Übersicht
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- Genehmigungs-Workflow
- Wer kann Genehmigungs-Workflows erstellen und verwalten?
- Anleitung: Erstellen eines Genehmigungs-Workflows
- Anleitung: Aktualisieren von Genehmigungs-Workflows
- Anleitung: Genehmigen (oder Ablehnen) eines Dokuments in einem Genehmigungs-Workflow
- Neu im Vergleich zu Legacy
- Fehlerbehebung
Genehmigungs-Workflow
Von dem Moment an, in dem eine Rechnung und Gutschrift von unserem System erfasst wird, analysiert PurchasePlus kontinuierlich jedes Dokument in den Status „Offen“ und „Wartet auf Genehmigung“ und setzt gemäß den Kennzeichnungseinstellungen jeder Organisation Kennzeichnungen auf Kopf- oder Positionsebene des Dokuments. Diese Kennzeichnungen weisen darauf hin, dass ein Problem mit dem Dokument vorliegt – beispielsweise stimmt die bestellte Menge (auf der zugeordneten Bestellung) nicht mit der berechneten Menge überein – und es von einer bestimmten Person überprüft werden muss.
Wer genau diese Person ist, kann variieren, abhängig von der Organisationseinheit, die die Rechnung oder Gutschrift erhalten hat, dem Wert des Dokuments oder beidem. Gegebenenfalls muss es sogar von mehreren Personen innerhalb einer Organisation geprüft werden. Die Logik dahinter, wer eine Rechnung oder Gutschrift genehmigen muss, sowie die automatisierten Benachrichtigungen und Aufgaben, die der prüfenden Person bereitgestellt werden, wird durch einen Genehmigungs-Workflow definiert. ( Hinweis: Dies gilt jetzt auch für Umlagerungen und Bestellanforderungen)
Sobald ein Dokument die finale Genehmigung erhalten hat, wird es automatisch in den Status „Abgeglichen“ versetzt und kann in Ihr externes Buchhaltungssystem exportiert werden.
Ein Genehmigungs-Workflow enthält Ränge, Zuweisungen und wird ausgeführt, wenn eine berechtigte Rechnung oder Gutschrift der zugewiesenen Organisation/Einheit kontiert wird. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Für Bestellanforderungen und Umlagerungen gilt nach Erreichen der finalen Genehmigung: Bestellanforderungen werden abgeschlossen und erhalten eine Bestellung. Umlagerungen werden als abgeschlossen markiert.
Workflow-Ränge
Workflows verfügen über Ränge, die steuern, welche Benutzer Rechnungen oder Gutschriften bis zu einem bestimmten Wert genehmigen können.
Workflow-Ränge haben alle einen Namen (z. B. „Rang 1“ oder „Küchenhilfe“), und jeder Rang besteht aus drei verschiedenen Komponenten: Rang-Reihenfolge, Rang-Maximalwert und Rang-Genehmigende.
Dies gilt auch für Bestellanforderungs-Workflows und Umlagerungen:
Bestandsumlagerungen 
Bestellanforderungen
Workflow-Rang-Reihenfolge
Eine Rechnung oder Gutschrift, die in einen Workflow eintritt, erfordert eine Genehmigung in der festgelegten Rang-Reihenfolge. Das bedeutet, dass das Dokument zuerst von Rang-Reihenfolge 1 genehmigt werden muss, bevor es von Rang-Reihenfolge 2 genehmigt werden kann, und so weiter, bis die finale Genehmigung erteilt wird. Weitere Informationen zur finalen Genehmigung finden Sie im Abschnitt: Workflow-Rang-Maximalwert.
Ein Workflow kann bis zu 10 Ränge enthalten.
Workflow-Rang-Maximalwert
Der Maximalwert eines Rangs ist wichtig, da er angibt, welche Ränge eine finale Genehmigung für eine Rechnung oder Gutschrift erteilen können und welche Ränge dies nicht können.
Wenn der Wert des Dokuments kleiner oder gleich dem Rang-Maximalwert ist, wird die finale Genehmigung durch diesen Rang erteilt. Wenn der Wert des Dokuments größer als der Rang-Maximalwert ist, wird die finale Genehmigung nicht durch diesen Rang erteilt und das Dokument wechselt zum nächsten Rang.
