EDI

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Aperçu

Notre système de bons de commande par échange de données informatisé (EDI) simplifie la réception de vos commandes en les envoyant directement dans votre ERP ou système de gestion des commandes, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle des données.

Nous recommandons l'EDI pour la réception des bons de commande, en particulier pour les fournisseurs de taille moyenne à grande et ceux disposant de solides capacités d'intégration.

Avantages

Les bons de commande EDI aident les fournisseurs à travailler plus efficacement en éliminant la nécessité de saisir manuellement les bons de commande dans un progiciel de gestion intégré (ERP) ou un système de gestion des commandes. Ils améliorent également la précision en réduisant les erreurs manuelles et accélèrent le traitement des commandes entre acheteurs et fournisseurs. Nous sommes convaincus qu'un échange de données plus rapide et plus précis entraîne moins de problèmes de commande, ce qui profite aussi bien aux acheteurs, aux fournisseurs qu'à nous-mêmes.

Par le passé, certains fournisseurs ne recevaient pas les bons de commande envoyés par e-mail parce que les filtres anti-spam les bloquaient par erreur. Bien que nous utilisions un service d'e-mails géré, ces e-mails peuvent encore occasionnellement être bloqués.

Nous pensons également que le HTTPS ou le SFTP, les protocoles utilisés pour l'EDI, offrent un moyen plus robuste et sécurisé d'échanger des informations de commande sensibles que l'e-mail.

Pour commencer

  1. Configurer un point de terminaison (endpoint) : vous devrez configurer un endpoint pour recevoir les commandes. Alternativement, vous ou nous pouvons configurer un répertoire SFTP.
  2. Prendre contact : une fois votre endpoint prêt (ou si vous souhaitez que nous configurions un répertoire SFTP), veuillez contacter notre équipe à help.suppliers@purchaseplus.com en indiquant les détails de votre endpoint.
  3. Intégration : nous ajouterons votre endpoint à notre système.
  4. Test : pour garantir une transition en douceur, nous pouvons exécuter un test restreint en basculant un ou deux acheteurs vers le nouvel endpoint. Alternativement, nous pouvons faire fonctionner l'e-mail et l'EDI simultanément pendant une période d'essai.
  5. Pilote : nous travaillerons avec vous pour sélectionner un petit groupe de clients de test qui seront basculés vers le nouvel endpoint.
  6. Mise en œuvre complète : dès que vous serez prêt, nous basculerons l'ensemble de vos commandes vers l'EDI.

Formats de données pris en charge

Nous prenons principalement en charge le format JSON pour les transactions EDI. Nous pouvons également envoyer du XML et fournir un exemple de charge utile sur demande, mais nous ne prenons pas en charge le cXML.

