Inventuren
Inventuren
Direkt zu:
- Einführung
- Inventuren anzeigen
- Inventur- und Zählstatus
- Eine neue Inventur starten
- Durchführen einer Inventur (Zählen)
- Abschließen einer Inventur
- Aufwandslagerorte bereinigen
- Nächster Schritt: Monatsendinventur
Inventur
Eine Inventur ist eine Methode zur Überprüfung der Menge an Lagerartikeln, die an einem Lagerort aufbewahrt werden. Eine Inventur wird an einem Lagerort durchgeführt und hat eine festgelegte „Periode“ (d. h. ein Kalenderjahr und einen Monat). Die Inventur ermöglicht es Benutzern in Ihrer Organisation, die tatsächliche Anzahl von Lagerartikeln am Standort zu zählen, sodass diese Zählung anschließend mit der erwarteten Anzahl von Lagerartikeln am Standort verglichen werden kann. Die Differenz zwischen der tatsächlichen und der erwarteten Zählung muss vor dem Abschließen der Inventur in einer Differenz-Umlagerung erfasst werden.
Die Berechtigungen zum Verwalten von Inventuren und Abschließen von Inventuren werden über separate Benutzerberechtigungen gesteuert, was die Bedeutung von Inventuren für eine ordnungsgemäße Lagerverwaltung unterstreicht.
Inventuren anzeigen
Benutzer können die Inventuren ihrer Organisation anzeigen, indem sie in der seitlichen Navigationsleiste auf [Lagerbestand] → [Inventuren] gehen.
Sie können die Details jeder einzelnen Inventur in der Tabelle anzeigen, indem Sie ganz links in der Tabelle auf den Namen des Lagerorts klicken.
Inventurstatus
Eine Inventur kann sich in einem von zwei Zuständen befinden:
- In Bearbeitung: Die Inventur wurde gestartet und läuft noch. Wenn für einen Lagerort eine Inventur in Bearbeitung ist, erfolgen Wareneingänge in den Lagerbestand nicht automatisch. Stattdessen müssen Benutzer die Wareneingangsumlagerung aufrufen und manuell [Als abgeschlossen markieren], sobald sie dazu bereit sind. Sobald die Inventur abgeschlossen ist, erfolgen Wareneingänge in den Lagerbestand wieder automatisch.
- Abgeschlossen: Die Inventur wurde als abgeschlossen markiert und alle Differenzen wurden ausgeglichen.
Zählstatus
Eine Inventur hat auch einen Zählstatus, der sich vom Inventurstatus unterscheidet. Die verschiedenen Zählstatus lauten:
- Nicht gezählt: Für keinen der Lagerartikel am Lagerort wurde eine Zählung erfasst.
- Teilweise gezählt: Für einige, aber nicht alle Lagerartikel am Lagerort wurde eine Zählung erfasst.
- Vollständig gezählt: Für alle Lagerartikel am Lagerort wurde eine Zählung erfasst.
Eine neue Inventur starten
Benutzer mit der Berechtigung zur Inventurverwaltung können auf der Seite [Lagerbestand] → [Inventuren] auf die Schaltfläche [Neue Inventur starten] klicken.
Benutzer haben die Möglichkeit, eine Inventur an einem einzelnen Lagerort oder an allen Lagerorten zu starten:
Starten einer Inventur an einem einzelnen Lagerort.
Durch Auswahl von „Einzelner Lagerort“ wird eine neue Inventur am definierten Lagerort mit dem Status „In Bearbeitung“ und dem Zählstatus „Nicht gezählt“ geöffnet.
Starten einer Inventur an allen Lagerorten.
Durch Auswahl von „Alle Lagerorte“ wird an jedem Lagerort Ihrer aktuellen Organisation eine neue Inventur mit dem Status „In Bearbeitung“ und dem Zählstatus „Nicht gezählt“ geöffnet. Bitte beachten Sie: Sie können keine Inventuren an allen Standorten starten, wenn in der ausgewählten Inventurperiode bereits Inventuren erstellt wurden.
Inventurperiode
Jede Inventur muss eine „Inventurperiode“ haben, bei der es sich in der Regel um den Kalendermonat und das Kalenderjahr handelt, in dem die Inventur stattfindet. Sie können eine Inventur in einer Inventurperiode erstellen, die bereits eine abgeschlossene Inventur enthält.
