चालान (Invoices) निर्यात करें
चालान (Invoices) निर्यात करें
आपका संगठन कैसे कॉन्फ़िगर किया गया है, इसके आधार पर आप चालान और क्रेडिट नोट को व्यक्तिगत रूप से (प्रकार A), या बैच निर्यात फ़ाइल (प्रकार B) के माध्यम से निर्यात कर सकते हैं।
इस लेख में, हम प्रकार A परिदृश्य के बारे में बताएंगे, जहां चालान और क्रेडिट नोट को व्यक्तिगत रूप से निर्यात किया जाता है, और एकल चालान या क्रेडिट नोट वाली एक निर्यात फ़ाइल स्वचालित रूप से बन जाती है।
यदि आपका संगठन बैच निर्यात फ़ाइल (प्रकार B) के माध्यम से चालान और क्रेडिट नोट निर्यात करता है, तो हमारे चालान या क्रेडिट नोट को निर्यात के लिए तैयार के रूप में चिह्नित करें और बैच निर्यात फ़ाइल बनाएं लेख देखें।
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- चालान निर्यात करें
- एक साथ कई (बल्क में) चालान निर्यात करें
- निर्यात केंद्र (Export Center) देखें
- चालान को पुनः मिलान किए गए (Reconciled) स्थिति में बदलें
- समस्या निवारण
चालान निर्यात करें
1. साइड नेविगेशन बार से [चालान] या [क्रेडिट नोट] → [सभी देखें] चुनें।
2. [मिलान किया गया (Reconciled)] टैब चुनें। केवल 'RECONCILED' स्थिति वाले दस्तावेज़ों को ही निर्यात किया जा सकता है। एक मिलान किए गए चालान या क्रेडिट नोट ने सभी फ़्लैग जांच पास कर ली हैं, या फ़्लैग होने के बावजूद उसे स्वीकृति प्रदान कर दी गई है।
3. जिस चालान या क्रेडिट नोट को आप निर्यात करना चाहते हैं, उसे ढूंढने के लिए [खोजें] का उपयोग करें।
4. चालान खोलने के लिए [चालान/क्रेडिट नोट संख्या] पर क्लिक करें।
5. हेडर क्षेत्र में [निर्यात करें] एक्शन बटन पर क्लिक करें। ध्यान दें - चालान या क्रेडिट नोट हेडर में यह बटन देखने के लिए आपको एक विशिष्ट अनुमति ('चालान निर्यात करें') की आवश्यकता होगी। यदि आपके पास यह अनुमति नहीं है, तो कृपया अपने संगठन के व्यवस्थापक (Administrator) से संपर्क करें।
चालान अब निर्यात हो रहा है। निर्यात प्रक्रिया में आमतौर पर एक मिनट से भी कम समय लगता है। निर्यात प्रक्रिया सफलतापूर्वक पूरी हो जाने के बाद, चालान की स्थिति स्वचालित रूप से 'निर्यात किया गया' (Exported) में अपडेट हो जाएगी। चालान आपके बाहरी लेखा प्रणाली (External Accounting System) में भी पहुँच जाना चाहिए। इस निर्यात कार्य का एक रिकॉर्ड अब आपके निर्यात केंद्र (Export Center) में उपलब्ध होगा।
एक साथ कई (बल्क में) चालान या क्रेडिट नोट निर्यात करें
1. साइड नेविगेशन बार से [चालान] या [क्रेडिट नोट] → [सभी देखें] चुनें।
2. [मिलान किया गया (Reconciled)] टैब चुनें। केवल 'RECONCILED' स्थिति वाले चालान और क्रेडिट नोट ही निर्यात किए जा सकते हैं। एक मिलान किए गए चालान/क्रेडिट नोट ने सभी फ़्लैग जांच पास कर ली हैं, या फ़्लैग होने के बावजूद उसे स्वीकृति प्रदान कर दी गई है। 
3. एकाधिक चालान या क्रेडिट नोट चुनें, या चयन कॉलम के शीर्ष पर दिए गए चेकबॉक्स को चुनकर 'सभी का चयन करें'। 
4. एक या अधिक चालान या क्रेडिट नोट चुने होने पर, तालिका के ऊपर बाईं ओर [निर्यात करें] पर क्लिक करें, और फिर दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स में कार्रवाई की पुष्टि करें। 
निर्यात केंद्र (Export Center) देखें
1. साइड नेविगेशन बार से [चालान] या [क्रेडिट नोट] → [निर्यात केंद्र] चुनें।
2. निर्यात केंद्र में, आप निम्न कर सकते हैं:
- निर्यात संख्या द्वारा खोजें, या आप किसी विशिष्ट चालान या क्रेडिट नोट संख्या द्वारा खोजने के लिए उन्नत खोज (Advanced Search) लागू कर सकते हैं।
- निर्यात की स्थिति देखें। ध्यान दें कि यहाँ दो कॉलम प्रासंगिक हैं: स्थिति (Status - क्या निर्यात पैकेज सही ढंग से संकलित किया गया है) और सेंड इवेंट (Send Event - जो हमें बताता है कि क्या निर्यात पैकेज कॉन्फ़िगर किए गए इलेक्ट्रॉनिक गंतव्य पर सफलतापूर्वक भेजा गया था)।
