Übersicht
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„Budgets“ ist ein optionales Modul, mit dem Organisationen ihre Ausgaben bei ihren Lieferanten entsprechend ihren Anforderungen an Jahr/Monat und Aufwandskonten besser verwalten und überwachen können.
Direkt zu:
- Einführung – Was ist ein Budget?
- Budgets anzeigen
- Ein Budget erstellen
- Budget in einer Bestellanforderung
Was ist ein Budget?
Ein „Budget“ in PurchasePlus ist ein Ausgabenlimit, das von berechtigten Benutzern festgelegt und für einen bestimmten Zeitraum auf einen Bereich ihres Unternehmens angewendet wird.
Budgets bestehen aus:
- Einem Jahr und einem Monat, für die das Budget gilt,
- Einer Organisationseinheit (Abteilung) und einem Kontocode, für die das Budget gilt, und
- Einem Budgetbetrag (ohne Steuern), der für das Budget gilt.
Wenn eine Bestellanforderung von einem Einkäufer erstellt wird, wird der „Budgetbetrag“ beansprucht, wenn beides zutrifft:
- das Lieferdatum der Bestellanforderung liegt im Jahr/Monat des Budgets, UND
- die Bestellanforderung wird über die Organisationseinheit und den Kontocode des Budgets verbucht.
Budgets in PurchasePlus hindern Benutzer nicht daran, Bestellanforderungen zu erstellen oder einzureichen (selbst wenn die Bestellanforderung dazu führt, dass das entsprechende Budget überschritten wird). Alle Genehmiger der Bestellanforderung werden jedoch darauf aufmerksam gemacht, dass ihre Bestellanforderung das Budget überschreiten wird, bevor daraus eine Bestellung wird.
Budgets anzeigen
Organisationen mit aktivierter Funktion können ihre Budgets in einer Tabelle anzeigen, indem sie in der Seitennavigationsleiste auf [Budgets] → [Alle anzeigen] klicken:
In dieser Ansicht können Sie:
- Die Such- und erweiterten Suchfilter verwenden, um ein bestimmtes Budget zu finden,
- Die in der Tabelle angezeigten Spalten mithilfe der Funktion [Spalten verwalten] bearbeiten,
- Ein neues Budget erstellen (mehr dazu unten) und
- Auf ein Budget in der Tabelle klicken, um es detaillierter anzuzeigen.
Ein einzelnes Budget anzeigen
Wenn Sie in der Tabellenansicht auf ein Budget klicken, werden Ihnen zwei Seiten angezeigt, die Ihnen helfen, das Budget im (Echtzeit-)Kontext zu verstehen: die Seite Nutzung und die Seite Bestellanforderungen.
Die Seite Nutzung stellt den Wert der genehmigten und ausstehenden Bestellanforderungen im Vergleich zum relevanten Budgetbetrag visuell dar:
- Genehmigte (oder „Budget“-)Ausgaben setzen sich aus dem gesamten Nettowert aller genehmigten und abgeschlossenen Bestellanforderungen zusammen, deren Lieferdatum im Budgetmonat und -jahr liegt UND die über die Organisationseinheit und den Kontocode des Budgets verbucht wurden.
- Ausstehende Genehmigung setzt sich aus dem gesamten Nettowert aller Bestellanforderungen mit dem Status „Ausstehende Genehmigung“ zusammen, deren Lieferdatum im Budgetmonat und -jahr liegt UND die über die Organisationseinheit und den Kontocode des Budgets verbucht wurden.
Darüber hinaus können Benutzer schnell das verbleibende Budget, die verbleibenden Tage, den aktuellen Status und den Prognosestatus für das Budget einsehen:
Der Prognosestatus ist eine einfache Berechnung, die angibt, ob die getätigten Budgetausgaben zuzüglich der Bestellanforderungen mit ausstehender Genehmigung das Budgetlimit überschreiten werden.
Schließlich können Benutzer alle Bestellanforderungen einsehen, die das betreffende Budget in Anspruch nehmen, indem sie auf die Registerkarte [Bestellanforderungen] des Budgets klicken:
Ein Budget erstellen
Benutzer mit der Berechtigung „Budgets verwalten“ können ein neues Budget erstellen, indem sie in der Seitennavigationsleiste oder in der Kopfzeile der Seite [Budgets] → [Alle anzeigen] auf [Neues Budget] klicken:
Der Benutzer wird auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der folgende Werte angegeben werden müssen:
- Jahr und Monat, für die das Budget gelten soll. Das bedeutet, dass jede genehmigte Bestellanforderung mit einem Lieferdatum, das in diese Kombination aus Jahr und Monat fällt, dieses Budget beansprucht.
- Organisationseinheit und Kontocode. Zusätzlich zur Kombination aus Jahr und Monat beansprucht eine genehmigte Bestellanforderung, die über diese Kombination aus Organisationseinheit und Kontocode verbucht wird, dieses Budget.
- Budgetbetrag (ohne Steuern). Dies ist das „Limit“ für das Budget; bei Überschreitung gilt das Budget als „überzogen“.
Sobald diese Werte eingegeben wurden, klicken Sie unten auf der Seite auf [Budget erstellen]. Das Budget wird sofort auf alle genehmigten (und zur Genehmigung ausstehenden) Bestellanforderungen angewendet, die sowohl die für das Budget konfigurierte Kombination aus Jahr/Monat als auch die Organisationseinheit/den Kontocode erfüllen.
Budget in einer Bestellanforderung
Während der Genehmigung
Genehmiger von Bestellanforderungen können sehen, ob eine eingereichte Bestellanforderung ihr Budget überschreitet:
Durch Klicken auf [Budget anzeigen] kann der Genehmiger schnell den Status des Budgets einsehen und bei Bedarf einem Link zum Budget folgen, um weitere Informationen zu erhalten:
Schnellansicht-Bereiche auf breiten Monitoren
Fortgeschrittene Benutzer, die PurchasePlus auf einem großen Monitor verwenden, können auch von den Schnellansicht-Bereichen profitieren, die auf der rechten Seite einer Bestellanforderung angezeigt werden:
Der Schnellansicht-Bereich der Bestellanforderung kann so konfiguriert werden, dass Folgendes angezeigt wird:
- Alle Kommentare, die von einem anderen Benutzer Ihrer Organisation zur Bestellanforderung hinterlassen wurden,
- Die Links zu zugehörigen Dokumenten – z. B. die Bestellungen, die bei Genehmigung der Bestellanforderung erstellt wurden, und
- Informationen zum Budget, das durch diese Bestellanforderung beansprucht wird – insbesondere die Ausgabenwerte Genehmigt und Ausstehende Genehmigung.
Über die Schaltfläche [Verwalten] in der oberen rechten Ecke des Schnellansicht-Bereichs können Sie konfigurieren, was in Ihren Bereichen angezeigt werden soll.
Der Schnellansicht-Bereich wird nicht angezeigt, wenn Ihr Monitor nicht groß genug ist, um alle anderen Elemente auf dem Bildschirm unterzubringen.