Für Einkäufer

Einkauf, Rechnungsstellung, Lagerhaltung und Rezepturen für Einkäufer.

Übersicht

Einkauf und Wareneingang — Reichen Sie eine Bestellanforderung (Bedarfsanforderung) zur Genehmigung von Abteilungsbudgets ein. Die Anforderungsarten variieren; einige bieten Preisvergleiche und Bestellungen bei mehreren Lieferanten an.
Rechnungen und Gutschriften — Rechnungen, die an Ihre E-Mail-Adresse für den papierlosen Rechnungsempfang in PurchasePlus gesendet werden, werden automatisch gescannt und zur Plattform hinzugefügt.
Kataloge und Einkaufslisten — PurchasePlus verfügt über ein weltweites Netzwerk von Tausenden von Lieferanten. Die Chancen stehen also gut, dass Ihr Lieferant seine Produkte und Preise bereits in PurchasePlus bereitstellt.
Finanzteams — Bevor Bestellungen generiert werden, müssen Anforderungen von den zuständigen Genehmigern freigegeben werden. Wenn Sie ein Genehmiger sind, sehen Sie eine rote Zahl im

Bestellanforderungen

Übersicht — Eine Anforderung ist eine Anfrage nach Waren, die ein Einkäufer von seinen Lieferanten erwerben möchte.
Angebote — Ein Angebot ist der Preis für ein Produkt, das Sie von einem Lieferanten beziehen können. Angebote entstehen, wenn ein Produkt zusammen mit einem Einzelpreis in einen Katalog aufgenommen wird.
Einfacher Einkauf — Beim Erfassen beliebiger Anforderungsarten können Sie entscheiden, ob Sie den erweiterten Einkaufsmodus aktivieren möchten oder nicht:
Erweiterter Einkauf — Beim Erfassen beliebiger Anforderungsarten können Sie den erweiterten Einkaufsmodus aktivieren:
Von allen Lieferanten — Die Anforderungsart „Alle Lieferanten“ bietet Ihnen eine Liste aller verfügbaren Angebote von all Ihren aktivierten Lieferanten. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit für den Einkauf und
Von einem einzelnen Lieferanten — Die Anforderungsart „Einzelner Lieferant“ bietet Ihnen eine Übersicht aller Angebote, die Ihrer Organisation von dem gewählten Lieferanten derzeit zur Verfügung stehen.
Aus einer Einkaufsliste — Eine Einkaufsliste ist eine festgelegte Liste von Produkten, die genau die Waren und Dienstleistungen definiert, aus denen Ihre Teammitglieder auswählen dürfen, wenn sie
Benutzerdefinierte Anforderung — Mit einer benutzerdefinierten Anforderung können Sie Ad-hoc-Artikel bei Ihren Lieferanten bestellen. Sie können diese verwenden, wenn keine der anderen Anforderungsarten passend ist.
Externe Anforderung — Mit einer externen Anforderung können Sie eine Anforderung erstellen, indem Sie direkt im externen E-Commerce-Webshop eines Lieferanten einkaufen. Sie können dabei die vollen Funktionen nutzen
Aus Nachbestellung — Die Anforderungsart „Nachbestellung“ bietet Ihnen die Option, Artikel aus einer bestehenden Anforderung, einer Bestellung oder einer Rechnung erneut zu bestellen.
Aus einem Lagerort — Ein Lagerort kann einen physischen Standort in Ihrer Organisation darstellen, an dem Lagerartikel aufbewahrt werden, wie etwa ein Lagerraum, ein Warenlager oder eine Küche.
Erweiterte Produktsuche — Bei vielen Aktionen in PurchasePlus (z. B. beim Erstellen einer Anforderung oder beim Hinzufügen eines Produkts zu einer Einkaufsliste) steht Ihnen die erweiterte Produktsuche zur Verfügung.
Anforderungsentwürfe — Anforderungen verbleiben im Entwurfsstatus, bis sie zur Genehmigung eingereicht werden. Benutzer, die zu einem Entwurf zurückkehren möchten, um ihn anzuzeigen, zu bearbeiten oder abzubrechen,
Eine Anforderung genehmigen — Wenn eine Anforderung in PurchasePlus zur Genehmigung eingereicht wird, wechselt sie in den Status „WARTET AUF GENEHMIGUNG“. Die Anforderung wird weitergeleitet an

