Afficher et mettre à jour les factures
Afficher et mettre à jour les factures
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Accéder aux factures
1. Sélectionnez [Factures] → [Tout afficher] dans la barre de navigation latérale.
2. Depuis la vue en tableau Tout afficher les factures, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
- Filtrer toutes les factures par statut.
- Utiliser [Rechercher] pour trouver la facture que vous souhaitez consulter.
- [Gérer les colonnes] pour afficher ou masquer les colonnes affichées dans le tableau.
- Cliquer sur le [Numéro de facture] pour ouvrir la facture.
- Survoler la [Référence] pour ajouter ou modifier la référence de la facture. Cela n'est possible que lorsque la facture est au statut « Ouvert » ou « En attente d'approbation ».
- Survoler le [Compte de dépenses] pour ajouter ou modifier le service ou le compte auquel la facture est imputée. Cela n'est possible que lorsque la facture est au statut « Ouvert » ou « En attente d'approbation ».
- [Bon de commande]. Déterminer si la facture a été rapprochée d'un bon de commande. Consultez notre article Rapprocher un bon de commande d'une facture pour en savoir plus.
- Afficher le [Statut] de la facture.
- [Bons de réception]. Afficher les bons de réception de marchandises associés à la facture ou créer un nouveau bon de réception de marchandises pour le bon de commande auquel la facture est rapprochée.
- Afficher la [Copie PDF] de la facture. Cette option est disponible si la facture a été créée à partir d'un PDF, via la solution de facturation sans papier de PurchasePlus.
Mettre à jour les factures
En règle générale, une facture au statut « Ouvert » ou « En attente d'approbation » peut être mise à jour par tout utilisateur disposant de la permission « Gérer les factures et les avoirs » et/ou de la permission « Gérer les lignes de facture et d'avoir » (selon ce qu'il souhaite modifier).
La mise à jour de factures en dehors des statuts Ouvert ou En attente d'approbation nécessite des étapes supplémentaires avant de pouvoir apporter des modifications :
- Pour mettre à jour une facture au statut « Rapproché », la facture doit être rouverte en cliquant sur « Rouvrir la facture » dans le menu [Plus] situé dans l'en-tête de la facture :
- Pour mettre à jour une facture au statut « Prêt pour l'exportation » ou « Exporté », la facture doit d'abord être rétablie via [Revenir à l'état rapproché] dans le menu [Plus] situé dans l'en-tête de la facture, puis « Rouvrir » comme indiqué ci-dessus.
Une fois les modifications nécessaires apportées à la facture, celle-ci devra à nouveau suivre les flux de travail d'approbation de facture configurés pour l'unité organisationnelle concernée.
Approuver les factures
Si une facture est au statut « En attente d'approbation », cela signifie qu'elle doit franchir avec succès un flux de travail d'approbation pour passer au statut « Rapproché ».
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une facture peut être signalée et nécessiter une approbation. Chacun des motifs de signalement est affiché dans l'onglet Signalements de la facture, et chaque signalement de ligne de facture est affiché dans la colonne Signalements de chaque ligne de facture.
En tant qu'approbateur désigné, vous pouvez examiner chaque motif de signalement et décider si vous souhaitez résoudre le motif du signalement ou approuver la facture sans résoudre une partie ou la totalité des signalements.
Les flux de travail d'approbation des factures et des avoirs nécessitent un article dédié pour être expliqués en détail. Pour en savoir plus, consultez ce guide.
Utiliser le Power Editor de factures
Les utilisateurs disposant de la permission « Peut gérer les factures et les avoirs » peuvent utiliser le Power Editor de factures pour examiner et mettre à jour une facture dans PurchasePlus, côte à côte avec la facture PDF reçue à leur adresse e-mail de facturation sans papier.
Pour commencer à utiliser le Power Editor de factures :
- Sélectionnez une facture dans les sections [Factures] → [Tout afficher], ou [Factures] → [En attente de mon approbation].
- Dans l'en-tête de la facture, sélectionnez [Power Editor].
- Si la facture a été créée dans PurchasePlus suite à l'envoi par un fournisseur de la facture au format PDF à votre adresse e-mail de facturation sans papier, vous pourrez visualiser le PDF sur le côté droit de la page de l'éditeur de facture dans PurchasePlus, facilitant ainsi vos vérifications lors de la mise à jour d'une facture.
Conseils pour l'examen
Rapprocher les bons de commande et les factures
- Le cas échéant pour votre organisation, assurez-vous qu'un bon de commande est rapproché de la facture avant d'examiner les motifs de signalement.
- Associez les articles de la ligne de facture aux articles de la ligne du bon de commande, si nécessaire.
Réceptionner les biens et services
- Vérifiez si les articles ont été réceptionnés. Le cas échéant pour votre organisation, la réception d'un bon de commande est une étape cruciale pour s'assurer que les articles ont bien été livrés et indique à l'approbateur de la facture que celle-ci peut être approuvée.
Vérifier les lignes de la facture avant d'approuver
- En cas d'écart entre le prix du bon de commande et le prix de la facture, vous pouvez contacter le fournisseur pour demander un éventuel avoir correspondant à l'écart constaté.