Bewährte Verfahren für Rechnungen

Bewährte Verfahren für Rechnungen

Datenpunkte für Rechnungen

1. Bestellung (PO)

  • Gültige Eingabe:

Jede alphanumerische Zeichenfolge. Wir empfehlen jedoch dringend, ausschließlich numerische Werte zu verwenden. Von PurchasePlus generierte Bestellnummern folgen der Konvention PO:000000 und steigen sequentiell an (z. B. 000001, 000002 usw.)

  • Beispiel: PO:000345
  • Erklärung:

Die Angabe einer Bestellung wird DRINGEND EMPFOHLEN, da sie den automatischen Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen im System erleichtert und so für einen effizienteren und genaueren Prozess sorgt.

2. Belegart

  • Gültige Eingabe:

"Invoice" ODER "INV: ODER "Tax Invoice." "Credit Note" "CR Note"

  • Beispiel: INV-123456
  • Erklärung:

Dieses Feld ist ein PFLICHTFELD, um die Klassifizierung und Sortierung von Belegen zu unterstützen, was für eine genaue Verarbeitung und Protokollierung unerlässlich ist. Ohne diese Angabe wird eine Rechnung nicht verarbeitet. 

3. Rechnungsnummer

  • Gültige Eingabe:

Jede alphanumerische Zeichenfolge. Obwohl jedes Format zulässig ist, empfehlen wir dringend, ausschließlich numerische Werte zu verwenden.

  • Beispiel: INV-123456
  • Erklärung:

Dieses Feld ist ein PFLICHTFELD für die Verarbeitung und Zahlung. Doppelte Rechnungsnummern werden vom System automatisch markiert und abgelehnt, um Fehler zu vermeiden. Hinweis: Sie können Rechnungsnummern für verschiedene Einkäufer wiederverwenden, jedoch niemals für denselben Einkäufer. Ohne diese Angabe wird eine Rechnung nicht verarbeitet. 

4. Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail Ihres Unternehmens

  • Gültige Eingabe:

Jede alphanumerische Zeichenfolge.

  • Beispiel:

Lieferantenname: Fresh Produce Co. Adresse: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telefon: +61 2 9876 5432 E-Mail: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

  • Erklärung:

Die Angabe genauer Unternehmensdaten wird DRINGEND EMPFOHLEN, um Validierungszwecke zu erfüllen und sicherzustellen, dass Rechnungen den richtigen Konten zugeordnet werden.

5. Steuer- oder Unternehmensregisternummern

  • Gültige Eingabe:

Eine gültige numerische Unternehmensregisternummer (z. B. ABN in Australien).

  • Beispiel: ABN: 12 345 678 910
  • Erklärung:

Dieses Feld wird zur Unternehmensidentifikation und zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften DRINGEND EMPFOHLEN. Es hilft dabei, die Legitimität des Unternehmens zu validieren. In vielen Ländern wie Australien ist es gesetzlich vorgeschrieben, diese Information für jeden Rechnungsbetrag über 82,50 $ anzugeben. Bei Rechnungen ohne diese Angabe kommt es zu Verzögerungen, während das Unternehmen überprüft wird. 

6. Angaben zum Einkäufer

  • Gültige Eingabe: 

Vollständiger Name, Firmenname (falls zutreffend) und Adresse.

  • Beispiel:

Name: HotelPlus Sydney Adresse: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

  • Erklärung:

Dieses Feld wird DRINGEND EMPFOHLEN, da es dabei hilft, die Rechnung dem richtigen Einkäufer zuzuordnen.

7. Dedizierte Rechnungs-E-Mail-Adresse des Einkäufers

  • Gültige Eingabe:

Jedem Einkäufer ist eine eindeutige E-Mail-Adresse für Rechnungen im Format <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> zugewiesen. 

  • Beispiel:

E-Mail des Einkäufers: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

  • Erklärung:

Dieses Feld ist ein PFLICHTFELD, um die einkaufende Einheit programmatisch zu identifizieren. Die E-Mail-Adresse muss zwar nicht auf der Rechnung aufgeführt sein, aber alle Rechnungen müssen an dieses Postfach gesendet werden. Eine Rechnung wird nicht verarbeitet, wenn sie nicht an die eindeutige Rechnungs-E-Mail-Adresse des Einkäufers gesendet wird.

8. Rechnungsdatum

  • Gültige Eingabe: TT/MM/JJJJ
  • Beispiel: 10/01/2025
  • Erklärung:

Dieses Feld ist ein PFLICHTFELD für die programmatische Validierung der Rechnung. Das Datum darf nicht in der Zukunft liegen, und es wird eine Warnung ausgegeben, wenn es zu weit in der Vergangenheit liegt. Ohne diese Angabe wird eine Rechnung nicht verarbeitet.

9. Fälligkeitsdatum

  • Gültige Eingabe: TT/MM/JJJJ
  • Beispiel: Fälligkeitsdatum: 24/01/2025
  • Erklärung:

Dieses Feld wird DRINGEND EMPFOHLEN und vom Kreditorenbuchhaltungsteam des Einkäufers bei der Zahlungsplanung verwendet. 

