A PurchasePlus AI-asszisztens használata

Mire jó az AI-asszisztens?

A PurchasePlus AI-asszisztens összekapcsolja a Claude-ot vagy a ChatGPT-t a PurchasePlus-fiókjával. Tegyen fel egy kérdést hétköznapi nyelven, és a választ közvetlenül az élő PurchasePlus-adataiból kapja meg.

Az MCP (Model Context Protocol) segítségével működik, amely egy szabványos módszer az AI-asszisztensek más szoftverekhez való csatlakoztatására. A megszokott PurchasePlus-fiókjával jelentkezik be, így az asszisztens csak azt láthatja és teheti meg, amit Ön is láthat és megtehet a PurchasePlus felületén.

Miért érdemes az AI-asszisztenst használni?

• Egyetlen választ kaphat igényléseken, megrendeléseken, átvételi elismervényeken és számlákon átívelően, ahelyett hogy jelentéseket exportálna és vetne össze manuálisan.
• Végigkövethet egyetlen rendelést az igényléstől a számláig anélkül, hogy a képernyők között váltogatna.
• Felfedezheti az ár-, csomagolásméret- és mennyiségi hibákat, még mielőtt a számlát kifizetnék.
• Beszállítói árajánlatot vagy a tavalyi beszerzéseket piszkozat igényléssé alakíthatja anélkül, hogy minden sort újra be kellene gépelnie.
• Egyetlen mondattal ellenőrizheti a készleten lévő mennyiséget, a leltárakat, az átadásokat és a receptek költségeit.

Mire képes?

• Válaszol az igénylésekkel, megrendelésekkel, átvételi elismervényekkel, számlákkal, jóváíró számlákkal és kimutatásokkal kapcsolatos kérdésekre.
• Ellenőrzi az aktuális készletet készlethelyszín szerint, valamint a leltárakat és az átadásokat.
• Kikeres egy receptet, annak összetevőit és kiszámítja a költségét az aktuális árakon.
• Keres a beszállítói katalógusokban, hogy megtudja, ki és milyen áron értékesít egy adott tételt.
• Lefuttatja azokat a jelentéseket, amelyekhez már rendelkezik hozzáféréssel, és átadja a letöltési linket.
• Létrehoz vagy frissít piszkozat igénylést, újrarendel egy korábbi igénylés alapján, bevásárlólistát hoz létre, terméket ad hozzá egy bevásárlólistához, illetve összetevőt ad egy recepthez.

A jóváhagyás, a megrendelések elküldése, a rekordok törlése és a beszállítók inaktiválása mindig emberi feladat marad.

Mielőtt elkezdené

Három dologra lesz szüksége: egy PurchasePlus-felhasználóra, egy a szervezete által engedélyezett AI-fiókra és a PurchasePlus szervercímére.

Tippek

• A csatlakozás előtt ellenőrizze szervezete AI-irányelveit. Munkahelyi AI-fiókot használjon, ne személyeset.
• Az asszisztens az Ön PurchasePlus-jogosultságait követi. Ha nem látja a számlákat a PurchasePlus felületén, az asszisztens sem fogja látni őket. Ha valami hiányzik, forduljon a super userhez.
• Ha több létesítményben dolgozik, ugyanabban a csevegésben válthat azon szervezetek között, amelyekhez hozzáféréssel rendelkezik.

Claude csatlakoztatása

A leggyorsabb módszer a PurchasePlus Kezdőlap vezérlőpultján található „Enable PurchasePlus MCP” sáv használata. Ez megnyitja a Claude-ot a már előre kitöltött PurchasePlus-adatokkal.

Tippek

• A csatlakoztatás után a PurchasePlus elérhető a Claude webes felületén, az asztali alkalmazásban és a mobilappokban is.
• A Claude minden eszköz használata előtt rákérdez a műveletre. Válassza a [Mindig engedélyez] lehetőséget a csak adatot olvasó eszközöknél (például számlák listázása). A piszkozatokat létrehozó vagy tételeket hozzáadó eszközöknél hagyja meg a rákérdezést, így minden változtatást láthat, mielőtt az megtörténne.
• Kapcsolja ki a PurchasePlust a [+] → [Connectors] menüpontban az olyan beszélgetéseknél, amelyeknek semmi közük a beszerzéshez.