Wenn beispielsweise der Maximalwert von Rang 1 500 $ beträgt und eine Rechnung im Wert von 501 $ in den Workflow eingeht, können Genehmigende in Rang 1 keine finale Genehmigung für die Rechnung erteilen – die finale Genehmigung muss von einer Person in einem Rang mit einem Maximalwert von mehr als 500 $ erteilt werden. Betrug der Rechnungsbetrag jedoch 499 $, könnten die Genehmigenden in Rang 1 die finale Genehmigung für die Rechnung erteilen, ohne dass sie von einem Benutzer in einem höheren Rang genehmigt werden müsste.
Bitte beachten Sie: Es gibt keinen „unbegrenzten“ Rangwert. Der Maximalwert des letzten Workflow-Rangs sollte dem höchsten realistischen Rechnungs- oder Gutschriftbetrag entsprechen, den Sie voraussichtlich erhalten werden.
Workflow-Genehmigende
Workflow-Ränge können einen oder mehrere Genehmigende haben:
Die Genehmigenden jedes Rangs werden per E-Mail benachrichtigt, wenn eine Rechnung oder Gutschrift in den Rang eintritt und ihre Genehmigung erfordert. Jeder Benutzer im Rang kann das Dokument genehmigen, und die Genehmigung des Rangs gilt als „erteilt“, sobald der erste Benutzer innerhalb des Rangs genehmigt.
Workflow-Zuweisungen
Genehmigungs-Workflows für Rechnungen oder Gutschriften werden einer oder mehreren Organisationen oder Organisationseinheiten zugewiesen. Jedes Dokument, das für eine Organisation oder Organisationseinheit verbucht (kontiert) wird, wird in den zugewiesenen Workflow für diese Organisation aufgenommen.
Benutzer mit der Berechtigung „Organisationen verwalten“ können ihrer Organisation auf der Seite [Systemeinstellungen] → [Organisationseinstellungen] einen Workflow zuweisen.
Ein Workflow kann mehreren Organisationen (Abteilungen) zugewiesen werden, einer Organisation kann jedoch nur ein einziger Workflow zugewiesen sein.
Beim Genehmigungs-Workflow für Umlagerungen besteht der einzige Unterschied darin, dass Sie diesen dem Lagerort selbst zuweisen:
Hinweis zu Organisationshierarchien
Workflows werden nicht von übergeordneten Organisationen „vererbt“. Wenn eine Organisationseinheit denselben Rechnungs-Genehmigungs-Workflow wie eine ihrer übergeordneten Organisationen haben soll, muss dieser sowohl auf übergeordneter als auch auf untergeordneter Ebene in der Organisationshierarchie eingerichtet werden.
Workflow-Ausführungen
Workflows werden „ausgeführt“, wenn eine berechtigte Rechnung oder Gutschrift einer Organisation kontiert wird, der ein Workflow zugewiesen ist.
Innerhalb eines Workflows gibt es den Tab [Ausführungen], der alle Zeitpunkte auflistet, zu denen ein bestimmter Workflow aufgerufen wurde, und detaillierte Angaben zu den beteiligten Dokumenten enthält:
Um einen detaillierten Informationsbereich (d. h. ein Audit-Protokoll) zu einer bestimmten Workflow-Ausführung und allen Ausführungsereignissen anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche in der Spalte [Info].
Wenn Sie eine Rechnung oder Gutschrift zu einem beliebigen Zeitpunkt während einer aktiven Ausführung stornieren, zurückstellen oder löschen, wird die Workflow-Ausführung abgebrochen.
Für Bestellanforderungen sehen Sie die Anzahl der Bestellanforderungen, gleiches gilt für Umlagerungen:
Bestellanforderungen
Umlagerungen 
Wer kann Genehmigungs-Workflows verwalten?
Ein Benutzer muss über die Berechtigung „Kann Genehmigungs-Workflows verwalten“ verfügen, um Genehmigungs-Workflows erstellen oder verwalten zu können.
Benutzer mit dieser Berechtigung können die Workflows in jeder Organisation verwalten, in der sie Mitglied sind.
Um einer Organisation einen Workflow zuzuweisen, benötigt ein Benutzer die Berechtigung „Organisationen verwalten“.
Erstellen eines Genehmigungs-Workflows
Benutzer mit der Berechtigung „Kann Genehmigungs-Workflows verwalten“ können mit den folgenden Schritten einen neuen Genehmigungs-Workflow für Rechnungen oder Gutschriften erstellen (gilt auch für Bestellanforderungen und Umlagerungen). Einmal erstellte Workflows können nicht gelöscht werden.
