Wareneingang
Wareneingang
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Wareneingang ins Inventar
Wenn Sie eine Lieferung erhalten, die sich auf eine Bestellung bezieht, können Sie PurchasePlus nutzen, um die Waren zu 'empfangen' (d. h. die empfangenen Artikel und Mengen digital festzuhalten), damit Sie wissen, wann Ihre Bestellung erfüllt ist, und die Rechnung des Lieferanten bedenkenlos bezahlen können. Diese Funktion ist in fast jeder PurchasePlus-Konfiguration standardmäßig enthalten.
Benutzer unseres optionalen Moduls Inventar können noch einen Schritt weiter gehen und festlegen, 'Waren ins Inventar zu empfangen'. Das bedeutet, dass die Mengen der Lagerartikel an einem bestimmten Lagerort automatisch aktualisiert werden und die neu eingegangenen Waren sofort in Berichten angezeigt, für Umlagerungen verwendet, bei einer Inventur gezählt oder in einer Bedarfsanforderung von einem Lagerort nachbestellt werden können.
Wie es funktioniert
Um den dezentralen, auf Effizienz ausgerichteten Einkaufs-Marktplatz von PurchasePlus mit der detaillierten Bestandskontrolle zu harmonisieren, die von Inventar-Managern gefordert wird, haben wir drei wichtige Konzepte auf unserer Plattform eingeführt:
- Berechtigung für Lagerartikel
- 'Empfangen als'
- 'Master-Produkte' und Produktabgleich
Wir empfehlen jedem Inventar-Benutzer, diese drei Prinzipien zu verstehen, bevor Waren ins Inventar gebucht werden.
Konzept 1: Berechtigung für Lagerartikel
Wenn Sie Waren erfolgreich ins Inventar empfangen, besteht das Ergebnis darin, dass Ihre Lagerartikel am angegebenen Lagerort erhöht werden (d. h. der Bestand steigt):
In PurchasePlus müssen Lagerartikel folgende Kriterien erfüllen:
- Produkte sein, die sich im 'Besitz' Ihrer Organisation befinden – d. h. es sind Produkte 'im Besitz des Einkäufers'.
- Produkte mit einer Verkaufspackung von 'Jeweils 1' sein.
Bezüglich Punkt 1 bedeutet dies, dass Sie keine Produkte im Besitz des Lieferanten als Lagerartikel führen können. Dadurch wird verhindert, dass ein Lieferant sein lieferanteneigenes Produkt mit einem anderen Namen, einer anderen Verkaufspackung oder Maßeinheit aktualisiert und somit Ihre Lagerbestände und Bewertungen außerhalb Ihrer Kontrolle beeinflusst werden.
Diese Einschränkung stellt sicher, dass eine granulare, genaue Kontrolle über Ihr Inventar von Haus aus möglich ist. Allerdings kann das Erstellen und Verwalten von Lagerartikeln bei der Ersteinrichtung auf Seiten des Einkäufers etwas Zeit in Anspruch nehmen. Dennoch ist der Prozess selbst einfach, und unser Team steht Ihnen jederzeit gerne zur Seite.
Konzept 2: 'Empfangen als'
Wenn Sie Waren ins Inventar empfangen, kommt es häufig vor, dass die Waren, die Sie erhalten, den Lagerartikeln in Ihrem Inventar sehr ähnlich, aber nicht völlig identisch sind.
Ein einfaches Beispiel: Sie möchten einen generischen Lagerartikel 'Tomate' führen. Wenn Sie bei Ihrem Lieferanten Tomaten bestellen, liefert dieser möglicherweise:
- Roma-Tomate
- Fleischtomate
- Celebrity-Tomate
...die Sie alle als Ihren Lagerartikel 'Tomate' Empfangen als zuordnen können, um dessen Lagerbestand zu erhöhen. Sie entscheiden während des Empfangsprozesses vollkommen frei, welche Artikel Sie als Ihren Lagerartikel Empfangen als festlegen; es ist sogar möglich, nicht verwandte Artikel (z. B. 'Dose Limonade') als Ihren Lagerartikel (z. B. 'Tomate') zu empfangen und dessen Bestand zu erhöhen.
TIPP: Gestalten Sie Ihre Lagerartikel recht generisch, um Flexibilität und Schnelligkeit beim Wareneingang zu gewährleisten.
