Papierlose E-Mails
Papierlose E-Mails
Direkt zu:
- Was ist der Bereich „Papierlose E-Mails“?
- Papierlose E-Mails anzeigen
- Scan-Aufgabe
- Scan-Aufgaben anzeigen
- Neue Scan-Aufgaben erstellen
- Scan-Aufgaben in Rechnungen oder Gutschriften umwandeln
- Scan-Aufgaben löschen
Papierlose E-Mails
Im Bereich „Papierlose E-Mails“ von PurchasePlus können Sie:
- Die E-Mails einsehen, die Ihre Lieferanten (oder andere Benutzer in Ihrer Organisation) an Ihre dedizierte E-Mail-Adresse für die papierlose Rechnungsstellung gesendet haben,
- Die Arbeit verfolgen, die unsere KI für papierlose Rechnungsstellung mit den Dokumenten durchführt, und die daraus resultierenden Rechnungen und Gutschriften in unserem System sehen.
Wenn diese Funktion für Ihre Organisation aktiviert ist, wird der Bereich „Papierlose E-Mails“ als [Papierlose E-Mails] in der Seitennavigation angezeigt:
Der Bereich „Papierlose E-Mails“ besteht aus zwei Unterbereichen:
- [Alle anzeigen] Papierlose E-Mails: Hier können Sie jede E-Mail einsehen, die von Ihren Lieferanten an Ihre dedizierte E-Mail-Adresse für die papierlose Rechnungsstellung gesendet wurde. Dies umfasst auch E-Mails, die unser System automatisch herausfiltert – d. h. nicht zur Erstellung von Rechnungen oder Gutschriften verwendet –, wie z. B. Kontoauszüge, Marketinginhalte und Dokumentduplikate.
- [Aufgaben], wo Sie alle Scan-Aufgaben prüfen und bearbeiten können (weitere Informationen unten), bei denen der Lieferant fehlt.
- [Scan-Aufgaben]: Diese stellen eine Zwischenstufe zwischen der E-Mail Ihres Lieferanten (einschließlich aller PDF-Anhänge) und der resultierenden Rechnung oder Gutschrift in unserem System dar.
Papierlose E-Mails anzeigen
Um alle Ihre papierlosen E-Mails in einer Tabelle anzuzeigen, klicken Sie in der Seitennavigation auf [Papierlose E-Mails] → [Alle anzeigen]. In dieser Ansicht können Sie:
- Nach einer bestimmten E-Mail anhand von Absender-E-Mail, Empfänger-E-Mail und mehr suchen,
- Schnell Links zu allen resultierenden Scan-Aufgaben, Rechnungen und/oder Gutschriften anzeigen, die unser System aus der E-Mail erstellt hat:
- Die Original-E-Mail genauer anzeigen, indem Sie in der Tabelle auf den Wert [E-Mail] klicken. Die ursprünglich angehängten Dateien stehen am Ende der E-Mail auch zum Download bereit:
Scan-Aufgabe
Wenn ein Lieferant eine PDF-Rechnung oder -Gutschrift per E-Mail an Ihre E-Mail-Adresse für die papierlose Rechnungsstellung sendet (oder wenn Sie manuell eine PDF-Rechnung oder -Gutschrift in unsere KI-Scanfunktion hochladen), erstellt unsere KI eine Scan-Aufgabe und weist ihr eine eindeutige Scan-Nummer zu.
Im Bereich [Scan-Aufgaben] können Sie diese Aufgaben sowie alle Dokumente einsehen, die letztendlich aus der Scan-Aufgabe generiert werden:
Sie können sich eine Scan-Aufgabe als Zwischenschritt zwischen der PDF-Rechnung oder -Gutschrift Ihres Lieferanten und der PurchasePlus-Rechnung oder -Gutschrift vorstellen, die Sie mithilfe unserer Software abgleichen und exportieren.
Status von Scan-Aufgaben
Scan-Aufgaben können einen der folgenden Status haben:
- Wird gescannt (Grau): Die Scan-Aufgabe wurde kürzlich gestartet und der Scanvorgang läuft noch.