Schritt 1. Navigieren Sie in der seitlichen Navigationsleiste zu [Systemeinstellungen] → [Genehmigungs-Workflows] und klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Neuen Genehmigungs-Workflow erstellen]:
Schritt 2. Wählen Sie den gewünschten Workflow-Typ aus, vergeben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Workflow und klicken Sie anschließend auf [Workflow erstellen]:
Schritt 3. Sie gelangen zum neu erstellten Workflow, der einen Standardrang enthält. Sie können den Standardrang bearbeiten, indem Sie im Menü [Mehr] auf [Rang bearbeiten] klicken, falls Sie den Namen oder den Maximalwert des Rangs ändern möchten:
Schritt 4. Klicken Sie auf [Neuen Rang erstellen], um nach Bedarf weitere Ränge hinzuzufügen. Es wird dringend empfohlen, die Ränge nach den Maximalwerten in aufsteigender Reihenfolge anzuordnen. Sie können die Ränge und die Rang-Reihenfolge bearbeiten, indem Sie die entsprechenden Optionen im Menü [Mehr] auswählen:
Schritt 5. Fügen Sie jedem Rang Genehmigende hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche in der Spalte [Genehmigende] klicken. Sie können nur Genehmigende hinzufügen, die (a) bestehende PurchasePlus-Benutzer sind und (b) Mitglieder der Organisation sind, in der Sie den Workflow erstellen:
Schritt 6. Der Workflow wird „aktiv“, sobald er einer oder mehreren Organisationen oder Organisationseinheiten zugewiesen ist.
Aktualisieren eines Genehmigungs-Workflows
Sie können den Namen und die Beschreibung eines Workflows über die Registerkarte [Einstellungen] aktualisieren:
Aktualisieren von Workflow-Rängen
Durch Klicken auf das Menü [Mehr] bei einem Workflow-Rang wird eine Liste von Optionen zum Aktualisieren des Rangs angezeigt:
- Mit [Rang nach oben verschieben] und [Rang nach unten verschieben] können Sie die Reihenfolge der Ränge im Workflow ändern.
- Mit [Rang bearbeiten] können Sie den Namen oder den Maximalwert des Rangs anpassen.
- Mit [Rang löschen] wird der Rang vollständig aus dem Workflow entfernt.
Wenn auch nur eine einzige Rechnung im Workflow auf Genehmigung wartet, können die Ränge dieses Workflows weder aktualisiert noch gelöscht werden. Die Rechnung(en) müssen entweder zurückgestellt werden oder den Genehmigungsprozess durchlaufen, bevor die Ränge aktualisiert werden können. Sie können dem Rang jedoch jederzeit einen neuen Genehmigenden (Benutzer) hinzufügen. (Gleiches gilt für Bestellanforderungen, Gutschriften und Umlagerungen)
Hinzufügen oder Entfernen von Genehmigenden
Um die Genehmigenden in einem Workflow-Rang zu verwalten, klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche in der Spalte [Genehmigende]:
Um einen neuen Genehmigenden hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche [Genehmigenden hinzufügen] und suchen Sie nach dem gewünschten Benutzer. Sie können nur Genehmigende hinzufügen, die (a) bestehende PurchasePlus-Benutzer sind und (b) Mitglieder der Organisation sind, in der Sie den Workflow erstellen.
Um einen Genehmigenden zu entfernen, klicken Sie im Menü [Mehr] auf [Entfernen]:
Aktualisieren der Zuweisung(en) eines Workflows
Die Möglichkeit, einen Workflow zuzuweisen, finden Sie an zwei Stellen in PurchasePlus:
1. Auf der Registerkarte [Zuweisungen] des Workflows: 
2. Auf der Seite [Systemeinstellungen] → [Organisationseinstellungen]:
Bitte beachten Sie: Benutzer müssen über die Berechtigung „Organisationen verwalten“ verfügen, um einer Organisation oder Organisationseinheit einen Genehmigungs-Workflow zuzuweisen.
