Vue d'ensemble

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• Vue d'ensemble
  • Qu'est-ce qu'une Recette ?
  • Recettes d'inventaire vs. Hors inventaire
• Autorisations relatives aux recettes
• Afficher et gérer les recettes
  • Imprimer une recette
• Créer une nouvelle recette
  • Ajouter des ingrédients à une recette
    • Mettre à jour la portion ou l'unité de mesure d'un ingrédient
  • Dépannage : Je ne trouve pas l'ingrédient que je recherche.
  • Dépannage : Mes ingrédients n'ont pas de coûts.
• Calculer le coût d'une recette
  • Recalculer les coûts des recettes
  • Dépannage : Ma recette n'a pas de coût.
• Comment le POS met à jour les recettes

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Overview {#overview}

Le module Recettes est une fonctionnalité optionnelle de votre système PurchasePlus, et constitue un excellent moyen de tirer encore plus de valeur de notre logiciel en complément de notre solution Procure-to-Pay de premier ordre.

Notre module Recettes permet aux acheteurs de :

• Centraliser et standardiser la propriété intellectuelle de vos équipes Restauration (F&B),
• Contrôler étroitement le coût de vos recettes et de vos ingrédients, et ainsi,
• Maximiser la rentabilité de vos recettes et de vos menus.

Si votre organisation a activé les Recettes, la section [Recettes] sera accessible dans la barre de navigation latérale :

Qu'est-ce qu'une Recette ? {#WhatIsARecipe}

Dans la terminologie de PurchasePlus, une recette est une liste d'ingrédients, avec des portions précises, pouvant être préparés et présentés par vos équipes de restauration, conformément aux procédures enregistrées dans la recette.

Chaque ingrédient d'une recette est associé à un ou plusieurs produits pouvant être achetés auprès de vos fournisseurs sur PurchasePlus. Une recette peut également contenir une autre recette en tant qu'ingrédient ; ces ingrédients particuliers sont appelés des « éléments de recette ». Par exemple, vous pouvez avoir une recette pour fabriquer vos propres pâtes maison, et cet « élément de recette » de pâtes peut être inclus comme ingrédient dans votre recette de spaghettis à la bolognaise.

Les recettes peuvent à leur tour être ajoutées à un ou plusieurs menus, selon la hiérarchie suivante :

• Votre organisation peut avoir un(e) ou plusieurs
  • Menus, qui peuvent avoir un(e) ou plusieurs
    • Recettes, qui peuvent avoir un(e) ou plusieurs
      • Ingrédients, qui peuvent avoir un(e) ou plusieurs
        • Substituts,
        • Codes-barres,
        • Et prochainement, des emplacements de stock, pour suivre le niveau d'inventaire d'un ingrédient géré comme article en stock.
        • Allergènes
      • Allergènes

Recettes d'inventaire vs. Hors inventaire {#InventoryVsNonInventoryRecipes}

De nombreux acheteurs utilisant notre module Recettes utilisent également notre module Inventaire. Si le module Inventaire est activé pour votre organisation, toute recette peut être une recette d'« inventaire ».

Une recette d'inventaire autorisera uniquement l'ajout d'articles en stock comme ingrédients, et elle affichera le coût de revient des ingrédients et de la recette selon la valeur unitaire moyenne de l'article en stock (au lieu des devis actuels des fournisseurs).

À l'inverse, les recettes hors inventaire peuvent contenir n'importe quel produit en guise d'ingrédient. Par défaut, une recette est une recette hors inventaire.

Une recette peut être définie comme recette d'inventaire dès sa création :

..ou dans l'onglet Paramètres de la recette, après sa création :

En activant la colonne Inventaire dans la fenêtre [Gérer les colonnes], vous pourrez identifier rapidement lesquelles de vos recettes sont des recettes d'inventaire :

Autorisations relatives aux recettes {#RecipePermissions}

La capacité d'un utilisateur à gérer les recettes (c'est-à-dire créer, mettre à jour, supprimer une recette) est contrôlée par l'autorisation : « Gérer les recettes ». Veuillez contacter un administrateur PurchasePlus au sein de votre organisation si vous souhaitez obtenir cette autorisation sur votre profil d'utilisateur.

Afficher et gérer vos recettes {#ViewingandManagingRecipes}

Vous trouverez la liste des recettes disponibles pour votre organisation dans la barre de navigation latérale en cliquant sur [Recettes] → [Afficher tout]. Vous y retrouverez toutes vos recettes et leurs attributs présentés sous forme de tableau. Vous pouvez personnaliser le tableau en utilisant le bouton « Gérer les colonnes » ou en ajustant la largeur des colonnes selon vos préférences.

Depuis cette vue, vous pouvez également ajouter une recette à un menu et supprimer une recette à l'aide du menu Plus situé sur le côté droit du tableau.

