Inventaires
Inventaires
Accéder à :
- Introduction
- Affichage des inventaires
- Statuts de l'inventaire et du comptage
- Démarrer un nouvel inventaire
- Effectuer un inventaire (Comptage)
- Clôturer un inventaire
- Vider les emplacements de dépenses
- Étape suivante : inventaire de fin de mois
Inventaire
Un inventaire est une méthode permettant de vérifier la quantité d'Articles en stock conservés dans un emplacement de stock. Un inventaire est réalisé dans un Emplacement de stock et comporte une « Période » définie (c'est-à-dire une année civile et un mois). L'inventaire permet aux utilisateurs de votre organisation de compter le nombre Réel d'articles en stock dans l'emplacement, afin que ce comptage puisse ensuite être comparé au nombre Théorique d'articles en stock dans l'emplacement. La différence entre le comptage Réel et le comptage Théorique doit être justifiée dans un transfert d'écart avant la clôture de l'inventaire.
Les autorisations de Gérer les inventaires et de Clôturer les inventaires sont régies par des autorisations utilisateur indépendantes, compte tenu de l'importance des inventaires pour une bonne gestion des stocks.
Affichage des inventaires
Les utilisateurs peuvent consulter les inventaires de leur organisation en accédant à [Stocks] → [Inventaires] dans la barre de navigation latérale.
Vous pouvez consulter les détails de n'importe quel inventaire dans le tableau en cliquant sur le nom de l'emplacement de stock situé tout à gauche du tableau.
Statut de l'inventaire
Un inventaire peut avoir l'un des deux statuts suivants :
- En cours : L'inventaire a commencé et est en cours d'exécution. Lorsqu'un emplacement de stock fait l'objet d'un inventaire en cours, les Réceptions de stock dans les stocks ne sont pas automatiques. Les utilisateurs doivent plutôt localiser le transfert de réception de stock et cliquer manuellement sur [Marquer comme terminé] lorsqu'ils sont prêts à le faire. Une fois l'inventaire terminé, les réceptions de stock dans les stocks redeviennent automatiques.
- Clôturé : L'inventaire a été marqué comme terminé et tous les écarts ont été régularisés.
Statut du comptage
Un inventaire possède également un statut de comptage, qui est différent du statut de l'inventaire. Les différents statuts de comptage sont :
- Non compté : Aucun des articles en stock de l'emplacement de stock n'a fait l'objet d'un enregistrement de comptage.
- Partiellement compté : Certains articles en stock de l'emplacement de stock, mais pas tous, ont fait l'objet d'un enregistrement de comptage.
- Entièrement compté : Tous les articles en stock de l'emplacement de stock ont fait l'objet d'un enregistrement de comptage.
Démarrer un nouvel inventaire
Les utilisateurs disposant de l'autorisation Gérer les inventaires peuvent cliquer sur le bouton [Démarrer un nouvel inventaire] sur la page [Stocks] → [Inventaires].
Les utilisateurs ont la possibilité de démarrer un inventaire pour un emplacement unique ou pour tous les emplacements :
Démarrer un inventaire pour un emplacement de stock unique.
Sélectionner « Emplacement de stock unique » ouvrira un nouvel inventaire sur l'emplacement de stock défini avec le statut « En cours » et le statut de comptage « Non compté ».
Démarrer un inventaire pour tous les emplacements de stock.
Sélectionner « Tous les emplacements de stock » ouvrira un nouvel inventaire sur chaque emplacement de stock de votre organisation actuelle, avec le statut « En cours » et le statut de comptage « Non compté ». Remarque : vous ne pouvez pas démarrer d'inventaires sur tous les emplacements si des inventaires ont déjà été créés sur la période d'inventaire choisie.
Période d'inventaire
Chaque inventaire doit avoir une « Période d'inventaire », qui correspond généralement au mois et à l'année civils au cours desquels l'inventaire a lieu. Vous pouvez créer un inventaire sur une période d'inventaire qui contient déjà un inventaire clôturé.
