisation de votre organisation en accédant à [E-mails sans papier] → [Tâches de numérisation] dans la barre de navigation latérale :
Dans cette vue sous forme de tableau, vous pouvez voir plusieurs informations importantes sur chaque tâche de numérisation, notamment :
- Numéro de numérisation : l'identifiant unique que le scanner IA a attribué à cette tâche de numérisation.
- Statut de verrouillage : indique si un autre utilisateur a verrouillé la tâche pour modification ou non.
- Fournisseur : le fournisseur qui a envoyé le PDF d'origine à votre organisation.
- Acheteur : l'organisation à laquelle le document a été attribué.
- Document créé : un lien vers la facture ou l'avoir généré à partir de la tâche de numérisation.
- Type de document : indique si la tâche de numérisation a été identifiée comme une facture ou un avoir.
- Statut : le statut actuel de la tâche de numérisation. Vous pouvez survoler l'indicateur de statut pour obtenir plus d'informations. Veuillez consulter la section Statuts des tâches de numérisation ci-dessus pour en savoir plus.
- Fichier PDF : un lien vers le fichier PDF d'origine qui a été téléversé dans le scanner IA.
- Créé le : la date et l'heure de création de la tâche de numérisation.
Vous pouvez également sélectionner « Gérer les colonnes » pour ajouter des points de données supplémentaires.
Vous pouvez consulter n'importe quelle tâche de numérisation individuelle en cliquant sur son [Numéro de numérisation] dans le tableau :
Depuis cette vue, vous pouvez mettre à jour la tâche de numérisation si nécessaire, et créer la facture ou l'avoir. Plus de détails à ce sujet ci-dessous.
Verrouiller et déverrouiller des tâches de numérisation
Les tâches de numérisation peuvent être « Verrouillées » ou « Déverrouillées ». Un utilisateur peut verrouiller une tâche de numérisation qu'il est en train d'examiner pour informer les autres utilisateurs qu'il la modifie, puis la déverrouiller lorsqu'il a terminé.
Vous pouvez également Créer une tâche de numérisation à l'état verrouillé.
Origines des tâches de numérisation
La page Tâches de numérisation affiche toutes les tâches qui ont été :
- Reçues sous forme d'e-mails (avec pièces jointes PDF) de la part de vos fournisseurs (ou d'utilisateurs de votre propre organisation),
- Créées directement via la page Tâches de numérisation, et
- Créées via les interfaces Créer une nouvelle facture et Créer un nouvel avoir, si l'utilisateur a choisi l'option [Glisser-déposer le PDF] :
Conseils rapides pour naviguer sur la page des tâches de numérisation
La page des tâches de numérisation comprend trois fonctionnalités principales d'aide à la navigation pour permettre aux utilisateurs de trouver rapidement la tâche recherchée :
- Filtrer par statut : à l'aide des onglets en haut de la page, l'utilisateur peut filtrer rapidement la liste des tâches de numérisation selon l'un des statuts suivants : En cours de numérisation, Numérisé, Terminé, Bloqué, Échec, Supprimé.
- Recherche avancée, qui comprend :
- Recherche par numéro de document : les utilisateurs peuvent effectuer une recherche à l'aide du numéro de document généré par l'IA lors de la création d'une facture ou d'un avoir à partir de la tâche de numérisation.
- Recherche par e-mail d'origine (From Email) : les utilisateurs peuvent effectuer une recherche en utilisant l'adresse e-mail de l'expéditeur afin de localiser une ou toutes les factures envoyées depuis cette adresse e-mail précise.
- Filtre par Factures, Avoirs, ou les deux.
- Recherche par nom de fournisseur : saisissez le nom d'un fournisseur unique (tel qu'il apparaît dans PurchasePlus) pour afficher la liste des tâches de numérisation pour lesquelles ce fournisseur a été identifié comme l'expéditeur du PDF d'origine.
Créer de nouvelles tâches de numérisation
Pour créer manuellement une nouvelle tâche de numérisation directement sur la page des tâches de numérisation, cliquez sur [Créer de nouvelles tâches de numérisation] :
Vous aurez la possibilité d'indiquer si la tâche concerne une facture ou un avoir avant de téléverser le ou les PDF à numériser :
Vous pouvez choisir d'identifier le fournisseur auquel le document se rapporte ; dans le cas contraire, notre scanner IA tentera de détecter le fournisseur lors de la numérisation.
Enfin, vous avez la possibilité de décider si la tâche de numérisation doit être marquée comme verrouillée.
Si l'option [Marquer comme verrouillé] est sélectionnée, la tâche obtenue sera verrouillée et restera à l'état Numérisé. Une révision humaine manuelle sera nécessaire avant la création d'une facture ou d'un avoir.
