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  • Auswirkungen von Eigentümerschaft und Hierarchie bei Einkaufslisten
  • Abteilungen und Sachkonten pro Einkaufsliste
  • Abteilungen und Sachkonten pro Einkaufslistenposition
  • Aktivierte Lieferanten pro Einkaufsliste

Übersicht

Einkaufslisten sind eine leistungsstarke Möglichkeit, Beschaffungsentscheidungen im gesamten Unternehmen zu standardisieren und zu automatisieren – um sicherzustellen, dass Einkäufer die richtigen Produkte von den richtigen Lieferanten zum richtigen Preis kaufen.

Eine Einkaufsliste dient dazu, eine vordefinierte „Einkaufsliste“ von Produkten zusammenzustellen, an denen der Einkäufer interessiert ist. Eine Einkaufsliste zeigt alle verfügbaren Angebote für diese Produkte aus allen Katalogen der jeweiligen Lieferanten an.

Einkaufslisten entfalten ihren vollen Nutzen, wenn ein Benutzer mit der Berechtigung „Einkaufslisten-Bestellanforderungen erstellen“ eine Bestellanforderung aus einer Einkaufsliste erstellt.

Der Benutzer wird dabei unterstützt, die vordefinierten Produkte zur Bestellanforderung hinzuzufügen, und wird dazu angehalten, das günstigste Angebot der Lieferanten auszuwählen, die das Produkt anbieten.

Sobald die Bestellanforderung vom Benutzer eingereicht und von den erforderlichen Genehmigern genehmigt wurde, wird sie in mehrere Bestellungen aufgeteilt und an die in der Bestellanforderung angegebenen Lieferanten gesendet.

Erstellen einer neuen Einkaufsliste

Einkäufer-Benutzer mit der Berechtigung „Einkaufslisten verwalten“ können über [Einkaufslisten] → [Neue Einkaufsliste] in der seitlichen Navigationsleiste eine neue Einkaufsliste anlegen und damit beginnen, Produkte zur Einkaufsliste hinzuzufügen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über das Erstellen einer neuen Einkaufsliste.

Eine Einkaufsliste importieren und exportieren

Einkäufer-Benutzer mit der Berechtigung „Einkaufslisten verwalten“ können eine Einkaufsliste per CSV-Upload über die Registerkarte [Einkaufsliste] → [Importe] mit Produkten befüllen. Es ist sehr wichtig, dass die CSV-Datei korrekt formatiert ist; Sie können die Funktion [Exportieren] verwenden, um eine CSV-Datei im richtigen Format für Importe auszugeben.

Das Importieren und Exportieren der Einkaufsliste wird als Registerkarten im Kopfbereich der Einkaufsliste angezeigt:

Produkte verwalten

Einkäufer-Benutzer mit der Berechtigung „Artikel zu Einkaufslisten hinzufügen“ können Produkte zu einer bestehenden Einkaufsliste hinzufügen und daraus entfernen.

Beim Hinzufügen von Produkten zu Einkaufslisten (insbesondere solchen, die für die Erstellung von Bestellanforderungen für registrierte Lieferanten bestimmt sind) wird dringend empfohlen, Artikel nach Möglichkeit aus dem vom Lieferanten verwalteten Katalog (und nicht aus einem selbstverwalteten Katalog) auszuwählen.

Dies trägt dazu bei, dass die Produktdaten (Artikelnummern, Preise, Mengeneinheiten usw.) korrekt, aktuell und dem Lieferanten bekannt sind. Dadurch verringert sich wiederum das Risiko von Abweichungen, Auftragsablehnungen oder nachträglichen manuellen Korrekturen.

Darüber hinaus können sich Lieferantenkataloge im Laufe der Zeit ändern: Produkte können hinzugefügt, aktualisiert, ersetzt oder eingestellt werden. Daher empfiehlt es sich, Ihre Einkaufslisten regelmäßig zu überprüfen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über das Verwalten von Produkten in einer Einkaufsliste.

Eine Bestellanforderung erstellen

Benutzer mit der Berechtigung „Einkaufslisten-Bestellanforderungen erstellen“ können eine neue Bestellanforderung aus der Einkaufsliste erstellen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über das Erstellen einer Bestellanforderung aus einer Einkaufsliste.

