Umlagerungen

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• Arten von Umlagerungen
• Umlagerungsstatus
• Umlagerungen anzeigen
  • Nullmengen-Zeilen in einer offenen Umlagerung ausblenden
  • Eine Umlagerung drucken
  • Eine Datei an eine Umlagerung anhängen
• Umlagerungen erstellen und verwalten
• Umlagerungen importieren und exportieren
• Umlagerungen abschließen
  • Umlagerungen stornieren
• Umlagerungsprotokolle

Umlagerung

Eine Umlagerung ist eine Möglichkeit, die Bewegung von Lagerartikeln zwischen Lagerorten zu verwalten (und buchhalterisch zu erfassen). 

Eine Umlagerung kann jederzeit manuell erstellt werden, wenn der Benutzer über die Berechtigung „Umlagerungen verwalten“ verfügt, oder sie kann bei bestimmten Aktionen automatisch erstellt werden – z. B. beim Wareneingang oder während der Ersteinrichtung von Anfangsbeständen an einem Lagerort. 

Für jede Art von Umlagerung werden Umlagerungsbelege erstellt, in denen Sie eine detaillierte Zusammenfassung von Herkunft, Ziel, den übertragenen Lagerartikeln und weiteren wichtigen Informationen einsehen können.

Arten von Umlagerungen

Im Inventarmodul von PurchasePlus gibt es viele verschiedene Arten von Umlagerungen:

• Lagerumlagerung: dient dem Verschieben von Lagerartikeln von einem Lagerort zu einem anderen,
• Bestandskorrektur: dient der Anpassung der Menge eines oder mehrerer Lagerartikel an einem Lagerort,
• Bestandsabweichung: dient zur Erfassung der Differenz zwischen der Soll-Menge und der Ist-Menge von Lagerartikeln an einem Lagerort. Dies geschieht in der Regel im Rahmen einer Inventur.
• Anfangsbestandsumlagerung: dient dazu, Lagerartikel zum ersten Mal an einem Lagerort zu erfassen. Die anfängliche Eröffnungsmenge wird von Ihrem Anfangsbestand-Lagerort übertragen. Dies kann über einen CSV-Import erfolgen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Anfangsbestände per CSV importieren.
• Wareneingang: dient zur Erfassung einer Übertragung von Lagerartikeln von einem Ihrer Lieferanten an Ihren Lagerort. Diese Umlagerung wird automatisch erstellt, wenn Waren empfangen werden – von einer Bestellung in einen Lagerort.

Umlagerungsstatus

Jede Umlagerung hat einen Status, der angibt, wo sich die Umlagerung in ihrem Lebenszyklus befindet. Die möglichen Umlagerungsstatus sind:

• Offen: Die Umlagerung wurde erstellt, ist aber noch nicht abgeschlossen. Im Status „Offen“ kann eine Umlagerung von Benutzern mit der Berechtigung „Umlagerungen verwalten“ bearbeitet werden. Dem Transfer können weiterhin Lagerartikel hinzugefügt werden, und einige Einstellungen der Umlagerung können im offenen Zustand bearbeitet werden. Wenn es angebracht ist, kann eine offene Umlagerung von jedem Benutzer mit der Berechtigung „Umlagerungen abschließen“ manuell als abgeschlossen markiert werden.
• Ausstehende Genehmigung: Die Umlagerung wartet auf die Genehmigung durch einen berechtigten Benutzer in Ihrer Organisation. Nur Genehmigende können Änderungen an einer Umlagerung in diesem Status vornehmen.
• Abgeschlossen: Die Umlagerung wurde finalisiert, entweder manuell durch einen Benutzer mit der Berechtigung „Umlagerungen abschließen“ oder automatisch als Teil bestimmter Aktionen – z. B. beim Empfang von Lagerartikeln in Ihr Inventar. Die Lagerartikel auf dem Umlagerungsbeleg wurden am Herkunftsort abgebucht und am Zielort zugebucht. Einer abgeschlossenen Umlagerung können keine neuen Lagerartikel hinzugefügt werden, und es können keine Einstellungen mehr bearbeitet werden. Sobald der Status „Abgeschlossen“ erreicht ist, kann die Umlagerung weder storniert noch rückgängig gemacht werden, da die Bewegung der Lagerartikel und alle daraus resultierenden wichtigen Berechnungen bereits ausgeführt wurden. 
• Storniert: Eine offene Umlagerung kann „storniert“ werden, bevor sie als abgeschlossen markiert wird. Sobald sie sich im Status „Storniert“ befindet, können keine weiteren Aktionen mehr für die Umlagerung durchgeführt werden.

Ihre Umlagerungen anzeigen

Benutzer können Umlagerungen über alle ihre Lagerorte hinweg anzeigen, indem sie in der seitlichen Navigationsleiste auf [Inventar] → [Umlagerungen] navigieren.

Sie können auf die Umlagerung klicken (z. B. „TX01234“), um eine Umlagerung detaillierter anzuzeigen, einschließlich Herkunft, Ziel, Lagerartikel und in der Umlagerung enthaltene Mengen:

Sie können detaillierte Informationen zu einer Umlagerung anzeigen, z. B. Uhrzeit und Datum der Erstellung, den Benutzer, der die Umlagerung veranlasst hat, oder das Belegdokument, aus dem die Umlagerung automatisch generiert wurde, indem Sie im Kopfbereich der Umlagerung auf die Schaltfläche [Details ein- oder ausblenden] klicken:

Nullmengen-Zeilen in einer offenen Umlagerung ausblenden

Wenn Sie eine Umlagerung im Status „Offen“ anzeigen (z. B. bei der ersten Erstellung der Umlagerung oder bei der Überprüfung vor dem Abschluss), können Sie jeden Lagerartikel sehen, der am Herkunftsort verfügbar ist, falls Sie ihn der Umlagerung hinzufügen möchten.

Gelegentlich möchten Sie möglicherweise die Lagerartikel mit einer Menge von Null bei einer Umlagerung ausblenden, um nur die Artikel zu sehen, die tatsächlich umgelagert werden.

Sie können dafür das Kontrollkästchen [Artikel mit Nullmenge ausblenden] verwenden:

Eine Umlagerung drucken

Um eine druckerfreundliche Version einer Umlagerung zu erstellen, klicken Sie im Kopfbereich der Umlagerung auf [Umlagerung drucken]:

Es erscheint ein Browser-Dialogfenster, in dem Sie Ihren Drucker und die Druckoptionen auswählen können.

Eine Datei an eine Umlagerung anhängen

Benutzer können eine Datei von bis zu 5 MB an eine Umlagerung anhängen, indem sie auf der Registerkarte [Anhänge] der Umlagerung auf [Neuen Anhang hochladen] klicken:

Umlagerungen importieren und exportieren

Umlagerungen importieren

Anfangsbestandsumlagerungen (d. h. die erstmalige Befüllung eines Lagerorts mit Lagerartikeln) können über einen CSV-Import durchgeführt werden. Bitte lesen Sie vor dem Hochladen Ihrer CSV-Datei den Artikel Anfangsbestandsumlagerung per CSV-Upload erstellen mit Hinweisen zum CSV-Format und den Validierungsregeln.

Umlagerungen exportieren

Jede Umlagerung kann „exportiert“ werden, was bedeutet, dass die Umlagerungsdaten (Produktdaten, Menge, Werte) als CSV heruntergeladen werden können.

Um eine Umlagerung zu exportieren, navigieren Sie zur entsprechenden Umlagerung und klicken Sie auf die Registerkarte [Exporte]. Klicken Sie abschließend auf [Neuen Export erstellen] und bestätigen Sie die Aktion:

Der Export wird in der Tabelle der Exporte angezeigt, sobald er verarbeitet wurde und zum Download bereitsteht.

Umlagerungen erstellen und verwalten

Benutzer mit der Berechtigung „Umlagerungen verwalten“ können Folgendes tun: 

• Die empfohlene Methode zum Erstellen einer neuen Umlagerung besteht darin, oben rechts auf der Seite [Inventar] → [Umlagerungen] auf die Schaltfläche [Neue Umlagerung erstellen] zu klicken. Für jede Umlagerung müssen vor der Erstellung Herkunft und Ziel ausgewählt werden. Die in der Umlagerung enthaltenen Lagerartikel werden nach Abschluss der Umlagerung von der Herkunft zum Ziel übertragen.