Cliquez sur [Démarrer] lorsque vous êtes prêt à lancer la numérisation.
Vous recevrez un avertissement si la facture ou l'avoir que vous vous apprêtez à créer est susceptible d'être un doublon ; sinon, la tâche de numérisation apparaîtra dans le tableau [Tâches de numérisation] avec le statut « Numérisation en cours », puis peu après, « Numérisé ».
Une fois que le PDF est passé à l'état Numérisé, vous aurez la possibilité d'examiner les données extraites avant de cliquer sur [Afficher la facture] ou [Afficher l'avoir]. Vous aurez également la possibilité d'enregistrer et de quitter en cliquant sur [Retour aux tâches de numérisation].
Dans cette vue, vous pouvez faire défiler le panneau de gauche vers le bas pour inspecter le bon de commande rapproché automatiquement :
Et vous pouvez modifier les lignes du document avant d'afficher la facture ou l'avoir :
(Ci-dessus) : Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs lignes de la tâche de numérisation pour :
- [Supprimer] la ligne,
- [Délier] la ligne afin de supprimer toute association avec des produits existants du catalogue,
- [Définir le pourcentage de taxe] pour mettre à jour la valeur du calcul de la taxe pour les lignes sélectionnées, ou
- [Effacer la sélection] pour désélectionner les lignes choisies.
Une fois que vous avez [Délié] une ligne, vous pouvez modifier certains détails de la ligne de facture en la survolant et en cliquant sur l'icône de crayon :
Vous pouvez y mettre à jour de nombreux champs, par exemple le code produit, la marque, la quantité vendue et bien plus encore. De plus, vous pouvez utiliser les options [Lier], [Supprimer] ou [Insérer une ligne] (à gauche de la ligne d'article) pour apporter encore plus de modifications à la tâche de numérisation si nécessaire.
Créer plusieurs tâches de numérisation simultanément
Vous pouvez choisir de téléverser plusieurs fichiers PDF au cours de la même action. Dans ce scénario, notre scanner IA créera une tâche de numérisation par PDF. C'est un moyen extrêmement puissant d'intégrer rapidement un grand volume de factures ou d'avoirs PDF dans PurchasePlus.
Conseil : Si vous sélectionnez « Facture » ou « Avoir » lors de la création de la ou des tâches de numérisation, ce choix s'appliquera à toutes les tâches qui en résulteront, et il n'est actuellement pas possible de modifier ce choix après la numérisation. Nous vous recommandons de téléverser toutes les factures PDF et de lancer la tâche de numérisation, puis de répéter l'opération avec tous les avoirs PDF.
Que peut-on extraire du PDF et préremplir avec le scanner IA ?
- Le fournisseur (si une correspondance est trouvée),
- Le numéro de bon de commande (si un numéro de bon de commande est trouvé),
- Le département et le code comptable (le cas échéant),
- Le produit sur chaque ligne de facture (si une correspondance est trouvée), et
- La catégorie et la sous-catégorie de chaque nouveau produit sur chaque ligne de facture.
Convertir des tâches de numérisation en factures ou en avoirs
Une tâche de numérisation doit être vérifiée et convertie manuellement en facture ou en avoir par un utilisateur de PurchasePlus au sein de votre organisation.
Pour ce faire, cliquez d'abord sur le numéro de numérisation de la tâche dans la boîte de réception de numérisation IA. La tâche de numérisation doit être à l'état Numérisé :
Vous arriverez sur l'écran de création de facture ou d'avoir, qui affiche les données extraites et préremplies par notre scanner IA aux côtés du PDF d'origine.
Vous aurez ici la possibilité de vérifier et de modifier la plupart des données extraites (par exemple, la référence, le code comptable, les lignes d'articles et les prix unitaires) si vous le souhaitez.
Une fois que les données vous conviennent, cliquez sur [Créer une facture] ou [Créer un avoir] :
Paramètre : traitement manuel vs automatique
Selon le paramètre appliqué à votre organisation, lorsque vous cliquez sur [Créer une facture] ou [Créer un avoir], le document résultant peut être traité automatiquement conformément à vos paramètres de balises et à vos seuils, de sorte qu'il apparaisse initialement à l'état En attente d'approbation ou Rapproché. Si ce paramètre est désactivé pour votre organisation, la facture ou l'avoir apparaîtra initialement à l'état Ouvert.
Supprimer des tâches de numérisation
Les tâches de numérisation peuvent être supprimées en cliquant sur [Supprimer] dans le menu [Plus] sur la page des tâches de numérisation :
Vous aurez la possibilité d'indiquer un motif de suppression, qui pourra être consulté par d'autres utilisateurs disposant des autorisations appropriées.
La tâche de numérisation peut être supprimée dans n'importe quel statut, sauf Terminé.