Eine Bestellanforderung genehmigen

Wenn in PurchasePlus eine Bestellanforderung zur Genehmigung eingereicht wird, erhält sie den Status 'WARTET AUF GENEHMIGUNG'. Die Bestellanforderung wird in den Genehmigungsworkflow aufgenommen, der für die Abteilung und das Sachkonto gilt.

Die genehmigenden Benutzer in der ersten Stufe des Workflows erhalten eine E-Mail, die sie darüber informiert, dass die Bestellanforderung eingereicht wurde und nun genehmigt oder abgelehnt werden kann. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Direkt zu:

• Wartet auf meine Genehmigung
• Eine Bestellanforderung genehmigen
  • Genehmigen einer Bestellanforderung mit einem Budget
• Eine Bestellanforderung ablehnen
• Bestellanforderungen gesammelt genehmigen

Wartet auf meine Genehmigung

Die Liste der Bestellanforderungen, die auf eine Genehmigung warten, finden Sie über:

• [Startseite]-Dashboard → [Bestellanforderungen warten auf meine Genehmigung].
• Seitliche Navigationsleiste [Bestellanforderungen] → [Wartet auf meine Genehmigung].

Klicken Sie in der Spalte [Bestellanforderung] auf die Bestellanforderungsnummer, um die Bestellanforderung detaillierter anzuzeigen:

Folgende Bereiche können bei der Prüfung einer Bestellanforderung überprüft werden:

1. Produkte.
2. Angebote. Ein Produkt kann ein oder mehrere Angebote von Ihren Lieferanten haben, abhängig vom Produkt, Ihren Lieferanten und der Art der Bestellanforderung.
3. Menge.
4. Bestellanweisungen für jedes Produkt, falls vorhanden.
5. Benutzerdefinierte Abteilung und Sachkonto für jedes Produkt, falls vorhanden. Ein Produkt kann über eine benutzerdefinierte Abteilung und ein Sachkonto abgerechnet werden. Wenn für das Produkt keine benutzerdefinierten Werte hinterlegt wurden, erfolgt die Verbuchung gemäß der Abteilung und dem Sachkonto der Bestellanforderung.
6. Produkt entfernen.
7. Preis, Steuersatz und Positionsgesamtbeträge.
8. Die Schaltfläche 'Genehmigen'.
9. Die Schaltfläche 'Ablehnen'.

Eine Bestellanforderung genehmigen

In der Spalte 'Aktion' können Sie eine Bestellanforderung [Genehmigen] oder [Ablehnen]. Alternativ können Sie auf die [Bestellanforderungsnummer] klicken, um die Details der Bestellanforderung anzuzeigen.

Klicken Sie auf das im obigen Bild gezeigte Symbol mit dem [Grünen Häkchen], um die Bestellanforderung zu genehmigen. Daraufhin wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt. Falls im Genehmigungsworkflow weitere Genehmigungen erforderlich sind, erläutert die Bestätigungsmeldung, dass die Bestellanforderung teilweise genehmigt ist.

Wenn Sie jedoch der finale Genehmiger im Genehmigungsworkflow sind, informiert Sie die Bestätigungsmeldung darüber, dass die endgültige Genehmigung erteilt wurde und nun für jeden der in der Bestellanforderung enthaltenen Lieferanten eine Bestellung generiert wurde. Sie haben die Möglichkeit, [Bestellungen anzeigen] auszuwählen. Falls die Bestellungen sofort versendet werden müssen, können Sie dies durch Aufrufen der jeweiligen Bestellung tun. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Eine Bestellung versenden.

Genehmigen einer Bestellanforderung mit einem Budget

Wenn Ihre Organisation unser Budget-Modul verwendet, können Genehmiger während des Genehmigungsprozesses sehen, ob eine eingereichte Bestellanforderung das Budget überschreitet:

Erfahren Sie mehr über das Genehmigen von Bestellanforderungen mit einem Budget.

Eine Bestellanforderung ablehnen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem [Roten Kreuz], um die Bestellanforderung abzulehnen.

2. Geben Sie einen 'Ablehnungsgrund' ein und klicken Sie auf [Bestätigen und ablehnen]. Der Grund wird in der E-Mail-Benachrichtigung über die Ablehnung aufgeführt, die an den Benutzer gesendet wird, der die Bestellanforderung erstellt hat.

Der Status der Bestellanforderung wird auf 'ABGELEHNT' gesetzt, und der Benutzer hat die Möglichkeit, den Einkauf der Bestellanforderung fortzusetzen ('Einkauf fortsetzen'), um notwendige Änderungen vorzunehmen, bevor sie erneut zur Genehmigung eingereicht wird. 

Die abgelehnte Bestellanforderung kann auch storniert werden, falls sie nicht mehr benötigt wird.

Bestellanforderungen gesammelt genehmigen

Benutzer, die Bestellanforderungen genehmigen können, haben die Möglichkeit, mehrere Bestellanforderungen auszuwählen und diese gesammelt zu genehmigen.

1. Wählen Sie in der seitlichen Navigationsleiste [Bestellanforderungen] → [Wartet auf meine Genehmigung].

2. Wenn Sie die Berechtigung haben, eine Bestellanforderung zu genehmigen, können Sie in der Tabelle mehrere Bestellanforderungen auswählen, indem Sie das Kästchen links neben der Bestellanforderungs-ID aktivieren.

3. Oben in der Tabelle (über der Spalte 'Bestellanforderungen') erscheint eine Schaltfläche [Genehmigen], sobald Sie eine oder mehrere Bestellanforderungen ausgewählt haben.

4. Wenn Sie auf 'Genehmigen' klicken, wird ein Bestätigungsschritt angezeigt. Durch Klicken auf [Auswahl genehmigen] erteilen Sie Ihre Genehmigung für jede Bestellanforderung separat. Abhängig von dem für die jeweilige Bestellanforderung geltenden Genehmigungsworkflow kann dies dazu führen, dass einige der ausgewählten Bestellanforderungen die endgültige Genehmigung erhalten.