Übersicht

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• Einführung
• Erstellen einer neuen Bestellanforderung
• Arten von Bestellanforderungen
• Einstellungen für Bestellanforderungen
• Einfacher vs. Erweiterter Einkaufsmodus
• Genehmigen einer Bestellanforderung
• Zugehörige Dokumente
• Status von Bestellanforderungen
• Fehlerbehebung
  • Produkte des Lieferanten nicht vorrätig

Was ist eine Bestellanforderung?

Eine Bestellanforderung ist eine Anfrage für Waren, die ein Einkäufer von seinen Lieferanten erwerben möchte.

In PurchasePlus kann ein Benutzer in einer Einkäuferorganisation eine Bestellanforderung erstellen, die Produkte hinzufügen, die er kaufen möchte, und die Mengen dieses Produkts angeben. Sobald der Benutzer mit seiner Bestellanforderung zufrieden ist, kann er sie zur Genehmigung an einen Abteilungsleiter, einen Betriebsleiter oder einen Finanzmanager innerhalb seiner Organisation übermitteln.

Sobald die Bestellanforderung zur Genehmigung eingereicht wird, werden die Preise der enthaltenen Produkte per Snapshot fixiert und unabhängig von eventuellen Preisänderungen nach dem Absenden der Bestellanforderung an die Bestellungen weitergegeben.

Wenn die Bestellanforderung des Benutzers anschließend genehmigt wird, werden automatisch Bestellungen für jeden in der Bestellanforderung enthaltenen Lieferanten generiert (und abhängig von den Einstellungen der Bestellanforderung versendet).

Erstellen einer Bestellanforderung

Benutzer können eine neue Bestellanforderung erstellen, indem sie auf einen der folgenden Punkte klicken:

• [Bestellanforderungen] → [Neue Bestellanforderung] in der seitlichen Navigationsleiste,
• auf die Schaltfläche [Neue Bestellanforderung erstellen] oben in der Tabelle [Bestellanforderungen] → [Alle anzeigen],
• [Bestellungen] → [Neue Bestellung] in der seitlichen Navigationsleiste oder
• [Einkauf beginnen] auf dem Dashboard.

 Alle diese Optionen führen den Benutzer zur Seite „Neue Bestellanforderung erstellen“:

Abhängig von den Benutzerberechtigungen des Einkäufers und den Konfigurationseinstellungen seiner Organisation stehen verschiedene Arten von Bestellanforderungen zur Verfügung. Klicken Sie auf die jeweilige Art der Bestellanforderung, um mehr zu erfahren.

1. Eine Alle-Lieferanten-Bestellanforderung, die dem Benutzer eine Liste aller Produkte anzeigt, die von allen angebundenen Lieferanten seiner Organisation angeboten werden. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Angebote für eine breite Palette von Produkten zu durchsuchen und zu vergleichen.
2. Eine Einzelner-Lieferant-Bestellanforderung, die dem Benutzer eine Liste aller Produkte anzeigt, die Ihrer Organisation aktuell von einem einzelnen ausgewählten Lieferanten zur Verfügung stehen.
3. Eine Einkaufslisten-Bestellanforderung, die auf einer vordefinierten Liste von Produkten basiert. Einkaufslisten sind eine hervorragende Möglichkeit für Manager und Abteilungsleiter, genau die Produkte festzulegen, die andere Benutzer in ihrer Organisation beim Erstellen einer Bestellanforderung bestellen sollen. Für jeden Artikel in der Einkaufsliste werden Angebote der jeweils freigeschalteten Lieferanten angezeigt. 
4. Eine Benutzerdefinierte Bestellanforderung, die es einem Benutzer ermöglicht, Ad-hoc-Artikel von seinen freigeschalteten Lieferanten zu bestellen. Eine benutzerdefinierte Bestellanforderung kann verwendet werden, wenn keine der anderen Bestellanforderungsarten geeignet ist.
5. Eine Externe Bestellanforderung, die es Benutzern ermöglicht, eine Bestellanforderung über den externen E-Commerce-Webshop eines Lieferanten zu erstellen, sofern der Lieferant dies in PurchasePlus aktiviert hat. Der Benutzer kann die volle Funktionalität der Website des Lieferanten nutzen, um seine Waren zu bestellen. Sobald der Einkauf auf der Website des Lieferanten abgeschlossen ist, wird der Benutzer zu PurchasePlus zurückgeleitet, und die ausgewählten Produkte, Preise und Mengen werden automatisch in die Bestellanforderung in PurchasePlus übernommen.
6. Eine Nachbestellungs-Bestellanforderung, die Benutzern die Möglichkeit bietet, Artikel aus einer vorherigen Bestellanforderung, Bestellung oder Rechnung erneut zu bestellen.
7. Eine Lagerort-Bestellanforderung, die es Benutzern unseres Moduls Lagerbestand ermöglicht, die Lagerartikel an einem bestimmten Lagerort aufzufüllen – mit zusätzlichen Funktionen, die dabei helfen, die richtigen Produkte in den richtigen Mengen zu beschaffen und so die Lagerbestände genau zu kontrollieren.