- Wird gescannt (Rot): Die Scan-Aufgabe wird seit mehr als 5 Minuten gescannt und die KI hat den Vorgang abgebrochen; technisch gesehen ist die Aufgabe jedoch noch nicht fehlgeschlagen.
- Gescannt (Blau): Die Scan-Aufgabe hat die PDF-Datei erfolgreich verarbeitet, erfüllte jedoch nicht alle Geschäftsregeln, sodass eine manuelle Überprüfung erforderlich ist. Unser 24/7-Rechnungsteam kümmert sich innerhalb weniger Stunden darum. Alternativ können Sie jederzeit die erforderlichen Korrekturen selbst vornehmen, um den Prozess zu beschleunigen.
- Abgeschlossen (Grün): Die Scan-Aufgabe hat eine Rechnung oder Gutschrift generiert und erfordert keine weiteren Maßnahmen mehr. Wir speichern einen Datensatz der Scan-Aufgabe, damit Benutzer das tatsächlich aus der Aufgabe erstellte Dokument (Rechnung oder Gutschrift) schnell einsehen können.
- Fehlgeschlagen (Rot): Die Scan-Aufgabe ist aus irgendeinem Grund fehlgeschlagen. Sie können eine fehlgeschlagene Scan-Aufgabe öffnen, einsehen, manuell überprüfen und aktualisieren.
Sie können den Mauszeiger über die Statusanzeige bewegen, um weitere Informationen zum Status der jeweiligen Scan-Aufgabe zu erhalten.
Scan-Aufgaben anzeigen
Sie können eine Übersicht über alle Scan-Aufgaben Ihrer Organisation einsehen, indem Sie in der Seitennavigation zu [Papierlose E-Mails] → [Scan-Aufgaben] navigieren:
In dieser Tabellenansicht sehen Sie wichtige Informationen zu jeder Scan-Aufgabe, darunter:
- Scan-Nummer: Die eindeutige Aufgabenkennung, die der KI-Scanner dieser Scan-Aufgabe zugewiesen hat.
- Sperrstatus: Ob ein anderer Benutzer die Aufgabe zur Bearbeitung gesperrt hat oder nicht.
- Lieferant: Der Lieferant, der die Original-PDF an Ihre Organisation gesendet hat.
- Einkäufer: Die Organisation, der das Dokument zugewiesen wurde.
- Erstelltes Dokument: Ein Link zu der Rechnung oder Gutschrift, die aus der Scan-Aufgabe generiert wurde.
- Dokumenttyp: Gibt an, ob die Scan-Aufgabe als Rechnung oder als Gutschrift erkannt wurde.
- Status: Der Status, in dem sich die Scan-Aufgabe derzeit befindet. Sie können den Mauszeiger über die Statusanzeige bewegen, um weitere Informationen zum Status der Scan-Aufgabe zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie oben unter Status von Scan-Aufgaben.
- PDF-Datei: Ein Link zur Original-PDF, die in den KI-Scanner hochgeladen wurde.
- Erstellt am: Uhrzeit und Datum, an dem die Scan-Aufgabe erstellt wurde.
Sie können auch Spalten verwalten auswählen, um zusätzliche Datenpunkte hinzuzufügen.
Sie können jede einzelne Scan-Aufgabe anzeigen, indem Sie in der Tabelle auf die [Scan-Nummer] klicken:
In dieser Ansicht können Sie die Scan-Aufgabe bei Bedarf aktualisieren und die Rechnung oder Gutschrift erstellen. Mehr dazu unten.
Scan-Aufgaben sperren und entsperren
Scan-Aufgaben können „Gesperrt“ oder „Entsperrt“ sein. Ein Benutzer kann eine Scan-Aufgabe, die er gerade überprüft, sperren, um andere Benutzer darüber zu informieren, dass er sie bearbeitet, und sie nach Abschluss wieder entsperren.
Sie können eine Scan-Aufgabe auch direkt in einem gesperrten Zustand erstellen.
