Mise à niveau

FAQ

Qu'est-ce que PurchasePlus ? Une refonte complète de notre plateforme procure-to-pay basée sur des technologies modernes. Même objectif, même équipe et une expérience nettement supérieure : des écrans plus rapides, des flux de travail plus intelligents et une base nous permettant de déployer de nouvelles fonctionnalités bien plus rapidement.

Pourquoi ne pas simplement continuer à améliorer la plateforme actuelle ? L'ancienne plateforme repose sur une technologie plus ancienne qui rend chaque modification lente et risquée. Cette reconstruction nous permet de vous proposer les fonctionnalités que vous demandez, de nous conformer aux normes de sécurité et de performance modernes, et d'améliorer le produit en continu pour les années à venir.

PurchasePlus est-il prêt pour une entreprise comme la nôtre ? Oui. Il ne s'agit ni d'une version bêta, ni d'une première version. PurchasePlus est en production depuis plus de deux ans, traite déjà environ la moitié de l'activité d'achat sur l'ensemble de notre réseau et gère des centaines de milliers de commandes pour des clients allant de propriétés uniques à de grands groupes hôteliers. Il repose sur une infrastructure cloud moderne déployée à l'échelle mondiale, rigoureusement testée à chaque version et conçue pour répondre aux exigences d'envergure de notre clientèle mondiale. Vous rejoindrez une plateforme qui a déjà fait ses preuves à grande échelle.

La mise à niveau est-elle facultative ? Non. Chaque client passera à PurchasePlus au cours de l'année 2027, après quoi Legacy PurchasePlus sera mis hors service. Ce sur quoi vous pouvez influer, c'est le calendrier : nous planifierons votre mise à niveau avec vous, en tenant compte dans la mesure du possible de votre calendrier opérationnel.

Pouvons-nous reporter notre mise à niveau ou rester plus longtemps sur Legacy PurchasePlus ? Nous collaborerons avec vous sur la date au cours de l'année 2027, y compris pour reprogrammer l'échéance en évitant les périodes de forte activité commerciale, les inventaires physiques, les audits et la saison budgétaire. En revanche, nous ne pourrons pas aller au-delà : Legacy PurchasePlus fermera définitivement en décembre 2027, et aucun accès client ne sera possible après cette date. Plus vous vous impliquez tôt dans la planification de votre vague, plus vous aurez la possibilité de choisir votre date.

Notre manière de travailler va-t-elle changer ? Votre configuration actuelle est reprise telle quelle : vos flux de travail, vos structures d'approbation, vos emplacements et vos paramètres sont intégralement transférés. Vous retrouverez un environnement familier sur une plateforme bien meilleure, sans devoir réapprendre vos propres processus. Si vous souhaitez apporter des modifications, signalez-les à votre contact PurchasePlus local et nous les traiterons une fois que vous serez opérationnel et familiarisé (voir section 4).

Qu'advient-il de Legacy PurchasePlus ? Il sera progressivement mis hors service au cours de l'année 2027 au fur et à mesure de la migration des clients, avec un arrêt définitif en décembre 2027. Après votre mise à niveau, vous n'aurez plus accès à Legacy PurchasePlus.

S'agit-il d'une nouvelle entreprise ou d'un produit différent ? Non. Même entreprise, même produit, mêmes équipes. PurchasePlus représente simplement la nouvelle génération de la plateforme que vous utilisez déjà.

Calendrier

Quand mon organisation migrera-t-elle ? Les mises à niveau s'effectueront par vagues programmées à partir de février 2027, pour s'achever d'ici août 2027. Nous vous confirmerons votre vague et votre date au moins 90 jours avant votre mise à niveau, en étroite concertation avec votre établissement, par l'intermédiaire du contact PurchasePlus avec lequel votre équipe travaille déjà.

Comment ma vague est-elle déterminée ? La planification des vagues prend en compte les modules que vous utilisez, vos intégrations et vos habitudes d'utilisation de la plateforme. Les groupes multi-établissements sont planifiés ensemble et coordonnés au niveau du groupe, afin que les propriétés d'une même entité mère migrent selon un ordre planifié plutôt qu'isolément une par une.

