Indicateurs de facture
Indicateurs de facture
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- Introduction : Que sont les indicateurs de facture et d'avoir ?
- Rapprocher ou soumettre
- Paramètres des indicateurs
- Indicateurs de facture
- Indicateurs d'avoir
Ce que sont les indicateurs
PurchasePlus analyse en permanence l'ensemble des Factures et des Avoirs à l'état « Ouvert » et « En attente d'approbation », et signale des indicateurs au niveau de l'en-tête ou de la ligne sur le document, conformément aux paramètres appliqués à votre organisation.
Un « indicateur » (Flag) est une alerte émise sur la facture ou l'avoir afin d'attirer l'attention sur d'éventuels problèmes liés au document nécessitant un examen avant d'être approuvé par le ou les utilisateurs désignés au sein de votre organisation. Les indicateurs garantissent que seules les factures et les avoirs répondant aux critères spécifiques de votre organisation peuvent passer à l'état Rapproché dans PurchasePlus, sans intervention manuelle.
Les factures ou avoirs signalés par un indicateur sont facilement identifiables dans PurchasePlus. Vous pouvez consulter les informations récapitulatives (ou au niveau de l'en-tête) du document dans la section Statut :
Et cliquer sur un indicateur au niveau de la ligne permet d'afficher plus d'informations sur la ligne signalée :
Rapprocher ou soumettre
Lorsqu'une facture ou un avoir est créé manuellement dans PurchasePlus, il commence généralement son cycle de vie à l'état « Ouvert ». L'état Ouvert indique que le document est un brouillon, qu'il est toujours en cours de traitement ou qu'il nécessite encore l'ajout d'informations. Pour plus de commodité, PurchasePlus affiche des indicateurs sur toute facture ou tout avoir à l'état « Ouvert », afin de signaler les points d'attention à traiter au fur et à mesure de l'avancement du travail.
Une fois le travail terminé sur la facture ou l'avoir « Ouvert » et lorsque le document est prêt à passer à l'état suivant, vous trouverez une action principale dans l'en-tête de la facture « Ouverte » :
- S'il n'y a aucun indicateur émis sur la facture ou l'avoir, l'action principale disponible sera [Marquer comme rapproché]. Cliquer sur Marquer comme rapproché fera passer la facture ou l'avoir à l'état « Rapproché », et aucune approbation ne sera requise. Cela s'explique par le fait que, selon les paramètres appliqués à votre organisation, ce document répond à tous les critères et qu'aucun indicateur n'est donc soulevé.
- Si un ou plusieurs indicateurs sont émis sur la facture ou l'avoir, l'action principale disponible sera [Soumettre pour approbation]. Cliquer sur ce bouton fera passer le document à l'état « En attente d'approbation », et une approbation sera alors requise. En effet, selon les paramètres appliqués à votre organisation, cette facture ou cet avoir n'a pas satisfait à tous les critères (d'où la présence des indicateurs), et ces alertes doivent être examinées par un utilisateur de votre organisation disposant de l'autorité nécessaire pour décider si le document doit être approuvé malgré les indicateurs, ou si ceux-ci doivent être résolus. Dès que l'approbation aura été accordée sur la facture ou l'avoir, le document passera à l'état « Rapproché ».
Dans PurchasePlus, l'objectif pour l'ensemble des factures et avoirs est de les faire progresser vers l'état « Rapproché ». Une fois à l'état Rapproché, ils sont prêts à être exportés vers votre plateforme comptable externe. Consultez nos articles Exporter une facture ou un avoir ou Créer un fichier d'export par lot de factures et d'avoirs pour en savoir plus sur l'exportation des factures et avoirs rapprochés.
Paramètres des indicateurs - Récapitulatif
Les indicateurs de facture peuvent être personnalisés pour répondre aux exigences propres à chaque organisation, et sont généralement configurés lors de votre déploiement de PurchasePlus en étroite collaboration avec notre équipe.
Si vous constatez que des factures sont signalées par des indicateurs pour des motifs incohérents, veuillez vous adresser à un administrateur de votre organisation ou contacter notre sympathique équipe d'assistance client pour obtenir de l'aide afin de vérifier les préférences d'indicateurs de votre organisation.
Paramètres des indicateurs et hiérarchies d'organisation
Ces paramètres sont propres à chaque organisation et à chaque département, et ne se transmettent pas en cascade le long de la hiérarchie de l'organisation ; chaque niveau de l'organigramme doit être configuré de manière indépendante.
Seuils des indicateurs et hiérarchies d'organisation
Certains indicateurs disponibles pour les factures et avoirs dans PurchasePlus sont également personnalisables à l'aide de seuils. Les seuils permettent aux factures présentant des écarts mineurs de ne pas déclencher d'indicateur particulier, ce qui facilite le passage des factures et avoirs à l'état Rapproché avec moins d'intervention humaine.
Les seuils s'appliquent de manière hiérarchique. Si un seuil spécifique n'a pas été défini sur une organisation, il sera repris à partir des paramètres de l'organisation parente directe ou de l'organisation ancêtre la plus proche pour laquelle un seuil a été configuré.
Consultez notre article Guide des seuils d'indicateurs de facture pour plus d'informations.
États des indicateurs
Chaque indicateur de facture et d'avoir (défini ci-dessous) peut être défini sur Désactivé, Normal ou Important, selon les besoins de votre organisation.
- [Désactivé] : L'indicateur ne s'appliquera pas à votre organisation.
