Aperçu
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Accéder à :
- Flux d'approbation
- Qui peut créer et gérer les flux d'approbation ?
- Guide : Créer un flux d'approbation
- Guide : Mettre à jour les flux d'approbation
- Guide : Approuver (ou refuser) un document dans un flux d'approbation
- Nouveau vs legacy
- Dépannage
Flux d'approbation
Dès qu'une Facture et un Avoir sont intégrés par notre système, PurchasePlus analyse en permanence chaque document aux états 'Ouvert' et 'En attente d'approbation', et signale des Indicateurs au niveau de l'en-tête ou de la ligne du document, conformément aux paramètres d'indicateurs de chaque organisation. Ces indicateurs nous signalent un problème sur ce document — par exemple, la quantité commandée (sur le Bon de commande associé) n'est pas identique à la quantité facturée — et indiquent qu'il doit être examiné par une personne désignée.
L'identité exacte de cette personne peut varier selon l'unité organisationnelle ayant reçu la Facture ou l'Avoir, la valeur du document, ou les deux. Il peut même être nécessaire qu'il soit examiné par plusieurs personnes au sein d'une organisation. La logique déterminant qui doit approuver une Facture ou un Avoir, ainsi que les notifications et tâches automatisées guidant le réviseur, est définie par un flux d'approbation. ( Remarque : cela s'applique désormais également aux transferts de stock et aux demandes d'achat)
Une fois qu'un document a reçu son Approbation finale, il passe automatiquement à l'état Rapproché et peut être exporté vers votre système de comptabilité fournisseurs externe.
Un flux d'approbation contient des Rangs, des Attributions, et est Exécuté lorsqu'une Facture ou un Avoir éligible est imputé(e) à l'organisation/unité attribuée. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.
Pour les demandes d'achat et les transferts de stock, une fois qu'ils ont atteint l'Approbation finale : Les Demandes d'achat seront terminées et généreront un Bon de commande. Les Transferts de stock seront marqués comme terminés.
Rangs de flux de travail
Les flux de travail comportent des Rangs, qui contrôlent le ou les utilisateurs pouvant approuver des Factures ou des Avoirs jusqu'à une valeur définie.
Les rangs de flux de travail portent tous un nom (par exemple « Rang 1 » ou « Aide de cuisine »), et chaque rang comporte trois composantes distinctes : l'Ordre du rang, la Valeur maximale du rang et les Approbateurs du rang.
Cela s'applique également aux flux de travail de demandes d'achat et de transferts de stock :
Transferts de stock 
Demandes d'achat
Ordre des rangs du flux de travail
Une Facture ou un Avoir qui entre dans un flux de travail nécessitera une approbation dans l'ordre défini des rangs. Autrement dit, le document doit d'abord être approuvé par le Rang d'ordre 1 avant de pouvoir être approuvé par le Rang d'ordre 2, et ainsi de suite, jusqu'à ce que l'Approbation finale lui soit accordée. Veuillez consulter la section : Valeur maximale du rang de flux de travail pour plus d'informations sur l'Approbation finale.
Un flux de travail peut contenir jusqu'à 10 rangs.
Valeur maximale du rang de flux de travail
La valeur maximale d'un rang est essentielle, car elle indique quels rangs peuvent donner l'Approbation finale pour une Facture ou un Avoir, et quels rangs ne le peuvent pas.
Si la valeur du document est inférieure ou égale à la valeur maximale du rang, l'approbation finale sera accordée par le rang. Si la valeur du document est supérieure à la valeur maximale du rang, l'approbation finale ne sera pas accordée par ce rang, et le document passera au rang suivant.
Par exemple, si la valeur maximale du Rang 1 est de 500 $ et qu'une Facture d'une valeur de 501 $ entre dans le flux de travail, les approbateurs du Rang 1 ne pourront pas donner l'approbation finale de la Facture : l'Approbation finale devra être donnée par une personne appartenant à un rang dont la valeur maximale est supérieure à 500 $. En revanche, si la valeur de la Facture était de 499 $, le ou les approbateurs du Rang 1 pourraient accorder l'Approbation finale de la Facture, sans qu'elle n'ait besoin d'être approuvée par un utilisateur d'un rang supérieur.
Remarque : il n'existe pas de valeur de rang « Illimitée ». La valeur maximale du dernier rang du flux de travail doit correspondre à la valeur de Facture ou d'Avoir la plus élevée que vous êtes susceptible de recevoir.