• Über das Formular [Neue Umlagerung erstellen] wird eine Umlagerung im Status „Offen“ erstellt; Lagerartikel können hinzugefügt und einige Einstellungen der Umlagerung geändert werden. Bei den meisten Umlagerungsarten werden alle am Herkunftsort geführten Lagerartikel auf der Umlagerung mit einer Umlagerungsmenge von Null angezeigt. Die Menge jedes Lagerartikels kann auf einen Wert größer als Null geändert werden, wodurch diese Menge nach Abschluss der Umlagerung an den Zielort übertragen wird.
• Jede Umlagerung im offenen Status kann von einem Benutzer mit der Berechtigung „Umlagerungen verwalten“ bearbeitet werden. Darüber hinaus können berechtigte Benutzer den Zielort einer Umlagerung im offenen Status aktualisieren.
• Zusätzlich können Umlagerungen von einem Lagerort aus erstellt werden. Mehr erfahren.

Umlagerungen abschließen 

Das Markieren einer Umlagerung als abgeschlossen reduziert die Mengen der Lagerartikel am Herkunftsort und erhöht sie am Zielort. Klicken Sie dazu im Kopfbereich des Umlagerungsbelegs auf die Schaltfläche [Als abgeschlossen markieren]. Sobald der Status „Abgeschlossen“ erreicht ist, kann die Umlagerung weder storniert noch rückgängig gemacht werden, da die Bewegung der Lagerartikel und alle daraus resultierenden wichtigen Berechnungen bereits ausgeführt wurden. Diese Funktion wird über die Berechtigung „Umlagerungen abschließen“ gesteuert.

Umlagerungen stornieren

Eine Umlagerung im Status „Offen“ kann auf der Seite [Inventar] → [Umlagerungen] storniert werden, indem Sie auf [Mehr] und dann auf [Umlagerung stornieren] klicken. Diese Aktion ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wenn ein Genehmigender eine Umlagerung ablehnt, wird die Umlagerung ebenfalls storniert. Diese Aktion ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Umlagerungsprotokolle

Beim Anzeigen eines Lagerartikels innerhalb eines Lagerorts können Sie zusätzliche Details zu den Mengen- und Wertänderungen einsehen, die sich aus dem Ein- und Ausgang eines Lagerartikels am Lagerort ergeben. Diese Details werden in Form eines Umlagerungsprotokolls dargestellt.

Um ein Umlagerungsprotokoll anzuzeigen, navigieren Sie zunächst zu einem Lagerort und klicken Sie im Menü [Mehr] neben einem beliebigen Lagerartikel auf [Umlagerungsprotokoll anzeigen]:

Durch Klicken auf [Umlagerungsprotokoll anzeigen] öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Umlagerungen einsehen können, die diesen Lagerartikel an diesem bestimmten Lagerort betreffen, die Eingangs-, Ausgangs- und Bestandsmengen, die Stück- und Gesamtsaldowerte sowie alle zur Umlagerung hinterlassenen Kommentare:

Bitte beachten: Umlagerungsprotokolle beziehen sich spezifisch auf einen Lagerartikel innerhalb eines Lagerorts – d. h. Sie können das Umlagerungsprotokoll für einen Lagerartikel nicht über alle Ihre Lagerorte hinweg in einer einzigen Ansicht anzeigen.

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Dies ist Teil 4 unserer Reihe „Einführung in das Inventar“. 

• Lesen Sie Einführung in das Inventar, Teil 1
• Lesen Sie Einführung in das Inventar, Teil 2: Lagerartikel
• Lesen Sie Einführung in das Inventar, Teil 3: Lagerorte
• Lesen Sie Einführung in das Inventar, Teil 5: Inventuren

Wie beginne ich mit der Nutzung des Inventarmoduls?

Wenn Ihre Organisation mit der Nutzung des PurchasePlus-Inventarmoduls beginnen möchte, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager oder an unser freundliches Customer Success Team, um Unterstützung bei der Aktivierung des Moduls zu erhalten und Schulungen für Ihre Benutzer zu organisieren.

Hinweis für Einkäufer, die Legacy PurchasePlus nutzen

Das Inventarmodul in PurchasePlus wurde neu gestaltet und unterscheidet sich wesentlich vom Inventarmodul in Legacy PurchasePlus. Organisationen, die von Legacy PurchasePlus auf PurchasePlus migrieren, erhalten zusätzliche Unterstützung bei der Migration.