- [Normal] : La facture ou l'avoir peut tout de même être approuvé par un approbateur, si les seuls indicateurs signalés sur le document sont des indicateurs normaux.
- [Important] : Une facture ou un avoir ne peut pas être approuvé par un approbateur si un ou plusieurs indicateurs importants sont signalés sur le document. Tous les indicateurs importants doivent être résolus avant qu'un approbateur ne puisse approuver la facture ou l'avoir.
Les paramètres et états des indicateurs s'affichent ainsi pour les administrateurs système PurchasePlus, qui peuvent basculer d'un état à l'autre selon les besoins :
Indicateurs de facture
Les paramètres d'indicateurs suivants peuvent être configurés pour les Factures.
Il existe 5 indicateurs au niveau des lignes de facture qui s'appliquent à chaque ligne de la facture, et 10 indicateurs au niveau de l'en-tête de facture, qui s'appliquent à l'ensemble de la facture.
Indicateurs de ligne de facture
| Indicateur de prix unitaire de ligne | Cet indicateur est émis si la différence entre le prix unitaire de la ligne de facture et le prix unitaire de la ligne de bon de commande dépasse le seuil de prix unitaire de ligne de l'organisation. Un seuil de facture peut être défini pour cet indicateur. |
|---|---|
| Indicateur de quantité commandée de ligne | Cet indicateur est émis si la différence entre la quantité totale facturée de la ligne de facture et la quantité commandée de la ligne de bon de commande dépasse le seuil de quantité de ligne de l'organisation. Un seuil de facture peut être défini pour cet indicateur. |
| Indicateur de quantité reçue de ligne | Cet indicateur est émis si la différence entre la quantité totale facturée de la ligne de facture et la quantité reçue de la ligne de bon de commande dépasse le seuil de quantité de ligne de l'organisation. Un seuil de facture peut être défini pour cet indicateur. |
| Indicateur de ligne non associée | Cet indicateur est émis si la ligne de facture n'est pas encore associée à une ligne de bon de commande. |
| Indicateur de total initial de ligne | Cet indicateur est émis si la différence entre le total calculé actuel de la ligne de facture et le total initial de la ligne de facture dépasse 0,00. Cet indicateur s'applique uniquement aux factures créées via la facturation sans papier PurchasePlus. Le total initial de ligne est enregistré lorsque la facture est numérisée et créée par la facturation sans papier. |
Indicateurs d'en-tête de facture
| Indicateur de ligne signalée | Cet indicateur est émis si une ou plusieurs lignes de la facture sont signalées par un indicateur. |
|---|---|
| Indicateur de bon de commande | Cet indicateur est émis si la facture n'est pas encore rapprochée d'un bon de commande. |
| Indicateur de bons de réception | Cet indicateur est émis si aucun bon de réception de marchandises n'a été enregistré pour le bon de commande rapproché de la facture. |
| Indicateur de déséquilibre du total | Cet indicateur est émis si la différence entre le total de la facture et la somme des parties de la facture dépasse le seuil de total de facture de l'organisation. Un seuil de facture peut être défini pour cet indicateur. |
| Indicateur de référence | Cet indicateur est émis si aucune référence n'est définie sur la facture. |
| Indicateur de numéro de fournisseur | Cet indicateur est émis si aucun numéro de fournisseur n'est défini pour le fournisseur ayant envoyé la facture. |
| Indicateur de département | Cet indicateur est émis si aucun département n'est défini sur la facture. |
| Indicateur de compte comptable | Cet indicateur est émis si aucun compte comptable n'est défini sur la facture. |
| Indicateur de devise | Cet indicateur est émis si la devise de la facture ne correspond pas à la devise du bon de commande. |
| Indicateur d'approbation requise | Cet indicateur est émis si la facture n'a pas reçu d'approbation. Cet indicateur entraînera le signalement de toutes les factures et exigera une approbation, même si la facture aurait autrement été rapprochée automatiquement. Cet indicateur ne peut pas être défini sur Important. |
Indicateurs d'avoir
Les paramètres d'indicateurs suivants peuvent être configurés pour les Avoirs.
Il existe un indicateur au niveau des lignes d'avoir qui s'applique à chaque ligne de l'avoir, et 6 indicateurs au niveau de l'en-tête d'avoir, qui s'appliquent à l'ensemble de l'avoir.
Indicateurs de ligne d'avoir
| Indicateur de déséquilibre du total | Cet indicateur est émis si la différence entre le total de l'avoir et la somme des parties de l'avoir dépasse le seuil de total d'avoir de l'organisation. |
|---|
Indicateurs d'en-tête d'avoir
| Indicateur de facture | Cet indicateur est émis si l'avoir n'est pas encore rapproché d'une facture. |
|---|---|
| Indicateur de référence | Cet indicateur est émis si aucune référence n'est définie sur l'avoir. |
| Indicateur de numéro de fournisseur | Cet indicateur est émis si aucun numéro de fournisseur n'est défini pour le fournisseur ayant envoyé l'avoir. |
| Indicateur de département | Cet indicateur est émis si aucun département n'est défini sur l'avoir. |
| Indicateur de compte comptable | Cet indicateur est émis si aucun compte comptable n'est défini sur l'avoir. |
| Indicateur d'approbation requise | Cet indicateur est émis si l'avoir n'a pas reçu d'approbation. Cet indicateur entraînera le signalement de tous les avoirs et exigera une approbation, même si l'avoir aurait autrement été rapproché automatiquement. Cet indicateur ne peut pas être défini sur Important. |