Rechnungen und Gutschriften

Direkt zu:

• Papierlose Rechnungen und Gutschriften
• Markierte Rechnungen und Gutschriften prüfen
• Markierte Rechnung oder Gutschrift genehmigen

Papierlose Rechnungen und Gutschriften

Rechnungen, die an Ihre PurchasePlus E-Mail-Adresse für papierlose Rechnungsstellung gesendet werden, werden automatisch gescannt und der Plattform hinzugefügt.

PurchasePlus versucht automatisch, die Rechnung mit ihrer Bestellung und dem Wareneingangsbeleg abzugleichen. Das System vergleicht anschließend die Positionen. Wenn alle übereinstimmen, wird die Rechnung automatisch unter Verwendung der Abteilung und des Kontocodes der zugeordneten Bestellung abgeglichen.

Bitte beachten

• Rechnungen, die den automatischen Abgleich bestehen, werden automatisch abgestimmt, da die Ausgaben bereits in der Bestellanforderungsphase genehmigt wurden.
• Eine Rechnung muss möglicherweise auf mehrere Abteilungen und Kontocodes aufgeteilt werden; dies kann im Modus [Erweiterte Ansicht] erfolgen.

Markierte Rechnungen und Gutschriften prüfen

Wenn die Rechnung Ihre Schwellenwerte und Kennzeichnungseinstellungen nicht erfüllt, wird sie zur Überprüfung markiert. Diese können unter [Rechnungen] --> [Wartet auf meine Genehmigung] eingesehen werden.

Es empfiehlt sich, Rechnungen nach Möglichkeit einer Bestellung zuzuordnen. Mit einer bestehenden Bestellung abgleichen oder, falls zutreffend, eine nachträgliche Bestellanforderung erstellen, falls noch keine vorhanden ist. Hier finden Sie Best Practices für die Prüfung markierter Rechnungen und Gutschriften.

Bitte beachten

• Einige Rechnungen haben niemals eine Bestellung oder einen Wareneingangsbeleg (z. B. Energierechnungen).
• Wenn Sie eine nachträgliche Bestellanforderung erstellen, um sie mit einer Rechnung abzugleichen, stellen Sie sicher, dass Sie das Häkchen bei [An Lieferanten senden] entfernen.

Markierte Rechnungen und Gutschriften genehmigen

Sobald Sie sichergestellt haben, dass alle Probleme mit einer Rechnung oder Gutschrift behoben sind, können Sie das Dokument genehmigen. Die Genehmigungsregeln für markierte Rechnungen basieren auf dem Gesamtrechnungsbetrag und der Abteilung.

Bitte beachten

• Wenn Sie ein Problem mit einem berechneten Einzelpreis oder einer Artikelmenge haben, wenden Sie sich an Ihren Lieferanten, um eine neue Rechnung zu erhalten.
• Rechnungsnummern müssen eindeutig sein, andernfalls werden sie vom System abgelehnt.