Vue d'ensemble

Flux de travail d'approbation

Dès qu'une facture et un avoir sont intégrés par notre système, PurchasePlus analyse en permanence chaque document aux statuts « Ouvert » et « En attente d'approbation », et déclenche des Indicateurs au niveau de l'en-tête ou des lignes du document, conformément aux paramètres d'indicateurs de chaque organisation. Ces indicateurs signalent un problème sur ce document — par exemple, la quantité commandée (sur le bon de commande associé) ne correspond pas à la quantité facturée — et indiquent qu'il doit être examiné par une personne désignée.

L'identité exacte de cette personne peut varier selon l'unité organisationnelle qui a reçu la facture ou l'avoir, le montant du document, ou les deux. Il peut même être nécessaire qu'il soit examiné par plusieurs personnes au sein d'une organisation. La logique déterminant qui doit approuver une facture ou un avoir, ainsi que les notifications automatisées et les tâches permettant à l'examinateur d'intervenir, sont définies par un flux de travail d'approbation. (Remarque : cela s'applique désormais aussi aux transferts de stock et aux demandes d'achat)

Une fois qu'un document a reçu l'approbation finale, il passe automatiquement à l'état Rapproché et peut être exporté vers votre système de comptabilité fournisseurs externe.

Un flux de travail d'approbation contient des rangs, des affectations, et est exécuté lorsqu'une facture ou un avoir éligible est imputé à l'organisation ou l'unité attribuée. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.

Pour les demandes d'achat et les transferts de stock, une fois qu'ils ont atteint l'approbation finale : Les demandes d'achat seront finalisées et généreront un bon de commande. Les transferts de stock seront marqués comme terminés. 

Rangs du flux de travail

Les flux de travail possèdent des rangs, qui déterminent les utilisateurs pouvant approuver les factures ou les avoirs jusqu'à un montant défini.

Les rangs du flux de travail ont tous un nom (par ex. « Rang 1 » ou « Aide de cuisine »), et chaque rang comporte trois composantes distinctes : l'ordre du rang, le montant maximal du rang et les approbateurs du rang.

Cela s'applique également aux flux de travail de demandes d'achat et aux transferts de stock :

Transferts de stock

Demandes d'achat

Ordre des rangs du flux de travail

Une facture ou un avoir entrant dans un flux de travail nécessitera une approbation selon l'ordre des rangs défini. C'est-à-dire que le document doit d'abord être approuvé par le rang d'ordre 1 avant de pouvoir être approuvé par le rang d'ordre 2, et ainsi de suite, jusqu'à ce que l'approbation finale lui soit accordée. Veuillez consulter la section : Montant maximal du rang du flux de travail pour plus d'informations sur l'approbation finale.

Un flux de travail peut contenir jusqu'à 10 rangs.

Montant maximal du rang du flux de travail

Le montant maximal d'un rang est important, car il indique quels rangs peuvent accorder l'approbation finale à une facture ou un avoir, et quels rangs ne le peuvent pas. 

Si le montant du document est inférieur ou égal au montant maximal du rang, l'approbation finale sera accordée par ce rang. Si le montant du document est supérieur au montant maximal du rang, l'approbation finale ne sera pas accordée par ce rang, et le document passera au rang suivant.

Par exemple, si le montant maximal du rang 1 est de 500 $ et qu'une facture d'une valeur de 501 $ entre dans le flux de travail, les approbateurs du rang 1 ne pourront pas donner l'approbation finale pour la facture : l'approbation finale devra être accordée par une personne appartenant à un rang dont le montant maximal est supérieur à 500 $. Cependant, si la valeur de la facture était de 499 $, le ou les approbateurs du rang 1 pourraient donner l'approbation finale pour la facture, sans qu'elle n'ait besoin d'être approuvée par un utilisateur d'un rang supérieur.

Remarque - Il n'existe pas de montant de rang « Illimité ». Le montant maximal du dernier rang du flux de travail doit correspondre à la valeur de facture ou d'avoir la plus élevée que vous êtes susceptible de recevoir.

Dans l'onglet [Paramètres], activez [Ignorer l'approbation si supérieur au montant maximal] lorsque les rangs dont le montant maximal est inférieur au total du document doivent être ignorés. Les rangs marqués comme Toujours obligatoire ne sont jamais ignorés. Les rangs finaux peuvent rester définis sur Non applicable.

Remarque - Les rangs définis comme « Toujours obligatoire » doivent tout de même approuver lorsque le document dépasse le montant maximal. Si le montant maximal de ce rang est inférieur au total du document, l'approbation est partielle et le document continue vers le rang applicable suivant.