Bestellanforderungen können auch per Schnellerstellung erstellt werden. Wenn die Schnellerstellung für eine Organisation aktiviert ist, sehen Benutzer, die auf der Seite [Startseite] auf die Schaltfläche [Einkauf beginnen] klicken, einen optimierten Prozess zur Bestellanforderungserstellung, der lediglich ein (optionales) Referenzfeld erfordert. Die Bestellanforderung wird als „Alle Lieferanten“-Bestellanforderung angelegt und auf den Einfachen Einkaufsmodus eingestellt (wobei der Benutzer weiterhin die Möglichkeit hat, andere Arten von Bestellanforderungen zu erstellen).

Einstellungen für Bestellanforderungen

Für jede Art von Bestellanforderung gelten verschiedene Einstellungen. Diese Einstellungen können für die Lieferanten wichtig sein (z. B. eine Lieferadresse oder ein Lieferdatum) oder für die Kollegen des Benutzers (z. B. die Zuweisung der Bestellanforderung zu einer Abteilung und einem Sachkonto). 

Diese Einstellungen können zum ersten Mal im Formular [Neue Bestellanforderung erstellen] festgelegt werden:

Standardmäßig ist das Kontrollkästchen [Bestellungen an Lieferanten senden] aktiviert, was bedeutet, dass die Bestellung nach vollständiger Genehmigung automatisch an den Lieferanten gesendet wird. In den Fällen, in denen:

1. Sie eine Bestellung nachträglich erstellen (d. h. die Waren wurden bereits empfangen und in Rechnung gestellt), oder
2. Sie einen Einkauf erfassen, der außerhalb von PurchasePlus getätigt wurde (z. B. telefonisch),

...ist es wichtig, das Kontrollkästchen [Bestellungen an Lieferanten senden] zu deaktivieren, um Unklarheiten oder Doppelbestellungen zu vermeiden.

Sobald die Bestellanforderung erstellt wurde und sich im Status „Offen“ befindet, können ihre Einstellungen von Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen aktualisiert werden, indem sie (a) in der Tabelle [Bestellanforderungen] → [Alle anzeigen] mit der Maus über die entsprechende Einstellung fahren:

...oder (b) in der Tabelle auf die Bestellanforderung klicken und entweder zum Reiter [Einstellungen] oder zum [Informationsbereich] navigieren:

Sie können die Einstellung(en) suchen, anpassen und anschließend auf [Änderungen speichern] klicken:

Bitte beachten Sie: Einige Einstellungen sind Systemfelder und können daher von Benutzern nicht bearbeitet werden.

Einfacher vs. Erweiterter Einkaufsmodus

Bestellanforderungen können im Einfachen Einkaufsmodus oder im Erweiterten Einkaufsmodus erstellt werden.

Der einfache Einkaufsmodus ist der standardmäßige, kartenbasierte und visuell ansprechende Einkaufsmodus, den Benutzer beim Erstellen einer Bestellanforderung sehen:

Wenn der Benutzer auf der Seite zur Bestellanforderungserstellung die Option [Erweiterten Einkauf aktivieren] wählt, wird ihm eine leistungsstarke, tabellarische Ansicht angezeigt, mit der Bestellanforderungen erstellt werden können:

Genehmigen einer Bestellanforderung

Wenn eine Bestellanforderung von einem Benutzer zur Genehmigung eingereicht wird, wechselt sie in den Status „Ausstehende Genehmigung“ und wird in den Genehmigungsworkflow aufgenommen, der für die angegebene Abteilung und das Sachkonto der Bestellanforderung gilt. 

Die auf der ersten Stufe des Genehmigungsworkflows festgelegten Benutzer erhalten eine E-Mail mit dem Hinweis, dass die Bestellanforderung eingereicht wurde und sie die Bestellanforderung genehmigen können. Bei diesen Benutzern handelt es sich in der Regel um Abteilungsleiter, Finanz- oder Betriebsleiter in der einkaufenden Organisation.

Die zuständigen Genehmiger können auf die zur Genehmigung anstehenden Bestellanforderungen zugreifen, indem sie auf [Bestellanforderungen] → [Wartet auf meine Genehmigung] klicken:

Sobald die Bestellanforderung alle relevanten Stufen des Genehmigungsworkflows durchlaufen hat, werden eine oder mehrere Bestellungen erstellt, die an den bzw. die Lieferanten gesendet werden können, deren Produkte in der Bestellanforderung enthalten waren.

