Bestandsbewertung

Erfahren Sie, wie PurchasePlus bestimmt, welcher Preis beim Wareneingang im Inventar verwendet wird und wie dieser Preis in Ihre Bestandswerte einfließt.

Die Kurzfassung: Wenn Sie Waren im Inventar empfangen, bewertet PurchasePlus diese mit dem genauesten Preis, der in diesem Moment vorliegt. Wenn die Rechnung des Lieferanten bereits im System vorhanden ist, wird der Rechnungspreis verwendet.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel beschreibt das Verhalten des Inventarmoduls in PurchasePlus. Das Inventarmodul in PurchasePlus wurde neu gestaltet und unterscheidet sich wesentlich vom Modul in Legacy PurchasePlus.

Die Reihenfolge der Priorität

Der in das Inventar gebuchte Preis ist immer der Preis auf der Wareneingangsschein-Position zu dem Zeitpunkt, an dem der Wareneingangsschein abgeschlossen wird. PurchasePlus füllt diesen Preis anhand der besten verfügbaren Informationen voraus:

1. Rechnungspreis. Wenn eine Rechnungsposition mit der Bestellposition in PurchasePlus verknüpft wurde, wird der in Rechnung gestellte Preis verwendet. Dies ist der tatsächlich berechnete Preis und somit der beste verfügbare Preis. Beachten Sie, dass die Rechnung auf Positionsebene verknüpft sein muss. Eine Rechnung, die lediglich der Bestellung entspricht, reicht nicht aus, und die verknüpfte Rechnungsposition muss sich nicht auf dasselbe Produkt beziehen.
2. Bestellpreis. Wenn keine Rechnungsposition verknüpft ist, wird der Preis aus der Bestellung verwendet. Dies ist der Betrag, zu dessen Zahlung sich Ihre Organisation verpflichtet hat, und somit die beste Schätzung zum Zeitpunkt des Empfangs.

Die empfangende Person kann den vorausgefüllten Preis auf jeder Position überschreiben, bevor der Wareneingangsschein abgeschlossen wird. Dies ist nützlich, wenn die Rechnung noch nicht eingetroffen ist, aber ein Lieferschein den tatsächlichen Preis ausweist, oder bei gewichtsbasierten Artikeln, bei denen das gelieferte Gewicht oder der Preis von der Bestellung abweicht. Welcher Preis auch immer beim Abschluss des Wareneingangsscheins auf der Position steht, wird in das Inventar gebucht.

Warum dies für den Bestandswert wichtig ist

Das Inventar in PurchasePlus wird nach dem gewichteten Durchschnitt bewertet. Jeder Wareneingang fließt in den durchschnittlichen Stückwert dieses Bestandsartikels an diesem Lagerort ein. Das bedeutet, dass der zum Zeitpunkt des Empfangs verwendete Preis direkt in Ihre Bestandswerte einfließt und von dort aus in Inventuren, Abweichungsberichte und Rezepturkalkulationen für Inventar-Rezepturen.

Sie können den aktuellen Stückwert und den Gesamtwert Ihrer Bestandsartikel jederzeit einsehen, indem Sie zu [Inventar] → [Lagerorte] navigieren und einen Lagerort anklicken. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Einführung in das Inventar, Teil 3: Lagerorte.

Was passiert, wenn die Rechnung später eintrifft

Dies ist der entscheidende Punkt. Im Gastgewerbe ist es völlig normal, dass Waren vor der Rechnung eintreffen. In diesem Fall wird der Wareneingang mit dem Bestellpreis bewertet. Trifft die Rechnung später mit einem abweichenden Preis ein, wird der Inventarwert nicht rückwirkend angepasst. PurchasePlus ändert die Preise für bereits empfangene Bestände nicht nachträglich.

Stattdessen wird die Differenz zwischen der Bestellung und der Rechnung automatisch durch den Rechnungsabgleich erfasst und in Form von Rechnungskennzeichnungen für Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam hervorgehoben. Weitere Informationen dazu, wie Abweichungen gekennzeichnet werden, finden Sie in unserem Artikel Einführung in Wareneingangsscheine.

Ein praktisches Beispiel

Ein Hotel bestellt 10 Kartons Hähnchen zu 50,00 $ pro Karton. Die Waren treffen am Montag ein, die Rechnung liegt jedoch noch nicht vor.

• Der Wareneingang bucht basierend auf dem Bestellpreis 10 Kartons zu je 50,00 $ (insgesamt 500,00 $) in den Bestand ein.
• Die Rechnung trifft am Mittwoch mit 52,00 $ pro Karton ein. Der Rechnungsabgleich markiert die Differenz von 2,00 $ pro Karton gegenüber der Bestellung, und das Kreditorenbuchhaltungsteam klärt diese Abweichung.
• Der bereits vorhandene Bestand bleibt mit 50,00 $ pro Karton bewertet. Die Differenz von 20,00 $ wird nicht in das Inventar übertragen, aber der nächste Wareneingang (und letztendlich die Inventur) bringt den Durchschnitt wieder mit der Realität in Einklang.

Wäre die Rechnung hingegen bereits vor dem Empfang der Waren im System gewesen, wäre der Wareneingang direkt mit 52,00 $ pro Karton gebucht worden.

Praxisbeispiele

1. Rechnungspreis verwendet (die Rechnung war zum Zeitpunkt des Empfangs im System)

Ein Hotel empfängt 1.800 Einheiten Kosmetiktücher auf eine Dauerbestellung. Der Preis in der Bestellung lag bei 1,6400 $ pro Einheit, aber mehrere Rechnungen waren bereits vor Abschluss des Wareneingangsscheins mit 1,6389 $ pro Einheit in PurchasePlus eingegangen. Der Bestand wurde mit dem in Rechnung gestellten Preis von 1,6389 $ bewertet, nicht mit dem Bestellpreis. Ein kleiner Unterschied, aber ein klares Beispiel dafür, dass die erste Stufe greift.

2. Bestellpreis verwendet, Rechnung trifft später mit einem anderen Preis ein

Ein Resort schließt am Abend einen Wareneingangsschein ab, bevor eine Rechnung eingetroffen ist. Jede Position wird zum Bestellpreis in den Bestand übernommen. Die Rechnung traf zwei Tage später ein, und eine Getränkeposition, die zu 56,60 $ pro Einheit bestellt worden war, wurde mit 63,30 $ abgerechnet. Die 10 Einheiten verbleiben zu 56,60 $ im Bestand, und die Differenz von 6,70 $ wird nicht nachträglich in das Inventar gebucht. Sie erscheint stattdessen im Rechnungsabgleich, wo das Kreditorenbuchhaltungsteam sie mit dem Lieferanten klären kann.

Das Fazit in einem Satz

Rechnungspreis, sofern vorhanden; Bestellpreis, wenn nicht. Der Rechnungsabgleich stellt sicher, dass jede Differenz erkannt und geklärt wird, auch wenn bereits empfangene Bestände nicht neu bewertet werden.

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Wenn Ihre Organisation das PurchasePlus-Inventarmodul nutzen möchte, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager oder an unser freundliches Customer Success Team, um Unterstützung bei der Aktivierung des Moduls zu erhalten und Schulungen für Ihre Benutzer zu organisieren (falls erforderlich).