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इन्वेंट्री क्या है

इन्वेंट्री एक वैकल्पिक मॉड्यूल है जिसे आपके PurchasePlus प्लान में शामिल किया जा सकता है, ताकि निम्नलिखित माध्यमों से आपकी खरीद लागत को और अधिक नियंत्रित करने तथा कम करने में मदद मिल सके:

यदि आपके संगठन ने इन्वेंट्री सक्षम की है, तो साइड नेविगेशन बार में [इन्वेंट्री] क्षेत्र उपलब्ध होगा: 

Inventory Side Nav Options

क्या शामिल है

इन्वेंट्री मॉड्यूल चार प्रमुख सुविधाओं के साथ आता है: स्टॉक आइटम (Stock Items), स्टॉक स्थान (Stock Locations), स्थानांतरण (Transfers), और स्टॉक गणना (Stocktakes)। हम नीचे इन चारों सुविधाओं के बारे में विस्तार से चर्चा करेंगे।

स्टॉक आइटम (Stock Items)

स्टॉक आइटम एक ऐसा उत्पाद है जो आपकी इन्वेंट्री में उपलब्ध है और इसे आपके एक या अधिक इन्वेंट्री स्टॉक स्थानों में जोड़ा और रखा जा सकता है। 

All Stock Items view in PurchasePlus

एक स्टॉक आइटम के रूप में, आप इसके विरुद्ध खरीद आदेश (Purchase Order) आइटम प्राप्त करने में सक्षम होंगे, साथ ही इसे किसी भी स्थानांतरण, संग्रह (Collections), या पॉइंट ऑफ़ सेल (POS) आइटम में शामिल कर सकेंगे। यदि आपका संगठन एक नया स्टॉक आइटम बनाता है, तो यह उनके 'सभी उत्पाद' (All Products) क्षेत्र में भी एक उत्पाद के रूप में दिखाई देगा, और आपका संगठन उत्पाद के स्वामी के रूप में सेट हो जाएगा। 

अधिक जानकारी के लिए स्टॉक आइटम का परिचय पर हमारा लेख देखें।

स्टॉक स्थान और सिस्टम स्थान (Stock Locations and System Locations)

एक स्टॉक स्थान आपके संगठन के किसी भौतिक स्थान का प्रतिनिधित्व कर सकता है जहाँ स्टॉक आइटम रखे जाते हैं। स्टॉक स्थानों का उपयोग स्टॉक स्थानांतरण के लिए मूल स्थान (Point of Origin) या गंतव्य (Destination), सामान प्राप्ति नोट (Goods Receiving Note) पर स्टॉक आइटम प्राप्त करने के स्थान, और उस स्थान के रूप में भी किया जा सकता है जहाँ स्टॉक गणना की जा सकती है। 

सिस्टम स्थान एक गैर-भौतिक स्थान होता है जिसका उपयोग लेखांकन (अकाउंटिंग) उद्देश्यों के लिए किया जाता है - उदाहरण के लिए स्टॉक गणना (Stocktake) के दौरान विसंगति (variance) को ट्रैक करने के लिए किसी स्टॉक स्थान से सिस्टम स्थान में स्टॉक आइटम को स्थानांतरित करना।

आप साइड नेविगेशन बार में [इन्वेंट्री] शीर्षक के अंतर्गत उनके संबंधित पृष्ठों पर स्टॉक और सिस्टम स्थानों को देख सकते हैं:

System Locations pageअधिक जानकारी के लिए स्टॉक स्थानों का परिचय पर हमारा लेख देखें।

स्थानांतरण (Transfers)

स्थानांतरण स्टॉक और/या सिस्टम स्थानों के बीच स्टॉक आइटम की गतिविधि का हिसाब रखने का एक तरीका है। 

यदि उपयोगकर्ता के पास 'Manage Transfers' की अनुमति है, तो स्थानांतरण किसी भी समय मैन्युअल रूप से बनाया जा सकता है, या वे कुछ कार्रवाइयों के दौरान स्वचालित रूप से बनाए जा सकते हैं - उदाहरण के लिए सामान प्राप्त करना, या किसी स्थान के प्रारंभिक शेष (Opening Balances) के शुरुआती सेटअप के दौरान। 

