Benutzer erstellen und verwalten

Ein Benutzer ist eine Person mit einem PurchasePlus-Konto, die unsere Software im Rahmen ihrer täglichen Arbeitsaufgaben verwendet.

Wenn Sie über die Berechtigung „Benutzer verwalten“ verfügen, haben Sie Zugriff auf eine Reihe zusätzlicher Administratorfunktionen.

Direkt zu:

• Neue Benutzer erstellen
• Allgemeine Benutzereinstellungen verwalten
• Benutzereinstellungen verwalten
• Benutzerberechtigungen verwalten
• Abteilungen und Organisationen
• Benachrichtigungen

Neue Benutzer erstellen

1. Wählen Sie in der seitlichen Navigationsleiste [Benutzer] → [Neuer Benutzer].

2. Alternativ wählen Sie [Benutzer] → [Alle anzeigen] und klicken Sie dann auf das [+] in der oberen rechten Ecke, um einen neuen Benutzer zu erstellen.

3. Füllen Sie das Formular „Neuen Benutzer erstellen“ aus.

1. Geben Sie die [E-Mail-Adresse] und den [Vollständigen Namen] ein. Die eingegebene E-Mail-Adresse wird für die Anmeldung bei PurchasePlus verwendet. Diese Felder sind Pflichtfelder. 

Eine E-Mail-Adresse kann in PurchasePlus nur mit einem einzigen Benutzerprofil verknüpft sein. Wenn Sie den Benutzer nicht erstellen können, überprüfen Sie bitte die Registerkarte [Nicht aktiviert] auf der Seite „Benutzer“, um zu sehen, ob die E-Mail-Adresse bereits vergeben ist. Falls ja, können Sie den Benutzer entweder [Aktivieren] oder unser Support-Team kontaktieren, damit wir den Benutzer für Sie löschen.

1. Position, Telefonnummer und Personalnummer sind optionale Felder und können dabei helfen, den Benutzer an bestimmten Stellen im System und in generierten Dokumenten zu identifizieren.

4. Klicken Sie auf [Benutzer erstellen].

Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einer Einladung zur Festlegung seines Passworts, mit dem er sich fortan bei PurchasePlus anmeldet. Weitere Informationen.

Allgemeine Benutzereinstellungen verwalten

Es gibt eine Reihe von Einstellungen für bestehende Benutzer, die von Benutzern mit der Berechtigung „Benutzer verwalten“ aktualisiert werden können.

So bearbeiten Sie die allgemeinen Einstellungen eines Benutzers:

1. Wählen Sie in der seitlichen Navigationsleiste [Benutzer] → [Alle anzeigen].

2. [Suchen] Sie nach dem Benutzer und klicken Sie dann auf den [Benutzer], um die Einstellungen des Benutzers zu öffnen.

Sie können:

• Den Benutzer aktivieren oder deaktivieren. 
  • Ein aktivierter Benutzer kann sich bei PurchasePlus anmelden und PurchasePlus im Namen seiner Organisation gemäß seinen Berechtigungen nutzen. Ein aktivierter Benutzer kann jederzeit wieder deaktiviert werden.
  • Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht bei PurchasePlus anmelden und erhält keine Mitteilungen mehr von PurchasePlus. Ein deaktivierter Benutzer kann jederzeit wieder aktiviert werden.
• Vollständiger Name,
• Position,
• Telefonnummer,
• Personalnummer.

Die E-Mail-Adresse eines Benutzers kann nur von einem PurchasePlus-Administrator geändert werden. Bitte kontaktieren Sie unser freundliches Kundensupport-Team, wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Benutzers aktualisieren müssen.

Benutzereinstellungen verwalten

1. Wählen Sie in der seitlichen Navigationsleiste [Benutzer] → [Alle anzeigen].

2. [Suchen] Sie nach dem Benutzer und klicken Sie dann auf den [Benutzer], um die Einstellungen des Benutzers zu öffnen.