Keine Sorge – Sie müssen während des Empfangsprozesses nicht jedes Mal manuell die richtigen Lagerartikel für 'Empfangen als' heraussuchen. PurchasePlus schlägt intelligent Lagerartikel vor und füllt diese voraus, die stark mit den gelieferten Artikeln des Lieferanten übereinstimmen, um Ihre Arbeitsabläufe zu beschleunigen.
Erfahren Sie mehr über diese Abgleichstrategie im nächsten Abschnitt.
Konzept 3: Master-Produkte und Produktabgleich
PurchasePlus verwaltet Millionen von Produkten im Besitz von Einkäufern und Lieferanten in unserer Datenbank. Zusätzlich pflegen wir intern eine umfassende Liste von 'Master-Produkten', die in unserem Besitz sind. Sie werden manchmal Produkte mit dem Eigentümer 'Marketboomer' sehen – das ist das Unternehmen hinter PurchasePlus!
Produkte im Besitz von Einkäufern (z. B. Lagerartikel) oder im Besitz von Lieferanten können von unserem Expertenteam mit einem unserer Master-Produkte 'abgeglichen' (gematcht) werden:
Dies ermöglicht Einkäufern Folgendes:
- Echtzeit-Preisvergleiche für denselben Artikel abrufen, der von mehreren Lieferanten angeboten wird (z. B. beim Erstellen einer Bedarfsanforderung),
- Effektive Einkaufslisten erstellen, die für Benutzer in ihrer Organisation einfach zu nutzen sind, und
- Den Wareneingang ins Inventar deutlich beschleunigen.
Detailansicht: Wie Master-Produkte und Ersatzprodukte den Wareneingang ins Inventar beschleunigen
Der Wareneingang ins Inventar beinhaltet eine Zuordnung von:
- Dem Lagerartikel, der in Ihrem Inventar erhöht werden soll, zu
- Dem tatsächlichen, eindeutigen Produkt, das Ihr Lieferant Ihnen geschickt hat.
PurchasePlus ermöglicht diese Zuweisung, ohne dass der Benutzer jedem einzelnen Produkt der Bestellung manuell einen Lagerartikel zuweisen muss, und zwar mithilfe von mit Master-Produkten abgeglichenen Artikeln und Ersatzprodukten.
- Master-Produkte: Wenn Ihre Lagerartikel von unserem Team mit einem Master-Produkt abgeglichen wurden UND Ihre Lieferanten Preise für dieses Master-Produkt hinterlegt haben, wird beim Bestellen eines Master-Produkts (z. B. in einer Einkaufslisten-Bedarfsanforderung) Ihr zugeordneter Lagerartikel automatisch ausgewählt, wenn Sie diese Lieferung ins Inventar einbuchen.
- Ersatzprodukte: Wie oben erwähnt, muss ein Lagerartikel eine Verkaufspackung von 'Jeweils 1' haben. Das Produkt Ihres Lieferanten wird jedoch möglicherweise im Karton zu 24 Stück verkauft. Dies gilt in unserem System als unterschiedliche Produkte, sie können jedoch für den Wareneingang ins Inventar verknüpft werden, indem eine Ersatzproduktbeziehung erstellt wird.
Wenn Sie eine Lieferung ins Inventar buchen und weder ein Master-Abgleich noch eine Ersatzproduktbeziehung zwischen dem Produkt des Lieferanten und Ihrem Lagerartikel besteht, versucht PurchasePlus anhand verschiedener Faktoren (wie der Produktähnlichkeit) passende Vorschläge zu machen. Es wird jedoch empfohlen, die Treffer sorgfältig zu prüfen und den Lagerartikel eventuell manuell auszuwählen (oder einen völlig neuen Lagerartikel zu erstellen). Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, erstellt unser System automatisch die Ersatzproduktbeziehung und merkt sich diese für zukünftige Wareneingänge ins Inventar!
Waren ins Inventar empfangen
Der Wareneingang ins Inventar beginnt mit dem Erstellen eines neuen Wareneingangsscheins. In PurchasePlus müssen Wareneingangsscheine immer zu einer Bestellung erstellt werden; es ist nicht möglich, einen Wareneingangsschein ohne Bezug zu einer Bestellung anzulegen.
