Waren empfangen

Das Markieren von Bestellpositionen als empfangen zeigt den Benutzern in Ihrer Organisation an, wann eine Bestellung abgeschlossen werden kann.

Dies ist auch für die Verarbeitung von Rechnungen unerlässlich, falls sich Ihre Organisation für den 3-Wege-Rechnungsabgleich entschieden hat; das heißt, die Rechnungspositionen werden mit dem abgeglichen, was bestellt wurde (aus der Bestellung), und mit dem, was eingegangen ist (auf dem Wareneingangsschein), bevor sie abgestimmt werden können.

Direkt zu:

• Einen Wareneingangsschein erstellen
  • Ins Inventar aufnehmen
  • Alle ausstehenden Waren empfangen
• Einen (Entwurfs-)Wareneingangsschein verwalten
• Einen Wareneingangsschein abschließen

Einen Wareneingangsschein erstellen

Um einen neuen Wareneingangsschein zu erstellen, navigieren Sie in der seitlichen Navigationsleiste zu [Bestellungen] → [Alle anzeigen]. Klicken Sie auf das [LKW]-Symbol in der Spalte für den Wareneingangsschein, um einen Wareneingangsschein zu dieser Bestellung zu erstellen.

Alternativ können Sie eine Bestellung aufrufen und auf eine der Schaltflächen [Waren empfangen] innerhalb der Bestellung klicken.

Ins Inventar aufnehmen

Wenn Ihre Organisation das Inventarmodul nutzt, wird Ihnen die Option angezeigt, die Waren an einem Lagerort im Inventar zu empfangen, sodass Ihre Lagerbestände an diesem Lagerort entsprechend aktualisiert werden.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Waren ins Inventar aufnehmen.

Alle ausstehenden Artikel empfangen

Sobald Sie festgelegt haben, ob Sie Waren ins Inventar aufnehmen möchten oder nicht (oder falls Ihre Organisation das Inventar-Modul nicht verwendet), können Sie festlegen, dass ein Wareneingangsschein mit den noch offenen Mengen der Bestellung vorausgefüllt wird. Dies ist eine äußerst nützliche Funktion, mit der Sie viel Zeit sparen und den Wareneingangsprozess erheblich beschleunigen können, sodass selbst sehr lange Bestellungen mit nur wenigen Klicks als vollständig empfangen markiert werden können:

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird jede noch ausstehende Position der Bestellung – unabhängig davon, ob sie zuvor bereits teilweise empfangen wurde oder nicht – als vollständig empfangene Position auf dem resultierenden Wareneingangsschein vorausgefüllt. Sie haben anschließend die Möglichkeit, die Mengen der gelieferten Waren zu bearbeiten oder den Wareneingangsschein abzuschließen, indem Sie auf [Als empfangen markieren] klicken.

Einen Entwurfs-Wareneingangsschein verwalten

Sobald Sie bei einer Bestellung auf [Waren empfangen] klicken, wird ein Entwurf für einen Wareneingangsschein erstellt. Sie können die folgenden Aktionen nach Bedarf durchführen oder auf [Als Entwurf speichern] klicken, um zum vorherigen Bildschirm zurückzukehren.

a) Passen Sie die Empfangsmenge jedes Artikels auf dem Wareneingangsschein an.

b) Zugriff auf erweiterte Optionen:

• Mengenübersicht anzeigen,
• Verknüpfte Rechnungspositionen anzeigen,
• Empfangseinheitspreis überschreiben. Dies kommt recht häufig vor, wenn der tatsächliche Empfangspreis vom Positionspreis der Bestellung abweicht (oder von der Rechnungsposition, falls diese bereits mit einer Rechnung verknüpft ist). Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel: Einheitspreis beim Empfang überschreiben.
• Kommentar zur Position eingeben,
• Mindesthaltbarkeitsdatum erfassen,
• Fahrzeugtemperatur erfassen,
• Produkttemperatur erfassen.

c) [Produkt hinzufügen]. Dies ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie ein zusätzliches Produkt empfangen müssen, das mit der Lieferung eingetroffen ist, aber nicht auf der Bestellung aufgeführt war.

d) [Details anzeigen oder ausblenden] des Wareneingangsscheins.

e) [Weitere Optionen], mit denen Sie:

• [Audit-Protokoll anzeigen]
• [In Legacy P+ öffnen]
• [Wareneingangsschein abbrechen]
• [Hilfe anfordern].

f) [Als empfangen markieren]. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie die Bearbeitung des Wareneingangsscheins abgeschlossen haben und mit den Daten, die gespeichert werden sollen, zufrieden sind.

g) Zugriff auf die Registerkarte [Einstellungen] des Wareneingangsscheins.

h) Sie können bereits empfangene Artikel ausblenden, indem Sie oben auf der Seite auf [Bereits empfangene Artikel ausblenden] klicken.