3. Wählen Sie die Registerkarte [Einstellungen]. Sie können die folgenden Benutzereinstellungen verwalten:

1. Wählen Sie die [Sprache] aus, die der Benutzer bevorzugt. Empfehlung: Wenn Sie einen Benutzer erstellen und sich bezüglich der bevorzugten Sprache nicht sicher sind, aber das Land seiner Organisation kennen, stellen Sie die Sprache auf die Amtssprache dieses Landes ein.
2. Entscheiden Sie, ob Sie [MFA aktivieren] möchten. Hinweis – Wenn sich der Benutzer über Microsoft SSO bei PurchasePlus anmeldet, ist die Multi-Faktor-Authentifizierung nicht verfügbar.
3. Wählen Sie die Ansichtseinstellung [Standard] oder [Kompakt]. Empfehlung: Belassen Sie die Standardeinstellung „Standard“ und erlauben Sie dem Benutzer, diese selbst anzupassen.
4. Entscheiden Sie, ob Sie den [Expertenmodus aktivieren] für den Benutzer möchten. Empfehlung: Belassen Sie die Standardeinstellung „Aus“ und erlauben Sie dem Benutzer, diese selbst anzupassen.
5. Wählen Sie [Bestellungen automatisch senden], falls zutreffend. Empfehlung: Belassen Sie die Standardeinstellung „Aus“ und erlauben Sie dem Benutzer (oder einem berechtigten Administrator seiner Organisation), diese selbst anzupassen.

Benutzerberechtigungen verwalten

Hinweis – Laden Sie unsere von PurchasePlus empfohlenen Benutzerberechtigungen nach Benutzergruppe herunter, um mehr über die einzelnen Berechtigungen zu erfahren.

1. Wählen Sie die Registerkarte [Berechtigungen] des Benutzers. Sie haben zwei Möglichkeiten, Berechtigungen festzulegen:

a. Berechtigungen von einem bestehenden Benutzer kopieren

1. Klicken Sie im Dropdown-Menü unter „Berechtigungen kopieren“ auf [Benutzer auswählen...].

2. Klicken Sie auf [Änderungen speichern]. Dadurch werden die Berechtigungen des ausgewählten Benutzers kopiert. Wenn die Option [Änderungen speichern] nicht angezeigt wird, liegt das daran, dass die Berechtigungen mit den für diesen Benutzer bereits festgelegten Berechtigungen identisch sind.

b. Berechtigungen individuell festlegen 

1. Wählen Sie die [Berechtigungen] aus, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten.

2. Deaktivieren Sie alle [Berechtigungen], die Sie dem Benutzer nicht zuweisen möchten.

3. Klicken Sie auf [Änderungen speichern], sobald alle Berechtigungen korrekt zugewiesen wurden.

Abteilungen und Organisationen

Wenn ein Benutzer Mitglied einer Organisation ist, hat er automatisch Zugriff auf jede Organisationsebene, die dieser Organisation in der Hierarchie untergeordnet ist. Sofern Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen, können Sie den Benutzer zu jeder Organisation hinzufügen, in der Sie Mitglied sind, oder zu jeder Organisation, die einer Organisation untergeordnet ist, in der Sie Mitglied sind.

1. Wählen Sie die Registerkarte [Organisationen]. Sie können die Abteilungen oder Organisationen einsehen, auf die der Benutzer bereits Zugriff hat.

2. Klicken Sie auf [Organisation hinzufügen]. 

3. [Suchen] und [wählen Sie] die zusätzliche Abteilung oder Organisation aus, die Sie hinzufügen möchten. Klicken Sie dann auf [Organisation hinzufügen].

Standardorganisation aktualisieren

Standardorganisationen legen die Organisation fest, zu der der Benutzer gehört, wenn er sich bei PurchasePlus anmeldet.

1. Klicken Sie auf [Standardorganisation] und wählen Sie die gewünschte Standardorganisation aus dem Dropdown-Menü aus.

2. Klicken Sie auf [Änderungen speichern].

Benachrichtigungen

Benutzer erhalten Benachrichtigungs-E-Mails (z. B. Erinnerungen zur Rechnungsfreigabe) organisationsbezogen. Um einzustellen, ob Benutzer Benachrichtigungen erhalten oder nicht, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie in der seitlichen Navigationsleiste zu [Benutzer] → [Alle anzeigen] und wählen Sie dann den betreffenden Benutzer aus. Hierfür können Sie die Suchfunktion verwenden.
2. Navigieren Sie zur Registerkarte [Organisationen] des Benutzers:
3. Klicken Sie in der Organisationstabelle auf das Menü [Mehr] und wählen Sie dann [Verwalten]:
4. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Benachrichtigungen senden“ und klicken Sie dann auf [Aktualisieren]:

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Wenn Sie weitere Hilfe beim Erstellen und Verwalten von Benutzern benötigen, kontaktieren Sie bitte unser freundliches Kundensupport-Team bei PurchasePlus.