Approbateurs du flux de travail
Les rangs d'un flux de travail peuvent compter un ou plusieurs approbateurs :
Les approbateurs appartenant à chaque rang seront avertis par e-mail lorsqu'une Facture ou un Avoir entre dans le rang et nécessite leur approbation. Tout utilisateur du rang peut approuver le document, et l'approbation du rang sera considérée comme « accordée » par le premier utilisateur qui approuve au sein du rang.
Attributions de flux de travail
Les flux d'approbation de Factures ou d'Avoirs sont attribués à une ou plusieurs organisations ou unités organisationnelles. Tout document imputé à une organisation ou une unité organisationnelle sera placé dans le flux de travail attribué à cette organisation.
Les utilisateurs disposant de la permission « Gérer les organisations » peuvent attribuer un flux de travail à leur organisation sur la page [Paramètres système] → [Paramètres de l'organisation].
Un flux de travail peut être attribué à plusieurs organisations (départements), mais une organisation ne peut avoir qu'un seul flux de travail qui lui est attribué.
Pour le flux d'approbation des transferts de stock, la seule différence est que vous les attribuez à l'emplacement de stock lui-même :
Remarque sur les hiérarchies d'organisations
Les flux de travail ne sont pas « hérités » des organisations parentes. Si vous souhaitez qu'une unité organisationnelle utilise le même flux d'approbation des factures que l'une de ses organisations parentes, il doit être appliqué à la fois au niveau parent et au niveau enfant dans la hiérarchie de l'organisation.
Exécutions de flux de travail
Les flux de travail sont « Exécutés » lorsqu'une Facture ou un Avoir éligible est imputé(e) à une organisation à laquelle un flux de travail est attribué.
Un onglet [Exécutions] au sein d'un flux de travail liste toutes les fois où ce flux de travail particulier a été déclenché, en détaillant les documents concernés :
Pour afficher un panneau d'informations détaillé (c'est-à-dire un journal d'audit) concernant une exécution spécifique de flux de travail et l'ensemble de ses événements d'exécution, cliquez sur le bouton dans la colonne [Info].
L'annulation, la mise en attente (parking) ou la suppression d'une Facture ou d'un Avoir à tout moment au cours d'une exécution active annulera l'exécution du flux de travail.
Pour les demandes d'achat, vous verrez le nombre de demandes d'achat, et il en va de même pour les transferts de stock :
Demandes d'achat
Transferts de stock 
Qui peut gérer les flux de travail
Un utilisateur doit disposer de l'autorisation « Peut gérer les flux d'approbation » activée pour pouvoir créer ou gérer des flux d'approbation.
Les utilisateurs dotés de cette autorisation pourront gérer les flux de travail dans toute organisation dont ils sont membres.
Pour attribuer un flux de travail à une organisation, un utilisateur doit posséder la permission « Gérer les organisations ».
Créer un flux d'approbation
Les utilisateurs disposant de la permission « Peut gérer les flux d'approbation » peuvent créer un nouveau flux d'approbation de Factures ou d'Avoirs (s'applique également aux demandes d'achat et aux transferts de stock) en suivant ces étapes. Une fois créés, les flux de travail ne peuvent pas être supprimés.
Étape 1. Accédez à [Paramètres système] → [Flux d'approbation] dans la barre de navigation latérale, puis cliquez sur le bouton [Créer un nouveau flux d'approbation] :
Étape 2. Sélectionnez le type de flux de travail souhaité, puis donnez au flux de travail un nom et une description, avant de cliquer sur [Créer le flux de travail] :
Étape 3. Vous arriverez sur le flux de travail nouvellement créé, qui possède un rang par défaut. Vous pouvez modifier le rang par défaut en cliquant sur [Mettre à jour le rang] dans le menu [Plus], si vous souhaitez modifier le nom ou la valeur maximale du rang :
Étape 4. Cliquez sur [Créer un nouveau rang] pour ajouter autant de rangs que nécessaire. Il est fortement recommandé d'ordonner les rangs selon leurs valeurs maximales, par ordre croissant. Vous pouvez modifier les rangs et leur ordre en sélectionnant la ou les options pertinentes dans le menu [Plus] :
Étape 5. Ajoutez des approbateurs à chaque rang en cliquant sur le bouton dans la colonne [Approbateurs]. Vous ne pourrez ajouter que des approbateurs qui (a) sont des utilisateurs existants de PurchasePlus, et (b) sont membres de l'organisation dans laquelle vous créez le flux de travail :
Étape 6. Le flux de travail devient « Actif » dès qu'il est attribué à une ou plusieurs organisations ou unités organisationnelles.