Approbateurs du flux de travail

Les rangs de flux de travail peuvent avoir un ou plusieurs approbateurs :

Les approbateurs appartenant à chaque rang recevront une notification par e-mail lorsqu'une facture ou un avoir arrive dans le rang et nécessite leur approbation. Tout utilisateur présent dans le rang peut approuver le document, et l'approbation du rang sera considérée comme accordée dès la validation par le premier utilisateur qui approuve au sein de ce rang. 

Affectations du flux de travail

Les flux de travail d'approbation de factures ou d'avoirs sont affectés à une ou plusieurs organisations ou unités organisationnelles. Tout document dont les dépenses sont imputées (codées) à une organisation ou une unité organisationnelle sera placé dans le flux de travail attribué à cette organisation. 

Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Gérer les organisations » peuvent affecter un flux de travail à leur organisation sur la page [Paramètres système] → [Paramètres de l'organisation]. 

Un flux de travail peut être affecté à plusieurs organisations (départements), mais une organisation ne peut avoir qu'un seul flux de travail qui lui est affecté. 

Pour les flux de travail d'approbation des transferts de stock, la seule différence réside dans le fait que vous les affectez à l'emplacement de stock lui-même :

Remarque sur les hiérarchies d'organisation

Les flux de travail ne sont pas « hérités » des organisations parentes. Si vous souhaitez qu'une unité organisationnelle utilise le même flux de travail d'approbation de facture que l'une de ses organisations parentes, il doit être appliqué aux deux niveaux (parent et enfant) dans la hiérarchie de l'organisation.

Exécutions du flux de travail

Les flux de travail sont « exécutés » lorsqu'une facture ou un avoir éligible est imputé à une organisation à laquelle un flux de travail est affecté. 

Il existe un onglet [Exécutions] dans le flux de travail qui répertorie toutes les occurrences d'appel d'un flux de travail donné, en détaillant les documents concernés :

Pour afficher un panneau d'informations détaillé (c'est-à-dire un journal d'audit) concernant une exécution spécifique du flux de travail et l'ensemble des événements d'exécution, cliquez sur le bouton dans la colonne [Info].

L'annulation, la mise en attente (Park) ou la suppression d'une facture ou d'un avoir à tout moment au cours d'une exécution active interrompt l'exécution du flux de travail.

Pour les demandes d'achat, vous verrez le nombre de demandes d'achat, et il en va de même pour les transferts de stock :

Demandes d'achat

Transferts de stock

Qui peut gérer les flux de travail

Un utilisateur doit disposer de l'autorisation « Peut gérer les flux de travail d'approbation » activée pour pouvoir créer ou gérer des flux de travail d'approbation.

Les utilisateurs disposant de cette autorisation pourront gérer les flux de travail de toute organisation dont ils sont membres.

Pour affecter un flux de travail à une organisation, un utilisateur doit posséder l'autorisation « Gérer les organisations ».

Créer un flux de travail d'approbation

Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Peut gérer les flux de travail d'approbation » peuvent créer un nouveau flux de travail d'approbation de factures ou d'avoirs (s'applique également aux demandes d'achat et aux transferts de stock) en suivant ces étapes. Une fois créés, les flux de travail ne peuvent pas être supprimés.

Étape 1. Accédez à [Paramètres système] → [Flux de travail d'approbation] dans la barre de navigation latérale, puis cliquez sur le bouton [Créer un nouveau flux de travail d'approbation] :

Étape 2. Sélectionnez le type de flux de travail souhaité, puis attribuez un nom et une description au flux de travail avant de cliquer sur [Créer le flux de travail] :

Étape 3. Vous accéderez au flux de travail nouvellement créé, qui comporte un rang par défaut. Vous pouvez modifier ce rang par défaut en cliquant sur [Mettre à jour le rang] dans le menu [Plus], si vous souhaitez modifier son nom ou sa valeur maximale :

Étape 4. Cliquez sur [Créer un nouveau rang] pour ajouter autant de rangs que nécessaire. Il est fortement recommandé d'ordonner les rangs selon leurs montants maximaux, par ordre croissant. Vous pouvez modifier les rangs et leur ordre en sélectionnant les options correspondantes dans le menu [Plus] :

Étape 5. Ajoutez des approbateurs à chaque rang en cliquant sur le bouton dans la colonne [Approbateurs]. Vous ne pourrez ajouter que des approbateurs qui (a) sont déjà des utilisateurs de PurchasePlus, et (b) sont membres de l'organisation dans laquelle vous créez le flux de travail :

Étape 6. Le flux de travail devient « Actif » dès qu'il est affecté à une ou plusieurs organisations ou unités organisationnelles. 