##

Amiről kérdezhet

Az asszisztens a PurchasePlus legtöbb területét képes olvasni, és korlátozott számú, biztonságos módosítást is végezhet. Az alábbiakban felsoroltak mindegyike a saját jogosultságaira és az aktuálisan kezelt szervezetre korlátozódik.

Egy receptösszetevő vagy egy bevásárlólistás termék hozzáadása azonnal érvénybe lép, pontosan úgy, mintha Ön adná hozzá a PurchasePlusban. A bevásárlólista létrehozása szintén azonnal érvénybe lép. Az igénylések mindig piszkozatként jönnek létre, hogy áttekinthesse és beküldhesse őket.

Beszerzőknek és séfeknek

Használja az asszisztenst a megrendelés előtti ellenőrzésre, piszkozat igénylések gyorsabb összeállítására, valamint a bevásárlólisták és receptek naprakészen tartására. Másolja be ezeket az utasításokat, és módosítsa a neveket a saját egységének megfelelően.

Ellenőrzés rendelés előtt

• „Vásároltunk áfonyát az elmúlt hat hónapban? Kitől és milyen egységáron?”
• „Mely beszállítók forgalmaznak a katalógusainkban 10 kg-os basmati rizst, és ki a legolcsóbb kilogrammonként?”
• „Mi van még megrendelve a Bidfoodtól, ami még nem érkezett meg?”
• „Mennyi tojás van készleten a Main Kitchen készlethelyszínen?”

Piszkozat igénylés összeállítása

• „Rendeld meg újra a PR03288-as igénylést jövő keddi szállítással.”
• „Itt van egy árajánlat a textilszállítónktól. Hozz létre egy piszkozat igénylést ezekkel a sorokkal, és jelezd, ha valamelyik sornál a katalógusár eltér az árajánlattól.”
• „Nézd meg, mit vásárolt az Ajándékbolt ettől a beszállítótól az elmúlt 12 hónapban, és hozz létre egy piszkozat nyitórendelést ez alapján.”
• „Hasonlítsd össze a Bar készlethelyszínt a minimumszintekkel, és listázd ki az összes szint alatti tételt a szükséges mennyiséggel.”

Bevásárlólisták és receptek naprakészen tartása

• „A Housekeeping bevásárlólista mely tételeihez nincs aktuális árajánlat?”
• „Add hozzá a Lurpak sótlan vaj 250g tételt a Pastry bevásárlólistához.”
• „Mennyibe kerül a Benedek-tojás recept az aktuális árakon, és melyik összetevő a legdrágább?”
• „Adj hozzá 20g snidlinget a Benedek-tojás recepthez.”

A piszkozat beküldése a PurchasePlusban

Az asszisztens soha nem küld be igénylést. A befejezéshez:

1. Nyissa meg a PurchasePlust, és keresse meg az igénylést a Piszkozat igénylések (Draft Requisitions) alatt a Kezdőlap vezérlőpulton.
2. Ellenőrizze a beszállítót, a mennyiségeket, az árakat, a részleget és a főkönyvi kódot.
3. Kattintson a [Submit] gombra a jóváhagyási munkafolyamatba küldéshez.

Tippek

• Nevezze meg pontosan a készlethelyszínt, részleget vagy bevásárlólistát. A „konyha” kifejezésre több találat is lehet.
• A szállítási dátumot konkrét dátumként adja meg (pl. „október 13. kedd”), ne úgy, hogy „jövő kedd”.
• Ha egy termékhez nincs árajánlat, az asszisztens nem tudja hozzáadni az igényléshez. Először ellenőrizze a katalógust.