- निर्यात सारांश देखें।
- निर्यात फ़ाइल डाउनलोड करें।
- निर्यात डेटा की तालिका के साथ-साथ निर्यात फ़ाइल में शामिल चालान या क्रेडिट नोट की सूची देखने के लिए निर्यात संख्या पर क्लिक करें।
चालान को पुनः मिलान किए गए (Reconciled) स्थिति में बदलें
यदि आवश्यक हो, तो आप (निर्यात किए गए) चालान या क्रेडिट नोट को पुनः मिलान की गई स्थिति में वापस ला सकते हैं, और फिर उसमें परिवर्तन करने के लिए दस्तावेज़ को पुनः खोल सकते हैं।
चालान या क्रेडिट नोट के अंदर, हेडर क्षेत्र में [अधिक मेनू] → [मिलान किए गए पर वापस लाएं] चुनें।
समस्या निवारण
चालान या क्रेडिट नोट 'निर्यात हो रहा है' (Exporting) स्थिति में अटका हुआ है
यदि कोई चालान या क्रेडिट नोट 'निर्यात हो रहा है' स्थिति में अटका हुआ है, तो यह आमतौर पर आपके AP सिस्टम के साथ एक अस्थायी सिंक समस्या को दर्शाता है। इसे ठीक करने के लिए, आपको ट्रांसमिशन को फिर से ट्रिगर करने हेतु इन चरणों का पालन करके दस्तावेज़ को "Reconciled" स्थिति में वापस लाना होगा:
- वर्तमान में 'निर्यात हो रहा है' में अटके हुए चालान या क्रेडिट नोट को खोलें। चालान हेडर के शीर्ष-दाईं ओर, तीन लंबवत बिंदु (⋮) आइकन पर क्लिक करें।
- [मिलान किए गए पर वापस लाएं] चुनें। यह वर्तमान निर्यात प्रयास को रोकता है और चालान को वापस प्रबंधनीय स्थिति में लाता है।
- पुष्टि करने के लिए लाल [चालान वापस लाएं] बटन पर क्लिक करें। स्थिति पीले (Exporting) से हरे (Reconciled) में बदल जाएगी।
- चालान विवरण सत्यापित करें। फिर से निर्यात का प्रयास करने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए निम्नलिखित की दोबारा जांच करें कि कोई त्रुटि तो नहीं है:
- आपूर्तिकर्ता (Supplier) विवरण और आपूर्तिकर्ता व्यवसाय संख्या।
- विभाग और खाता कोड (Account Codes)।
- चालान का कुल योग और कर (Tax) राशि।
- निर्यात को पुनः ट्रिगर करें। एक बार जब आप पुष्टि कर लें कि विवरण सही हैं:
- [निर्यात करें] लेबल वाला पीला बटन ढूंढें।
- चालान को वापस निर्यात कतार (queue) में डालने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
- PurchasePlus अब आपके AP सिस्टम में चालान या क्रेडिट नोट को फिर से भेजने का प्रयास करेगा। फ़ाइल सफलतापूर्वक प्रेषित हो जाने के बाद, स्थिति टैग बैंगनी (Exported) में बदल जाएगा।
क्या अभी भी समस्याएं आ रही हैं?
- यह सत्यापित करने के लिए कि AP सिस्टम से आपके संगठन का API कनेक्शन सक्रिय है, अपने आंतरिक IT या सिस्टम व्यवस्थापक से संपर्क करें।
- PurchasePlus ग्राहक सहायता से संपर्क करें। यदि आपका IT विभाग पुष्टि करता है कि कनेक्शन ठीक है, तो कृपया सहायता के लिए हमारी सहायता टीम से संपर्क करें।
निर्यात प्रतिक्रिया लॉग फ़ाइल (Export Response Log File) जनरेट करना
ट्रांसमिशन विफलताओं की स्थिति में आपकी आंतरिक IT टीम एक प्रतिक्रिया लॉग फ़ाइल (Response Log File) की समीक्षा करना चाह सकती है। इनमें से कोई एक फ़ाइल जनरेट करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- [चालान] → [निर्यात केंद्र] पर जाएं
- प्रासंगिक निर्यात ढूंढें। आप 'विफल' (Failed) के आधार पर फ़िल्टर कर सकते हैं, या सेंड इवेंट कॉलम में 'विफल' स्थिति वाले निर्यात को देख सकते हैं:
- उसी पंक्ति पर, सारांश (Summary) कॉलम के अंतर्गत [देखें] बटन पर क्लिक करें:
- परिणामस्वरूप आने वाली निर्यात विवरण विंडो पर, नीचे स्क्रॉल करके प्रतिक्रिया (Response) और प्रतिक्रिया लॉग फ़ाइल (Response Log File) अनुभाग पर जाएं:
- लॉग फ़ाइल डाउनलोड करें। यदि आवश्यक हो तो आप प्रतिक्रिया विवरण भी कॉपी कर सकते हैं:
