Aperçu

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• Introduction
• Créer une nouvelle demande d'achat
• Types de demandes d'achat
• Paramètres de la demande d'achat
• Mode d'achat standard vs avancé
• Approuver une demande d'achat
• Documents associés
• Statuts des demandes d'achat
• Dépannage
  • Produits du fournisseur en rupture de stock

Qu'est-ce qu'une demande d'achat ?

Une demande d'achat est une demande de biens qu'un acheteur souhaite acquérir auprès de ses fournisseurs.

Dans PurchasePlus, un utilisateur d'une organisation acheteuse peut créer une demande d'achat, ajouter les produits qu'il souhaite acheter et spécifier les quantités souhaitées pour chaque produit. Une fois satisfait de sa demande d'achat, l'utilisateur peut la soumettre pour approbation à un chef de service, un responsable opérationnel ou un responsable financier au sein de son organisation.

Dès que la demande d'achat est soumise pour approbation, les prix des produits inclus sont figés (« instantané ») et seront appliqués aux bons de commande, quelles que soient les éventuelles variations de prix survenues après la soumission.

Si la demande d'achat de l'utilisateur est ensuite approuvée, des bons de commande sont automatiquement générés (et envoyés, selon les paramètres de la demande d'achat) à chaque fournisseur inclus dans la demande.

Créer une demande d'achat

Les utilisateurs peuvent créer une nouvelle demande d'achat en cliquant sur :

• [Demandes d'achat] → [Nouvelle demande d'achat] dans la barre de navigation latérale,
• Le bouton [Créer une nouvelle demande d'achat] en haut du tableau [Demandes d'achat] → [Tout afficher],
• [Bons de commande] → [Nouveau bon de commande] dans la barre de navigation latérale, ou
• [Commencer vos achats] sur le tableau de bord.

Toutes ces options dirigent l'utilisateur vers la page Créer une nouvelle demande d'achat :

Selon les autorisations utilisateur de l'acheteur et les paramètres de configuration de son organisation, différents types de demandes d'achat sont disponibles. Cliquez sur chaque type de demande d'achat pour en savoir plus.

1. Une demande d'achat Tous les fournisseurs, qui présente à l'utilisateur la liste de tous les produits proposés par l'ensemble des fournisseurs connectés à son organisation. C'est un excellent moyen de comparer les devis sur une large gamme de produits.
2. Une demande d'achat Fournisseur unique, qui présente à l'utilisateur la liste de tous les produits actuellement disponibles pour votre organisation auprès d'un seul fournisseur sélectionné.
3. Une demande d'achat Liste d'achats, qui est une liste prédéfinie de produits. Les listes d'achats sont un excellent moyen pour les responsables et les chefs de service d'indiquer les produits exacts qu'ils souhaitent que les autres membres de leur organisation commandent lors de la création d'une demande d'achat. Les devis de chacun de leurs fournisseurs activés apparaîtront sur chaque article de la liste d'achats. 
4. Une demande d'achat personnalisée, qui permet à un utilisateur de commander des articles ponctuels auprès de ses fournisseurs activés. Une demande d'achat personnalisée peut être utilisée lorsqu'aucun autre type de demande ne convient.
5. Une demande d'achat externe, qui permet aux utilisateurs de créer une demande d'achat en faisant leurs achats directement sur le site e-commerce externe d'un fournisseur, si ce dernier l'a activé avec PurchasePlus. L'utilisateur peut profiter de toutes les fonctionnalités du site du fournisseur pour commander ses articles. Une fois les achats terminés sur le site du fournisseur, il est redirigé vers PurchasePlus, et les produits, prix et quantités sélectionnés sont automatiquement ajoutés à la demande d'achat dans PurchasePlus.
6. Une demande d'achat de réapprovisionnement, qui permet aux utilisateurs de recommander des articles à partir d'une demande d'achat précédente, d'un bon de commande ou d'une facture.
7. Une demande d'achat Emplacement de stock, qui permet aux utilisateurs de notre module Inventaire de réapprovisionner les articles d'un emplacement de stock spécifique, avec des fonctionnalités avancées pour acheter les bons produits dans les bonnes quantités, et ainsi contrôler rigoureusement leurs niveaux de stock.

Les demandes d'achat peuvent également être créées via la Création rapide. Lorsque la Création rapide est activée pour une organisation, les utilisateurs qui cliquent sur le bouton [Commencer vos achats] sur la page [Accueil] bénéficient d'une expérience de création simplifiée, ne nécessitant qu'un champ Référence (facultatif). La demande d'achat sera créée sous la forme d'une demande de type « Tous les fournisseurs » et configurée en mode Achat standard (bien que l'utilisateur conserve la possibilité de créer d'autres types de demandes d'achat).

Paramètres de la demande d'achat

Chaque type de demande d'achat possède divers paramètres. Ceux-ci peuvent être importants pour les fournisseurs (par exemple, une adresse ou une date de livraison) ou pour les collègues de l'utilisateur (par exemple, l'affectation de la demande d'achat à un service et à un code comptable).

Ces paramètres peuvent être définis pour la première fois dans le formulaire [Créer une nouvelle demande d'achat] :

Par défaut, la case à cocher [Envoyer les bons de commande aux fournisseurs] est cochée, ce qui signifie que le bon de commande sera automatiquement envoyé au fournisseur une fois qu'il aura été entièrement approuvé. Dans le cas où :

1. Vous créez un bon de commande rétrospectivement (c'est-à-dire que les marchandises ont déjà été reçues et facturées), ou
2. Vous créez un achat qui a été effectué en dehors de PurchasePlus (par exemple, par téléphone),

...il est important de décocher la case [Envoyer les bons de commande aux fournisseurs] afin d'éviter toute confusion ou double commande.

Une fois la demande d'achat créée et à l'état Ouverte, ses paramètres peuvent être mis à jour par les utilisateurs disposant des autorisations appropriées, soit (a) en survolant le paramètre en question dans le tableau [Demandes d'achat] → [Tout afficher] :

...soit (b) en cliquant sur la demande d'achat dans le tableau et en accédant à l'onglet [Paramètres] ou au [Panneau d'informations] :

Vous pourrez alors rechercher et mettre à jour le ou les paramètres, puis cliquer sur [Enregistrer les modifications] :

Remarque : certains paramètres sont des champs système et ne peuvent donc pas être modifiés par les utilisateurs.

Mode d'achat standard vs avancé

Les demandes d'achat peuvent être créées en Mode d'achat standard ou en Mode d'achat avancé.

Le mode d'achat standard est le mode par défaut, sous forme de fiches très visuelles, auquel les utilisateurs accèdent lorsqu'ils créent une demande d'achat :

Si l'utilisateur choisit d'[Activer les achats avancés] sur la page de création de demande d'achat, il disposera d'un tableau puissant et plus sobre pour créer ses demandes d'achat :

Approuver une demande d'achat

Lorsqu'un utilisateur soumet une demande d'achat pour approbation, celle-ci passe à l'état En attente d'approbation et intègre le circuit d'approbation correspondant au service et au code comptable désignés pour la demande.

Les utilisateurs désignés au premier niveau du circuit d'approbation reçoivent un e-mail les informant que la demande d'achat a été soumise et qu'ils peuvent approuver la demande d'achat. Ces utilisateurs sont généralement des chefs de service, des responsables financiers ou opérationnels de l'organisation acheteuse.

Les approbateurs désignés peuvent accéder aux demandes d'achat qu'ils sont autorisés à approuver en cliquant sur [Demandes d'achat] → [En attente de mon approbation] :

Une fois que la demande d'achat a franchi toutes les étapes requises du circuit d'approbation, un ou plusieurs bons de commande sont créés et peuvent être envoyés au(x) fournisseur(s) dont les produits figuraient dans la demande d'achat.

