Rapprocher un bon de commande

Lorsqu'une facture est créée via la méthode de facturation dématérialisée, PurchasePlus associe automatiquement un bon de commande à la facture, s'il trouve une correspondance logique. Les bons de commande et les factures ne peuvent être rapprochés que si les deux documents proviennent du même fournisseur.

Vous devrez peut-être rapprocher manuellement un bon de commande à une facture car le fournisseur n'a pas indiqué le numéro de bon de commande sur la facture lors de son envoi via PurchasePlus. Si la facture a été créée manuellement, le bon de commande doit également être rapproché manuellement.

Il existe deux façons de rapprocher un bon de commande d'une facture, et nous détaillons ces deux méthodes ci-dessous.

Tout d'abord, il est important de noter que dans PurchasePlus, les utilisateurs ne peuvent associer qu'un seul bon de commande à une facture (bien que les utilisateurs puissent associer plusieurs factures à un même bon de commande). Cette conception du système nous permet d'offrir d'autres avantages qui seraient impossibles (ou extrêmement complexes) autrement, comme le rapprochement tripartite automatisé entre les bons de commande, les factures et les bons de réception de marchandises. 

Aller à :

• Depuis la facture
• Depuis le bon de commande
• Dissocier un bon de commande d'une facture
• Rapprocher un bon de commande d'un autre fournisseur

Depuis la facture

Étape 1 : Sélectionnez [Bons de commande] → [Afficher tout] et recherchez le bon de commande que vous souhaitez rapprocher d'une facture.

Étape 2 : Sélectionnez le bouton [Rapprocher] dans la colonne Factures. Si vous voyez un numéro au lieu de l'icône de rapprochement, cela indique qu'une facture a déjà été associée au bon de commande. Vous pouvez associer plusieurs factures à un seul bon de commande :

Étape 3 : Une fenêtre s'ouvre, listant toutes les factures disponibles que vous pourriez potentiellement associer au bon de commande. Cette liste est pré-filtrée par le fournisseur du bon de commande, mais vous pouvez supprimer ce filtre de fournisseur si nécessaire. Cochez la case [Rapprocher] sur la facture que vous souhaitez associer, puis cliquez sur [Appliquer le rapprochement] :

Étape 4 : Vous pouvez également effectuer les étapes ci-dessus directement depuis le bon de commande. Cliquez sur le bouton [Rapprocher] dans l'en-tête de la facture, ou cliquez sur le bouton [Rapprocher les factures] dans la barre d'actions rapides :

Depuis le bon de commande

Étape 1 : Sélectionnez [Factures] → [Afficher tout] et recherchez la facture que vous souhaitez associer à un bon de commande.

Étape 2 : Sélectionnez le bouton [Rapprocher] dans la colonne Bon de commande. Si un numéro de bon de commande apparaît déjà dans la colonne, un bon de commande a déjà été associé à la facture. Vous ne pouvez associer qu'un seul bon de commande à une facture :

Étape 3 : Une fenêtre s'ouvre, listant tous les bons de commande disponibles que vous pourriez potentiellement associer à la facture, ainsi qu'une colonne affichant le nombre de factures déjà associées au bon de commande : Cochez la case [Rapprocher] à côté du bon de commande que vous souhaitez associer, puis cliquez sur [Appliquer le rapprochement].

Étape 4 : Vous pouvez également effectuer les étapes ci-dessus directement depuis la facture. Cliquez sur le bouton [Rechercher et rapprocher] dans la barre d'actions rapides :

Dissocier un bon de commande d'une facture

Si vous constatez qu'un bon de commande a été incorrectement associé à une facture, vous pouvez retirer le bon de commande de la facture. C'est ce que nous appelons « Dissocier ».

Veuillez lire cet article pour plus de détails sur la dissociation d'un bon de commande d'une facture.

Rapprocher un bon de commande d'un autre fournisseur

Les bons de commande et les factures ne peuvent être rapprochés que s'ils proviennent du même fournisseur (tel qu'il apparaît dans PurchasePlus).

Cela peut prêter à confusion, en particulier si les deux documents semblent provenir de fournisseurs presque identiques et décrivent la même transaction, car le rapprochement ne sera pas disponible dans ce cas de figure.

Pour corriger ce problème, suivez ces étapes :

1 : [Annulez] le bon de commande :

2 : Créez une nouvelle demande d'achat « Fournisseur unique », en vous assurant de commander depuis le même compte fournisseur que celui de la facture. Assurez-vous que l'option [Envoyer au fournisseur] est décochée :

3. Écrivez un commentaire tel que « Ne pas traiter cette commande » dans la section des commentaires :

4. Une fois la demande d'achat approuvée (et devenue un bon de commande), vous pouvez rapprocher le bon de commande de la facture. Vous pouvez également choisir de laisser un commentaire sur les deux documents, indiquant qu'ils sont liés l'un à l'autre.