Bestellungen und Wareneingang

Bestellungen — Eine Bestellung ist ein Dokument, das eine einkaufende Organisation an eine Lieferantenorganisation sendet. Sie legt die zu beschaffenden Produkte oder Dienstleistungen fest, in einer
Bestellungen zusammenfassen — „Zusammenfassen“ bedeutet, zwei oder mehr Bestellungen zu einer (neuen) einzelnen Bestellung zusammenzuführen, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren und das Fehlerrisiko zu senken
Eine Bestellung senden — Sobald eine Anforderung vollständig genehmigt wurde, wird für jeden in der Anforderung enthaltenen Lieferanten eine Bestellung generiert, die anschließend versendet werden kann
Wareneingangsscheine — Ein Wareneingangsschein ist ein Begleitbeleg, der zu einer Bestellung erstellt wird und dazu dient, bestimmte Mengen jeder Bestellposition als geliefert zu erfassen
Waren empfangen — Das Erfassen von Bestellpositionen als geliefert signalisiert den Benutzern in Ihrer Organisation, wann eine Bestellung abgeschlossen werden kann.
Einzelpreis überschreiben — Wenn eine Bestellung und eine Rechnung abgeglichen sind und die Produktpositionen miteinander verknüpft sind, übernimmt der Wareneingangsschein den Einzelpreis aus der Rechnung.

Rechnungen und Gutschriften

Rechnungen — Eine Rechnung ist ein Dokument, das ein Lieferant an einen Einkäufer sendet und in dem die Produkte und Mengen aufgeführt sind, die der Lieferant geliefert hat und für die er
Eine Rechnung erstellen — PurchasePlus-Benutzer können eine neue Rechnung erstellen, um einen digitalen Datensatz einer vom Lieferanten erhaltenen Rechnung anzulegen, der anschließend abgeglichen werden kann mit
Rechnungen anzeigen und aktualisieren — 1. Wählen Sie [Rechnungen] → [Alle anzeigen] in der seitlichen Navigationsleiste.
An PurchasePlus senden — PurchasePlus bietet eine papierlose Rechnungslösung für Organisationen, die den Zeitaufwand für die Prüfung und den Abgleich eingehender Rechnungen reduzieren möchten
Eine Bestellung abgleichen — Wenn eine Rechnung über die papierlose Methode erstellt wird, ordnet PurchasePlus ihr automatisch eine passende Bestellung zu, sofern ein logischer Bezug besteht
Bestellabgleich aufheben — Bestellungen werden im Rahmen des Rechnungsabgleichs Rechnungen zugeordnet. So wird sichergestellt (durch das System oder manuelle Prüfer), dass die Angaben übereinstimmen mit
Positionen verknüpfen oder Verknüpfung aufheben — Abhängig von den Einstellungen Ihrer Organisation in PurchasePlus werden beim Abgleich einer Rechnung mit einer Bestellung alle Rechnungspositionen verknüpft mit
Erweiterter Modus — In PurchasePlus können Rechnungspositionen im erweiterten Modus angezeigt werden, um alle Zusatzinformationen je Rechnungsposition einzusehen. Eine Rechnungsposition kann eine oder mehrere
Rechnungskennzeichen (Flags) — PurchasePlus analysiert kontinuierlich alle Rechnungen und Gutschriften im Status „Offen“ und „Wartet auf Genehmigung“ und setzt Flags auf Kopf- oder Positionsebene für
Flag-Schwellenwerte — Einige der Flags für Rechnungen in PurchasePlus lassen sich über Schwellenwerte weiter anpassen. Schwellenwerte sorgen dafür, dass Rechnungen mit geringfügigen Abweichungen nicht
Gutschriften — Eine Gutschrift ist ein Beleg, der eine Rückerstattung von Beträgen an einen Einkäufer ausweist. Sie wird üblicherweise von einem Lieferanten nach Stornierung einer Bestellung ausgestellt
Eine Gutschrift erstellen — Eine Gutschrift ist ein Beleg, der eine Rückerstattung von Beträgen an einen Einkäufer ausweist. Sie wird üblicherweise von einem Lieferanten nach Stornierung einer Bestellung ausgestellt
Paperless AI — Paperless Invoicing ist ein Modul von PurchasePlus, das unseren speziell entwickelten KI-Dienst nutzt, um Rechnungen und Gutschriften automatisch zu empfangen, zu scannen und zu verarbeiten
Paperless E-Mails — Im Bereich „Paperless E-Mails“ von PurchasePlus können Sie Folgendes tun:
Automatische Kontierung ohne Bestellung — Trifft eine Rechnung ohne passende Bestellung ein, liest PurchasePlus das Dokument aus und nutzt Rechnungsinformationen sowie Standardeinstellungen des Lieferanten, um
Rechnungen genehmigen — Befindet sich eine Rechnung oder Gutschrift im Status „Wartet auf Genehmigung“, enthält sie ein oder mehrere Flags (Abweichungen), die eine Prüfung und Genehmigung erfordern durch
Rechnungen exportieren — Je nach Konfiguration Ihrer Organisation können Sie Rechnungen und Gutschriften einzeln (Typ A) oder über eine Sammelexportdatei (Typ B) exportieren.
Als exportbereit markieren — Ihre Organisation kann so konfiguriert sein, dass Rechnungen und Gutschriften einzeln exportiert werden (von uns „Typ A“ genannt) oder gesammelt per Sammelexportdatei (Typ B)
Sammelexportdatei — Je nach Konfiguration Ihrer Organisation können Sie Rechnungen und Gutschriften einzeln (Typ A) oder über eine Sammelexportdatei (Typ B) exportieren.
Als exportiert markieren — 1. Navigieren Sie zum Dashboard, klicken Sie auf „Rechnungen“ und wählen Sie „Alle anzeigen“.