Les bons de commande nouvellement créés peuvent être envoyés manuellement aux fournisseurs, mais il arrive souvent que l'utilisateur ait activé le paramètre automatique [Envoyer les bons de commande aux fournisseurs] sur la demande d'achat, ou que ce même paramètre ait été défini comme préférence utilisateur. Dans ce cas, les bons de commande sont envoyés directement par PurchasePlus à la destination privilégiée du fournisseur dès que la demande d'achat est approuvée.

Une fois qu'une demande d'achat a été approuvée (et que les bons de commande correspondants ont été créés), la demande d'achat ne peut plus être modifiée. Des modifications nécessaires peuvent dans certains cas être apportées au(x) bon(s) de commande généré(s), en accédant à l'onglet [Paramètres] du bon de commande.

Documents associés

Les demandes d'achat peuvent être « associées » à :

• Un ou plusieurs bons de commande créés dès l'approbation d'une demande d'achat,
• Une ou plusieurs factures, qui sont rapprochées des bons de commande créés dès l'approbation d'une demande d'achat,
• Des pièces jointes, qui sont des fichiers téléversés dans la demande d'achat pour fournir du contexte et des informations importantes aux approbateurs et autres personnes autorisées à la consulter.

Statuts des demandes d'achat

Les demandes d'achat peuvent se trouver sous différents états, ce qui fournit des informations essentielles sur leur avancement.

• Ouverte : une demande d'achat au statut Ouverte s'apparente à un brouillon — l'utilisateur qui l'a créée peut d'ailleurs la consulter dans sa section « Mes brouillons » à différents endroits de l'application PurchasePlus. Tant qu'une demande d'achat est à l'état Ouverte, elle peut être modifiée, des produits peuvent y être ajoutés ou retirés, ou elle peut être annulée. Pour faire progresser la demande d'achat, elle doit être soumise pour approbation en cliquant sur [Soumettre la demande d'achat].
• En attente d'approbation : une demande d'achat en attente d'approbation a été soumise, mais n'a pas encore reçu son approbation finale. Tous les utilisateurs concernés dans le circuit d'approbation doivent accorder leur approbation pour que la demande soit approuvée. Veuillez consulter notre article sur l'approbation d'une demande d'achat pour en savoir plus.
• Annulée : une demande d'achat annulée est une demande qui a été annulée alors qu'elle était à l'état Ouverte, En attente d'approbation ou Refusée. Une demande d'achat annulée ne peut pas être rouverte et n'est plus du tout utilisable au sein de votre organisation. Aucune action ne peut être entreprise sur une demande d'achat annulée.
• Approuvée : une demande d'achat approuvée est une demande qui a été soumise pour approbation, puis approuvée par les utilisateurs compétents du circuit d'approbation. Une demande d'achat approuvée génère des bons de commande pour chaque fournisseur inclus dans la demande. Une demande d'achat approuvée peut être clôturée ou laissée à l'état Approuvée.
• Refusée : une demande d'achat refusée est une demande soumise pour approbation qui a ensuite été refusée par un utilisateur approbateur dans le circuit d'approbation. Une demande d'achat refusée peut être annulée, ou les achats peuvent être repris et la demande soumise à nouveau.
• Clôturée : une demande d'achat clôturée correspond à l'état final d'une demande d'achat.

Dépannage

Produits du fournisseur en rupture de stock

Il arrive parfois qu'un fournisseur signale l'un de ses produits comme étant « En rupture de stock ». Les acheteurs en sont avertis lors de la création d'une demande d'achat :

L'acheteur n'est pas empêché d'ajouter le produit à sa demande d'achat — il s'agit seulement d'un avertissement — mais si le produit est nécessaire rapidement, veillez à :

1. Commander le même produit auprès d'un autre devis fournisseur (après avoir évalué si l'écart de prix, ou « surcoût », justifie l'urgence), ou
2. Commander un produit de substitution.