Vue des ingrédients et paramètres de la recette

En cliquant sur le nom d'une recette dans la vue en tableau, vous accédez aux détails de celle-ci. À partir de cette vue, les utilisateurs disposant de l'autorisation « Gérer les recettes » peuvent ajouter, modifier ou supprimer les ingrédients de la recette (y compris leurs portions), et mettre à jour les paramètres de la recette (par exemple, modifier le nom ou le prix de vente de la recette).

Vue Fiche recette

En cliquant sur le bouton [Afficher] dans la colonne Fiche recette du tableau, l'utilisateur accède à une version plein écran, adaptée aux appareils mobiles et prête pour l'impression. Vous ne pouvez pas ajouter, modifier ou supprimer d'ingrédients depuis cette vue, mais vous pouvez rédiger et enregistrer des instructions de préparation et de présentation auxquelles les autres membres de votre organisation pourront se référer lors de la préparation de la recette.

Imprimer une recette {#PrintingARecipe}

Un bouton [Imprimer] est disponible dans l'en-tête de la vue Ingrédients de la recette ainsi que dans la vue Fiche recette :

Cliquer sur le bouton Imprimer la recette générera une version imprimable de la page, comprenant les ingrédients, les portions, ainsi que les instructions de préparation et de présentation :

Une boîte de dialogue d'impression s'ouvrira et vous permettra d'envoyer le document à l'imprimante.

Créer de nouvelles recettes {#CreatingNewRecipes}

Vous pouvez créer une recette en cliquant sur le bouton [Créer une nouvelle recette] sur la page [Recettes] → [Afficher tout] ou en cliquant sur [Recettes] → [Nouvelle recette].

Il vous sera d'abord demandé de renseigner quelques informations sur la recette avant de cliquer sur [Créer la recette] en bas de la page :

Après avoir cliqué sur [Créer la recette], l'écran suivant affichera la vue Ingrédients de la recette, où vous pourrez commencer à ajouter des ingrédients.

Ajouter des ingrédients à une recette {#AddingIngredientsToRecipe}

Sur l'écran des ingrédients de la recette, cliquez sur [Ajouter des ingrédients] :

Une fenêtre s'affiche pour vous permettre de rechercher les ingrédients à ajouter. Vous pouvez également utiliser la [Recherche avancée] si vous souhaitez rechercher par référence produit, filtrer par catégorie et accéder à d'autres options. Veuillez noter que les ingrédients disponibles dépendront du fait qu'il s'agisse d'une recette d'inventaire ou hors inventaire.

Une fois l'ingrédient souhaité trouvé, vous pouvez indiquer la portion nécessaire pour la recette. L'unité de mesure est issue directement de l'ingrédient que votre organisation achète auprès des fournisseurs. La portion saisie dans ce champ peut être un nombre entier (par ex. 2 kg) ou une fraction (par ex. 0,25 poivron, comme dans l'illustration ci-dessous).

Après avoir défini la portion de l'ingrédient à ajouter, cliquez sur [Ajouter l'ingrédient] :

Puisque les recettes aboutissent à un produit, une recette peut techniquement être ajoutée en tant qu'ingrédient dans une autre recette. Nous vous déconseillons toutefois de procéder ainsi, car le calcul des coûts ne sera pas disponible pour cet ingrédient (et donc indisponible pour l'ensemble de la recette).

Mettre à jour la portion ou l'unité de mesure d'un ingrédient {#UpdatingIngredients}

Si vous devez modifier l'unité de mesure et/ou la portion d'un ingrédient après son ajout, cliquez sur [Gérer l'ingrédient] dans le menu [Plus] :

Faites défiler la fenêtre vers le bas, effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur [Enregistrer les modifications] :

Dépannage : Je ne trouve pas l'ingrédient que je recherche. {#TroubleshootingRecipeIngredients}

Si votre organisation utilise des recettes d'inventaire, vous devrez peut-être commencer par créer un nouvel article en stock.

Si votre organisation n'utilise pas de recettes d'inventaire, veuillez vous assurer que le produit que vous essayez d'ajouter figure bien dans un catalogue fournisseur ou un catalogue autogéré.

Dépannage : Mes ingrédients n'ont pas de coûts. {#TroubleshootingIngredientCosts}

Si votre organisation utilise des recettes d'inventaire, assurez-vous que l'article en stock servant d'ingrédient possède une valeur unitaire.

