Positionen verknüpfen oder Verknüpfung aufheben

Abhängig von den für Ihre Organisation in PurchasePlus festgelegten Einstellungen werden beim Abgleich einer Rechnung mit einer Bestellung alle Positionen der Rechnung mit allen Positionen der Bestellung verglichen. Stimmen zwei Positionen überein, werden sie miteinander verknüpft.

PurchasePlus vergleicht anschließend die Details auf Positionsebene der Rechnungsposition mit denen der verknüpften Bestellposition. Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob die Differenz zwischen Rechnungsmenge und -einzelpreis sowie Bestellmenge und -einzelpreis basierend auf den Kennzeichnungs- und Schwellenwerteinstellungen Ihrer Organisation bedenklich oder akzeptabel ist.

Letztendlich unterstützt PurchasePlus Sie bei der Feststellung, ob die Details der Rechnungspositionen mit dem übereinstimmen, was Sie bestellt und erhalten haben. 

Direkt zu:

• Warum Positionen nicht verknüpft sind
• Manuell verknüpfen
• Positionen verknüpfen
• Verknüpfung einer Position aufheben
• Was passiert, wenn ich Positionen nicht verknüpfe?

Warum Positionen nicht verknüpft sind

Rechnungspositionen können aus einem der folgenden Gründe im Status „Nicht verknüpft“ sein:

• Der Rechnung wurde keine Bestellung zugeordnet.
• Die zugeordnete Bestellung wurde nicht mit der Rechnung verknüpft oder die Verknüpfung erfolgte erst, nachdem die Rechnung in PurchasePlus erstellt wurde.
• Der Artikel der Rechnungsposition ist nicht identisch oder nicht ähnlich genug zu einem Produkt auf der Bestellung.

Manuell verknüpfen

Aus den oben genannten Gründen kann es vorkommen, dass Sie eine Rechnungsposition manuell mit einer Bestellposition verknüpfen müssen. Wenn Sie die Positionen manuell verknüpfen, führt PurchasePlus gemäß den Einstellungen Ihrer Organisation folgende Schritte aus:

• Vergleich des Einzelpreises der Rechnungsposition mit dem Einzelpreis der Bestellposition und Kennzeichnung der Rechnungsposition, falls eine unzulässige Abweichung vorliegt.
• Vergleich der Menge der Rechnungsposition mit der Menge der Bestellposition und Kennzeichnung der Rechnungsposition, wenn die Rechnungsmenge größer als die Bestellmenge ist.
• Vergleich der Menge der Rechnungsposition mit der erhaltenen Menge der Bestellposition (abgeleitet aus den Wareneingangsbelegen der Bestellung) und Kennzeichnung der Rechnungsposition, wenn die Rechnungsmenge größer als die erhaltene Menge ist.

Positionen verknüpfen

1. Suchen Sie im Tab „Produktübersicht“ der Rechnung die Rechnungsposition, die Sie manuell mit einer Bestellposition verknüpfen möchten. Klicken Sie auf das graue Symbol [Verknüpfen] in der Rechnungsposition

2. Prüfen Sie die „Ausgewählte Rechnungsposition“ und vergleichen Sie sie mit den „Verfügbaren Bestellpositionen“. Wenn eine passende Übereinstimmung vorhanden ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen [Verknüpfen] und klicken Sie auf [Verknüpfung anwenden].

Die Rechnungsposition ist nun mit der Bestellposition verknüpft.

Verknüpfung einer Position aufheben

1. Suchen Sie im Tab „Produktübersicht“ der Rechnung die Rechnungsposition, deren Verknüpfung mit einer Bestellposition Sie aufheben möchten. Klicken Sie auf das blaue Symbol [Verknüpfen] in der Rechnungsposition

2. Klicken Sie im angezeigten Fenster auf die Option [Positionsverknüpfung aufheben]. Die Verknüpfung zwischen der Rechnungsposition und der Bestellposition wird daraufhin aufgehoben. 

Wenn Sie die Verknüpfung überspringen

In manchen Fällen ist es möglicherweise nicht möglich, jede Position zu verknüpfen. Wenn Ihre Rechnung nicht verknüpfte Rechnungspositionen enthält, kann sie dennoch von Ihren operativen und finanziellen Genehmigern freigegeben werden und in den Status „Abgeglichen“ übergehen.