Wenn sich auch nur eine einzige Rechnung gemäß Workflow im Status „Wartet auf Genehmigung“ befindet, kann die Zuweisung des Workflows zu einer Organisation nicht aufgehoben werden. Die Rechnung(en) müssen zuerst entweder zurückgestellt werden oder den Genehmigungsprozess durchlaufen. (Gleiches gilt für Bestellanforderungen, Gutschriften und Umlagerungen)
Löschen eines Workflows
Workflows müssen von einem Mitglied des PurchasePlus-Konfigurationsteams gelöscht werden. Bitte kontaktieren Sie uns, um die Löschung eines Workflows aus einer Organisationseinheit zu veranlassen.
Genehmigen oder Ablehnen
Benutzer haben die Möglichkeit, eine Rechnung oder Gutschrift zu genehmigen oder abzulehnen, die einer Organisationseinheit kontiert wurde, bei der (a) ein Workflow zugewiesen ist und (b) sie als Genehmigende in einem der Workflow-Ränge eingetragen sind.
Genehmigende können das Dokument entweder über die Seite [Rechnungen ODER Gutschriften] → [Wartet auf meine Genehmigung] genehmigen oder ablehnen. Bitte beachten Sie, dass Genehmigende im zweiten (und den nachfolgenden) Rängen des Workflows Rechnungen oder Gutschriften erst dann in dieser Liste sehen, wenn sie von den vorherigen Rängen genehmigt wurden:
Darüber hinaus können Genehmigende die Rechnung oder Gutschrift öffnen und die Schaltflächen [Genehmigen] oder [Ablehnen] in der Kopfzeile des Dokuments verwenden:
Was passiert, wenn eine Rechnung oder Gutschrift genehmigt wird?
- Wenn der Betrag der Rechnung oder Gutschrift den Maximalwert des Rangs des Genehmigenden überschreitet, wird das Dokument an den nächsten Genehmigungsrang weitergeleitet. Benutzer im nächsten Genehmigungsrang werden per E-Mail benachrichtigt.
- Ist der Betrag des Dokuments kleiner oder gleich dem Maximalwert des Rangs des Genehmigenden, betrachtet der Workflow dies als „finale Genehmigung“, und die Rechnung oder Gutschrift wird automatisch in den Status „Abgeglichen“ versetzt. Sie kann zur Zahlung an Ihr externes Buchhaltungssystem exportiert werden. (Gleiches gilt für Bestellanforderungen und Umlagerungen)
Was passiert, wenn eine Rechnung oder Gutschrift abgelehnt wird?
- Genehmigende werden aufgefordert, einen Kommentar einzugeben, und das Dokument wird automatisch in den Status „Storniert“ überführt. (Gleiches gilt für Bestellanforderungen und Umlagerungen)
Neu im Vergleich zu Legacy
Langjährige Benutzer von PurchasePlus sind möglicherweise mit der Funktionsweise von Workflows auf unserer Legacy-Plattform vertraut. Hier sind die Unterschiede zwischen „neuen“ Genehmigungs-Workflows und Legacy-Workflows:
- Anders als bei Genehmigenden für Legacy-Rechnungen werden neue Workflow-Genehmigende (und die Genehmigungsreihenfolge) durch Ränge definiert – im Gegensatz zur Rolle des operativen oder finanziellen Genehmigenden, der die Rechnung jederzeit genehmigen konnte.
- [Neue] Genehmigungs-Workflows müssen sowohl für die Einkäuferorganisation als auch für die einzelnen Organisationseinheiten aktiviert werden.
- Im Gegensatz zu Legacy-Genehmigungs-Workflows gibt es keinen „unbegrenzten“ Rang, und der letzte Rang sollte den höchsten Wert aufweisen, der zur Genehmigung erforderlich ist.
- In neuen Workflows können Benutzer die Ausführungen des Workflows für die betroffenen Rechnungen und Gutschriften einsehen. Innerhalb einer Ausführung können die Ausführungsereignisse eingesehen werden – was ein effektives Audit-Protokoll für eine Rechnung oder Gutschrift innerhalb eines Workflows darstellt.
Schließlich ist zu beachten, dass „neue“ Genehmigungs-Workflows und Legacy-Genehmigungs-Workflows sich gegenseitig ausschließen. Sobald neue Genehmigungs-Workflows für eine Organisation aktiviert sind, können Benutzer dieser Organisation Rechnungen oder Gutschriften nicht mehr nach den operativen und finanziellen Legacy-Genehmigungs-Workflows genehmigen.
Fehlerbehebung
- Ich habe gerade neue Workflows für meine Organisation aktiviert, aber keine meiner Rechnungen (die auf Genehmigung warten) wurde in den relevanten Workflow aufgenommen.