Inventaires à l'aveugle
Lors de la création (ou de la mise à jour) d'un inventaire, un utilisateur peut rendre l'inventaire « à l'aveugle », ce qui signifie que les utilisateurs effectuant l'inventaire ne verront pas la quantité d'articles en stock théoriquement présents dans l'emplacement. Cela peut être un moyen efficace de s'assurer que les articles en stock sont comptés avec précision. Seuls les utilisateurs disposant de l'autorisation « Clôturer les inventaires » pourront visualiser la quantité théorique d'un article en stock dans un inventaire à l'aveugle.
Effectuer un inventaire (Comptage)
Tout utilisateur peut ajouter le comptage d'un article en stock dans l'inventaire, même s'il ne dispose pas de l'autorisation « Gérer les inventaires ».
L'utilisateur peut saisir directement la quantité du produit dans la colonne [Comptage], et/ou utiliser les boutons d'incrémentation haut/bas situés de chaque côté du champ de saisie :
Une fois que tous les articles en stock ont fait l'objet d'un comptage ajouté à l'inventaire, le statut de comptage de l'inventaire passe à « Entièrement compté ».
Scanner par code-barres
Un utilisateur peut effectuer une recherche par n'importe quel code-barres ayant été associé à l'article en stock dans PurchasePlus pour accélérer le processus de comptage, évitant ainsi d'avoir à faire défiler une liste (potentiellement longue) d'articles en stock dans un emplacement de stock.
Veuillez consulter notre Guide d'utilisation du lecteur de code-barres pour plus d'informations.
Gestion des écarts
Les inventaires présentant des « Écarts » — c'est-à-dire une différence entre le comptage théorique et le comptage réel — doivent être régularisés avant d'être clôturés.
Les écarts peuvent être visualisés ligne par ligne :
...et la valeur totale des écarts d'un inventaire en cours peut être consultée dans le volet d'informations situé dans l'en-tête de l'inventaire :
Les écarts doivent être gérés en effectuant un Transfert d'écart de stock depuis l'emplacement de stock vers un emplacement de dépenses (ou vers un autre emplacement de stock, si vous savez où l'article a été déplacé). Cela sert principalement à mettre à jour la quantité d'articles en stock dans l'emplacement de stock d'origine afin de refléter le comptage réel.
Les écarts peuvent être transférés ligne par ligne (auparavant appelé [Transfert rapide]) :
...Ou les écarts peuvent être transférés en masse, à l'aide du bouton [Transférer tous les écarts] situé dans l'en-tête de l'inventaire :
Pour gérer les écarts d'inventaire par le biais de transferts, un utilisateur doit disposer de l'autorisation Gérer les transferts.
Importer ou exporter un comptage d'inventaire
Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Clôturer les inventaires » peuvent importer le comptage de stock de n'importe quel inventaire lorsqu'il est au statut En cours, en utilisant le bouton [Créer un nouvel import] dans l'onglet [Imports] de l'inventaire :
Le fichier CSV d'import ne nécessite que trois colonnes :
- stock_take_id
- stock_count_id
- quantity
Si vous prévoyez d'utiliser la fonctionnalité d'import, il est vivement recommandé d'utiliser d'abord la fonctionnalité d'export, afin d'avoir accès aux identifiants corrects de comptage de stock (qui sont des valeurs différentes des identifiants de produit).
Pour exporter un inventaire, accédez à l'onglet [Exports] de l'inventaire, puis cliquez sur [Créer un nouvel export] et téléchargez le fichier généré. Vous pouvez ensuite ajouter vos comptages (c'est-à-dire les quantités) dans la feuille de calcul, puis importer le fichier.
Vous pouvez supprimer une ligne de la feuille de calcul si vous le souhaitez. Lorsque le fichier est importé, la quantité de cet article en stock dans PurchasePlus restera telle qu'elle était avant l'importation. Sa quantité ne sera pas mise à jour à 0 et il ne sera pas supprimé de l'emplacement de stock. De plus, vous ne pouvez pas ajouter d'articles en stock à l'emplacement de stock via une importation de feuille de calcul.
