Rechnungskennzeichnungen (Flags)

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Was Flags sind

PurchasePlus analysiert kontinuierlich alle Rechnungen und Gutschriften im Status „Offen“ und „Wartet auf Genehmigung“ und setzt gemäß den für Ihre Organisation vorgenommenen Einstellungen Flags auf Kopf- oder Positionsebene des Belegs.

Ein „Flag“ ist ein Hinweis bzw. Bedenken bezüglich der Rechnung oder Gutschrift, um auf Probleme mit dem Beleg aufmerksam zu machen, die vor der Genehmigung durch die benannte(n) Person(en) in Ihrer Organisation geprüft werden müssen. Flags stellen sicher, dass nur Rechnungen und Gutschriften, die den spezifischen Kriterien Ihrer Organisation entsprechen, ohne manuelles Eingreifen in PurchasePlus den Status „Abgestimmt“ erreichen können. 

Gekennzeichnete Rechnungen oder Gutschriften sind in PurchasePlus leicht zu erkennen. Sie können zusammenfassende Informationen (auf Kopfebene) über den Beleg im Abschnitt „Status“ einsehen:

Durch Klicken auf ein Flag auf Positionsebene werden weitere Informationen zur gekennzeichneten Position angezeigt:

Abstimmen oder einreichen

Wenn eine Rechnung oder Gutschrift manuell in PurchasePlus erstellt wird, beginnt sie in der Regel im Status „Offen“. Der Status „Offen“ weist darauf hin, dass es sich um einen Entwurf handelt, an dem noch gearbeitet wird oder dem möglicherweise noch Informationen hinzugefügt werden müssen. Der Einfachheit halber zeigt PurchasePlus Flags bei jeder Rechnung oder Gutschrift im Status „Offen“ an, um bereits während der Bearbeitung auf Unstimmigkeiten hinzuweisen, die behoben werden müssen.

Sobald die Arbeit an der offenen Rechnung oder Gutschrift abgeschlossen ist und sie für den nächsten Status bereit ist, finden Sie eine primäre Aktion im Kopfbereich der offenen Rechnung:

• Wenn für die Rechnung oder Gutschrift null Flags vorliegen, lautet die verfügbare primäre Aktion [Als abgestimmt markieren]. Durch Klicken auf „Als abgestimmt markieren“ wird die Rechnung oder Gutschrift in den Status „Abgestimmt“ überführt, und es ist keine Genehmigung erforderlich. Dies liegt daran, dass dieser Beleg gemäß den Einstellungen Ihrer Organisation alle Kriterien erfüllt hat und daher keine Flags gesetzt wurden.
• Wenn ein oder mehrere Flags für die Rechnung oder Gutschrift vorliegen, lautet die verfügbare primäre Aktion [Zur Genehmigung einreichen]. Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird der Beleg in den Status „Wartet auf Genehmigung“ versetzt, und eine Genehmigung ist nun erforderlich. Dies liegt daran, dass diese Rechnung oder Gutschrift gemäß den für Ihre Organisation geltenden Einstellungen nicht alle Kriterien erfüllt hat (daher die gesetzten Flags), und diese Flags von einem Benutzer in Ihrer Organisation geprüft werden müssen, der befugt ist zu entscheiden, ob der Beleg trotz der Flags genehmigt werden soll oder ob die Flags bereinigt werden müssen. Sobald die Genehmigung für die Rechnung oder Gutschrift erteilt wurde, wechselt der Beleg in den Status „Abgestimmt“.

In PurchasePlus besteht das Ziel bei allen Rechnungen und Gutschriften darin, sie in den Status „Abgestimmt“ zu überführen. Sobald sie sich im abgestimmten Zustand befinden, können sie in Ihre externe Buchhaltungssoftware exportiert werden. Weitere Informationen zum Exportieren abgestimmter Rechnungen und Gutschriften finden Sie in unseren Artikeln Eine Rechnung oder Gutschrift exportieren und Eine Batch-Exportdatei für Rechnungen und Gutschriften erstellen.

Flag-Einstellungen – Übersicht

Rechnungs-Flags können an die individuellen Anforderungen jeder Organisation angepasst werden und werden in der Regel während Ihrer PurchasePlus-Implementierung in enger Absprache mit unserem Team eingerichtet.

Wenn Sie feststellen, dass Rechnungen aus unplausiblen Gründen gekennzeichnet werden, wenden Sie sich bitte an einen Administrator in Ihrer Organisation oder an unser freundliches Kundensupport-Team, um Unterstützung bei der Überprüfung der Flag-Einstellungen Ihrer Organisation zu erhalten.

Flag-Einstellungen & Organisationshierarchien

Diese Einstellungen gelten spezifisch für jede Organisation und Abteilungsebene und werden in der Organisationshierarchie nicht nach unten vererbt; jede Ebene des Organigramms muss separat konfiguriert werden.

Flag-Schwellenwerte & Organisationshierarchien

Einige der für Rechnungen und Gutschriften in PurchasePlus verfügbaren Flags können über Schwellenwerte weiter angepasst werden. Schwellenwerte ermöglichen es, dass Rechnungen mit geringfügigen Abweichungen kein bestimmtes Flag auslösen, was dazu beiträgt, Rechnungen und Gutschriften mit weniger manuellem Aufwand in den Status „Abgestimmt“ zu überführen.

Schwellenwerte gelten hierarchisch. Wenn für eine Organisation kein spezifischer Schwellenwert festgelegt wurde, wird dieser aus den Einstellungen der übergeordneten Organisation oder der nächsthöheren Organisation übernommen, für die ein Schwellenwert definiert ist.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Leitfaden zu Schwellenwerten für Rechnungs-Flags.

Flag-Status

Jedes Rechnungs- und Gutschriften-Flag (unten definiert) kann basierend auf den Anforderungen Ihrer Organisation auf „Aus“, „Regulär“ oder „Wichtig“ gesetzt werden. 

• [Aus]: Das Flag gilt nicht für Ihre Organisation.
• [Regulär]: Die Rechnung oder Gutschrift kann von einer genehmigenden Person freigegeben werden, wenn für den Beleg ausschließlich reguläre Flags vorliegen. 
• [Wichtig]: Eine Rechnung oder Gutschrift kann von einer genehmigenden Person nicht genehmigt werden, wenn ein oder mehrere wichtige Flags für das Dokument vorliegen. Alle wichtigen Flags müssen behoben werden, bevor eine genehmigende Person die Rechnung oder Gutschrift genehmigen kann.

Für PurchasePlus-Systemadministratoren werden die Flag-Einstellungen und -Status wie folgt dargestellt und können nach Bedarf umgeschaltet werden:

Rechnungs-Flags

Die folgenden Flag-Einstellungen können für Rechnungen konfiguriert werden.

Es gibt 5 Flags auf Rechnungspositionsebene, die für jede Position der Rechnung gelten, und 10 Flags auf Rechnungskopfebene, die für die gesamte Rechnung gelten.

Rechnungspositions-Flags

Rechnungskopf-Flags

Gutschriften-Flags

Die folgenden Flag-Einstellungen können für Gutschriften konfiguriert werden.

Es gibt 1 Flag auf Gutschriftenpositionsebene, das für jede Position der Gutschrift gilt, und 6 Flags auf Gutschriftenkopfebene, die für die gesamte Gutschrift gelten.

Gutschriftenpositions-Flags

Gutschriftenkopf-Flags