Korzystanie z asystenta AI w PurchasePlus

Co robi asystent AI

Asystent AI PurchasePlus łączy Claude lub ChatGPT z Twoim kontem PurchasePlus. Zadajesz pytanie prostym językiem i otrzymujesz odpowiedź na podstawie aktualnych danych z PurchasePlus.

Działa to za pośrednictwem protokołu MCP (Model Context Protocol) – standardowego sposobu łączenia asystentów AI z innym oprogramowaniem. Logujesz się za pomocą swojego zwykłego konta PurchasePlus, więc asystent widzi i może robić tylko to, co Ty widzisz i możesz robić w PurchasePlus.

Dlaczego warto korzystać z asystenta AI?

• Otrzymujesz jedną spójną odpowiedź obejmującą Requisitions (Zapotrzebowania), Purchase Orders (Zamówienia zakupu), Receiving Notes (Dowody przyjęcia towaru) i Invoices (Faktury), zamiast eksportować i porównywać raporty.
• Śledzisz pojedyncze zamówienie od Requisition do Invoice bez przełączania się między ekranami.
• Wykrywasz błędy w cenach, wielkościach opakowań i ilościach, zanim Faktura zostanie opłacona.
• Przekształcasz ofertę Dostawcy lub zakupy z zeszłego roku w wersję roboczą Requisition bez konieczności ponownego wpisywania każdej pozycji.
• Sprawdzasz stan magazynowy, Inwentaryzacje (Stocktakes), Przesunięcia (Transfers) i koszty Receptur (Recipes) za pomocą jednego zdania.

Co potrafi asystent

• Odpowiadać na pytania dotyczące Requisitions, Purchase Orders, Receiving Notes, Invoices, Credit Notes (Not kredytowych) i Wyciągów (Statements).
• Sprawdzać stan magazynowy według Lokalizacji magazynowej (Stock Location), a także Inwentaryzacje i Przesunięcia.
• Wyszukiwać Receptury, ich składniki oraz sprawdzać ich koszt w oparciu o aktualne ceny.
• Przeszukiwać Katalogi Dostawców, aby sprawdzić, kto sprzedaje dany produkt i w jakiej cenie.
• Uruchamiać Raporty, do których masz już dostęp, i podawać link do ich pobrania.
• Tworzyć lub aktualizować wersje robocze Requisitions, ponawiać zamówienia z wcześniejszych Requisitions, tworzyć Listy zakupów (Buy Lists), dodawać Produkty do List zakupów oraz dodawać składniki do Receptur.

Zatwierdzanie, wysyłanie Zamówień zakupu, usuwanie rekordów i dezaktywowanie Dostawców zawsze pozostają w rękach człowieka.

Zanim zaczniesz

Potrzebujesz trzech rzeczy: konta użytkownika PurchasePlus, konta AI dozwolonego przez Twoją organizację oraz adresu serwera PurchasePlus.

Wskazówki

• Przed połączeniem sprawdź zasady korzystania ze sztucznej inteligencji w swojej organizacji. Używaj służbowego konta AI, a nie prywatnego.
• Asystent stosuje się do Twoich uprawnień w PurchasePlus. Jeśli nie widzisz Faktur w PurchasePlus, asystent również ich nie zobaczy. W razie braków skontaktuj się z administratorem (super user).
• Jeśli pracujesz w wielu obiektach, w ramach tego samego czatu możesz przełączać się między organizacjami, do których masz dostęp.

Łączenie z Claude

Najszybszym sposobem jest użycie banera „Enable PurchasePlus MCP” na pulpicie głównym w PurchasePlus. Otwiera on Claude z automatycznie wypełnionymi danymi PurchasePlus.

Wskazówki

• Po połączeniu PurchasePlus działa w Claude w przeglądarce, aplikacji desktopowej i aplikacjach mobilnych.
• Claude pyta o zgodę przed użyciem każdego narzędzia. Wybierz [Allow always] (Zawsze zezwalaj) dla narzędzi służących tylko do odczytu danych, takich jak listowanie Faktur. W przypadku narzędzi, które tworzą wersje robocze lub dodają pozycje, pozostaw opcję pytania o zgodę, aby widzieć każdą zmianę przed jej wprowadzeniem.
• W przypadku rozmów niemających związku z zakupami wyłącz PurchasePlus w menu [+] → [Connectors].

