Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Die Gesamtsumme des Kontoauszugs stimmt nicht mit der Summe der Positionen überein. Was nun? Der Kontoauszug wird trotzdem gespeichert. Sie sehen einen Hinweis auf eine Saldenabweichung in der Kopfzeile der Detailansicht. Klären Sie die Positionen und entscheiden Sie dann, ob Sie den Auszug trotzdem als „Abgestimmt“ markieren oder bis zur Korrektur auf „Offen“ belassen möchten.

Ein Lieferant hat eine Rechnung auf zwei verschiedenen Kontoauszügen aufgeführt. Welche davon ist „richtig“? Das System wählt keine aus. Beide Positionen erhalten den Hinweiscodegrund „Duplikat“ und verlinken aufeinander. Sie entscheiden, welche Sie behalten, manuell abstimmen oder deren Verknüpfung aufheben möchten.

Eine Rechnung wird gelöscht, nachdem ich die Kontoauszugsposition manuell abgestimmt habe. Wird meine Abstimmung rückgängig gemacht? Nein. Die Verknüpfung mit der zugeordneten Rechnung wird entfernt und die Position wird wieder auf „Nicht zugeordnet“ zurückgesetzt, aber die Kennzeichnung für die manuelle Abstimmung (force_reconciled) bleibt erhalten. Die Position bleibt auf „Abgestimmt (Erzwungen)“. Wenn Sie den Status tatsächlich auf „Nicht zugeordnet“ zurücksetzen möchten, klicken Sie explizit auf „Erzwingen-Flag aufheben“.

Kann ich einen versehentlich hochgeladenen Kontoauszug löschen? Nicht in Phase 1. Das temporäre Löschen (Soft-Delete) wurde auf Phase 3 verschoben. Korrigieren Sie ihn vorerst nach Möglichkeit über Kopfzeilenbearbeitungen oder belassen Sie den fehlerhaft hochgeladenen Kontoauszug im System (Sie können ihn als „Abgestimmt“ markieren, ohne Aktionen an den Positionen vorzunehmen, sodass ein Prüfpfad erhalten bleibt).

Warum bleibt der Kontoauszug auf „Offen“, obwohl jede Zeile grün ist? Das ist beabsichtigt. Es gibt keinen automatischen Abschluss von Kontoauszügen. Eine Bestätigung durch einen Benutzer ist immer erforderlich.

Kann ich Kontoauszüge einsehen, die meiner übergeordneten Organisation gehören? Nein. Die Sichtbarkeit gilt immer nur von oben nach unten. Sie sehen Ihre Organisation und alle untergeordneten Organisationen. Wenn Sie einen organisationsübergreifenden Kontoauszug abstimmen müssen, melden Sie sich auf der Ebene der übergeordneten Organisation an.

Die Referenz auf dem Kontoauszug stimmt nicht exakt mit der Rechnung überein. Wird sie trotzdem zugeordnet? Ja, in den meisten Fällen. Beim Abgleich werden nicht-alphanumerische Zeichen entfernt und beide Seiten in Großbuchstaben umgewandelt. So stimmt INV-00123 mit inv/00123 überein. Präfixe und führende Nullen bleiben erhalten, sodass INV-123 und INV-0123 korrekterweise als unterschiedlich behandelt werden.

Was passiert, wenn sich die Rechnungsnummer des Lieferanten geändert hat, weil sie neu ausgestellt wurde? Das ist der klassische Fall einer Ersetzung (Supersede). Wenn ein Duplikat oder ein gelöschter Scanauftrag für dieselbe Referenz vorhanden ist, zeigt die Position den Hinweis „Achtung bei Ersetzung“ an, und Sie können „Ersetzung anwenden“ wählen, um die Rechnung im System mit nur einem Klick durch die korrigierte Version zu aktualisieren.