Nos équipes du siège ou de la direction générale sont-elles informées en premier ? Oui. Pour les groupes multi-établissements, nous informons les responsables du siège, des opérations et des achats avant d'envoyer les notifications au niveau des établissements, afin que personne ne découvre la mise à niveau par un message destiné à ses propres établissements.

Puis-je choisir ou modifier ma date de mise à niveau ? Dans une mesure raisonnable, oui. Si la période proposée coïncide avec une période de forte activité, un inventaire, un audit ou votre saison budgétaire, prévenez votre contact local et nous reprogrammerons la date au sein de votre vague ou lors de la suivante disponible.

Prenez-vous en compte les calendriers locaux ? Oui. Avant qu'une date ne soit définitivement fixée, nous la vérifions avec votre équipe locale, en tenant compte des jours fériés régionaux, de la haute saison et des cycles budgétaires locaux.

Pouvons-nous migrer plus tôt ? C'est possible. Nous proposons un programme pour utilisateurs pionniers (early adopters) avec des places limitées pour les clients souhaitant devancer leur vague. Faites part de votre intérêt à votre gestionnaire de compte ou à votre contact local chargé de l'implémentation à implementations@purchaseplus.com.

Combien de temps cela prend-il ? Pour la plupart des clients, la bascule s'effectue sur une période de fin de mois, et votre équipe est opérationnelle sur PurchasePlus dès le jour ouvré suivant. Les établissements utilisant les stocks et les fiches techniques (recettes) nécessitent un peu plus de coordination, que nous planifions avec vous (voir section 3).

Y aura-t-il une interruption de service ? Non. Nous avons massivement investi dans la technologie sous-jacente afin que votre bascule s'effectue sans mise hors ligne de la plateforme. Par mesure de précaution supplémentaire, nous programmerons néanmoins votre bascule en dehors de vos périodes les plus chargées et confirmerons l'horaire exact dans votre plan de mise à niveau.

Comment se déroule le processus ?

1. Vous recevez la notification de votre vague et la date proposée.
2. Nous réalisons avec vous une revue de préparation couvrant les utilisateurs, les données, les intégrations et les modules que vous utilisez.
3. Vous bénéficiez d'un accès anticipé à PurchasePlus, ainsi que d'une formation adaptée à chaque rôle. Le calendrier de formation accompagne votre notification afin que votre équipe puisse réserver les créneaux qui lui conviennent.
4. Bascule : nous transférons et vérifions vos données au cours du créneau convenu.
5. Vous passez en production, avec une assistance renforcée (hypercare) pendant les deux premières semaines et votre contact local comme premier point de contact.

Que se passe-t-il si un problème survient après la mise en production ? Chaque bascule comprend une vérification des données avant que votre équipe ne commence à travailler, et chaque client bénéficie de deux semaines d'assistance renforcée (hypercare) avec des temps de réponse prioritaires. Si un problème survient, votre contact local le qualifie immédiatement, avec une procédure d'escalade directe vers l'équipe de mise à niveau. Les bascules sont programmées en fin de mois et en dehors de vos périodes de forte activité précisément pour disposer du temps nécessaire pour résoudre tout incident avant qu'il n'impacte l'activité.

Vos données

Mes données seront-elles transférées ? Oui. Les fournisseurs, catalogues et tarifs, utilisateurs et autorisations, règles d'approbation, emplacements et départements, ainsi que les budgets sont tous transférés lors de votre bascule.

Qu'en est-il de l'historique des commandes, factures et réceptions ? Oui. Les bons de commande, factures et réceptions, ainsi que l'intégralité de l'historique de vos transactions d'achat sont conservés, garantissant la continuité directe de vos dossiers d'approvisionnement et de vos rapports. L'historique des données de stock est traité différemment (voir « Qu'en est-il des fiches techniques et des données de stock ? » ci-dessous).

Qu'en est-il des fiches techniques et des données de stock ? C'est le principal point sur lequel la mise à niveau diffère selon les établissements. Si vous utilisez uniquement les achats, votre mise à niveau correspond pour l'essentiel à un changement d'interface : mêmes données, expérience nettement supérieure. Si vous utilisez les stocks ou les fiches techniques, cela nécessite davantage de coordination ; nous planifions donc ce travail avec vous à l'occasion d'un inventaire ou d'une période d'activité plus calme plutôt qu'en plein service.