Genehmigungsworkflows

Übersicht — Sobald eine Rechnung oder Gutschrift in unser System gelangt, analysiert PurchasePlus jedes Dokument im Status „Offen“ und „Wartet auf Genehmigung“

Kontoauszüge / Lieferantenabrechnungen

Abgleich — Der Kontoauszugsabgleich ersetzt den bisherigen mühsamen Abgleich per Tabellenkalkulation und E-Mail direkt auf der Plattform. Sie laden den Kontoauszug eines Lieferanten hoch, und das System
Auszugsstatus — Eine Abrechnungszeile kann einen von vier Status haben. Der Status ergibt sich aus den zugeordneten Rechnungen sowie manuellen Abgleichskennzeichen und aktualisiert sich automatisch, wenn
FAQs — Die Gesamtsumme des Auszugs stimmt nicht mit der Summe der Positionen überein. Was nun? Der Auszug wird trotzdem gespeichert. Sie sehen einen Hinweis auf die Differenz in der Kopfzeile der Detailansicht.

Lieferantenverwaltung

Übersicht — „Lieferanten“ sind Organisationen, von denen Sie Waren oder Dienstleistungen beziehen. Ein Lieferant in PurchasePlus ist schlichtweg eine Organisation mit dem Typ „Lieferant“ (im Unterschied zu
Lieferanten anzeigen und verwalten — Wenn Sie PurchasePlus als Einkäufer nutzen, können Sie die Lieferanten einsehen und verwalten, mit denen Sie verbunden sind.
Einen Lieferanten aktivieren oder deaktivieren — „Aktiviert“ bedeutet, dass Ihre Organisation Bestellungen beim Lieferanten aufgeben kann. Der Lieferant kann Ihrer Organisation Kataloge, Produkte und Preise zuweisen und
Mit registriertem Lieferanten verbinden — Registrierte Lieferanten sind Unternehmen, die ein eigenes PurchasePlus-Lieferantenkonto erstellt haben. Sie melden sich an, um ihre eigenen Produkte und Kataloge zu verwalten und zuzuweisen
Einen selbstverwalteten Lieferanten anlegen — Ein Lieferant in PurchasePlus kann wie folgt geführt werden:

Produkte

Übersicht — Produkte in PurchasePlus bilden die tatsächlichen Produkte (und Dienstleistungen) ab, die Ihre Organisation von Lieferanten erwirbt und standortübergreifend nutzt
Ein Produkt erstellen — Produkte in PurchasePlus bilden die tatsächlichen Produkte und Dienstleistungen ab, die Ihre Organisation von Lieferanten bezieht und in Ihrem Betrieb einsetzt

Kataloge

Übersicht — Ein Katalog ist eine Sammlung von Produkten mit Preisen, die Sie von Lieferanten beziehen, zu denen Ihre Organisation eine aktive Handelsbeziehung unterhält.
Lieferanten- vs. selbstverwaltete Kataloge — Ein Katalog ist eine Zusammenstellung von Produkten und Preisen, die Sie in Ihren Bestellanforderungen von einem Lieferanten auswählen können.
Katalog erstellen oder bearbeiten — Kataloge können entweder direkt von registrierten Lieferanten gepflegt werden (Lieferantenkataloge) oder intern durch Ihre eigene Einkaufsorganisation (selbstverwaltete Kataloge).
Einen Katalog importieren — Über die Importfunktion können Sie Preise bestehender Produkte im Katalog aktualisieren und neue Artikel zum Katalog hinzufügen, sofern

Einkaufslisten

Übersicht — Einkaufslisten sind ein wirksames Instrument, um Einkaufsentscheidungen im gesamten Unternehmen zu vereinheitlichen und zu steuern – damit Einkäufer verlässlich die richtigen Produkte bestellen
Eine Einkaufsliste erstellen — Einkaufslisten sind ein wirksames Instrument, um Einkaufsentscheidungen im gesamten Unternehmen zu standardisieren und zu lenken – damit Einkäufer stets die passenden Produkte wählen
Produkte verwalten — Einkaufslisten sind eine hervorragende Möglichkeit, Beschaffungsprozesse im Unternehmen zu steuern – so stellen Sie sicher, dass Ihre Einkäufer stets die richtigen Produkte auswählen