Herkunft von Scan-Aufgaben
Auf der Seite „Scan-Aufgaben“ werden alle Scan-Aufgaben angezeigt, die:
- Als E-Mails (mit PDF-Anhängen) von Ihren Lieferanten (oder Benutzern Ihrer eigenen Organisation) eingegangen sind,
- Direkt über die Seite „Scan-Aufgaben“ erstellt wurden, und
- Über die Abläufe Neue Rechnung erstellen und Neue Gutschrift erstellen erstellt wurden, falls der Benutzer die Option [PDF per Drag & Drop ablegen] gewählt hat:
Tipps zur schnellen Navigation auf der Seite „Scan-Aufgaben“
Die Seite „Scan-Aufgaben“ bietet drei wesentliche Navigationshilfen, mit denen Benutzer die gesuchte Scan-Aufgabe schnell finden können:
- Nach Status filtern: Über die Registerkarten am oberen Seitenrand können Benutzer die Liste der Scan-Aufgaben schnell nach Aufgaben in einem der folgenden Status filtern: Wird gescannt, Gescannt, Abgeschlossen, Blockiert, Fehlgeschlagen, Gelöscht.
- Erweiterte Suche, umfasst:
- Nach Dokumentnummer suchen: Benutzer können mit der Dokumentnummer suchen, die von der KI bei der Erstellung einer Rechnung oder Gutschrift aus der Scan-Aufgabe generiert wurde.
- Nach Absender-E-Mail suchen: Benutzer können anhand der E-Mail-Adresse des Absenders suchen, um alle Rechnungen zu finden, die von dieser bestimmten E-Mail-Adresse gesendet wurden.
- Filtern nach Rechnungen, Gutschriften oder beidem.
- Nach Lieferantenname suchen: Geben Sie den Namen eines einzelnen Lieferanten ein (wie er in PurchasePlus angezeigt wird), um eine Liste der Scan-Aufgaben anzuzeigen, bei denen dieser Lieferant als Absender der Original-PDF erkannt wurde.
Neue Scan-Aufgaben erstellen
Um direkt auf der Seite „Scan-Aufgaben“ manuell eine neue Scan-Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf [Neue Scan-Aufgaben erstellen]:
Sie haben die Möglichkeit festzulegen, ob sich die Aufgabe auf eine Rechnung oder Gutschrift bezieht, bevor Sie die zu scannende(n) PDF-Datei(en) hochladen:
Sie können den Lieferanten angeben, auf den sich das Dokument bezieht; falls nicht, versucht unser KI-Scanner, den Lieferanten während des Scans automatisch zu ermitteln.
Schließlich können Sie festlegen, ob die Scan-Aufgabe als „Gesperrt“ markiert werden soll.
Wenn die Option [Als gesperrt markieren] ausgewählt ist, wird die resultierende Aufgabe gesperrt und verbleibt im Status „Gescannt“. Bevor eine Rechnung oder Gutschrift erstellt werden kann, ist dann eine manuelle Überprüfung durch eine Person erforderlich.
Klicken Sie auf [Starten], sobald Sie bereit sind, den Scanvorgang zu beginnen.
Sie erhalten eine Warnung, falls es sich bei der Rechnung oder Gutschrift, die Sie erstellen möchten, voraussichtlich um ein Duplikat handelt. Andernfalls erscheint die Scan-Aufgabe in der Tabelle [Scan-Aufgaben] mit dem Status „Wird gescannt“ und kurz darauf mit „Gescannt“.
Sobald die PDF-Datei den Status „Gescannt“ erreicht hat, haben Sie die Möglichkeit, die extrahierten Daten zu überprüfen, bevor Sie auf [Rechnung anzeigen] oder [Gutschrift anzeigen] klicken. Sie haben auch die Möglichkeit zu speichern und das Fenster zu verlassen, indem Sie auf [Zurück zu Scan-Aufgaben] klicken.
In dieser Ansicht können Sie im linken Bereich nach unten scrollen und die automatisch zugeordnete Bestellung einsehen:
Und Sie können die Positionen des Dokuments bearbeiten, bevor Sie die Rechnung oder Gutschrift anzeigen:
(Oben): Sie können eine oder mehrere Positionen der Scan-Aufgabe auswählen, um:
- die Position zu [Löschen],
- die Verknüpfung der Position zu [Trennen], um jegliche Verknüpfung mit bestehenden Katalog-Produkten aufzuheben,
- den [Steuerprozentsatz festzulegen], um den Steuerberechnungswert für die ausgewählten Positionen zu aktualisieren, oder
- die [Auswahl aufzuheben], um die markierten Positionen abzuwählen.