Mettre à jour un flux d'approbation
Vous pouvez mettre à jour le nom et la description d'un flux de travail en consultant l'onglet [Paramètres] :
Mettre à jour les rangs d'un flux de travail
En cliquant sur le menu [Plus] d'un rang de flux de travail, vous accéderez à une liste d'options pour mettre à jour un rang de flux de travail :
- [Monter le rang] et [Descendre le rang] permettent de modifier l'ordre des rangs dans le flux de travail.
- [Mettre à jour le rang] permet de modifier le nom ou la valeur maximale du rang.
- [Supprimer le rang] supprimera complètement le rang du flux de travail.
Si ne serait-ce qu'une seule Facture est En attente d'approbation dans le flux de travail, les rangs de ce flux de travail ne peuvent pas être mis à jour ni supprimés. La ou les Factures doivent être mises en attente (parked) ou passer par le processus d'approbation avant que les rangs ne puissent être modifiés. En revanche, vous pouvez ajouter un nouvel approbateur (utilisateur) au rang à tout moment. (il en va de même pour les demandes d'achat, les avoirs et les transferts de stock)
Ajouter ou supprimer des approbateurs
Pour gérer les approbateurs d'un rang de flux de travail, cliquez d'abord sur le bouton situé dans la colonne [Approbateurs] :
Pour ajouter un nouvel approbateur, cliquez sur le bouton [Ajouter un approbateur] et recherchez l'utilisateur concerné. Vous ne pourrez ajouter que des approbateurs qui (a) sont des utilisateurs existants de PurchasePlus, et (b) sont membres de l'organisation dans laquelle vous créez le flux de travail.
Pour supprimer un approbateur, cliquez sur [Supprimer] dans le menu [Plus] :
Mettre à jour l'attribution (ou les attributions) d'un flux de travail
L'attribution d'un flux de travail peut s'effectuer à deux endroits dans PurchasePlus :
1. L'onglet [Attributions] du flux de travail : 
2. La page [Paramètres système] → [Paramètres de l'organisation] :
Remarque : Les utilisateurs doivent disposer de la permission « Gérer les organisations » pour attribuer un flux d'approbation à une organisation ou une unité organisationnelle.
Si ne serait-ce qu'une seule Facture se trouve à l'état En attente d'approbation dans le cadre du flux de travail, celui-ci ne peut pas être désattribué d'une organisation. La ou les Factures doivent d'abord être mises en attente (parked) ou passer par le processus d'approbation. (il en va de même pour les demandes d'achat, les avoirs et les transferts de stock)
Supprimer un flux de travail
Les flux de travail doivent être supprimés par un membre de l'équipe de configuration de PurchasePlus. Veuillez nous contacter pour organiser la suppression d'un flux de travail d'une unité organisationnelle.
Approuver ou refuser
Les utilisateurs ont la possibilité d'approuver ou de refuser une Facture ou un Avoir imputé(e) à une unité organisationnelle où (a) un flux de travail est attribué, et (b) ils sont approbateurs dans l'un des rangs de ce flux de travail.
Les approbateurs peuvent approuver ou refuser le document depuis la page [Factures OU Avoirs] → [En attente de mon approbation]. Veuillez noter que les approbateurs du deuxième rang (et des rangs suivants) du flux de travail ne verront les Factures ou Avoirs dans cette liste qu'après approbation par le ou les rangs antérieurs :
De plus, les approbateurs peuvent cliquer sur une Facture ou un Avoir et utiliser les boutons [Approuver] ou [Refuser] situés dans l'en-tête du document :
Que se passe-t-il lorsqu'une Facture ou un Avoir est approuvé(e) ?
- Si la valeur de la Facture ou de l'Avoir est supérieure à la valeur maximale du rang de l'approbateur, le document passera au rang d'approbation suivant. Les utilisateurs du rang d'approbation suivant en seront avertis par e-mail.
- Si la valeur du document est inférieure à la valeur maximale du rang de l'approbateur, le flux de travail considère cela comme une « Approbation finale », et la Facture ou l'Avoir passe automatiquement à l'état Rapproché. Il peut alors être exporté vers votre système de comptabilité fournisseurs externe pour paiement. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)
Que se passe-t-il lorsqu'une Facture ou un Avoir est refusé(e) ?
- Les approbateurs seront invités à ajouter un commentaire, et le document passera automatiquement à l'état Annulé. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)
Nouveau vs legacy
Pour les utilisateurs historiques de PurchasePlus, vous connaissez peut-être le fonctionnement des flux de travail dans Legacy PurchasePlus. Voici en quoi les « nouveaux » flux d'approbation diffèrent des flux de travail Legacy :
- Contrairement aux approbateurs de Factures Legacy, les approbateurs du nouveau flux de travail (ainsi que l'ordre d'approbation) sont définis par des Rangs, au lieu que le rôle d'approbateur opérationnel ou financier approuve la Facture à tout moment.