##

O co możesz pytać

Asystent odczytuje dane z większości modułów PurchasePlus i może wprowadzać niewielką liczbę bezpiecznych zmian. Wszystko poniżej jest ograniczone Twoimi własnymi uprawnieniami oraz organizacją, w której aktualnie pracujesz.

Dodanie składnika do Receptury lub Produktu do Listy zakupów działa natychmiast – tak samo jak dodanie go samodzielnie w PurchasePlus. Utworzenie Listy zakupów również działa natychmiast. Requisitions są zawsze tworzone jako wersje robocze, aby umożliwić ich przejrzenie i przesłanie.

Dla kupców i szefów kuchni

Używaj asystenta do sprawdzania danych przed złożeniem zamówienia, szybszego tworzenia wersji roboczych Requisitions oraz utrzymywania List zakupów i Receptur w stanie aktualnym. Skopiuj poniższe polecenia (prompty) i dostosuj nazwy do swojego obiektu.

Sprawdzanie przed zamówieniem

• „Czy kupowaliśmy borówki w ciągu ostatnich sześciu miesięcy? Od kogo i w jakiej cenie jednostkowej?”
• „Którzy Dostawcy w naszych Katalogach sprzedają 10-kilogramowy ryż basmati i kto oferuje najniższą cenę za kg?”
• „Co z zamówień złożonych w Bidfood nie zostało jeszcze odebrane?”
• „Jaki jest stan magazynowy jajek w lokalizacji Main Kitchen?”

Tworzenie wersji roboczej Requisition

• „Ponów zamówienie Requisition PR03288 z dostawą na najbliższy wtorek”.
• „Oto oferta od naszego Dostawcy pościeli. Utwórz wersję roboczą Requisition z tymi pozycjami i wskaż każdą pozycję, w której cena z Katalogu różni się od ceny w ofercie”.
• „Sprawdź, co Gift Shop kupował od tego Dostawcy w ciągu ostatnich 12 miesięcy, i utwórz na tej podstawie wersję roboczą zamówienia początkowego”.
• „Porównaj stany w lokalizacji Bar z poziomami par i wypisz każdy artykuł poniżej poziomu par wraz z wymaganą ilością”.

Aktualizowanie List zakupów i Receptur

• „Które pozycje na liście zakupów Housekeeping nie mają aktualnej oferty cenowej?”
• „Dodaj Lurpak masło niesolone 250g do listy zakupów Pastry”.
• „Ile wynosi koszt Receptury Eggs Benedict przy aktualnych cenach i który składnik kosztuje najwięcej?”
• „Dodaj 20g szczypiorku do Receptury Eggs Benedict”.

Przesyłanie wersji roboczej w PurchasePlus

Asystent nigdy samodzielnie nie przesyła Requisition. Aby sfinalizować proces:

1. Otwórz PurchasePlus i znajdź dokument pod Draft Requisitions na pulpicie głównym.
2. Sprawdź Dostawcę, ilości, ceny, Dział (Department) oraz Kod konta (Account Code).
3. Kliknij [Submit] (Prześlij), aby skierować dokument do ścieżki zatwierdzania (Approval Workflow).

Wskazówki

• Dokładnie określaj Lokalizację magazynową, Dział lub Listę zakupów. Sformułowanie „kuchnia” może pasować do więcej niż jednej lokalizacji.
• Podawaj termin dostawy jako konkretną datę, np. „wtorek, 13 października”, a nie „w najbliższy wtorek”.
• Jeśli dany Produkt nie ma ustalonej ceny, asystent nie może dodać go do Requisition. Najpierw sprawdź Katalog.

Dla działu finansowego

Używaj asystenta do szybszej weryfikacji oznaczonych flagą Faktur (Flagged Invoices) i sprawdzania rozliczeń z Dostawcą przed płatnością. Asystent odczytuje Zamówienie zakupu, Dowód przyjęcia towaru oraz Fakturę łącznie, dzięki czemu w jednej odpowiedzi może wyjaśnić problem z 3-kierunkowym dopasowaniem (3-way match).