Exemple de charge utile JSON

{   "purchase_orders": [     {       "purchase_order": {         "identity": "singer.test.sleep",         "purchaser": {           "id": 262388,           "name": "Sample Purchaser",           "customer_number": "PUR12345",           "requestor": "Han Solo",           "phone": "1300 123 456",           "email": "han.solo@purchaseplus.com"         },         "supplier": {           "name": "Sample Supplier",           "vendor_number": "SUP98765"         },         "purchase_order_number": "PO00001",         "purchaser_reference": "Daily food order",         "supplier_reference": null,         "expected_delivery_date": "2025-03-15",         "sent_date": "2025-03-15T05:51:57.122Z",         "cancelled": false,         "comments": [],         "confirmation_instructions": "Confirmation instructions example.",         "delivery_instructions": "Delivery instructions example.",         "delivery_address": {           "location_name": "Default",           "line1": "Level 4, 11 York Street",           "line2": "",           "city": "Sydney",           "state_province": "NSW",           "postal_code": "2000",           "country_code": "AU"         },         "currency": "AUD",         "net_amount": 826.1,         "delivery_amount": 0,         "tax_amount": 20.25,         "gross_amount": 846.35,         "lines": [           {             "code": "YOGH",             "brand": "Farmers Union",             "item_description": "Greek Style Yoghurt : Natural",             "item_size": 1,             "item_measure": "lt",             "item_package": "tub",             "pack_quantity": 1,             "pack_name": "each",             "gs1_code": null,             "order_instruction": null,             "unit_price": 6.75,             "quantity": 30,             "net_amount": 202.5,             "tax_amount": 20.25,             "gross_amount": 222.75,             "is_purchaser_price": true           },           {             "code": "WMBD",             "brand": "Mighty Soft",             "item_description": "Bread Sliced Wholemeal Sandwich Frozen",             "item_size": 650,             "item_measure": "g",             "item_package": null,             "pack_quantity": 10,             "pack_name": "carton",             "gs1_code": null,             "order_instruction": null,             "unit_price": 20,             "quantity": 25,             "net_amount": 500,             "tax_amount": 0,             "gross_amount": 500,             "is_purchaser_price": true           },           {             "code": "MILK",             "brand": "Pauls - Professional",             "item_description": "Milk : Full Cream",             "item_size": 3,             "item_measure": "lt",             "item_package": "bottle",             "pack_quantity": 6,             "pack_name": "carton",             "gs1_code": null,             "order_instruction": null,             "unit_price": 8.24,             "quantity": 15,             "net_amount": 123.6,             "tax_amount": 0,             "gross_amount": 123.6,             "is_purchaser_price": true           }         ]       }     }   ] } 

Gestion des annulations

Occasionnellement, un acheteur peut annuler une commande via l'interface utilisateur et choisir d'envoyer un avis d'annulation. Cela envoie un duplicata de la charge utile du webhook avec le champ cancelled défini sur true.

Veuillez vous assurer soit de filtrer complètement ces notifications, soit de les gérer en envoyant une alerte à votre équipe d'assistance.

Nous formons les utilisateurs à contacter directement le fournisseur s'ils souhaitent annuler ou modifier une commande, car les systèmes ne gèrent pas toujours cela de manière fiable.

Champs importants

ChampDescription
identityUn identifiant unique composé de trois mots représentant la relation entre un compte fournisseur spécifique et un compte acheteur. Cet identifiant est unique pour chaque combinaison acheteur-fournisseur et peut être utilisé comme identity lors de l'envoi de factures à PurchasePlus.
vendor_numberUn identifiant unique que vous attribuez à chaque acheteur dans votre système. Cela vous permet d'effectuer des correspondances croisées entre les acheteurs sur différents systèmes. Ce champ peut être mis à jour dans le portail PurchasePlus.
purchase_order_numberLe numéro de bon de commande attribué par l'acheteur. Bien qu'il ne soit pas unique au niveau mondial, il est unique dans le contexte d'un seul acheteur. Pour créer une clé unique, concaténez ce champ avec le champ vendor_number. Important : si l'utilisateur PurchasePlus laisse le champ « Code acheteur » vide, l'utilisation de cette concaténation pour une clé unique peut entraîner des problèmes.
cancelledUn indicateur booléen signalant si le bon de commande a été annulé par l'acheteur dans l'interface MarketBoomer. Si défini sur true, le bon de commande a été annulé. MarketBoomer renverra le bon de commande avec ce champ défini sur true lors de l'annulation. La prise en charge de ce champ est facultative si votre système ne prend pas en charge les annulations de commandes, mais cela reste une bonne pratique.
lines.codeLe code produit unique que vous attribuez à chaque produit dans notre système. Ce champ correspond au « code propriétaire » dans P+ New ou au « code fournisseur » dans P+ Legacy. Vous pouvez mettre à jour ce code dans les interfaces P+ respectives.

Le code produit unique que vous attribuez à chaque produit dans notre système. Ce champ correspond au « code propriétaire » dans PurchasePlus ou au « code fournisseur » dans Legacy PurchasePlus. Vous pouvez mettre à jour ce code dans les interfaces PurchasePlus respectives.

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