Rechnungen anzeigen und aktualisieren

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• Rechnungen aktualisieren
  • Rechnungen genehmigen
• Verwendung des Rechnungs-Power-Editors
• Best Practices

Auf Rechnungen zugreifen

1. Wählen Sie in der seitlichen Navigationsleiste [Rechnungen] → [Alle anzeigen].

2. In der Tabellenansicht „Alle Rechnungen anzeigen“ können Sie folgende Aufgaben ausführen:

1. Alle Rechnungen nach Status filtern.
2. Verwenden Sie die [Suche], um die Rechnung zu finden, die Sie prüfen möchten.
3. [Spalten verwalten], um in der Tabelle angezeigte Spalten ein- oder auszublenden. 
4. Klicken Sie auf die [Rechnungsnummer], um die Rechnung zu öffnen.
5. Bewegen Sie den Mauszeiger über die [Referenz], um die Rechnungsreferenz hinzuzufügen oder zu bearbeiten. Dies ist nur möglich, wenn sich die Rechnung im Status „Offen“ oder „Wartet auf Genehmigung“ befindet.
6. Bewegen Sie den Mauszeiger über das [Aufwandskonto], um die Abteilung oder das Konto hinzuzufügen oder zu bearbeiten, auf die bzw. das die Rechnung verbucht wird. Dies ist nur möglich, wenn sich die Rechnung im Status „Offen“ oder „Wartet auf Genehmigung“ befindet.
7. [Bestellung]. Prüfen Sie, ob die Rechnung mit einer Bestellung abgeglichen wurde. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Eine Bestellung mit einer Rechnung abgleichen.
8. Zeigen Sie den [Status] der Rechnung an.
9. [Wareneingangsscheine]. Zeigen Sie die Wareneingangsscheine an, die mit der Rechnung verknüpft sind, oder erstellen Sie einen neuen Wareneingangsschein für die Bestellung, mit der die Rechnung abgeglichen ist. 
10. Zeigen Sie die [PDF-Kopie] der Rechnung an. Diese Option ist verfügbar, wenn die Rechnung über die PurchasePlus-Lösung für papierlose Rechnungsstellung aus einer PDF-Datei erstellt wurde.

Rechnungen aktualisieren

Im Allgemeinen kann eine Rechnung im Status „Offen“ oder „Wartet auf Genehmigung“ von jedem Benutzer aktualisiert werden, der über die Berechtigung „Rechnungen und Gutschriften verwalten“ und/oder „Rechnungs- und Gutschriftspositionen verwalten“ verfügt (je nachdem, was aktualisiert werden soll).

Das Aktualisieren von Rechnungen außerhalb der Status „Offen“ oder „Wartet auf Genehmigung“ erfordert zusätzliche Schritte, bevor Änderungen vorgenommen werden können:

• Um eine Rechnung im Status „Abgestimmt“ zu aktualisieren, muss die Rechnung wieder geöffnet werden, indem Sie im Kopfbereich der Rechnung im Menü [Mehr] auf „Rechnung wieder öffnen“ klicken:
• Um eine Rechnung im Status „Bereit für den Export“ oder „Exportiert“ zu aktualisieren, muss die Rechnung im Menü [Mehr] im Kopfbereich der Rechnung zuerst [Auf „Abgestimmt“ zurücksetzen] und dann wie oben beschrieben wieder geöffnet werden.

Sobald die erforderlichen Änderungen an der Rechnung vorgenommen wurden, muss sie alle für die jeweilige Organisationseinheit eingerichteten Rechnungsgenehmigungs-Workflows erneut durchlaufen.

Rechnungen genehmigen

Befindet sich eine Rechnung im Status „Wartet auf Genehmigung“, bedeutet dies, dass sie erfolgreich einen Genehmigungs-Workflow durchlaufen muss, um in den Status „Abgestimmt“ überzugehen.

Es gibt viele Gründe, warum eine Rechnung markiert werden kann und eine Genehmigung erfordert. Die einzelnen Markierungsgründe werden auf der Registerkarte „Rechnungsmarkierungen“ angezeigt, und die Markierungen der Rechnungspositionen sind in der Spalte „Markierungen“ jeder Rechnungsposition aufgeführt.

Als ernannter Genehmiger können Sie jeden Markierungsgrund prüfen und entscheiden, ob Sie den Markierungsgrund beheben oder die Rechnung genehmigen möchten, ohne einige oder alle Markierungen zu beheben.

Genehmigungs-Workflows für Rechnungen und Gutschriften erfordern einen eigenen Artikel für eine ausführliche Erklärung. Erfahren Sie mehr, indem Sie diesen Leitfaden lesen.

Verwendung des Rechnungs-Power-Editors

Benutzer mit der Berechtigung „Kann Rechnungen und Gutschriften verwalten“ können den Rechnungs-Power-Editor verwenden, um eine Rechnung in PurchasePlus Seite an Seite mit einer PDF-Rechnung zu prüfen und zu aktualisieren, die an ihre E-Mail-Adresse für die papierlose Rechnungsstellung gesendet wurde.

So verwenden Sie den Rechnungs-Power-Editor:

1. Wählen Sie eine beliebige Rechnung aus den Bereichen [Rechnungen] → [Alle anzeigen] oder [Rechnungen] → [Warten auf meine Genehmigung] aus.
2. Wählen Sie im Rechnungskopf [Power-Editor] aus.
3. Wurde die Rechnung in PurchasePlus dadurch erstellt, dass ein Lieferant die PDF-Rechnung per E-Mail an Ihre E-Mail-Adresse für die papierlose Rechnungsstellung gesendet hat, können Sie die PDF-Datei auf der rechten Seite des Rechnung-Editors in PurchasePlus anzeigen – für eine einfache Referenz beim Aktualisieren einer Rechnung.

Best Practices

Bestellungen & Rechnungen abgleichen

• Falls für Ihr Unternehmen zutreffend, stellen Sie sicher, dass eine Bestellung mit der Rechnung abgeglichen ist, bevor Sie Markierungsgründe prüfen.
• Verknüpfen Sie bei Bedarf Rechnungspositionen mit Bestellpositionen.

Waren & Dienstleistungen annehmen

• Prüfen Sie, ob Artikel eingegangen sind. Falls für Ihr Unternehmen zutreffend, ist der Wareneingang zu einer Bestellung ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass die Artikel geliefert wurden, und signalisiert dem Rechnungsgenehmiger, dass die Rechnung genehmigt werden kann.

Positionen auf der Rechnung vor der Genehmigung prüfen

• Bei Abweichungen zwischen Bestellpreis und Rechnungspreis möchten Sie sich möglicherweise an den Lieferanten wenden, um eine Gutschrift für etwaige Differenzen anzufordern.