Praca z oznaczonymi Fakturami

• „Wypisz Flagged Invoices, w przypadku których towary zostały już odebrane”.
• „Dlaczego Faktura INV-40211 jest oznaczona flagą?”
• „Prześledź zamówienie Purchase Order 778812 od Requisition do Invoice i powiedz, gdzie ilości lub ceny przestają się zgadzać”.
• „Które pozycje oznaczonych Faktur nie są powiązane z pozycją Zamówienia zakupu?”

Weryfikacja Dostawcy przed płatnością

• „Porównaj Faktury z tego miesiąca od Fresh Seafood Co z ich Zamówieniami zakupu. Wypisz każdą pozycję, w której cena jednostkowa przewyższa cenę zamówioną o więcej niż 10%”.
• „Czy są jakieś Faktury od tego Dostawcy o tym samym numerze Faktury lub tej samej kwocie łącznej wystawione tego samego dnia?”
• „Pokaż mi plik PDF od Dostawcy dla Faktury INV-40211”.
• „Które Noty kredytowe od Bidfood z tego kwartału nie są powiązane z Fakturą?”

Zamknięcie miesiąca

• „Co zawiera wrześniowy Wyciąg od Bidfood i które pozycje nie mają odpowiadającej Faktury w PurchasePlus?”
• „Ile łącznie we wszystkich naszych obiektach jest otwartych Requisitions, niedostarczonych Zamówień zakupu i oznaczonych Faktur? Rozbij dane według walut”.
• „Uruchom Raport wartości zapasów dla wszystkich Lokalizacji magazynowych i podaj mi link do pobrania”.

Korygowanie i zatwierdzanie w PurchasePlus

Asystent znajduje problem. Ty wprowadzasz poprawki i zatwierdzasz dokument w PurchasePlus.

1. Otwórz Fakturę w PurchasePlus, przechodząc do [Invoices].
2. Wprowadź zmiany, na przykład dopasuj Fakturę do Zamówienia zakupu, podziel pozycję za pomocą Advanced Mode lub przypisz Dział i Kod konta.
3. Zatwierdź Fakturę w nagłówku lub z poziomu menu [Invoices] → [Awaiting My Approval].

Wskazówki

• Proś o podanie numerów Faktur i Zamówień zakupu w odpowiedzi, aby móc łatwo otworzyć każdy dokument i go sprawdzić.
• Asystent grupuje kwoty według walut i nie dokonuje przewalutowań.
• W przypadku dużych sum zbiorczych i trendów uruchom Raport. Asystent wskaże odpowiedni raport zamiast szacować wartości.

Dla superużytkowników i administratorów

Kontrolujesz uprawnienia asystenta za pomocą tych samych uprawnień PurchasePlus, którymi już zarządzasz. Nie ma konieczności konfigurowania oddzielnych uprawnień dla AI.

Jak działa dostęp

• Każdy użytkownik loguje się przy użyciu własnych danych dostępowych do PurchasePlus. Asystent działa jako ten użytkownik w organizacji, w której aktualnie się znajduje.
• Dostępne narzędzia odpowiadają uprawnieniom użytkownika w PurchasePlus. Użytkownik bez dostępu do Faktur nie otrzyma narzędzi do obsługi Faktur. Administratorzy organizacji mają dostęp do wszystkich narzędzi kupca.
• Aby nadać lub odebrać dostęp do danego modułu, zmień uprawnienia użytkownika w PurchasePlus. Asystent natychmiast zastosuje te zmiany.
• Wersje robocze tworzone przez asystenta są przypisane do użytkownika, który wydał polecenie. Przechodzą one przez ten sam obieg zatwierdzania (Approval Workflow), co każde inne Requisition.
• PurchasePlus rejestruje każde żądanie asystenta z przypisaniem do użytkownika i organizacji.
• Gdy pracownik odchodzi z firmy, wyłącz jego konto w PurchasePlus w standardowy sposób. Asystent loguje się w imieniu użytkownika, więc automatycznie traci dostęp.