प्रत्येक प्रकार के स्थानांतरण के लिए ट्रांसफर नोट्स बनाए जाते हैं, ताकि स्थानांतरण के मूल स्थान, गंतव्य, स्थानांतरित स्टॉक आइटम और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी का विस्तृत सारांश देखा जा सके।

All Transfers view in PurchasePlusअधिक जानकारी के लिए स्थानांतरण का परिचय पर हमारा लेख देखें।

स्टॉक गणना (Stocktakes)

स्टॉक गणना किसी स्टॉक स्थान पर आपके द्वारा रखे गए उत्पादों की मात्रा को व्यवस्थित रूप से सत्यापित करने की एक विधि है। PurchasePlus में, स्टॉक गणना किसी स्टॉक स्थान पर आयोजित की जाती है, और इसकी एक निश्चित 'अवधि' (यानी एक कैलेंडर वर्ष और महीना) होती है। स्टॉक गणना आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं को स्थान में स्टॉक आइटम की वास्तविक (Actual) संख्या की गिनती करने की अनुमति देती है, ताकि इस गिनती की तुलना स्थान में स्टॉक आइटम की अपेक्षित (Expected) संख्या से की जा सके। स्टॉक गणना बंद (Close) करने से पहले, वास्तविक और अपेक्षित गणना के बीच के अंतर का हिसाब विचलन स्थानांतरण (Variance Transfer) में दिया जाना चाहिए।

View a Stocktake in PurchasePlus

प्रत्येक स्टॉक गणना में डेटा की गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए, स्टॉक गणना को प्रबंधित करने और बंद करने की क्षमताएं उपयोगकर्ता अनुमतियों द्वारा नियंत्रित की जाती हैं। 

अधिक जानकारी के लिए स्टॉक गणना का परिचय पर हमारा लेख देखें।

स्टॉक का मूल्यांकन कैसे किया जाता है

इन्वेंट्री प्रबंधन और एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग (ERP) की दुनिया में, यह जानना कि आपके स्टॉक का सटीक मूल्य क्या है, एक निरंतर परिवर्तनशील लक्ष्य हो सकता है; मुद्रास्फीति, थोक छूट या मौसमी बदलावों के कारण आपूर्तिकर्ताओं की कीमतें नियमित रूप से घट-बढ़ सकती हैं।

इन उतार-चढ़ावों को सुचारू करने के लिए, अधिकांश आधुनिक प्रणालियाँ (PurchasePlus सहित) भारित औसत लागत (WAC - Weighted Average Cost) विधि अपनाती हैं। FIFO (फर्स्ट-इन, फर्स्ट-आउट) विधि के विपरीत, जो विशिष्ट बैचों को ट्रैक करती है, WAC एक एकल, 'भारित' इकाई मूल्य बनाने के लिए सभी उपलब्ध इकाइयों की लागत को मिश्रित करती है।

मुख्य सूत्र

स्टॉक मूल्य की सटीक गणना करने के लिए, आप केवल इकाई मूल्यों का औसत नहीं निकाल सकते (उदाहरण के लिए, $10 और $20 का मतलब अनिवार्य रूप से $15 का औसत नहीं है)। आपको प्रत्येक मूल्य बिंदु पर खरीदे गए आइटम की मात्रा को भी ध्यान में रखना होगा। 

इसलिए, स्टॉक मूल्य = हाथ में मौजूद इन्वेंट्री की कुल लागत / हाथ में मौजूद कुल मात्रा।

वास्तविक दुनिया का इन्वेंट्री उदाहरण: कॉफी शॉप

आइए देखें कि एक ERP प्रणाली शिपमेंट के एक महीने के दौरान "एस्प्रेसो बीन्स" के मूल्य की गणना कैसे करेगी।

  1. प्रारंभिक स्टॉक (Opening Stock)। आप महीने की शुरुआत पिछली अवधि के कुछ बचे हुए स्टॉक के साथ करते हैं।
    1. मात्रा: 50 किग्रा
    2. इकाई मूल्य: $12.00
    3. उप-योग (सबटोटल): $600.00
  2. नया शिपमेंट (New Shipment)। महीने के मध्य में, आप अधिक बीन्स खरीदते हैं, लेकिन आपूर्तिकर्ता ने कीमत बढ़ा दी है।
    1. मात्रा: 150 किग्रा
    2. इकाई मूल्य: $15.00
    3. उप-योग (सबटोटल): $2,250.00
  3. WAC गणना। अपना नया स्टॉक मूल्य ज्ञात करने के लिए, ERP इन्वेंट्री के इन दोनों 'बैचों' को जोड़ता है:
आइटम स्रोतमात्राइकाई लागतकुल लागत
प्रारंभिक स्टॉक50kg$12.00$600.00
नया शिपमेंट150kg$15.00$2250.00
कुल200kg$2850.00