Pénzügyi felhasználóknak

Használja az asszisztenst a megjelölt számlák gyorsabb feldolgozására és a beszállítók kifizetés előtti ellenőrzésére. Egyszerre olvassa a megrendelést, az átvételi elismervényt és a számlát, így egyetlen válaszban képes megmagyarázni a háromirányú egyeztetési hibát.

Megjelölt számlák feldolgozása

• „Listázd azokat a megjelölt számlákat, ahol az áru már beérkezett.”
• „Miért van megjelölve az INV-40211 számú számla?”
• „Kövesd végig a 778812-es megrendelést az igényléstől a számláig, és mutasd meg, hol térnek el a mennyiségek vagy az árak.”
• „Mely megjelölt számlasorok nincsenek hozzárendelve megrendeléssorhoz?”

Beszállító ellenőrzése kifizetés előtt

• „Ellenőrizd a Fresh Seafood Co e havi számláit a megrendeléseikhez képest. Listázd azokat a sorokat, ahol az egységár több mint 10%-kal magasabb a megrendelt árnál.”
• „Vannak-e olyan számlák ettől a beszállítótól, amelyek azonos számlaszámmal vagy azonos végösszeggel szerepelnek ugyanazon a napon?”
• „Mutasd meg az INV-40211-es számla beszállítói PDF-jét.”
• „A Bidfood mely e negyedéves jóváíró számlái nincsenek számlához kapcsolva?”

Hóvégi zárás

• „Mit tartalmaz a Bidfood szeptemberi kimutatása, és mely sorokhoz nincs egyező számla a PurchasePlusban?”
• „Az összes egységünkre nézve hány nyitott igénylés, be nem szállított megrendelés és megjelölt számla van? Bontsd pénznemek szerint.”
• „Futtasd le a készletérték-jelentést az összes készlethelyszínre, és add meg a letöltési linket.”

Javítás és jóváhagyás a PurchasePlusban

Az asszisztens felderíti a problémát. Ön a PurchasePlusban javítja és hagyja jóvá.

1. Nyissa meg a számlát a PurchasePlusban a [Számlák] (Invoices) menüpontból.
2. Végezze el a módosítást: például rendelje hozzá egy megrendeléshez, ossza fel a sort a Haladó mód (Advanced Mode) használatával, vagy állítsa be a részleget és a főkönyvi kódot.
3. Hagyja jóvá a számlát a fejlécből, vagy az [Invoices] → [Awaiting My Approval] menüpont alatt.

Tippek

• Kérje a számla- és megrendelésszámok megjelenítését a válaszban, így megnyithatja és ellenőrizheti őket.
• Az asszisztens pénznemenként csoportosítja az összegeket, nem vált át közöttük.
• Nagyobb összegek és trendek esetén futtasson jelentést. Az asszisztens becslések helyett a megfelelő jelentéshez irányítja Önt.

Kiemelt felhasználóknak és adminisztrátoroknak

Az asszisztens működését a már meglévő PurchasePlus-jogosultságokon keresztül szabályozhatja. Nincs szükség külön AI-jogosultság beállítására.

A hozzáférés működése

• Minden felhasználó a saját PurchasePlus-adataival jelentkezik be. Az asszisztens az adott felhasználó nevében jár el az éppen aktív szervezetben.
• A felajánlott eszközök megegyeznek a felhasználó PurchasePlus-jogosultságaival. Egy számlákhoz nem hozzáférő felhasználó nem látja a számlaeszközöket. A szervezeti adminisztrátorok minden beszerzői eszközt megkapnak.
• Egy terület elérésének biztosításához vagy visszavonásához módosítsa a felhasználó jogosultságait a PurchasePlusban. Az asszisztens követi a változást.
• Az asszisztens által készített piszkozatok a kérést indító felhasználóhoz tartoznak. Ugyanazon a jóváhagyási munkafolyamaton mennek keresztül, mint bármely más igénylés.
• A PurchasePlus minden asszisztens-kérést rögzít a felhasználóhoz és a szervezethez kötve.
• Kilépő munkatárs esetén inaktiválja a PurchasePlus-felhasználóját a szokásos módon. Mivel az asszisztens az adott felhasználóként jelentkezik be, a hozzáférése is megszűnik.

Szervezetváltás

A több szervezethez hozzáféréssel rendelkező felhasználók ugyanazon a csevegésen belül mozoghatnak közöttük.

1. Kérdezze meg: „Mely szervezetekre válthatok?”
2. Kérje: „Válts a The Hotel Plus Sydney szervezetre.”
3. Az asszisztens megerősíti az éppen aktív szervezetet. Ettől kezdve minden válasz abból a szervezetből érkezik, amíg újra nem vált.

Bevezetés lépései

1. Egyeztesse, melyik AI-csomagot fogja használni a szervezet, és szerezzen jóváhagyást az AI-irányelvekért felelős vezetőtől.
2. Adja hozzá a PurchasePlust egyszerre mindenkinek. Claude Team vagy Enterprise esetén egy tulajdonos adja hozzá a [Organization settings] → [Connectors] menüpontban. ChatGPT esetén a munkaterület adminisztrátora hozza létre és teszi közzé.
3. ChatGPT Enterprise esetén a [Configure Access] segítségével kezdje egy tesztcsapattal, például a pénzüggyel és a vezető séfekkel.
4. A meghívás előtt ellenőrizze a felhasználói jogosultságokat a PurchasePlusban. Az asszisztens mindent láthat, amit a jogosultságaik megengednek.
5. Ossza meg ezt a cikket a felhasználóival, és kérje meg őket, hogy a piszkozatokat készítő eszközöknél hagyják bekapcsolva a rákérdezést.

Tippek

• Minden felhasználó látja az „Enable PurchasePlus MCP” sávot a Kezdőlap vezérlőpultján, amíg be nem zárja. A bezárás csak az adott böngészőben rejti el.
• Az első héten kezdjen csak olvasási kérdésekkel. A felhasználók így kiépítik a bizalmat a válaszok iránt, mielőtt piszkozatokat hoznának létre.

Ami mindig emberi kézben marad

Az asszisztens előkészítheti a munkát, de a végleges vagy visszafordíthatatlan lépések a PurchasePlusban, az Ön csapatánál maradnak. Ez a PurchasePlus rendszerébe van építve, és semmilyen AI-beállítással nem módosítható.

Az AI-asszisztensek félreértelmezhetnek egy kérdést, vagy téves választ adhatnak. Minden választ tekintsen kiindulópontnak, és cselekvés előtt nyissa meg a dokumentumot a PurchasePlusban.

Tippek a pontosabb válaszokhoz

Minél pontosabb a kérdés, annál jobb a válasz. Nevezze meg az érintett létesítményt, beszállítót, bizonylatszámot és a dátumokat.

Tippek

• Kérje meg az asszisztenst, hogy tüntesse fel a bizonylatszámokat a válaszában, így megnyithatja és ellenőrizheti őket a PurchasePlusban.
• Ha több létesítményben dolgozik, adja meg, melyik szervezetre gondol.
• A dátumokat pontos dátumként adja meg. A „ma” és a „jövő szerdán” kifejezések rossz napra eshetnek, ha az AI-fiókja másik időzónára van beállítva.
• Új feladathoz kezdjen új csevegést. A hosszú beszélgetésekben összekeveredhetnek a korábbi válaszok.
• Ha egy válasz hibásnak tűnik, kérdezze meg: „Hogyan számoltad ezt ki?” Az asszisztens megmutatja, milyen dokumentumokat használt.

GYIK és hibaelhárítás

Segítségre van szüksége?

• Kapcsolatfelvétel a PurchasePlus Customer Success csapatával
• PurchasePlus AI-asszisztens súgóoldal
• Claude súgó: egyéni összekötők
• ChatGPT súgó: Developer mód és MCP appok