Przełączanie organizacji

Użytkownicy z dostępem do więcej niż jednej organizacji mogą przełączać się między nimi w ramach tego samego czatu.

1. Zapytaj: „Do jakich organizacji mogę się przełączyć?”.
2. Wpisz polecenie: „Przełącz na The Hotel Plus Sydney”.
3. Asystent potwierdzi organizację, w której aktualnie pracuje. Wszystkie kolejne odpowiedzi będą dotyczyć tej organizacji, dopóki nie przełączysz jej ponownie.

Wdrażanie w organizacji

1. Ustal, z jakiego planu AI będzie korzystać Twoja organizacja, i uzyskaj zgodę osoby odpowiedzialnej za politykę korzystania z AI.
2. Dodaj PurchasePlus raz dla wszystkich użytkowników. W planach Claude Team lub Enterprise Właściciel dodaje narzędzie w menu [Organization settings] → [Connectors]. W ChatGPT administrator obszaru roboczego tworzy i publikuje aplikację.
3. W ChatGPT Enterprise użyj opcji [Configure Access], aby rozpocząć od grupy pilotażowej, np. działu finansowego i szefów kuchni.
4. Przed zaproszeniem użytkowników sprawdź ich uprawnienia w PurchasePlus. Asystent widzi wszystko, na co pozwalają uprawnienia danego użytkownika.
5. Udostępnij ten artykuł użytkownikom i poproś ich o pozostawienie opcji każdorazowego pytania o zgodę przy narzędziach tworzących wersje robocze.

Wskazówki

• Każdy użytkownik widzi baner „Enable PurchasePlus MCP” na swoim pulpicie głównym, dopóki go nie zamknie. Zamknięcie banera ukrywa go tylko w danej przeglądarce.
• W pierwszym tygodniu zaleca się zadawanie pytań wyłącznie w trybie odczytu. Pozwala to użytkownikom nabrać zaufania do poprawności odpowiedzi przed rozpoczęciem tworzenia wersji roboczych.

Co zawsze pozostaje w rękach człowieka

Asystent może przygotować pracę, ale wszelkie ostateczne lub nieodwracalne operacje są wykonywane w PurchasePlus przez Twój zespół. Jest to wbudowane zabezpieczenie w PurchasePlus, którego nie zmieni żadne ustawienie AI.

Asystenci AI mogą błędnie zinterpretować pytanie lub udzielić niepoprawnej odpowiedzi. Każdą odpowiedź traktuj jako punkt wyjścia i przed podjęciem działań zawsze weryfikuj dokument w PurchasePlus.

Wskazówki ułatwiające uzyskiwanie lepszych odpowiedzi

Im bardziej precyzyjne pytanie, tym lepsza odpowiedź. Wskazuj konkretną nazwę obiektu, Dostawcę, numer dokumentu oraz daty.

Wskazówki

• Poproś asystenta o podawanie numerów dokumentów w odpowiedzi, aby móc szybko zweryfikować je w PurchasePlus.
• Jeśli pracujesz w wielu obiektach, wskaż, o którą organizację chodzi.
• Podawaj konkretne daty kalendarzowe. Określenia „dzisiaj” i „w przyszłą środę” mogą zostać błędnie zinterpretowane, jeśli konto AI działa w innej strefie czasowej.
• Dla każdego nowego zadania otwieraj nowy czat. W długich rozmowach może dochodzić do mieszania wcześniejszych kontekstów.
• Jeśli odpowiedź wydaje się błędna, zapytaj: „W jaki sposób to obliczyłeś?”. Asystent wskaże dokumenty źródłowe, na których się oparł.

Często zadawane pytania i rozwiązywanie problemów

Potrzebujesz pomocy?

• Skontaktuj się z Zespołem Obsługi Klienta PurchasePlus
• Strona pomocy asystenta AI PurchasePlus
• Pomoc Claude: niestandardowe konektory
• Pomoc ChatGPT: tryb Developer i aplikacje MCP