Blindinventuren
Beim Erstellen (oder Aktualisieren) einer Inventur kann ein Benutzer diese als „Blindinventur“ festlegen. Dies bedeutet, dass die Benutzer, die die Inventur durchführen, nicht sehen, wie viele Lagerartikel am Standort erwartet werden. Dies kann eine wirksame Methode sein, um sicherzustellen, dass die Lagerartikel sorgfältig gezählt werden. Nur Benutzer mit der Berechtigung „Inventuren abschließen“ können den erwarteten Bestand eines Lagerartikels in einer Blindinventur einsehen.
Durchführung von Inventuren (Zählen)
Jeder Benutzer kann eine Zählung eines Lagerartikels in der Inventur hinzufügen, selbst wenn er nicht über die Berechtigung „Inventuren verwalten“ verfügt.
Der Benutzer kann die Menge des Produkts direkt in die Spalte [Zählung] eingeben und/oder die Auf-/Ab-Schaltflächen auf beiden Seiten des Eingabefelds verwenden:
Sobald für alle Lagerartikel eine Zählung zur Inventur hinzugefügt wurde, wird der Zählstatus der Inventur auf „Vollständig gezählt“ aktualisiert.
Per Barcode scannen
Ein Benutzer kann nach Barcodes suchen, die dem Lagerartikel in PurchasePlus hinzugefügt wurden, um den Zählprozess zu beschleunigen und das Scrollen durch eine (möglicherweise lange) Liste von Lagerartikeln an einem Lagerort zu vermeiden.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Barcode-Scanner-Benutzerhandbuch.
Differenzenmanagement
Inventuren mit „Differenzen“ – d. h. einer Abweichung zwischen erwarteter und tatsächlicher Zählung – müssen bereinigt werden, bevor sie abgeschlossen werden.
Differenzen können Zeile für Zeile eingesehen werden:
...und der Gesamtdifferenzwert einer laufenden Inventur kann im Infobereich in der Kopfzeile der Inventur eingesehen werden:
Differenzen müssen verwaltet werden, indem eine Inventurdifferenz-Umlagerung vom Lagerort zu einem Aufwandslagerort (oder einem anderen Lagerort, falls bekannt ist, wohin der Lagerartikel verschoben wurde) durchgeführt wird. Dies dient in erster Linie dazu, die Lagerartikelmenge am ursprünglichen Lagerort so zu aktualisieren, dass sie der tatsächlichen Zählung entspricht.
Differenzen können Zeile für Zeile umgelagert werden (früher bekannt als [Schnellumlagern]):
...oder Differenzen können über die Schaltfläche [Alle Differenzen umlagern] in der Kopfzeile der Inventur gesammelt umgelagert werden:
Um Inventurdifferenzen über Umlagerungen zu verwalten, muss ein Benutzer über die Berechtigung „Umlagerungen verwalten“ verfügen.
Importieren oder Exportieren einer Inventurzählung
Benutzer mit der Berechtigung „Inventuren abschließen“ können den Zählbestand jeder Inventur importieren, während sich diese im Status In Bearbeitung befindet, indem sie auf der Registerkarte [Importe] der Inventur auf die Schaltfläche [Neuen Import erstellen] klicken:
Die CSV-Importdatei benötigt lediglich drei Spalten:
- stock_take_id
- stock_count_id
- quantity
Wenn Sie die Importfunktion nutzen möchten, wird dringend empfohlen, zuerst die Exportfunktion zu verwenden, damit Sie Zugriff auf die korrekten Zählbestand-IDs haben (die sich von Produkt-IDs unterscheiden).
Um eine Inventur zu exportieren, navigieren Sie zur Registerkarte [Exporte] der Inventur, klicken Sie auf [Neuen Export erstellen] und laden Sie die generierte Datei herunter. Anschließend können Sie Ihre Zählungen (d. h. Mengen) in die Tabelle eintragen und die Datei importieren.
Sie können bei Bedarf eine Zeile aus der Tabelle entfernen. Beim Importieren der Datei bleibt die Menge dieses Lagerartikels in PurchasePlus unverändert wie vor dem Import. Die Menge wird weder auf 0 aktualisiert, noch wird der Artikel aus dem Lagerort entfernt. Darüber hinaus können über einen Tabellenimport keine neuen Lagerartikel zum Lagerort hinzugefügt werden.
Offline-Modus
Inventuren können in Situationen, in denen eine schlechte Verbindung ein Problem darstellt, im „Offline-Modus“ durchgeführt werden.