Die neu erstellten Bestellungen können manuell an Lieferanten gesendet werden. Häufig hat der Benutzer jedoch entweder die automatische Einstellung [Bestellungen an Lieferanten senden] in der Bestellanforderung aktiviert, oder dieselbe Einstellung wurde als Benutzereinstellung hinterlegt, sodass die Bestellungen von PurchasePlus automatisch an das bevorzugte Ziel des Lieferanten gesendet werden, sobald die Bestellanforderung genehmigt ist.

Sobald eine Bestellanforderung genehmigt wurde (und die resultierenden Bestellungen erstellt wurden), kann die Bestellanforderung nicht mehr bearbeitet werden. Erforderliche Änderungen können in manchen Fällen an den generierten Bestellungen vorgenommen werden, indem Sie zum Reiter [Einstellungen] der Bestellung navigieren.

Zugehörige Dokumente

Bestellanforderungen können mit folgenden Elementen verknüpft sein:

• Einer oder mehreren Bestellungen, die nach der Genehmigung einer Bestellanforderung erstellt werden,
• Einer oder mehreren Rechnungen, die den nach der Genehmigung einer Bestellanforderung erstellten Bestellungen zugeordnet werden,
• Anhängen, bei denen es sich um Dateien handelt, die zur Bestellanforderung hochgeladen werden, um Genehmigern und anderen Betrachtern Kontext und wichtige Informationen bereitzustellen.

Status von Bestellanforderungen

Bestellanforderungen können verschiedene Status annehmen, die wichtige Informationen über die Bestellanforderung liefern.

• Offen: Eine Bestellanforderung im Status „Offen“ kann als Entwurf betrachtet werden – der Benutzer, der die Bestellanforderung erstellt hat, kann sie an verschiedenen Stellen in der PurchasePlus-Anwendung in seinem Bereich „Meine Entwürfe“ einsehen. Solange sich eine Bestellanforderung im Status „Offen“ befindet, kann sie bearbeitet werden, es können Produkte hinzugefügt oder entfernt werden, oder sie kann abgebrochen werden. Um die Bestellanforderung weiterzuleiten, muss sie durch Klicken auf [Bestellanforderung einreichen] zur Genehmigung eingereicht werden.
• Ausstehende Genehmigung: Eine Bestellanforderung mit dem Status „Ausstehende Genehmigung“ wurde zur Genehmigung eingereicht, hat jedoch noch keine finale Genehmigung erhalten. Alle relevanten Benutzer im Genehmigungsworkflow müssen die Genehmigung erteilen, damit eine Bestellanforderung als genehmigt gilt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über das Genehmigen einer Bestellanforderung.
• Storniert: Eine stornierte Bestellanforderung ist eine Bestellanforderung, die storniert wurde, während sie sich im Status „Offen“, „Ausstehende Genehmigung“ oder „Abgelehnt“ befand. Eine stornierte Bestellanforderung kann nicht wieder geöffnet werden und wird in Ihrer Organisation nicht mehr verwendet. Für eine stornierte Bestellanforderung können keine Aktionen mehr durchgeführt werden.
• Genehmigt: Eine genehmigte Bestellanforderung ist eine Bestellanforderung, die zur Genehmigung eingereicht und anschließend von den entsprechenden Benutzern im Genehmigungsworkflow freigegeben wurde. Eine genehmigte Bestellanforderung generiert Bestellungen für jeden in der Bestellanforderung enthaltenen Lieferanten. Eine genehmigte Bestellanforderung kann geschlossen werden oder im Status „Genehmigt“ verbleiben.
• Abgelehnt: Eine abgelehnte Bestellanforderung ist eine Bestellanforderung, die zur Genehmigung eingereicht und von einem genehmigenden Benutzer im Genehmigungsworkflow abgelehnt wurde. Eine abgelehnte Bestellanforderung kann storniert oder der Einkauf fortgesetzt und die Bestellanforderung erneut eingereicht werden.
• Geschlossen: Eine geschlossene Bestellanforderung stellt den Endstatus dar, den eine Bestellanforderung annehmen kann.

Fehlerbehebung

Produkte des Lieferanten nicht vorrätig

Gelegentlich kann ein Lieferant eines seiner Produkte als „Nicht vorrätig“ markieren. Einkäufer werden beim Erstellen einer Bestellanforderung darauf hingewiesen, dass das Produkt nicht vorrätig ist:

Der Einkäufer wird nicht daran gehindert, das Produkt zur Bestellanforderung hinzuzufügen – es handelt sich lediglich um eine Warnung. Beachten Sie jedoch, dass bei dringendem Bedarf des Produkts entweder:

1. ein anderes Lieferantenangebot für dasselbe Produkt bestellt werden sollte (nachdem geprüft wurde, ob der Preisunterschied bzw. Aufpreis die schnellere Lieferung rechtfertigt), oder
2. ein Ersatzprodukt bestellt werden sollte.