Lagerhaltung

Übersicht — Das Lagermodul ist eine optionale Erweiterung Ihres PurchasePlus-Plans, die Ihnen hilft, Ihre Beschaffungskosten noch besser zu kontrollieren und zu senken durch:
Lagerartikel — Ein Lagerartikel ist ein Produkt, das in Ihrem Inventar geführt wird und an einem oder mehreren Ihrer Lagerorte gelagert werden kann.
Lagerorte — Ein Lagerort repräsentiert einen physischen Standort in Ihrer Organisation, an dem Lagerartikel aufbewahrt werden, z. B. ein Vorratsraum, Lager oder eine Küche.
Umlagerungen — Eine Umlagerung dient dazu, Warenbewegungen von Lagerartikeln zwischen verschiedenen Lagerorten zu verwalten (und buchhalterisch zu erfassen).
Inventuren — Eine Inventur dient der Überprüfung und Zählung von Lagerbeständen an einem Lagerort. Sie wird an einem konkreten Lagerort durchgeführt und umfasst
Bestandsbewertung — Erfahren Sie, wie PurchasePlus festlegt, welcher Preis beim Wareneingang ins Inventar herangezogen wird und wie sich dieser auf Ihre Bestandswerte auswirkt.
Monatsendinventur — Regelmäßige Inventuren sind die beste Methode, um Bestandsbewegungen an Ihren Lagerorten über einen festgelegten Zeitraum zu prüfen. Dieser Artikel
Waren im Inventar empfangen — Wenn Sie eine Lieferung zu einer Bestellung erhalten, können Sie in PurchasePlus den Wareneingang buchen (d. h. die Artikel digital erfassen und
Anfangsbestandsumlagerung — Die erstmalige Erfassung von Lagerartikeln an Ihren Lagerorten kann über eine Anfangsbestandsumlagerung per CSV-Import erfolgen.
Kassensysteme (POS) — Point of Sale (POS) ist ein optionales Modul, mit dem Lagerartikel bei Verkäufen in Ihrem Restaurant, Ihrer Bar oder Ihrem Café automatisch vom Lagerort abgebucht werden.
POS-Sammelverkäufe — Ein Sammelverkauf fasst mehrere Verkaufspositionen zusammen, die an Ihren Kassenterminals getätigt wurden. Unser System verarbeitet diese Verkäufe gebündelt (meist
Barcodescanner — Der PurchasePlus DS6510B-M9 ist ein Hand-Barcodescanner für das schnelle und zuverlässige Scannen von 1D- und 2D-Barcodes. Er lässt sich direkt an Ihren Computer anschließen

Rezepturen

Übersicht — Die Rezepturverwaltung ist ein optionaler Bestandteil Ihres PurchasePlus-Systems und bietet Ihnen die Möglichkeit, neben unseren Einkaufsfunktionen noch größeren Mehrwert zu nutzen
Menüs — Ein Menü ist eine Zusammenstellung mehrerer Rezepturen. Menüs dienen typischerweise der Beschaffungssteuerung und Kostenkontrolle der Zutaten Ihrer Gerichte (bzw. Rezepturen)
Zutaten — Zutaten sind die Produkte, die Ihren Rezepturen hinzugefügt werden. Je nachdem, ob es sich um eine Lager- oder Nicht-Lager-Rezeptur handelt, variiert die Definition
Allergene — PurchasePlus bietet Funktionen zur Allergenkennzeichnung für Benutzer des Rezepturmoduls, um Allergene in Rezepturen und Zutaten noch besser zu verwalten.

Berichte

Einen Bericht ausführen — In Ihrem PurchasePlus-System fallen sehr große Datenmengen an, die dort gespeichert werden. Der strukturierte Zugriff auf diese Daten in Form von herunterladbaren Berichten ist eine

Organisationen verwalten

Übersicht — Das Organisationsmodell von PurchasePlus und dessen Funktionsweise zu verstehen, ist einer der besten Wege, um PurchasePlus optimal zu nutzen.
Organisationen erstellen — Dies ist Teil 2 unserer Einführung in Organisationen. Wir empfehlen, vorab Teil 1 zu lesen.

Budgets

Übersicht — „Budgets“ ist ein optionales Modul, mit dem Organisationen ihre Ausgaben bei Lieferanten nach Jahr/Monat und Kostenstellen besser steuern und überwachen können

Upgrade

Upgrade — Was ist das neue PurchasePlus? Eine vollständige Neuentwicklung unserer Procure-to-Pay-Plattform auf Basis moderner Technologien. Gleicher Zweck, dasselbe Team und ein deutlich verbessertes