Mettre à jour un flux de travail d'approbation

Vous pouvez mettre à jour le nom et la description d'un flux de travail en consultant l'onglet [Paramètres] :

Mettre à jour les rangs du flux de travail

En cliquant sur le menu [Plus] d'un rang de flux de travail, plusieurs options de mise à jour s'affichent :

• [Monter le rang] et [Descendre le rang] permettent de modifier l'ordre des rangs dans le flux de travail.
• [Mettre à jour le rang] permet de modifier le nom ou la valeur maximale du rang, et de marquer le rang comme Toujours obligatoire.
• [Supprimer le rang] supprime complètement le rang du flux de travail.

Si ne serait-ce qu'une seule facture est en attente d'approbation dans le flux de travail, les rangs de ce flux de travail ne peuvent pas être mis à jour ni supprimés. La ou les factures doivent être mises en attente (Parked) ou suivre le processus d'approbation avant de pouvoir modifier les rangs. Toutefois, vous pouvez ajouter un nouvel approbateur (utilisateur) au rang à tout moment. (il en va de même pour les demandes d'achat, les avoirs et les transferts de stock)

Ajouter ou supprimer des approbateurs

Pour gérer les approbateurs d'un rang de flux de travail, cliquez d'abord sur le bouton dans la colonne [Approbateurs] :

Pour ajouter un nouvel approbateur, cliquez sur le bouton [Ajouter un approbateur] et recherchez l'utilisateur concerné. Vous ne pourrez ajouter que des approbateurs qui (a) sont déjà des utilisateurs de PurchasePlus, et (b) sont membres de l'organisation dans laquelle vous créez le flux de travail.

Pour retirer un approbateur, cliquez sur [Supprimer] dans le menu [Plus] :

Mettre à jour les affectations d'un flux de travail

L'affectation d'un flux de travail peut s'effectuer à deux endroits dans PurchasePlus :

1. L'onglet [Affectations] du flux de travail :

Sous [Nouvelle affectation], sélectionnez l'onglet [Compte (à l'échelle de l'organisation)] pour cocher plusieurs codes comptables et affecter le flux de travail en un seul enregistrement. Les comptes déjà affectés sont cochés, désactivés et présentent un badge Déjà affecté.

2. La page [Paramètres système] → [Paramètres de l'organisation] :

Remarque : Les utilisateurs doivent disposer de l'autorisation « Gérer les organisations » pour affecter un flux de travail d'approbation à une organisation ou une unité organisationnelle.

Si ne serait-ce qu'une seule facture est au statut En attente d'approbation dans le flux de travail, ce dernier ne peut pas être désaffecté d'une organisation. La ou les factures doivent d'abord être mises en attente (Parked) ou suivre le processus d'approbation. (il en va de même pour les demandes d'achat, les avoirs et les transferts de stock)

Supprimer un flux de travail

Les flux de travail doivent être supprimés par un membre de l'équipe de configuration PurchasePlus. Veuillez nous contacter pour organiser la suppression d'un flux de travail d'une unité organisationnelle.

Approuver ou refuser

Les utilisateurs ont la possibilité d'approuver ou de refuser une facture ou un avoir qui a été imputé(e) à une unité organisationnelle où (a) un flux de travail est affecté, et (b) ils sont désignés comme approbateurs dans l'un des rangs de ce flux de travail.

Les approbateurs peuvent approuver ou refuser le document depuis la page [Factures OU Avoirs] → [En attente de mon approbation]. Veuillez noter que les approbateurs du deuxième rang (et des suivants) du flux de travail ne verront les factures ou les avoirs dans cette liste qu'une fois qu'ils auront été approuvés par le ou les rangs précédents :

De plus, les approbateurs peuvent cliquer sur une facture ou un avoir et utiliser les boutons [Approuver] ou [Refuser] situés dans l'en-tête du document :

Que se passe-t-il lorsqu'une facture ou un avoir est approuvé(e) ?

• Si le montant de la facture ou de l'avoir est supérieur au montant maximal du rang de l'approbateur, le document passe au rang d'approbation suivant. Les utilisateurs du rang suivant en seront avertis par e-mail.
• Si le montant du document est inférieur ou égal au montant maximal du rang de l'approbateur, le flux de travail considère qu'il s'agit de l'« Approbation finale », et la facture ou l'avoir passe automatiquement au statut Rapproché. Il peut être exporté vers votre système de comptabilité fournisseurs externe pour paiement. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)

Que se passe-t-il lorsqu'une facture ou un avoir est refusé(e) ?