Les données de stock et de fiches techniques font l'objet d'une bascule à une date convenue. À cette date, l'intégralité de l'état et de la valeur de votre stock est transférée, ce qui vous permet de démarrer sur PurchasePlus dès le premier jour avec un stock disponible exact. Les stocks sont configurés et validés en premier, puis les fiches techniques, car ces dernières dépendent de la justesse des stocks.

Il convient de préciser qu'il s'agit concrètement d'un nouveau système plutôt que d'une simple copie de l'ancien. Votre état et votre valeur actuels sont transférés, mais les transactions historiques telles que les transferts passés ne seront pas visibles dans PurchasePlus. C'est également une opportunité : les nouveaux modules sont considérablement plus performants, et repartir d'un état propre et vérifié garantit l'exactitude de vos fiches techniques, de vos calculs de coûts et de vos données de stock dès le départ. Votre contact d'implémentation vous détaillera les étapes dans le cadre de votre plan de mise à niveau.

Pourrons-nous toujours accéder à l'historique de nos données de stock après la mise à niveau ? Oui. L'historique des données de stock, y compris les mouvements de stock, inventaires, transferts, ajustements et historiques de valorisation, reste accessible dans Legacy PurchasePlus jusqu'à son arrêt définitif fin 2027. Après la fermeture, ces données sont conservées en toute sécurité conformément aux obligations légales de conservation de votre juridiction et sont disponibles sur demande auprès de votre contact local. Si votre équipe financière a besoin de rapports de stock spécifiques à des fins d'audit ou de conformité légale, nous vous recommandons de les exporter avant la bascule ; votre revue de préparation confirmera les rapports à sauvegarder.

Dois-je procéder à un nettoyage préalable ? Dans la plupart des cas, non. Nous nous chargeons du travail le plus lourd, y compris d'une amélioration majeure de la qualité des données produits dans le cadre du programme. La seule exception concerne les fiches techniques et les stocks : si vous utilisez ces modules, nous vous demanderons de vérifier vos données au préalable et de vous assurer qu'elles sont exactes et sans doublons, afin que tout ce qui est configuré dans PurchasePlus soit irréprochable dès le début. Votre revue de préparation signalera également tout autre élément requis de votre part, comme la confirmation des utilisateurs actifs ou l'archivage des fournisseurs non utilisés.

Mes données sont-elles sécurisées pendant la mise à niveau ? Oui. Vos données sont chiffrées en transit, vérifiées après chargement et ne quittent jamais l'environnement sécurisé de PurchasePlus. L'ensemble du processus est régi par les mêmes contrôles audités de manière indépendante qui soutiennent nos certifications SOC 2 (sécurité et conformité), ISO 27001 (gestion de la sécurité de l'information) et ISO 42001 (gestion de l'intelligence artificielle).

Qu'advient-il de nos données sur Legacy PurchasePlus après son arrêt ? Vos données d'achat, notamment les bons de commande, les factures et l'intégralité de votre historique de transactions, sont transférées lors de votre mise à niveau ; vous n'aurez donc pas besoin de Legacy PurchasePlus pour votre travail quotidien. L'historique des données de stock fait exception : il n'est pas migré et reste accessible dans Legacy PurchasePlus jusqu'à l'arrêt définitif en décembre 2027 (voir « Pourrons-nous toujours accéder à l'historique de nos données de stock après la mise à niveau ? » ci-dessus). Après l'arrêt, les anciennes données sont conservées de manière sécurisée conformément aux obligations légales de conservation applicables dans votre juridiction, puis définitivement supprimées. Les registres peuvent être demandés par l'intermédiaire de votre contact local pendant la période de conservation. Si votre équipe financière ou de conformité a besoin d'une exportation complète de vos anciennes données, demandez-la à votre contact local avant votre date de mise à niveau.