Mode hors ligne
Les inventaires peuvent être réalisés en « Mode hors ligne » dans les situations où la connectivité est faible ou instable.
Le mode hors ligne permet à l'utilisateur de procéder à l'inventaire même si son appareil perd la connexion à Internet. Lorsque l'utilisateur est prêt à quitter le mode hors ligne, il doit se reconnecter à Internet afin que toutes les informations de son inventaire soient synchronisées.
Pour commencer à utiliser le mode hors ligne pour un inventaire, cliquez sur [Plus d'options] → [Démarrer le mode hors ligne] dans l'en-tête de l'inventaire :
Clôturer un inventaire
Un inventaire peut être clôturé si :
- Il est au statut En cours.
- [Recommandé] Tous les comptages de stock ont une quantité enregistrée. Il est possible de clôturer un inventaire partiellement compté. Cliquer sur [Clôturer l'inventaire] lorsque le statut de comptage est « Non compté » ou « Partiellement compté » préremplira tous les articles en stock non comptés avec leur quantité théorique actuelle.
- Il n'y a aucun Écart non justifié entre le comptage théorique et le comptage réel pour l'ensemble des articles en stock inclus dans l'inventaire.
Pour clôturer un inventaire, cliquez sur le bouton [Clôturer l'inventaire] dans l'en-tête de l'inventaire. Cette action est régie par l'autorisation « Clôturer les inventaires ».
Clôturer tous les inventaires
De plus, vous pouvez clôturer plusieurs inventaires à l'aide de la colonne de sélection multiple dans la vue du tableau de tous les inventaires. Remarque : cette action ne réussira que pour les inventaires sélectionnés qui répondent aux critères ci-dessus de clôture d'un inventaire.
Vider les emplacements de dépenses
L'action [Vider les emplacements de dépenses] remet à zéro la quantité de tous les articles en stock dans tous les emplacements de dépenses. Cette action créera automatiquement un transfert comptable pour chaque emplacement de dépenses et transférera les soldes des articles en stock de l'emplacement de dépenses vers l'emplacement système Coût des marchandises utilisées en fin de période. En règle générale, les emplacements de dépenses sont vidés juste avant de clôturer tous vos inventaires pour une période donnée.
Tous les transferts d'écart nécessaires pour transférer les quantités d'écart vers un emplacement de dépenses doivent déjà être effectués avant de vider les emplacements de dépenses.
Étape suivante : inventaire de fin de mois
Les informations ci-dessus ont pour but de vous donner une compréhension de base des inventaires et de leur fonctionnement dans PurchasePlus.
Pour obtenir un guide étape par étape sur la manière de réaliser un inventaire de fin de mois avec notre plateforme, y compris l'utilisation de fonctionnalités supplémentaires non mentionnées dans cet article, veuillez consulter :
/docs/for-purchasers/end-of-month-stocktake-process
Ceci est la 5e partie de notre série d'introduction aux stocks.
- Lire l'Introduction aux stocks, partie 1
- Lire l'Introduction aux stocks, partie 2 : Articles en stock
- Lire l'Introduction aux stocks, partie 3 : Emplacements de stock
- Lire l'Introduction aux stocks, partie 4 : Transferts
Comment puis-je commencer à utiliser le module Stocks ?
Si votre organisation souhaite commencer à utiliser le module Stocks de PurchasePlus, veuillez contacter votre gestionnaire de compte ou notre sympathique équipe Customer Success pour obtenir de l'aide sur l'activation du module et pour organiser des formations pour vos utilisateurs.
Remarque pour les acheteurs utilisant Legacy PurchasePlus
Le module Stocks de PurchasePlus a été repensé et est sensiblement différent du module Stocks de Legacy PurchasePlus. Les organisations effectuant la transition de Legacy PurchasePlus vers PurchasePlus bénéficieront d'un accompagnement supplémentaire lors de la migration.