Envoyer à PurchasePlus

Pourquoi envoyer par e-mail

PurchasePlus propose une solution de Facturation sans papier pour les organisations souhaitant réduire le temps consacré à la vérification et au rapprochement des Factures reçues de leurs Fournisseurs.

Il s'agit d'une offre axée sur l'automatisation, intégrant parfaitement la numérisation OCR, l'intelligence artificielle (IA), l'apprentissage automatique (ML) et notre service unique Human-In-The-Loop. Cette combinaison garantit un traitement efficace des données, une prise de décision intelligente et une amélioration continue du système, tout en maintenant la supervision humaine essentielle pour les opérations critiques.

Si votre organisation choisit d'adopter la solution de Facturation sans papier, une [Adresse e-mail de facturation sans papier] unique sera fournie à votre organisation. Une fois émise, vous pouvez transmettre cette adresse e-mail à chacun de vos fournisseurs et leur demander de commencer à envoyer leurs factures à cette adresse e-mail, afin qu'elles soient automatiquement traitées via PurchasePlus. 

Vous pouvez également envoyer des factures PDF à votre propre [Adresse e-mail de facturation sans papier] pour le compte d'un fournisseur ; veuillez alors suivre les meilleures pratiques recommandées ci-dessous.

Aller à :

• Meilleures pratiques
• Délais de traitement
• Comment trouver votre adresse e-mail de facturation sans papier
• Consulter vos e-mails sans papier
• Dépannage

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Meilleures pratiques

Utiliser des factures au format ePDF :

• Informez vos fournisseurs qu'ils doivent envoyer un fichier PDF électronique unique en pièce jointe directement à votre [Adresse e-mail de facturation sans papier], car ils sont plus facilement numérisés par PurchasePlus.
• Si le fournisseur ne peut pas fournir de factures en PDF électronique, un PDF numérisé (scan) reste acceptable. Assurez-vous que la numérisation soit d'une qualité raisonnable pour de meilleurs résultats de traitement de la facture. 

Lors de l'envoi de factures :

• Assurez-vous que votre [Adresse e-mail de facturation sans papier] figure dans le champ « À » ou « CC » de l'e-mail, et non dans le champ « Cci ».
• N'écrivez pas et n'apposez pas de tampon sur les factures, car cela nuirait à la lisibilité de la facture.
• Demandez au fournisseur d'éviter d'envoyer des pièces jointes autres que des factures (relevés de compte, bons de préparation, confirmations de commande, etc.), car elles seront supprimées et ralentiront le traitement des factures. 

Pièces jointes

• Factures multiples : Vous pouvez joindre plusieurs factures à un même e-mail, à condition que la taille totale des fichiers ne dépasse pas 10 Mo.
• Envoi d'un fichier unique : Si vous préférez, vous pouvez envoyer un seul fichier contenant plusieurs factures. Notre plateforme les séparera automatiquement en fichiers individuels. Veuillez noter que ce processus de séparation peut prendre jusqu'à 60 minutes, délai pendant lequel les fichiers peuvent ne pas être immédiatement visibles dans la file d'attente.
• Limite de taille et de longueur des fichiers : Chaque fichier ne doit pas dépasser 10 Mo et 10 pages.

Délais de traitement 

• 80 % des documents soumis sont traités automatiquement et en temps réel, apparaissant généralement dans votre file d'attente en quelques minutes.
• Pour les documents qui ne répondent pas à nos critères de validation commerciale, une équipe de facturation dédiée est en place pour un examen manuel. Nous accordons la priorité à un traitement rapide, avec un délai moyen de 3 heures et la garantie que tous les examens sont terminés sous 24 heures.
• Notre équipe de facturation est opérationnelle 24h/24 en semaine, assurant un traitement continu. Le week-end, nous assurons une permanence de 8 heures par jour.
• Pour une assistance prioritaire, veuillez adresser vos demandes à help@purchaseplus.com. Nous vous demandons de bien vouloir limiter l'utilisation de cette option aux cas véritablement urgents. Cette approche nous aide à maintenir des niveaux de service équitables pour l'ensemble de nos clients.

Trouver l'adresse sans papier

Si votre organisation utilise la solution de Facturation sans papier :

1. Cliquez sur votre [Nom d'utilisateur/Organisation] dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez [À propos].

2. Sélectionnez [Détails de l'organisation] → [Adresse e-mail sans papier]. Votre adresse e-mail de facturation sans papier, propre à votre organisation, s'affichera ici :

Consulter les e-mails envoyés

Pour afficher sous forme de tableau tous les e-mails reçus sur votre adresse e-mail de facturation sans papier, cliquez sur [E-mails sans papier] → [Tout afficher] dans la barre de navigation latérale :

Vous pouvez cliquer sur le numéro dans la colonne [E-mail] pour consulter l'e-mail d'origine ainsi qu'un lien vers les pièces jointes éventuelles :

En savoir plus sur le module E-mails sans papier.

Dépannage

• Si le numéro de facture et le fournisseur sont identiques à ceux d'une facture existante dans votre organisation, la facture sera supprimée. Il n'est pas possible d'avoir deux fois le même numéro de facture pour le même fournisseur.
• Si la facture ne peut pas être lue en raison d'informations manquantes, elle ne sera pas numérisée avec succès. Un membre de l'équipe PurchasePlus contactera votre organisation pour vous en informer et collaborer avec vous afin de rectifier les informations.
• Si le document n'est pas une facture (par exemple : relevé, bon de préparation, confirmation de commande, etc.), il sera supprimé et ne sera pas numérisé.
• Les factures provenant d'un tout nouveau fournisseur (c'est-à-dire un fournisseur sans profil dans notre système) peuvent nécessiter un mappage par notre système, ce qui peut prendre jusqu'à 48 heures. Les factures apparaîtront ensuite dans votre organisation une fois traitées avec succès. La facture suivante de ce fournisseur sera traitée à une vitesse normale.
• Les factures dont le numéro d'entreprise du fournisseur ne correspond pas à celui enregistré dans PurchasePlus ne pourront pas être numérisées automatiquement. Un membre de l'équipe PurchasePlus contactera votre organisation pour vous en informer et collaborer avec vous afin de rectifier les informations.
• Si la facture provient d'un fournisseur qui n'a pas été ajouté comme fournisseur à votre organisation, un membre de l'équipe PurchasePlus contactera votre organisation pour vous en informer et collaborer avec vous pour ajouter le fournisseur.