• Les approbateurs sont invités à ajouter un commentaire, et le document passe automatiquement au statut Annulé. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)

Nouveau vs ancien

Si vous utilisiez déjà PurchasePlus par le passé, vous connaissez peut-être le fonctionnement des flux de travail de notre ancienne plateforme. Voici les différences entre les « Nouveaux » flux de travail d'approbation et les flux de travail de Legacy PurchasePlus :

• Contrairement aux approbateurs de factures de Legacy PurchasePlus, les nouveaux approbateurs de flux de travail (et l'ordre d'approbation) sont définis par des rangs, plutôt que par un rôle d'approbateur opérationnel ou financier pouvant approuver la facture à tout moment.
• Les [nouveaux] flux de travail d'approbation doivent être activés pour l'organisation acheteuse, ainsi que pour les unités organisationnelles individuelles.
• Contrairement aux flux de travail d'approbation de Legacy PurchasePlus, aucun rang « Illimité » ne peut être appliqué, et le rang final doit avoir la valeur la plus élevée requise pour approbation.
• Dans les nouveaux flux de travail, les utilisateurs peuvent consulter les exécutions du flux de travail sur les factures et avoirs concernés. Au sein d'une exécution, les utilisateurs peuvent voir les événements d'exécution, offrant ainsi un véritable journal d'audit pour une facture ou un avoir dans un flux de travail.

Enfin, il est important de noter que les « nouveaux » flux de travail d'approbation sont mutuellement exclusifs avec les flux de travail d'approbation de Legacy PurchasePlus. Dès que les nouveaux flux de travail d'approbation sont activés pour une organisation, les utilisateurs de cette dernière ne peuvent plus approuver les factures ou les avoirs selon les flux d'approbation opérationnels et financiers de Legacy PurchasePlus.

Dépannage

• Je viens d'activer les nouveaux flux de travail pour mon organisation, mais aucune de mes factures (en attente d'approbation) n'a été placée dans le flux de travail correspondant.

Les factures et avoirs qui étaient en attente d'approbation au moment de l'activation des nouveaux flux de travail doivent être rouvert(e)s, puis de nouveau marqué(e)s comme En attente d'approbation pour que le flux de travail approprié prenne effet. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)

• Que se passe-t-il si la facture ou l'avoir est imputé(e) à une autre unité organisationnelle pendant l'exécution du flux de travail ?

Le statut de l'exécution du flux de travail passe à Annulé, et le document entre dans une nouvelle exécution de flux de travail. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)

• Que se passe-t-il si une facture ou un avoir est en cours d'exécution de flux de travail et que tous les indicateurs sont résolus ?

L'exécution est annulée, et le statut du document est automatiquement mis à jour sur Rapproché. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)

• Que se passe-t-il si aucun flux de travail d'approbation n'est trouvé pour l'unité organisationnelle à laquelle une facture ou un avoir est imputé(e) ?

Le document reste au statut En attente d'approbation. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)

• **Que se passe-t-il si un flux de travail d'approbation est activé pour une organisation, mais qu'aucun approbateur n'est ajouté aux rangs du flux de travail ?

La facture ou l'avoir reste dans le flux de travail d'approbation jusqu'à ce qu'un approbateur soit ajouté au rang concerné. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)**

• Je souhaite reproduire les « flux de travail d'approbation opérationnelle et financière » de Legacy PurchasePlus. Comment procéder ?

Vous pouvez créer deux rangs de flux de travail avec une valeur maximale de 0 $ chacun, et affecter les approbateurs opérationnels à l'un des rangs, et les approbateurs financiers à l'autre rang. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)

• Je ne parviens pas à modifier un flux de travail, bien que j'aie la permission appropriée. 

Notre système empêche la modification d'un flux de travail s'il contient des exécutions actives. Approuvez ou refusez d'abord les factures présentes dans l'exécution active, et vous pourrez ensuite modifier le flux de travail. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)

• Je reçois deux e-mails « Factures en attente de mon approbation ».

Vous devez être retiré en tant qu'approbateur du flux de travail d'approbation de factures de Legacy PurchasePlus.

• Puis-je « sauter » des rangs d'approbation si je suis membre d'un rang de flux de travail dont la valeur maximale est supérieure à celle de la facture ou de l'avoir ?

Non, le document nécessitera toujours l'approbation des utilisateurs définis dans l'ordre des rangs configuré pour le flux de travail. Par exemple, si la valeur d'une facture est de 1 000 $, que le rang 1 peut approuver jusqu'à 500 $ et que le rang 2 peut approuver jusqu'à 2 000 $, les membres du rang 2 doivent tout de même attendre l'approbation du rang 1 avant de pouvoir accorder l'approbation finale pour la facture en attente d'approbation. Cependant, l'autorisation « Peut super approuver les factures et les avoirs » permet aux utilisateurs autorisés de forcer le passage de toute facture ou tout avoir « En attente d'approbation » à l'état « Rapproché », qu'il se trouve ou non actuellement dans un flux de travail d'approbation. Cette autorisation constitue donc un moyen efficace pour les personnes habilitées d'outrepasser ou de « sauter » les rangs d'approbation d'un flux de travail. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)