Rechnungen und Gutschriften, die sich bereits im Status „Wartet auf Genehmigung“ befanden, als die neuen Workflows aktiviert wurden, müssen erneut geöffnet und dann wieder als „Wartet auf Genehmigung“ markiert werden, damit der entsprechende Genehmigungs-Workflow wirksam wird. (Gleiches gilt für Bestellanforderungen und Umlagerungen)
- Was passiert, wenn die Rechnung oder Gutschrift während der Workflow-Ausführung einer anderen Organisationseinheit kontiert wird?
Der Status der Workflow-Ausführung wird auf „Abgebrochen“ gesetzt, und das Dokument tritt in die neue Workflow-Ausführung ein. (Gleiches gilt für Bestellanforderungen und Umlagerungen)
- Was passiert, wenn bei einer Rechnung oder Gutschrift während der Workflow-Ausführung alle Kennzeichnungen behoben werden?
Die Ausführung wird abgebrochen, und das Dokument wird automatisch auf „Abgeglichen“ aktualisiert. (Gleiches gilt für Bestellanforderungen und Umlagerungen)
- Was passiert, wenn für die Organisationseinheit, der eine Rechnung oder Gutschrift kontiert ist, kein Genehmigungs-Workflow gefunden werden kann?
Das Dokument verbleibt im Status „Wartet auf Genehmigung“. (Gleiches gilt für Bestellanforderungen und Umlagerungen)
- **Was passiert, wenn ein Genehmigungs-Workflow für eine Organisation aktiviert ist, aber in keinem Workflow-Rang Genehmigende hinzugefügt wurden?
Die Rechnung oder Gutschrift verbleibt im Genehmigungs-Workflow, bis dem relevanten Rang ein Genehmigender hinzugefügt wird. (Gleiches gilt für Bestellanforderungen und Umlagerungen)**
- Ich möchte die Legacy-Workflows für die operative und finanzielle Genehmigung nachbilden. Wie kann ich das tun?
Sie können zwei Workflow-Ränge mit jeweils einem Maximalwert von 0 $ anlegen und einem Rang operative Genehmigende und dem anderen finanzielle Genehmigende zuweisen. (Gleiches gilt für Bestellanforderungen und Umlagerungen)
- Ich werde daran gehindert, einen Workflow zu bearbeiten, obwohl ich die richtige Berechtigung habe.
Unser System verhindert das Bearbeiten eines Workflows, wenn aktive Ausführungen im Workflow vorhanden sind. Genehmigen oder lehnen Sie zuerst die Rechnungen in der aktiven Ausführung ab; anschließend können Sie den Workflow bearbeiten. (Gleiches gilt für Bestellanforderungen und Umlagerungen)
- Ich erhalte zwei E-Mails zu „Rechnungen, die auf meine Genehmigung warten“.
Sie müssen als Genehmigender aus dem Genehmigungs-Workflow für Legacy-Rechnungen entfernt werden.
- Kann ich Genehmigungsränge überspringen, wenn ich Mitglied eines Workflow-Rangs mit einem höheren Maximalwert als dem Wert der Rechnung oder Gutschrift bin?
Nein, das Dokument erfordert weiterhin die Genehmigung der festgelegten Benutzer in der Rang-Reihenfolge, die für den Workflow konfiguriert wurde. Wenn beispielsweise der Wert einer Rechnung 1.000 $ beträgt, Rang 1 bis zu 500 $ genehmigen kann und Rang 2 bis zu 2.000 $ genehmigen kann, müssen Mitglieder von Rang 2 dennoch die Genehmigung von Rang 1 abwarten, bevor sie die finale Genehmigung für die auf Genehmigung wartende Rechnung erteilen können. Mit der Berechtigung „Kann Rechnungen und Gutschriften übergeordnet genehmigen“ (Super Approve) können autorisierte Benutzer jedoch jede Rechnung oder Gutschrift im Status „Wartet auf Genehmigung“ manuell in den Status „Abgeglichen“ versetzen, unabhängig davon, ob sie sich derzeit in einem Genehmigungs-Workflow befindet oder nicht. Diese Berechtigung stellt somit eine effektive Möglichkeit für autorisierte Personen dar, Genehmigungsränge im Workflow zu überspringen. (Gleiches gilt für Bestellanforderungen und Umlagerungen)