So erstellen Sie einen neuen Wareneingangsschein:
Schritt 1: Navigieren Sie in der Seitenleiste zu [Bestellungen] → [Alle anzeigen]. Klicken Sie auf das [Lkw]-Symbol in der Spalte für den Wareneingangsschein, um einen Wareneingangsschein zur Bestellung zu erstellen:
Schritt 2: Wählen Sie [Ins Inventar empfangen]:
...und füllen Sie die angezeigten Felder aus:
- 'Ziel-Lagerort' ist der Lagerort, an dem die Bestände der Lagerartikel erhöht werden.
- 'Alle ausstehenden Artikel empfangen' bedeutet, dass jede Position auf dem Wareneingangsschein mit der noch offenen, zu liefernden Menge vorausgefüllt wird. Sie können dennoch jeden Artikel vor dem Abschluss manuell überprüfen.
- 'Tatsächliches Datum' bezeichnet das Datum, an dem die Waren physisch eingegangen sind, da dieses oft vom Erstellungsdatum des Wareneingangsscheins abweicht.
Sobald Sie diese drei Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf [Wareneingangsschein erstellen].
Schritt 3: Die daraufhin angezeigte Seite ist ein Wareneingangsschein-Entwurf. Wir empfehlen, jede Zeile auf dem Wareneingangsschein sorgfältig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sowohl die Menge der empfangenen Artikel als auch der Lagerartikel, als der Sie die Ware empfangen, korrekt sind:
Wenn Sie in Schritt 2 oben 'Alle ausstehenden Artikel empfangen' gewählt haben, müssen Sie die Empfangsmenge möglicherweise anpassen, falls zu viel oder zu wenig geliefert wurde.
Wenn Sie einen anderen Lagerartikel auswählen müssen als den, den PurchasePlus automatisch ermittelt hat, klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche [Erweiterte Optionen] in der entsprechenden Zeile (siehe Abbildung unten). Hinweis: Wenn Sie diesen Lagerartikel zum ersten Mal empfangen, müssen Sie zuerst einen neuen Lagerartikel erstellen.
Klicken Sie dann auf das Papierkorb-Symbol, um die Auswahl zu löschen:
Schließlich werden Sie aufgefordert, aus einer Liste vorgeschlagener Artikel auszuwählen oder nach einem bestimmten Lagerartikel zu suchen:
Klicken Sie auf [Änderungen übernehmen].
Schritt 4: Klicken Sie auf [Als empfangen markieren], um den Wareneingangsschein abzuschließen. Die angegebenen Lagerartikel werden am Ziel-Lagerort über eine Wareneingangs-Umlagerung um die Empfangsmenge erhöht.
Bitte beachten Sie: Wenn an einem Lagerort eine Inventur mit dem Status 'In Bearbeitung' vorliegt, werden Wareneingangs-Umlagerungen ins Inventar nicht automatisch abgeschlossen. Stattdessen müssen Benutzer die Wareneingangs-Umlagerung aufrufen und manuell auf [Als abgeschlossen markieren] klicken, sobald sie dazu bereit sind.
Sobald die Inventur abgeschlossen ist, erfolgen Wareneingänge ins Inventar wieder automatisch.
Bestand an einen Lieferanten zurücksenden
Sobald der Bestand ins Inventar gebucht wurde, kann sein Lagerbestand nur noch über Umlagerungen angepasst werden.
Falls Waren an einen Lieferanten zurückgesendet werden müssen, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus.
Erstellen Sie zunächst eine neue Umlagerung vom Typ 'Bestandskorrektur', legen Sie als Ausgangsort den Lagerort fest, an dem die Ware ursprünglich empfangen wurde, und wählen Sie als Zielort den Lieferanten aus, an den der Bestand zurückgeht:
Suchen Sie dann nach den Lagerartikeln, die an den Lieferanten zurückgesendet werden sollen. Geben Sie die zurückzusendende Menge an und wiederholen Sie dies für jeden weiteren Artikel. Sie können den Filter [[Artikel mit Nullmenge ausblenden]](/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory-transfers#HideZeroQuantity) verwenden, um die Prüfung der Umlagerung zu erleichtern.
Sobald Sie alle Lagerartikel und Mengen zur Umlagerung hinzugefügt haben, können Sie die Umlagerung zur Genehmigung einreichen oder (abhängig von Ihren Benutzerberechtigungen) auf [Als abgeschlossen markieren] klicken:
Sobald die Umlagerung als abgeschlossen markiert ist, werden die Bestände in PurchasePlus entsprechend angepasst. Die Abstimmung mit dem Lieferanten und dem Kurierdienst (falls erforderlich) muss jedoch außerhalb der Plattform erfolgen.