Sobald Sie die Verknüpfung einer Position [Getrennt] haben, können Sie einige Details zur Rechnungsposition bearbeiten, indem Sie den Mauszeiger über die Position bewegen und auf das Stiftsymbol klicken:
Hier können Sie viele Felder anpassen, z. B. den Produktcode, die Marke, die Verkaufsmenge und mehr. Zudem können Sie die Optionen [Verknüpfen], [Löschen] oder [Position einfügen] (links neben der Position) verwenden, um bei Bedarf weitere Änderungen an der Scan-Aufgabe vorzunehmen.
Mehrere Scan-Aufgaben gleichzeitig erstellen
Sie können im selben Arbeitsgang mehrere PDF-Dateien hochladen. In diesem Fall erstellt unser KI-Scanner eine Scan-Aufgabe pro PDF. Dies ist eine äußerst effiziente Methode, um eine große Menge an PDF-Rechnungen oder -Gutschriften schnell in PurchasePlus einzulesen.
Tipp: Wenn Sie bei der Erstellung der Scan-Aufgabe(n) „Rechnung“ oder „Gutschrift“ auswählen, wird diese Auswahl auf alle resultierenden Scan-Aufgaben angewendet. Es ist derzeit nicht möglich, diese Auswahl nach dem Scannen zu ändern. Wir empfehlen, zuerst alle PDF-Rechnungen hochzuladen und die Scan-Aufgabe zu starten und den Vorgang anschließend mit allen PDF-Gutschriften zu wiederholen.
Was kann aus der PDF extrahiert und vom KI-Scanner automatisch befüllt werden?
- Der Lieferant (falls eine Übereinstimmung gefunden wird),
- Die Bestellnummer (falls eine Bestellnummer gefunden wird),
- Die Abteilung und das Sachkonto (falls zutreffend),
- Das Produkt auf jeder Rechnungsposition (falls eine Übereinstimmung gefunden wird) und
- Die Kategorie und Unterkategorie jedes neuen Produkts auf jeder Rechnungsposition.
Scan-Aufgaben in Rechnungen oder Gutschriften umwandeln
Eine Scan-Aufgabe muss von einem PurchasePlus-Benutzer in Ihrer Organisation überprüft und manuell in eine Rechnung oder Gutschrift umgewandelt werden.
Klicken Sie dazu im KI-Scan-Posteingang zunächst auf die Scan-Nummer der Scan-Aufgabe. Die Scan-Aufgabe muss sich im Status „Gescannt“ befinden:
Sie gelangen zum Bildschirm für die Erstellung von Rechnungen bzw. Gutschriften, in dem die von unserem KI-Scanner extrahierten und vorausgefüllten Daten neben der Original-PDF angezeigt werden.
Hier haben Sie die Möglichkeit, die meisten der extrahierten Daten (z. B. Referenz, Sachkonto, Positionen und Einzelpreise) zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
Sobald Sie mit den Daten zufrieden sind, klicken Sie auf [Rechnung erstellen] oder [Gutschrift erstellen]:
Einstellung: Manuelle vs. automatische Verarbeitung
Abhängig von den Einstellungen Ihrer Organisation kann das resultierende Dokument nach dem Klicken auf [Rechnung erstellen] oder [Gutschrift erstellen] automatisch gemäß Ihren Kennzeichnungseinstellungen und Schwellenwerten verarbeitet werden, sodass es zunächst im Status „Wartet auf Genehmigung“ oder „Abgeglichen“ erscheint. Ist diese Einstellung für Ihre Organisation deaktiviert, erscheint die Rechnung oder Gutschrift zunächst im Status „Offen“.
Scan-Aufgaben löschen
Scan-Aufgaben können gelöscht werden, indem Sie auf der Seite „Scan-Aufgaben“ im Menü [Mehr] auf [Löschen] klicken:
Sie haben die Möglichkeit, einen Löschgrund anzugeben, der von anderen Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen eingesehen werden kann.
Die Scan-Aufgabe kann in jedem Status außer „Abgeschlossen“ gelöscht werden.