Einen Wareneingangsschein abschließen

Wenn Sie bei einem Entwurfs-Wareneingangsschein auf [Als empfangen markieren] klicken, wechselt das Entwurfsdokument in den Status „EMPFANGEN“.

Sie gelangen zunächst auf eine Bestätigungsseite, auf der Sie auf die Schaltfläche [Anzeigen] klicken können, um den abgeschlossenen Wareneingangsschein einzusehen. Wenn die Lieferung ins Inventar aufgenommen wurde, sehen Sie dort auch einen Link zu allen erstellten Umlagerungsscheinen.

Zusätzlich sehen Sie ein Widget namens „Weitere Bestellungen“, das andere Bestellungen auflistet, deren Lieferung für heute oder morgen fällig ist (basierend auf dem Lieferdatum der Bestellungen):

Der Wareneingangsschein wird dauerhaft auf der Registerkarte für Wareneingangsscheine der zugehörigen Bestellung gespeichert:

Bewährte Verfahren

PurchasePlus ermöglicht es Wareneingangsteams derzeit, Artikelmengen zu erfassen, die die ursprüngliche Bestellmenge der Position überschreiten. Es gibt keine strikte Sperre, keine Warnmeldung und keine Standard-Toleranzgrenze, die Mehrlieferungen einschränkt. Im gesamten System betreffen etwa 5 % aller empfangenen Bestellpositionen (also 1 von 20 Artikeln) Mengen, die höher sind als ursprünglich bestellt.

Dieses flexible Erfassungsverhalten stellt sicher, dass die Lagerbestände unmittelbar bei der Lieferung exakt den physisch vorhandenen Warenbestand widerspiegeln.

Häufige Szenarien für Mehrlieferungen

• Artikel mit variablem Gewicht: Produkte, die nach Gewicht, Volumen oder Abmessungen verkauft werden, können oft nicht in exakten runden Zahlen geliefert werden. Beispielsweise kann eine über 10 kg Hackfleisch erteilte Bestellung vom Lieferanten als 10,66-kg-Gebinde geliefert werden. Das Wareneingangsteam sollte die tatsächlich gelieferten 10,66 kg erfassen, um Genauigkeit bei Inventar und Kostenrechnung zu gewährleisten.
• Bonusartikel, Werbeaktionen & Muster: Lieferanten legen häufig Werbeware (z. B. „10 kaufen, 2 gratis erhalten“) oder nicht berechnete Produktmuster bei. Um sicherzustellen, dass diese zusätzlichen Einheiten ordnungsgemäß nachverfolgt werden und für den Verkauf oder die Verwendung verfügbar sind, müssen sie am Wareneingang erfasst werden – selbst wenn sie auf der ursprünglichen Bestellposition fehlen.
• Mehrlieferungen von Lieferanten: Gelegentliche Packfehler von Lieferanten oder Anpassungen der Mengeneinheiten können zu zusätzlichem physischem Bestand führen.

Bewährte Verfahren für Wareneingangsteams

1. Immer physische Zählungen erfassen: Geben Sie die tatsächlich gelieferte physische Menge ein, anstatt die Zählung künstlich an die Bestellposition anzupassen.
2. Ursprüngliche Bestellungen nicht vor dem Empfang anpassen: Das Wareneingangsmodul verarbeitet Abweichungen nativ; eine vorherige Anpassung der zugrunde liegenden Bestellung verfälscht die ursprüngliche Bestellhistorie.
3. Dokumentation überprüfen: Stellen Sie sicher, dass etwaige Überschussbestände mit den Lieferscheinen des Lieferanten oder Beipackzetteln von Werbeaktionen übereinstimmen, bevor Sie den Wareneingangsschein abschließen.