10. Rechnungszeilendaten 

  • Ihr Lieferanten-Produktcode 
    • Gültige Eingabe: alphanumerische Zeichenfolge 
    • Beispiel: 563732
  • - Erklärung: Dieses Feld wird DRINGEND EMPFOHLEN, da diese Informationen verwendet werden, um das Bestellte mit dem Gelieferten abzugleichen. 
  • Beschreibung 
    • Gültige Eingabe: alphabetische Zeichenfolge 
    • Beispiel: Apple Red Delicious
  • - Erklärung: Dieses Feld ist ein PFLICHTFELD, da es Angaben zum gelieferten Produkt enthält. Ohne diese Information wird eine Rechnung nicht verarbeitet.
  • Menge 
    • Gültige Eingabe: numerische Zeichenfolge  
    • Beispiel: 10
  • - Erklärung:
    • Wenn der Artikel bestellt, aber nicht geliefert wurde, sollte er vorzugsweise nicht auf der Rechnung aufgeführt werden. Wenn Sie ihn auf der Rechnung aufführen, muss er mit der Menge "0" (Null) und einem Gesamtzeilenwert von "$0" ausgewiesen werden, um eine korrekte Verarbeitung zu gewährleisten. 
    • Dieses Feld ist ein PFLICHTFELD, da es die Menge der gelieferten Artikel angibt.
    • Eine Rechnung wird nicht verarbeitet, wenn diese Angabe fehlt oder wenn die Menge nicht mit dem Einzelpreis übereinstimmt.
  • Einzelpreis zzgl. MwSt.
    • Gültige Eingabe: numerische Zeichenfolge  
    • Erklärung:  Dieses Feld wird DRINGEND EMPFOHLEN, da daraus die Zeilensumme auf der Rechnung berechnet wird. Wenn Sie Beträge inklusive MwSt. angeben, müssen Sie unbedingt die angewendeten Steuersätze angeben, damit wir den Nettopreis für den Import in die Kreditorenbuchhaltungssysteme zurückrechnen können. 
  • Steuer (falls zutreffend)
    • Gültige Eingabe:
      • Der Steuersatz als Prozentsatz (z. B. 10%).
      • Der Steuerbetrag als Währungswert (z. B. $2.00).
      • Eine einheitliche Kennzeichnung für steuerpflichtige Artikel (z. B. ein Sternchen *, um die Steuerpflicht zu kennzeichnen).
    • Erklärung:

Dieses Feld ist ein PFLICHTFELD, da es den Gesamtsteuerbetrag auf der Rechnung bestimmt. Best Practice ist es, sowohl den Steuersatz in % als auch den Steuerbetrag in $ anzugeben. Eine Rechnung wird nicht verarbeitet, wenn nicht mindestens einer der oben genannten Datenpunkte vorhanden ist.

  • Gesamtsteuer (falls zutreffend)
  • - Gültige Eingabe:

Ein numerischer Wert im Währungsformat (z. B. $200.00).

  • Erklärung:

Dieses Feld wird DRINGEND EMPFOHLEN, da es sicherstellt, dass die Rechnungssumme mit den einzelnen Positionen übereinstimmt. Wenn die Rechnung sowohl steuerfreie als auch steuerpflichtige Posten in einem einzigen Dokument enthält, ist es in vielen Ländern einschließlich Australien gesetzlich vorgeschrieben, die Steueraufschlüsselung auf Zeilenebene anzugeben. Wenn nur der Nettobetrag angegeben ist, müssen klare Steuerangaben enthalten sein.

11. Richtigkeit der Gesamtbeträge sicherstellen

  • Zeigen Sie eine Aufschlüsselung der Gesamtkosten an:
    • Jede Zeile auf der Rechnung muss eine Summe aufweisen. 
    • Die Summe der Zeilensteuern und Zeilenkosten muss mit der Gesamtsumme der Steuern und Kosten auf der Rechnung übereinstimmen. 
    • Etwaige Liefergebühren müssen als separate Zeile in den Rechnungssummen aufgeführt werden.
    • Wenn Sie in einer Währung abrechnen, bei der es sich NICHT um die Betriebswährung des Käufers handelt, muss die Währung in der Rechnungssumme angegeben werden. Zum Beispiel SGD in Australien oder USD in Singapur. 

12. Formatierung für einen professionellen Auftritt

  • Verwenden Sie eine saubere, lesbare Schriftart und ein übersichtliches Layout.
  • Fügen Sie Ihr Firmenlogo für das Branding ein.
  • Stellen Sie die Rechnung im PDF- oder E-PDF-Format bereit. 
  • Fügen Sie keine Bilder in das Dokument ein. 

BEISPIELRECHNUNG

[Ihr Firmenlogo] Lieferantenname: Fresh Produce Co. Adresse: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telefon: +61 2 9876 5432 E-Mail: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

Rechnung

Rechnungsnummer: INV-123456 Rechnungsdatum: 10/01/2025 Fälligkeitsdatum: 24/01/2025 Belegart: Tax Invoice Bestellung (PO): PO:000345

Angaben zum Käufer: Name: HotelPlus Sydney Adresse: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

Produktzeilendaten

ProduktcodeBeschreibungMengeEinzelpreis (exkl. MwSt.)Zeilensumme (exkl. MwSt.)MwSt. (10%)MwSt.-Betrag (AUD)Zeilensumme (inkl. MwSt.)
563732Apple Red Delicious10$3.00$30.0010%$3.00$33.00
874321Banana Cavendish20$2.50$50.0010%$5.00$55.00
452091Orange Valencia15$4.00$60.0010%$6.00$66.00

Zwischensumme (exkl. MwSt.): $90.00 MwSt. (10%): $14.00 Gesamtsumme (inkl. MwSt.): $104.00

Zusätzliche Hinweise

  • Bitte leisten Sie die Zahlung per Banküberweisung auf das folgende Konto:

Bankname: ANZ Bank Kontoinhaber: Fresh Produce Co. BSB: 012-345 Kontonummer: 678901234

  • Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte unter billing@freshproduceco.com.au.

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