Receiving Notes

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• Receiving note क्या है?
  • Receiving Note की स्थितियाँ
• Receiving Notes देखना
  • किसी विशिष्ट Receiving Note को देखना
• Receiving Notes बनाना
• इन्वेंट्री में प्राप्त करना
  • Receiving Note प्रिंट करना
• खरीद आदेशों का चालानों (Invoices) से मिलान करना
• Receiving Note रद्द करना

Receiving note क्या है?

एक Receiving Note एक पूरक दस्तावेज़ है जो एक Purchase Order के विरुद्ध बनाया जाता है और इसका उपयोग Purchase Order के प्रत्येक लाइन आइटम की एक विशिष्ट मात्रा को भौतिक रूप से प्राप्त किए जाने के रूप में चिह्नित करने के लिए किया जाता है। इस प्रकार, हम देख सकते हैं कि आपूर्तिकर्ता (Supplier) द्वारा Purchase Order कब पूरा किया गया है।

यह उन संगठनों के लिए एक महत्वपूर्ण कदम है जो भुगतान के लिए चालान स्वीकृत करने से पहले, चालान की Purchase Order से तुलना करते समय यह समझना चाहते हैं कि Purchase Order पर वस्तुएं पूरी तरह से प्राप्त हुई हैं या नहीं।

Receiving Note की स्थितियाँ

एक Receiving Note निम्न स्थिति में हो सकता है:

• ‘Draft’ स्थिति, जिसका अर्थ है कि Receiving Note बना दिया गया है लेकिन वस्तुओं को 'प्राप्त' के रूप में चिह्नित नहीं किया गया है, या
• ‘Received’ स्थिति, जिसका अर्थ है कि उपयोगकर्ता यह घोषणा करने के लिए संतुष्ट है कि वस्तुओं की निर्दिष्ट मात्रा भौतिक रूप से प्राप्त हो गई है।
• ‘Cancelled’ स्थिति, जिसका अर्थ है कि किसी उपयोगकर्ता ने मैन्युअल रूप से किसी Draft या Received स्थिति वाले Receiving Note को रद्द कर दिया है।

आपूर्तिकर्ता द्वारा PO को विभाजित किए जाने वाले भौतिक शिपमेंट की संख्या के आधार पर, किसी Purchase Order को ‘Sent’ स्थिति से ‘Closed’ स्थिति में ले जाने के लिए कई Receiving Notes लग सकते हैं।

Receiving Notes देखना

एक Purchase Order के विरुद्ध कई Receiving Notes बनाए जा सकते हैं, क्योंकि Purchase Order के सभी उत्पाद एक ही समय में भौतिक रूप से वितरित नहीं किए जा सकते हैं। आपके Purchase Orders के विरुद्ध बनाए गए Receiving Notes को देखने के कई तरीके हैं:

1. [Purchase Orders] → [Receiving Notes] पर नेविगेट करें,
2. किसी विशिष्ट Purchase Order पर नेविगेट करें, और [Receiving Notes] टैब पर क्लिक करें, या
3. [Purchase Orders] → [View All] पर नेविगेट करें, और [GR Notes] कॉलम में मान पर क्लिक करें (या आप नया Receiving Note बनाने के लिए Truck आइकन पर क्लिक कर सकते हैं)।

किसी विशिष्ट Receiving Note को देखना

प्रत्येक आइटम के लिए 'Received' के रूप में दर्ज की गई मात्रा देखने के लिए 'RECEIVED' स्थिति में [Receiving Note] पर क्लिक करें। जब कोई Receiving Note बनाया जाता है, तो उसमें वही वस्तुएं शामिल होती हैं जो उस Purchase Order पर दिखाई देती हैं जिसके विरुद्ध इसे बनाया गया था।

आवश्यकतानुसार निम्नलिखित क्रियाएं पूरी करें:

1. उत्पाद लाइन का विवरण देखें
2. ऑर्डर की गई मात्रा बनाम प्राप्त मात्रा (Ordered Quantity vs. Received Quantity) देखें
3. निम्न कार्यों के लिए [Advanced] सेटिंग्स तक पहुंचें:

• - मात्रा सारांश (Quantity Summary) देखें,
  • लिंक की गई चालान लाइनें (Linked Invoice Lines) देखें,
  • प्राप्ति इकाई मूल्य / ओवरराइड इकाई मूल्य (Receiving Unit Price / Override Unit Price) देखें,
  • लाइन आइटम टिप्पणी (Comment) देखें,
  • उत्पाद की समाप्ति तिथि (Product Expiry Date) देखें,
  • वाहन का तापमान (Vehicle Temperature) देखें,
  • उत्पाद का तापमान (Product Temperature) देखें।

1. लाइन आइटम इकाई मूल्य और कुल योग देखें।
2. Purchase Order कुल योग बनाम Receiving कुल योग के मान देखें।
3. Receiving Note का [Show or hide details] (विवरण दिखाएं या छिपाएं)।
4. Receiving Note को [Print] (प्रिंट) करें।
5. [More Options] → [View Audit Log] → [Open in Legacy P+] → [Cancel Receiving Note] → [Get Help]।
6. संबंधित [Purchase Order] खोलें।
7. [Settings] देखें।
8. [Manage Columns]।