Si votre organisation n'utilise pas de recettes d'inventaire (et s'appuie donc sur les devis des fournisseurs pour calculer le coût des ingrédients), vous pouvez effectuer l'une des actions suivantes :

1. Pour les produits autogérés : ajoutez l'ingrédient à un catalogue autogéré attribué à l'un de vos fournisseurs et assurez-vous qu'un prix unitaire ainsi qu'un taux de taxe (%) soient spécifiés.
   1. Vous pouvez également demander à notre équipe Catalogues de faire correspondre un produit autogéré à un produit de référence (Master Product), puis d'obtenir des devis auprès de vos fournisseurs pour ce produit. Contactez notre équipe Catalogues.
2. Pour les produits gérés par les fournisseurs, vérifiez que le produit que vous souhaitez ajouter figure bien dans un catalogue fournisseur.

Calculer le coût d'une recette {#CostingARecipe}

Vous pouvez consulter d'importantes données financières sur vos recettes, soit dans la vue en tableau, soit dans le panneau d'informations d'une recette, telles que :

• Rendement : Le nombre de portions (« unités ») produites par la recette.
• Prix de revient : Le prix de revient par unité de la recette, calculé sur la base de :
  • Pour les recettes d'inventaire : la valeur unitaire moyenne de chaque ingrédient (c.-à-d. de l'article en stock).
  • Pour les recettes hors inventaire : le meilleur prix proposé par vos fournisseurs pour chaque ingrédient (si disponible), multiplié par la portion requise. En savoir plus sur le coût de revient des ingrédients.
• Prix en stock : La valeur unitaire moyenne de l'article en stock multipliée par la portion. Ce champ n'est accessible que si votre organisation a activé le module Inventaire et qu'une valeur unitaire a été attribuée à l'article en stock.
• Prix de vente : Le prix auquel l'unité est vendue.
• % de coût : Le pourcentage du prix de revient de la recette par rapport à son prix de vente.

Recalculer les coûts des recettes {#RecalculatingRecipeCosts}

PurchasePlus est la plateforme de choix pour de nombreuses organisations qui souhaitent gérer leurs recettes au même endroit que leurs achats et leurs inventaires. Afin de préserver d'excellentes performances système, nous ne recalculons pas les coûts des recettes en temps réel, car le faire pour chaque recette présente dans notre système ralentirait les performances.

Si vous avez apporté une modification à une recette et que vous vous attendez à :

• Un changement du coût des ingrédients,
• L'apparition de devis fournisseurs supplémentaires pour un ingrédient,

Vous pouvez cliquer sur [Recalculer les coûts de la recette] dans l'en-tête de la recette afin de forcer l'actualisation des devis et recalculer les coûts pour la recette affichée :

Sinon, notre logiciel recalcule automatiquement les coûts de l'ensemble des recettes une fois par nuit (lors des périodes de faible activité système). Cela peut s'avérer utile s'il n'est pas pratique pour vous de recalculer manuellement le coût de chaque recette.

Dépannage : Ma recette n'a pas de coût. {#TroubleshootingRecipeCosts}

Le coût d'une recette est obtenu en additionnant le coût de l'ensemble de ses ingrédients.

Par conséquent, pour qu'une recette ait un coût, chacun de ses ingrédients doit en posséder un. En savoir plus sur le coût des ingrédients.

Comment le POS met à jour les recettes {#how-pos-updates-recipes}

Le module Point de vente (POS) est une option permettant de déduire les articles en stock (ou les recettes composées d'articles en stock) d'un emplacement de stock lors de la validation d'une vente dans votre restaurant, bar ou café. De plus, il vous permet de conserver un historique des données de vente dans PurchasePlus pour rapprocher les mouvements de stock, les prix de vente et bien plus encore.

Pour mettre en place le module POS, votre organisation doit d'abord avoir déployé nos modules Inventaire et Recettes.

En savoir plus sur le module POS de PurchasePlus.

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Ceci conclut la partie 1 de notre série d'introduction aux Recettes.

• Consulter Introduction aux recettes, partie 2 : Les Menus
• Consulter Introduction aux recettes, partie 3 : Les Ingrédients
• Consulter Introduction aux recettes, partie 4 : Les Allergènes

Comment commencer à utiliser le module Recettes ?

Si votre organisation souhaite commencer à utiliser le module Recettes de PurchasePlus, veuillez contacter votre gestionnaire de compte ou notre équipe dédiée au succès client afin d'activer le module et d'organiser la formation de vos utilisateurs (si nécessaire).

Remarque à l'attention des acheteurs utilisant Legacy PurchasePlus

Le module Recettes dans PurchasePlus a été entièrement repensé et restructuré ; il est sensiblement différent du module Recettes de Legacy PurchasePlus. Les acheteurs migrant de Legacy PurchasePlus vers PurchasePlus auront besoin d'un accompagnement à la migration pour utiliser les Recettes, car les données relatives aux recettes, aux menus et aux ingrédients de Legacy PurchasePlus ne sont pas automatiquement transférées dans PurchasePlus.