Der Offline-Modus ermöglicht es dem Benutzer, die Inventur auch dann durchzuführen, wenn sein Gerät die Internetverbindung verliert. Wenn der Benutzer bereit ist, den Offline-Modus zu beenden, muss er wieder mit dem Internet verbunden sein, damit alle seine Inventurdaten synchronisiert werden.
Um den Offline-Modus für eine Inventur zu starten, klicken Sie in der Kopfzeile der Inventur auf [Weitere Optionen] → [Offline-Modus starten]:
Abschließen einer Inventur
Eine Inventur kann abgeschlossen werden, wenn:
- sie den Status In Bearbeitung hat.
- [Empfohlen] für alle Zählbestände eine Zählung erfasst wurde. Es ist möglich, eine teilweise gezählte Inventur abzuschließen. Wenn Sie auf [Inventur abschließen] klicken, während der Zählstatus entweder „Nicht gezählt“ oder „Teilweise gezählt“ ist, werden alle nicht gezählten Lagerartikel automatisch mit ihrem aktuellen erwarteten Bestand ausgefüllt.
- für keinen der in der Inventur enthaltenen Lagerartikel ungeklärte Differenzen zwischen dem erwarteten und dem tatsächlichen Bestand bestehen.
Um eine Inventur abzuschließen, klicken Sie in der Kopfzeile der Inventur auf die Schaltfläche [Inventur abschließen]. Diese Aktion wird über die Berechtigung „Inventuren abschließen“ gesteuert.
Alle Inventuren abschließen
Darüber hinaus können Sie mehrere Inventuren über die Mehrfachauswahlspalte in der Tabellenansicht „Alle Inventuren“ abschließen. Bitte beachten Sie: Diese Aktion ist nur für diejenigen der ausgewählten Inventuren erfolgreich, die die oben genannten Kriterien zum Abschließen einer Inventur erfüllen.
Aufwandslagerorte bereinigen
Die Aktion [Aufwandslagerorte bereinigen] setzt die Menge aller Lagerartikel an allen Aufwandslagerorten auf null. Diese Aktion erstellt automatisch eine Buchhaltungsumlagerung für jeden Aufwandslagerort und überträgt die Salden der Lagerartikel vom Aufwandslagerort an den Systemstandort für Periodenend-Wareneinsatzkosten. Typischerweise werden Aufwandslagerorte unmittelbar vor dem Abschluss aller Ihrer Inventuren für einen bestimmten Zeitraum bereinigt.
Alle Differenz-Umlagerungen, die erforderlich waren, um Differenzmengen an einen Aufwandslagerort zu übertragen, sollten bereits vor dem Bereinigen der Aufwandslagerorte abgeschlossen sein.
Nächster Schritt: Monatsendinventur
Die obigen Informationen sollen Ihnen ein grundlegendes Verständnis von Inventuren und deren Funktionsweise in PurchasePlus vermitteln.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Durchführen einer Monatsendinventur mit unserer Plattform – einschließlich der Verwendung zusätzlicher Funktionen, die in diesem Artikel nicht aufgeführt sind – finden Sie unter:
/docs/for-purchasers/end-of-month-stocktake-process
Dies ist Teil 5 unserer Reihe „Einführung in die Lagerverwaltung“.
- Lesen Sie Einführung in die Lagerverwaltung, Teil 1
- Lesen Sie Einführung in die Lagerverwaltung, Teil 2: Lagerartikel
- Lesen Sie Einführung in die Lagerverwaltung, Teil 3: Lagerorte
- Lesen Sie Einführung in die Lagerverwaltung, Teil 4: Umlagerungen
Wie beginne ich mit der Nutzung des Lagerbestand-Moduls?
Wenn Ihre Organisation mit der Nutzung des PurchasePlus-Lagerbestand-Moduls beginnen möchte, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager oder an unser freundliches Customer Success Team, um Unterstützung bei der Aktivierung des Moduls zu erhalten und Schulungen für Ihre Benutzer zu vereinbaren.
Hinweis für Einkäufer, die Legacy PurchasePlus nutzen
Das Lagerbestand-Modul in PurchasePlus wurde neu gestaltet und unterscheidet sich wesentlich vom Lagermodul in Legacy PurchasePlus. Organisationen, die von Legacy PurchasePlus zu PurchasePlus migrieren, erhalten zusätzliche Unterstützung bei der Migration.