Erweitert

Auswirkungen von Eigentümerschaft und Hierarchie bei Einkaufslisten

Jede Einkaufsliste hat einen „Eigentümer“, d. h. die Organisation, unter der die Einkaufsliste ursprünglich erstellt wurde:

Organisationen in PurchasePlus existieren in der Regel innerhalb einer Hierarchie – d. h. Organisationen können übergeordnete („Parent“) und untergeordnete („Child“) Organisationen haben, die in der Hierarchie entsprechend über oder unter der jeweiligen Organisation stehen. PurchasePlus verwendet den „Eigentümer“ der Einkaufsliste, um zu bestimmen, welche Benutzer in welchen Organisationen der Hierarchie die Einkaufsliste verwalten können.

• Benutzer können:
  • Einkaufslisten, die sich im Besitz ihrer aktuell angemeldeten Organisation befinden, anzeigen, deren Einstellungen verwalten und deren Produkte verwalten.
  • Alle Einkaufslisten anzeigen, die sich im Besitz von Organisationen über und unter ihrer aktuell angemeldeten Organisation befinden.
  • Die Einstellungen einer Einkaufsliste verwalten, die sich im Besitz einer untergeordneten Organisation ihrer aktuell angemeldeten Organisation befindet (z. B. Name, Abteilung usw.).
  • Produkte zu einer Einkaufsliste hinzufügen und daraus entfernen, die sich im Besitz einer untergeordneten Organisation ihrer aktuell angemeldeten Organisation befindet.
• Benutzer können nicht:
  • Die Einstellungen einer Einkaufsliste verwalten, die sich im Besitz einer übergeordneten Organisation ihrer aktuell angemeldeten Organisation befindet (z. B. Name, Abteilung usw.),
  • Produkte zu einer Einkaufsliste hinzufügen, die sich im Besitz einer übergeordneten Organisation ihrer aktuell angemeldeten Organisation befindet,
  • Produkte aus einer Einkaufsliste entfernen, die sich im Besitz einer übergeordneten Organisation ihrer aktuell angemeldeten Organisation befindet.

Diese Logik in Kombination mit den relevanten Benutzerberechtigungen für die Einkaufslistenverwaltung ermöglicht es PurchasePlus, eine Top-Down-Verwaltung von Einkaufslisten zu unterstützen, ohne den Benutzern die Möglichkeit zu nehmen, standort- oder abteilungsspezifische Einkaufslisten selbst detailliert zu verwalten.

Schließlich kann der Eigentümer der Einkaufsliste nicht geändert werden. Wenn Sie eine Einkaufsliste in der Organisationshierarchie nach oben oder unten verschieben müssen, müssen Sie die Einkaufsliste exportieren und dann auf der gewünschten Ebene der Organisationshierarchie importieren.

Department and Account Code per Buy List

Wenn ein Benutzer mit der Berechtigung „Einkaufslisten verwalten“ eine neue Einkaufsliste erstellt, kann er optional eine Standardabteilung und ein Standardsachkonto für die Einkaufsliste festlegen. Wenn eine Bestellanforderung mithilfe dieser Einkaufsliste erstellt wird, wird sie standardmäßig auf diese Abteilung und dieses Sachkonto gesetzt. Dies kann jederzeit auf der Registerkarte „Einstellungen“ der Einkaufsliste aktualisiert werden.

Department and Account Code per Buy List Item

Wenn ein Benutzer mit der Berechtigung „Einkaufslisten verwalten“ eine bestehende Einkaufsliste anzeigt (z. B. beim Hinzufügen eines neuen Produkts zur Einkaufsliste), kann er für jedes Produkt in der Einkaufsliste eine Standardabteilung und ein Standardsachkonto hinterlegen.

Aktivierte Lieferanten pro Einkaufsliste

Gelegentlich möchten Sie möglicherweise festlegen, welche Lieferantenangebote Benutzern zur Verfügung stehen, die eine Bestellanforderung aus einer Einkaufsliste erstellen. Diese Funktion finden Sie auf der Registerkarte [Einstellungen] der Einkaufsliste:

Standardmäßig erlaubt jede Einkaufsliste allen Lieferanten, Angebote für Produkte auf der Einkaufsliste abzugeben. Wenn Sie die Lieferanten eingrenzen möchten, die Angebote abgeben dürfen, klicken Sie auf [Lieferanten aktivieren] und suchen bzw. wählen Sie die gewünschten Lieferanten aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben dem Lieferantennamen aktivieren. Klicken Sie auf [Änderungen speichern], um die Änderungen zu übernehmen: