वित्त टीमें (Finance Teams)

सीधे जाएं:

• मांग-पत्र अनुमोदित करें
• खुली (Open), रोकी गई (Parked) और प्रक्रियाधीन (Processing) स्थितियों में इनवॉइस की समीक्षा करें
• फ्लैग किए गए इनवॉइस को अनुमोदित करें
• समाधान किए गए (Reconciled) इनवॉइस और क्रेडिट नोट निर्यात करें
  • प्रकार A - व्यक्तिगत निर्यात
  • प्रकार B - बैच निर्यात फ़ाइल
• आसान इनवॉइस प्रोसेसिंग के लिए सुझाव

मांग-पत्र अनुमोदित करें

कोई भी खरीद ऑर्डर जनरेट होने से पहले, मांग-पत्रों को निर्दिष्ट अनुमोदक(कों) द्वारा अनुमोदित किया जाना आवश्यक है। यदि आप एक अनुमोदक हैं, तो आपको [Requisitions] → [Awaiting My Approval] अनुभाग में एक लाल संख्या दिखाई देगी।

आप मांग-पत्रों को थोक में (bulk) या व्यक्तिगत रूप से अनुमोदित (Approve) कर सकते हैं। आप किसी मांग-पत्र को अस्वीकार (Decline) भी कर सकते हैं।

याद रखें

एक अनुमोदक के रूप में, मांग-पत्र के अनुमोदित होने से पहले आप उसके विवरण की समीक्षा कर सकते हैं और उसमें संशोधन कर सकते हैं, जिसमें शामिल हैं:

• उत्पाद, मूल्य और मात्राएं
• उत्पाद पंक्तियों और पूरे मांग-पत्र पर विभाग और खाता कोड (Account Codes)।
• आपूर्तिकर्ताओं को दिए जाने वाले ऑर्डर निर्देश

स्थिति के अनुसार इनवॉइस की समीक्षा करें

इनवॉइस कई स्थितियों (Statuses) में से किसी एक में हो सकते हैं। इनकी नियमित रूप से समीक्षा की जानी चाहिए।

यदि इनवॉइस आपकी सीमाओं (Thresholds) और इनवॉइस फ्लैग सेटिंग्स को पूरा नहीं करता है, तो इनवॉइस आपके इनवॉइस अनुमोदन वर्कफ़्लो का पालन करते हुए समीक्षा के लिए फ्लैग हो जाएगा। आप इन्हें [Invoices] → [Awaiting my Approval] में देख सकते हैं।

यदि लागू हो, तो अपने इनवॉइस को खरीद ऑर्डर (Purchase Order) से मिलाना (match करना) सबसे अच्छा तरीका है। किसी मौजूदा खरीद ऑर्डर से मिलान करें या, यदि उपयुक्त हो, तो एक पूर्वव्यापी मांग-पत्र (retroactive Requisition) बनाएं, यदि पहले से कोई मौजूद नहीं है। यहाँ आप फ्लैग किए गए इनवॉइस और क्रेडिट नोट की समीक्षा के लिए सर्वोत्तम कार्यप्रणालियाँ पा सकते हैं।

याद रखें

• ### प्रत्येक इनवॉइस में विभाग और खाता कोड सेट होना आवश्यक है।
• एक इनवॉइस को कई विभागों और खाता कोडों में विभाजित करने की आवश्यकता हो सकती है, यह Advance View मोड में किया जा सकता है।
• कुछ इनवॉइस के लिए कभी भी कोई खरीद ऑर्डर या माल प्राप्ति नोट (Goods Receive Note) नहीं होगा (उदा. ऊर्जा बिल)।
• यदि आप किसी इनवॉइस से मिलान करने के लिए पूर्वव्यापी मांग-पत्र बना रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि [Send to Supplier] को अनटिक करें।

फ्लैग किए गए इनवॉइस और क्रेडिट नोट अनुमोदित करें

जब आप संतुष्ट हो जाएं कि इनवॉइस या क्रेडिट नोट से संबंधित किसी भी समस्या का समाधान हो गया है, तो आप दस्तावेज़ को अनुमोदित कर सकते हैं।

याद रखें

• यदि आपको इनवॉइस की गई इकाई मूल्य (Unit Price) या वस्तु की मात्रा से संबंधित कोई समस्या है, तो नए इनवॉइस के लिए अपने आपूर्तिकर्ता से संपर्क करें।
• इनवॉइस संख्या अद्वितीय (unique) होनी चाहिए, अन्यथा सिस्टम द्वारा इसे अस्वीकार कर दिया जाएगा।
• यदि इनवॉइस का भुगतान कभी नहीं किया जाने वाला है, तो उन्हें रद्द (Cancelled) किया जा सकता है।

समाधान किए गए इनवॉइस और क्रेडिट नोट निर्यात करें

आपकी देय खाते (Accounts Payable) की सेटिंग्स के आधार पर, भुगतान के लिए आपके इनवॉइस और क्रेडिट नोट को आपके Accounts Payable सिस्टम में भेजने का तरीका थोड़ा भिन्न होता है। आप PurchasePlus के शीर्ष दाईं ओर अपने [Organisation Name] → [About] → [Organisation Details] → [AP System Type] पर क्लिक करके देख सकते हैं कि आपका संगठन किस प्रकार का उपयोग करता है।

प्रकार A - व्यक्तिगत निर्यात

इस विधि के साथ, समाधान किए गए (Reconciled) इनवॉइस और क्रेडिट नोट व्यक्तिगत रूप से निर्यात किए जाते हैं, और एकल इनवॉइस या क्रेडिट नोट वाली एक निर्यात फ़ाइल स्वचालित रूप से बनाई जाती है और आपके AP सिस्टम को भेजी जाती है।

[Invoices] → [Reconciled Invoices] अनुभाग में, वह इनवॉइस खोलें जिसे आप निर्यात करना चाहते हैं और [Export] पर क्लिक करें।

निर्यात प्रक्रिया सफलतापूर्वक पूरी हो जाने के बाद, इनवॉइस की स्थिति स्वचालित रूप से Exported में अपडेट हो जाएगी। इनवॉइस आपके बाहरी लेखांकन प्रणाली (External Accounting System) में भी आ जाना चाहिए। इस निर्यात कार्य का रिकॉर्ड [Invoices] → [Export Center] में उपलब्ध होगा।

प्रकार B - बैच निर्यात फ़ाइल

[Invoices] → [Reconciled Invoices] अनुभाग में, वह इनवॉइस खोलें जिसे आप निर्यात करना चाहते हैं और [Mark as Export Ready] पर क्लिक करें।

जब आप अपने AP सिस्टम में आयात करने के लिए एक बैच फ़ाइल बनाने के लिए तैयार हों, तो [Invoices] → [Export Center] पर जाएं और एक नई बैच फ़ाइल बनाने के लिए [Create New Export File] का उपयोग करें। आप उन 'निर्यात के लिए तैयार' इनवॉइस और/या क्रेडिट नोट के लिए पैरामीटर सेट करने में सक्षम होंगे जिन्हें आप बैच करना चाहते हैं।

एक बार जब बैच फ़ाइल की प्रोसेसिंग पूरी हो जाती है, तो आप इसे अपने AP सिस्टम में आयात करने के लिए अपने [Export Center] से डाउनलोड कर सकते हैं।

याद रखें

• प्रकार B - बैच फ़ाइल बनाने के लिए आपके द्वारा उपयोग की गई सेटिंग्स के आधार पर, आपको अपने AP सिस्टम में सफल आयात की पुष्टि करने के लिए अभी भी [More] → [Mark as Exported] का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है।

आसान इनवॉइस प्रोसेसिंग के लिए सुझाव

• आप आपूर्तिकर्ता के इनवॉइस के लिए डिफ़ॉल्ट विभाग और खाता कोड सेट कर सकते हैं।
• विभागों में अलग-अलग इनवॉइस सीमाएं (Invoice Thresholds) और इनवॉइस फ्लैग सेटिंग्स हो सकती हैं।
• एक नया स्व-प्रबंधित आपूर्तिकर्ता (Self Managed Supplier) बनाने से पहले [Suppliers] → [Supplier Directory] के अंतर्गत नए आपूर्तिकर्ताओं की खोज करें।
• नए बनाए गए आपूर्तिकर्ताओं के लिए एक PO गंतव्य (ईमेल पता) सेट करें।