- Les [nouveaux] flux d'approbation doivent être activés pour l'organisation acheteuse ainsi que pour les unités organisationnelles individuelles.
- Contrairement aux flux d'approbation Legacy, aucun rang « Illimité » ne peut être appliqué, et le rang final doit correspondre à la valeur la plus élevée requise pour être approuvée.
- Dans les nouveaux flux de travail, les utilisateurs peuvent visualiser les Exécutions du flux de travail sur les Factures et Avoirs concernés. Au sein d'une exécution, les utilisateurs peuvent consulter les événements d'exécution, fournissant ainsi un véritable journal d'audit pour une Facture ou un Avoir dans un flux de travail.
Enfin, il est important de noter que les « nouveaux » flux d'approbation et les flux d'approbation Legacy s'excluent mutuellement. Dès que les nouveaux flux d'approbation sont activés pour une organisation, les utilisateurs de cette organisation ne peuvent plus approuver de Factures ou d'Avoirs selon les flux d'approbation opérationnels et financiers Legacy.
Dépannage
- Je viens d'activer les nouveaux flux de travail pour mon organisation, mais aucune de mes Factures (en attente d'approbation) n'a été placée dans le flux de travail correspondant.
Les Factures et Avoirs qui étaient En attente d'approbation lors de l'activation des nouveaux flux de travail doivent être rouvert(e)s puis marqués à nouveau comme En attente d'approbation pour que le flux d'approbation approprié prenne effet. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)
- Que se passe-t-il si la Facture ou l'Avoir est imputé(e) à une unité organisationnelle différente pendant l'exécution du flux de travail ?
Le statut de l'exécution du flux de travail est mis à jour sur Annulé, et le document entre dans une nouvelle exécution de flux de travail. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)
- Que se passe-t-il si une Facture ou un Avoir est en cours d'exécution dans un flux de travail et que tous les indicateurs sont résolus ?
L'exécution est annulée, et le document est automatiquement mis à jour à l'état Rapproché. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)
- Que se passe-t-il si aucun flux d'approbation n'est trouvé pour l'unité organisationnelle à laquelle une Facture ou un Avoir est imputé(e) ?
Le document reste à l'état En attente d'approbation. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)
- **Que se passe-t-il si un flux d'approbation est activé pour une organisation, mais qu'aucun approbateur n'est ajouté aux rangs du flux de travail ?
La Facture ou l'Avoir restera dans le flux d'approbation jusqu'à ce qu'un approbateur soit ajouté au rang concerné. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)**
- Je souhaite reproduire les « flux d'approbation opérationnels et financiers » de Legacy PurchasePlus. Comment procéder ?
Vous pouvez créer deux rangs de flux de travail avec une valeur maximale de 0 $ chacun, et ajouter les approbateurs opérationnels à l'un des rangs et les approbateurs financiers à l'autre rang. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)
- Je ne parviens pas à modifier un flux de travail, bien que je dispose de la permission appropriée.
Notre système empêche la modification d'un flux de travail si des exécutions sont actives dans ce flux. Vous devez d'abord approuver ou refuser les Factures dans l'exécution active, après quoi vous pourrez modifier le flux de travail. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)
- Je reçois deux e-mails « Factures en attente de mon approbation ».
Vous devez être retiré en tant qu'approbateur du flux d'approbation des factures Legacy.
- Puis-je « ignorer » des rangs d'approbation si je fais partie d'un rang de flux de travail ayant une valeur maximale supérieure à la valeur de la Facture ou de l'Avoir ?
Non, le document nécessitera toujours l'approbation des utilisateurs définis selon l'ordre des rangs configuré pour le flux de travail. Par exemple, si la valeur d'une Facture est de 1 000 $, que le Rang 1 peut approuver jusqu'à 500 $ et que le Rang 2 peut approuver jusqu'à 2 000 $, les membres du Rang 2 doivent tout de même attendre l'approbation du Rang 1 avant de pouvoir donner l'Approbation finale de la Facture en attente d'approbation. Cependant, la permission « Peut super approuver les factures et les avoirs » permet aux utilisateurs autorisés de faire passer de force toute Facture ou tout Avoir « En attente d'approbation » à l'état « Rapproché », qu'il soit actuellement dans un flux d'approbation ou non. Cette autorisation constitue donc un moyen efficace pour les personnes habilitées d'« ignorer » les rangs d'approbation du flux de travail. (il en va de même pour les demandes d'achat et les transferts de stock)