Fonctionnalités

PurchasePlus fera-t-il tout ce que propose la version actuelle ? Oui, et voici le point clé : il en fait bien plus. Chaque flux de travail sur lequel vous comptez aujourd'hui est pris en charge : demandes d'achat, bons de commande, réceptions, facturation, stocks, fiches techniques et rapports. Mais nous n'avons pas passé trois ans à tout reconstruire pour simplement reproduire l'ancienne plateforme. PurchasePlus va bien plus loin, avec des capacités que les anciennes technologies ne pouvaient pas prendre en charge : approbations plus intelligentes, rapprochement automatisé des relevés de compte, budgets en temps réel, analyses en libre-service, données produits assistées par l'IA et bien plus encore (voir « Quelles sont les nouveautés ? » ci-dessous). Certaines fonctionnalités familières fonctionnent différemment (mieux, selon nous), et un petit nombre de fonctionnalités héritées rarement utilisées sont supprimées.

Quelles sont les nouveautés ? Parmi les points forts figurent la facturation par IA et le rapprochement automatisé des relevés de fournisseurs, les budgets en temps réel, les tableaux de bord analytiques en libre-service, un module repensé de fiches techniques et de menus avec sous-recettes et ingénierie de menu (menu engineering), les données produits assistées par IA, la prise en charge fiscale multi-juridictions et un assistant IA intégré à la plateforme pour exprimer vos besoins en langage naturel : « Créer un bon de commande pour un carton de vodka » ou « Combien avons-nous dépensé en Restauration ce trimestre ? » De plus, le rythme de publication des nouvelles versions sera beaucoup plus rapide qu'auparavant.

Mes circuits d'approbation seront-ils transférés ? Oui. Vos règles d'approbation actuelles sont associées au nouveau moteur d'approbation basé sur les rôles dans le cadre de votre mise à niveau, et vous les vérifiez pendant votre période de prévisualisation avant la mise en production. Si vous disposez d'une structure de valideurs particulièrement vaste ou complexe, nous la traiterons avec vous de manière individualisée plutôt que dans le cadre d'une vague standard.

Pouvons-nous modifier nos flux de travail ou demander des personnalisations lors de la mise à niveau ? Pas pendant la mise à niveau elle-même. Votre configuration existante est reprise telle quelle, ce qui garantit une bascule prévisible et sans risque ; nous mettons donc les demandes de modification en attente jusqu'à ce que vous soyez en production. Signalez tout souhait lors de votre revue de préparation : il sera consigné et examiné après la mise en production. Il ne s'agit pas d'un refus : cela protège votre date de mise en production et garantit que les changements seront décidés sur la base d'une expérience concrète de PurchasePlus plutôt que de suppositions.

L'expérience mobile va-t-elle changer ? Oui, et de manière positive. La nouvelle plateforme est entièrement adaptative (responsive) et fonctionne parfaitement sur smartphones et tablettes, ce qui s'avère particulièrement pratique pour les réceptions et les approbations en déplacement.

Rythme des versions

À quelle fréquence PurchasePlus est-il mis à jour ? En continu. Nos équipes produit et ingénierie travaillent par cycles (sprints) de deux semaines, et les améliorations sont déployées chaque semaine plutôt que par le biais de mises à jour majeures et peu fréquentes. Chaque version fait l'objet de tests rigoureux, et les mises à jour se font en toute transparence en arrière-plan : aucune interruption de service, rien à installer et aucune intervention requise de la part de votre équipe.

Les différentes régions ou différents clients seront-ils sur des versions différentes ? No. PurchasePlus est une plateforme mondiale unique : chaque client, dans chaque région, utilise toujours la même version, la plus récente. Les nouvelles fonctionnalités sont accessibles à tous en même temps, sans déploiements régionaux décalés ni écarts de versions à gérer.

Comment serons-nous informés des nouveautés ? Par le biais de communications mensuelles sur les versions détaillant les nouvelles fonctionnalités, les améliorations et les actions recommandées. Celles-ci sont envoyées à vos contacts désignés et sont toujours consultables dans le centre d'aide. Les fonctionnalités plus importantes s'accompagnent de tutoriels vidéo, de guides interactifs et de notifications intégrées à l'application afin que votre équipe repère les nouveautés directement dans son espace de travail.

Le rythme d'amélioration est-il réellement plus rapide ? Bien plus rapide. La technologie de l'ancienne plateforme rendait chaque modification lente et risquée à déployer. La nouvelle plateforme est conçue pour des déploiements rapides et sûrs : les fonctionnalités que vous demandez arrivent plus vite et le produit s'améliore de mois en mois.

Formation et assistance

Quelles sont les formations incluses ? Des webinaires en direct pour chaque rôle (achats, réception, comptabilité fournisseurs, administrateurs), de courtes vidéos explicatives, un centre d'aide avec recherche, des guides interactifs et des notifications dans l'application. Le tout inclus sans coût supplémentaire.

De combien de temps de formation mon équipe aura-t-elle besoin ? Moins que ce que vous pourriez imaginer. La nouvelle plateforme est nettement plus intuitive que Legacy PurchasePlus, de sorte que la durée de formation dépend des modules utilisés par chaque personne :

• Achats et approbations : 1 session en ligne d'environ 1 heure
• Réception : 1 session en ligne d'environ 45 minutes
• Facturation : 1 session en ligne d'environ 1 heure
• Budgets : 1 session en ligne d'environ 45 minutes
• Stocks : 3 sessions en ligne d'environ 1 h 30
• Fiches techniques : 3 sessions en ligne d'environ 1 heure

La plupart des utilisateurs n'ont besoin que d'une ou deux sessions ; prévoyez jusqu'à 3 heures pour les personnes travaillant sur les stocks ou les fiches techniques. Il n'est pas nécessaire de mobiliser vos collaborateurs pendant des journées entières. Les sessions sont courtes, gratuites, interactives avec un temps dédié aux questions, et se déroulent chaque semaine en ligne. Votre équipe peut réserver les créneaux qui lui conviennent et renouveler n'importe quelle session jusqu'à être parfaitement à l'aise (voir ci-dessous).

Comment mon équipe réserve-t-elle une formation ? Un calendrier de formation est publié chaque mois et accessible par un lien dans la notification de votre vague, afin que votre équipe puisse s'inscrire aux créneaux qui lui conviennent au lieu de se voir imposer un horaire unique. Le calendrier reste accessible dans le centre d'aide tout au long du programme.

Les formations auront-elles lieu dans ma région et sur mon fuseau horaire ? Oui. Les sessions sont organisées sur les fuseaux horaires APAC, Royaume-Uni / Europe et Amérique du Nord, et chaque session est enregistrée.

Les supports seront-ils disponibles dans notre langue ? Lorsque votre marché l'exige, oui. Nous produisons des supports localisés et des versions traduites plutôt que de supposer que l'anglais convient partout. Confirmez les besoins de votre équipe avec votre contact local et nous les intégrerons à votre plan.

Quelle assistance est proposée lors de la mise en production ? Chaque client bénéficie d'une période d'hypercare pendant les deux premières semaines suivant la mise en production, avec des temps de réponse prioritaires. Votre contact local chargé de l'implémentation est votre premier interlocuteur, avec une procédure d'escalade claire en cas de besoin.

Pouvons-nous bénéficier d'une formation en présentiel ? Oui. Le programme de formation inclus (webinaires en direct, vidéos tutorielles et conseils dans l'application) est conçu pour que chaque équipe prenne PurchasePlus en main en toute confiance sans nécessiter d'intervention sur site. Si vous souhaitez également des sessions en personne, nous serons ravis de les organiser dans le cadre d'un service premium facturé au temps passé par le formateur et aux frais de déplacement. L'équipe d'implémentation peut établir un devis.

À qui m'adresser si j'ai des questions ? Votre contact local PurchasePlus chargé de l'implémentation ou de votre compte est votre premier interlocuteur, car il est au plus près de votre établissement et de votre marché. En appui se tient votre équipe de support client.

Accès et intégrations

Mes identifiants de connexion vont-ils changer ? Non. Tous vos identifiants d'accès actuels fonctionneront de manière native sur PurchasePlus : même identifiant, même mot de passe, et l'authentification unique (SSO) est conservée si votre organisation l'utilise. À compter de la date de votre mise à niveau, il vous suffira de vous connecter sur app.purchaseplus.com.

Y a-t-il des exigences techniques ? Simplement un navigateur web moderne et une connexion Internet stable. Il n'y a rien à installer.