WAC सूत्र लागू करना: स्टॉक मूल्य: $2850.00/200kg = $14.25

WAC का उपयोग क्यों करें?
  • स्थिरता: यह 'लाभ में अचानक उतार-चढ़ाव' को रोकता है। यदि आपने कॉफी का एक बैग $30 में बेचा, तो आपका लाभ मार्जिन स्थिर रहता है, चाहे आपने शेल्फ से 'सस्ता' बैग उठाया हो या 'महंगा' बैग।
  • सरलता: उच्च-मात्रा वाले वातावरण में (जैसे हजारों समान बोल्ट या स्क्रू वाला गोदाम), भौतिक रूप से यह ट्रैक करना असंभव है कि किस विशिष्ट इकाई को किस कीमत पर खरीदा गया था। WAC इन्वेंट्री को एक एकल पूल के रूप में मानता है।
  • स्वचालित सटीकता: जब भी कोई नया गुड्स रिसीव्ड नोट (GRN) पोस्ट किया जाता है, तो ERP और इन्वेंट्री सिस्टम इस 'स्टॉक मूल्य' को अपडेट करते हैं, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि आपकी बैलेंस शीट हमेशा अपडेट रहे।

सुझाव: यद्यपि WAC सामान्य खुदरा, आतिथ्य (हॉस्पिटैलिटी) और विनिर्माण के लिए बहुत अच्छा है, लेकिन यह समाप्ति तिथि (एक्सपायरी डेट) वाले आइटम या उच्च-मूल्य वाले विशिष्ट सामानों (जैसे गहने) के लिए आदर्श नहीं हो सकता है, जहाँ विशिष्ट लागतों को ट्रैक करना अधिक महत्वपूर्ण होता है।

POS इन्वेंट्री को कैसे अपडेट करता है

पॉइंट ऑफ़ सेल (POS) एक वैकल्पिक मॉड्यूल है जो आपको अपने रेस्तरां, बार या कैफे में बिक्री करने पर किसी स्टॉक स्थान से स्टॉक आइटम (या स्टॉक आइटम वाले व्यंजन/रेसिपी) को घटाने की अनुमति देता है। इसके अतिरिक्त, यह आपको PurchasePlus में बिक्री डेटा का रिकॉर्ड रखने की अनुमति देता है, जिससे आप स्टॉक गतिविधियों, बिक्री मूल्यों और अन्य जानकारियों का मिलान कर सकते हैं।

POS मॉड्यूल को लागू करने के लिए, आपके संगठन को पहले हमारे इन्वेंट्री और व्यंजन (Recipes) मॉड्यूल को लागू करना होगा।

PurchasePlus POS मॉड्यूल के बारे में अधिक जानें।

नेगेटिव स्टॉक लेवल सेटिंग

PurchasePlus में इन्वेंट्री का उपयोग करने वाले सभी संगठनों में 'Allow Negative Stock Levels' सेटिंग डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम होती है।

यह हमारी 'इन्वेंट्री का परिचय' श्रृंखला का भाग 1 है। 

इन्वेंट्री का उपयोग शुरू करें

यदि आपका संगठन PurchasePlus इन्वेंट्री मॉड्यूल का उपयोग शुरू करना चाहता है, तो कृपया मॉड्यूल को सक्षम करने में सहायता के लिए और अपने उपयोगकर्ताओं के लिए प्रशिक्षण आयोजित करने हेतु अपने खाता प्रबंधक (अकाउंट मैनेजर) या हमारी ग्राहक सफलता टीम से संपर्क करें।

Legacy PurchasePlus का उपयोग करने वाले खरीदारों के लिए नोट

PurchasePlus में इन्वेंट्री मॉड्यूल को पुनः डिज़ाइन किया गया है, और यह Legacy PurchasePlus इन्वेंट्री मॉड्यूल से काफी भिन्न है। Legacy PurchasePlus से PurchasePlus में माइग्रेट करने वाले संगठनों को अतिरिक्त माइग्रेशन सहायता प्रदान की जाएगी।

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