Receiving Notes बनाना

PurchasePlus में, Receiving Notes को Purchase Orders के विरुद्ध बनाया जाना चाहिए। Purchase Order से संबंध के बाहर Receiving Note बनाने का कोई तरीका नहीं है।

Receiving Notes केवल उन Purchase Orders के विरुद्ध बनाए जा सकते हैं जो SENT स्थिति में हैं। एक बार जब किसी Purchase Order की सभी वस्तुएं प्राप्त हो जाती हैं और चालान (Invoice) का Purchase Order से मिलान हो जाता है, तो Purchase Order को Closed (बंद) किया जा सकता है।

Goods Receiving Note बनाने के बारे में अधिक जानने के लिए हमारा Receive Goods from a Purchase Order लेख देखें।

इन्वेंट्री में सामान प्राप्त करना

यदि आपका संगठन PurchasePlus के Inventory मॉड्यूल का उपयोग करता है, तो Receiving Notes बनाना और भी अधिक मूल्यवान हो जाता है, क्योंकि आप प्राप्त सामान का मिलान उन विशिष्ट उत्पादों से करने में सक्षम होते हैं जिन्हें आप इन्वेंट्री में रखते हैं।

यह प्राप्त मात्रा के अनुसार लक्षित स्टॉक स्थान (Stock Location) में स्टॉक आइटम को बढ़ा देगा, और वे ट्रांसफ़र, स्टॉकटेक्स (Stocktakes) और अन्य में उपलब्ध होंगे।

अधिक जानकारी के लिए हमारा Receiving Goods to Inventory लेख देखें।

Receiving Note प्रिंट करना

जिन संगठनों ने हमारे Inventory मॉड्यूल को सक्षम किया है, वे Receiving Note के शीर्षलेख (Header) में [Print] बटन पर क्लिक करके Receiving Note को प्रिंट कर सकते हैं:

एक ब्राउज़र संवाद बॉक्स (dialog box) दिखाई देगा, जो आपको अपने प्रिंटर और प्रिंटिंग विकल्पों का चयन करने के लिए संकेत देगा।

खरीद आदेशों का चालानों (Invoices) से मिलान करना

जब आपूर्तिकर्ता खरीदार को चालान भेजता है, तो भुगतान के लिए इसे स्वीकृत करने से पहले यह सुनिश्चित करना अच्छा अभ्यास है कि चालान का समाधान (Reconcile) कर लिया गया है।

PurchasePlus हमारे खरीदारों को चालानों का समाधान करने में दो तरीकों से मदद करता है, जो इस बात पर निर्भर करता है कि उनका वित्त विभाग कैसे काम करना पसंद करता है।

• Purchase Order का चालान (Invoice) से मिलान करके, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपूर्तिकर्ता ने खरीदार को जिस चीज़ के लिए इनवॉइस किया है, वह वास्तव में खरीदार द्वारा ऑर्डर की गई वस्तु से मेल खाती है। इसे कभी-कभी '2-Way AP Matching' कहा जाता है।
• एक Purchase Order और उसके Receiving Notes का एक चालान से मिलान करके, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपूर्तिकर्ता ने खरीदार को जिस चीज़ के लिए इनवॉइस किया है, वह वास्तव में खरीदार द्वारा ऑर्डर की गई और प्राप्त की गई वस्तु से मेल खाती है। इसे कभी-कभी '3-Way AP Matching' कहा जाता है।

Purchase Order, Receiving Notes और एक चालान के बीच की विसंगतियों को PurchasePlus द्वारा स्वचालित रूप से पहचाना जाता है और Invoice Flags के रूप में हाइलाइट किया जाता है, जिन्हें भुगतान के लिए स्वीकृत करने से पहले उपयुक्त खरीदार उपयोगकर्ताओं द्वारा संबोधित किया जाना चाहिए।

Receiving Note रद्द करना

आप 'DRAFT' और 'RECEIVED' स्थिति वाले Receiving Note को रद्द कर सकते हैं। यह क्रिया स्थायी है और इसे पूर्ववत (undone) नहीं किया जा सकता है।

1. साइड नेविगेशन बार से [Purchase Orders] → [Receiving Notes] चुनें।

2. उस [Receiving Note] पर क्लिक करें जिसे आप रद्द करना चाहते हैं।

3. ऊपर दाईं ओर से [More Options] → [Cancel Receiving Note] चुनें।

4. रद्दीकरण की पुष्टि करने के लिए [Cancel] पर क्लिक करें।

5. इसके अतिरिक्त, 'DRAFT' स्थिति वाले Receiving Note को Receiving Note ओवरव्यू पेज से भी रद्द किया जा सकता है। साइड नेविगेशन बार से [Purchase Orders] → [Receiving Notes] चुनें।

6. 'DRAFT' स्थिति में वह Receiving Note खोजें जिसे आप रद्द करना चाहते हैं, फिर [More] → [Cancel Receiving Note] पर क्लिक करें।

कृपया ध्यान दें: यदि आपने इन्वेंट्री में सामान प्राप्त कर लिया है, तो आप Receiving Note को रद्द नहीं कर पाएंगे। यदि आवश्यक हो, तो आप अपने स्टॉक स्तर को सही करने के लिए ट्रांसफ़र के गंतव्य के रूप में आपूर्तिकर्ता गंतव्य (Supplier Destination) को सूचीबद्ध करते हुए एक Transfer पूरा कर सकते हैं। अधिक जानें।