L'intégration avec mon système financier continuera-t-elle de fonctionner ? Oui. Les intégrations constituent un élément central de la planification de la mise à niveau. Votre revue de préparation confirmera l'approche à adopter pour votre système financier spécifique, et si des modifications s'avèrent nécessaires, nous les gérerons avec vous et votre prestataire avant la bascule.

Pouvons-nous tester notre intégration avant la bascule ? Oui. Les clients disposant d'intégrations avec un système financier ou de connexions API ont accès à un environnement de test dans le cadre de la revue de préparation, ce qui permet à votre équipe et à votre prestataire de tout valider avant votre date de mise en production.

Qu'en est-il des catalogues punchout et des connexions fournisseurs ? Ils continuent de fonctionner. Si une connexion fournisseur nécessite une mise à jour, nous la traiterons directement avec le fournisseur avant votre mise à niveau.

Qu'en est-il de la facturation électronique (y compris Peppol) ? La facturation électronique se poursuit sans interruption, et PurchasePlus a été conçu pour la prendre en charge. Si vous êtes abonné au module de facturation et que votre région prend en charge Peppol, PurchasePlus gère nativement les factures électroniques Peppol ; votre revue de préparation confirmera les détails d'enregistrement propres à votre organisation.

Nous utilisons l'API PurchasePlus. Qu'est-ce qui change ? Les API PurchasePlus restent en place.

Pour les fournisseurs

Je suis fournisseur. Qu'est-ce que cela implique pour moi ? Vous continuerez à recevoir des commandes et à envoyer des factures sans interruption au fur et à mesure que vos acheteurs migrent. Comme les acheteurs effectuent leur mise à niveau par vagues successives au cours de l'année 2027, vous aurez potentiellement des clients sur les deux plateformes pendant une certaine période, et les flux de commandes et de factures se poursuivront normalement sur chacune d'elles. Le principal changement concerne la page de connexion : PurchasePlus dispose d'une nouvelle adresse web, que nous vous communiquerons avant la migration de votre premier acheteur.

Mes catalogues et mes tarifs seront-ils transférés ? Oui. Vos catalogues, vos tarifs et vos relations commerciales sont conservés exactement tels quels. La mise à niveau ne les modifie en rien.

Tarifs et contrats

Mes tarifs changent-ils en raison de la mise à niveau ? Non. Votre contrat et vos tarifs actuels sont reconduits à l'identique, et tout ce que vous utilisez aujourd'hui demeure accessible selon vos conditions tarifaires actuelles. Des modules complémentaires et des fonctionnalités avancées sont disponibles si vous le souhaitez, mais la migration vers PurchasePlus ne comporte aucun coût.

La mise à niveau est-elle payante ? Non. La mise à niveau, la formation et l'assistance lors de la mise en production sont incluses sans frais supplémentaires.

Cela a-t-il un impact sur mon contrat ? Non. Votre contrat se poursuit normalement sur PurchasePlus.

Se préparer

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Que devons-nous faire dès maintenant ?

• Partagez l'annonce avec tous les utilisateurs de PurchasePlus au sein de votre organisation, y compris vos équipes financières et informatiques.
• Confirmez vos contacts clés auprès de l'équipe de support client afin que les notifications de vague soient adressées aux bonnes personnes.
• Si vous utilisez les fiches techniques ou les stocks, commencez dès à présent à vérifier ces données afin de vous assurer qu'elles sont exactes et exemptes de doublons avant votre revue de préparation.
• Surveillez l'arrivée de la notification de votre vague à partir d'octobre 2026.
• Si votre équipe financière a besoin de rapports d'historique de stock à des fins d'audit ou de conformité légale, prévoyez de les exporter avant votre bascule. Votre revue de préparation confirmera ceux qui sont concernés.

Qui doit être impliqué de notre côté ? Généralement votre responsable des achats, la comptabilité fournisseurs, le responsable de l'intégration de votre système financier, ainsi que vos responsables de cuisine ou d'exploitation si vous utilisez les fiches techniques et les stocks. Si vous faites partie d'un groupe multi-établissements, votre responsable des achats ou des opérations au niveau du groupe doit être dans la boucle dès le départ.

Les dates clés en un coup d'œil

Legacy PurchasePlus final shutdown

90-day shutdown window, October to December 2027