Abgleich

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Kontoauszüge

Der Kontoauszugsabgleich ersetzt den bisherigen mühsamen Abgleich per Tabellenkalkulation und E-Mail direkt auf der Plattform. Sie laden einen Lieferantenkontoauszug hoch, das System extrahiert die Positionen, findet die passenden Rechnungen und Gutschriften, die bereits in PurchasePlus vorhanden sind, markiert Unstimmigkeiten und bietet Ihnen einen zentralen Arbeitsbereich, um jede Ausnahme zu beheben und den Kontoauszug abzuschließen.

Das Ziel ist einfach: den monatlichen Abgleichsaufwand eliminieren, fehlende Rechnungen frühzeitig erkennen und einen Prüfpfad führen, der jeder Finanzprüfung standhält.

• Phase 1 Manuelle Erfassung & Kernabgleich Benutzer laden Kontoauszüge für die KI-Extraktion hoch und überprüfen die Abgleichergebnisse. Jetzt verfügbar
• Phase 2 Automatisierte Erfassungspipeline Per E-Mail gesendete Kontoauszüge werden automatisch erfasst, analysiert und im Dashboard angezeigt. In Entwicklung < 3 Monate
• Phase 3 Lieferantenzusammenarbeit & Nachverfolgung Automatisierte Lieferantenkommunikation, Deep-Link zu vorausgefüllten Upload-Formularen und Workflows zur Ausnahmebehebung. In Entwicklung < 6 Monate

Kontoauszug

Ein Kontoauszug ist ein Dokument, das Ihnen ein Lieferant in der Regel monatlich zusendet und in dem alle Rechnungen und Gutschriften für den Zeitraum aufgeführt sind. Jede Zeile auf dem Kontoauszug ist eine Kontoauszugsposition, und eine Kontoauszugsposition entspricht einer Rechnung oder einer Gutschrift.

Der Abgleich erfolgt auf Positionsebene. Das System versucht, die passende Rechnung in PurchasePlus zu finden, vergleicht die Gesamtbeträge und weist jeder Position einen von vier Status zu. Sobald Sie alle Punkte bearbeitet haben, die Aufmerksamkeit erfordern, klicken Sie auf Als abgeglichen markieren und der Kontoauszug wird geschlossen.

Es gibt keinen automatischen Abschluss von Kontoauszügen. Selbst wenn jede Position automatisch abgeglichen wird, bleibt der Kontoauszug Offen, bis eine Person ihn bestätigt. Dieser menschliche Prüfschritt am Ende ist beabsichtigt.

Kontoauszüge aktivieren

Um die Funktion für Kontoauszüge nutzen zu können, sind folgende Voraussetzungen erforderlich:

• Das Feature-Flag für den Kontoauszugsabgleich ist für Ihre Organisationseinheit aktiviert.
• Ihre Rolle verfügt über die Berechtigung Kontoauszugsabgleich verwalten.
• Der Kontoauszug gehört zu Ihrer aktuellen Organisationseinheit oder einer ihrer Abteilungen.

Einen Kontoauszug hochladen und abgleichen

1. Gehen Sie zu [Rechnungen] \> [Kontoauszüge.]
2. Wählen Sie den [Lieferanten] aus dem Dropdown-Menü aus, ziehen Sie die PDF- oder Bilddatei des Kontoauszugs per Drag-and-Drop hinein oder wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf [Import starten]
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Verknüpfen], um nicht zugeordnete Positionen mit der entsprechenden Rechnung oder Gutschrift zu verknüpfen.

Hinweis\- Positionen haben den Status „Ausstehend“, wenn das Dokument, auf das sie sich beziehen, noch nicht abgeglichen ist. Weitere Informationen zum Umgang mit nicht abgeglichenen Kontoauszugspositionen finden Sie im Artikel Kontoauszugsstatus bearbeiten.

1. Sobald alle Ihre Kontoauszugspositionen abgeglichen sind, klicken Sie auf [Abgleichen.]

Hinweis\- Wenn Sie eine Kontoauszugsposition nicht abgleichen können, können Sie einen Abgleich erzwingen. Siehe Kontoauszugsstatus bearbeiten.

1. Klicken Sie auf [Bestätigen], um den Abgleich Ihres Kontoauszugs abzuschließen.

Ihr Kontoauszug ist jetzt abgeglichen.