मांगपत्र (Requisition) को स्वीकृत करें

PurchasePlus में, जब कोई मांगपत्र (Requisition) अनुमोदन के लिए सबमिट किया जाता है, तो यह 'AWAITING APPROVAL' स्थिति में चला जाता है। मांगपत्र को उस अनुमोदन कार्यप्रवाह (Approval Workflow) में रखा जाता है जो विभाग और खाता कोड (Account Code) पर लागू होता है।

कार्यप्रवाह के पहले स्तर के अनुमोदक उपयोगकर्ताओं को एक ईमेल प्राप्त होगा, जिसमें उन्हें सूचित किया जाएगा कि मांगपत्र सबमिट कर दिया गया है, और अब इसे स्वीकृत या अस्वीकृत किया जा सकता है। अधिक जानने के लिए आगे पढ़ें।

यहाँ जाएं:

• मेरे अनुमोदन की प्रतीक्षा में
• मांगपत्र स्वीकृत करें
  • बजट के साथ मांगपत्र स्वीकृत करना
• मांगपत्र अस्वीकृत करें
• एक साथ कई मांगपत्र स्वीकृत करना

मेरे अनुमोदन की प्रतीक्षा में

अनुमोदन की प्रतीक्षा कर रहे मांगपत्रों की सूची यहाँ पाई जा सकती है:

• [Home] डैशबोर्ड → [Requisitions Awaiting My Approval]।
• साइड नेविगेशन बार [Requisitions] → [Awaiting My Approval]।

मांगपत्र को अधिक विस्तार से देखने के लिए [Requisition] कॉलम में मांगपत्र संख्या पर क्लिक करें:

मांगपत्र की समीक्षा करते समय निम्नलिखित क्षेत्रों की समीक्षा की जा सकती है:

1. उत्पाद (Products)।
2. उद्धरण (Quotes)। उत्पाद, आपके आपूर्तिकर्ताओं और मांगपत्र के प्रकार के आधार पर, किसी उत्पाद के पास आपके आपूर्तिकर्ताओं से एक या कई उद्धरण (quotes) हो सकते हैं।
3. मात्रा (Quantity)।
4. प्रत्येक उत्पाद के लिए ऑर्डर निर्देश, यदि कोई हो।
5. प्रत्येक उत्पाद के लिए कस्टम विभाग और खाता कोड, यदि कोई हो। किसी उत्पाद को कस्टम विभाग और खाते के तहत व्यय किया जा सकता है। यदि उत्पाद पर कोई कस्टम मान लागू नहीं किए गए हैं, तो इसे मांगपत्र पर लागू विभाग और खाते के अनुसार व्यय किया जाएगा।
6. उत्पाद हटाएं (Remove Product)।
7. मूल्य, कर प्रतिशत और लाइन कुल।
8. Approve बटन।
9. Decline बटन।

मांगपत्र स्वीकृत करें

Action कॉलम में, आप मांगपत्र को [Approve] या [Decline] कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप मांगपत्र के विवरण देखने के लिए [Requisition Number] पर क्लिक कर सकते हैं।

मांगपत्र को स्वीकृत करने के लिए ऊपर दी गई छवि में दिखाए गए [Green Tick] बटन पर क्लिक करें, और एक पुष्टिकरण संदेश प्रदर्शित होगा। यदि अनुमोदन कार्यप्रवाह में आगे के अनुमोदनों की आवश्यकता है, तो पुष्टिकरण संदेश यह स्पष्ट करेगा कि मांगपत्र आंशिक रूप से स्वीकृत (Partially Approved) है।

हालाँकि, यदि आप अनुमोदन कार्यप्रवाह में अंतिम अनुमोदक (Final Approver) हैं, तो पुष्टिकरण संदेश यह स्पष्ट करेगा कि अंतिम स्वीकृति दे दी गई है, और अब मांगपत्र में शामिल प्रत्येक आपूर्तिकर्ता के लिए एक खरीद आदेश (Purchase Order) जनरेट कर दिया गया है। आपके पास [View Purchase Orders] का विकल्प होगा। यदि खरीद आदेशों को तुरंत भेजने की आवश्यकता है, तो प्रत्येक खरीद आदेश पर जाकर ऐसा किया जा सकता है। अधिक जानने के लिए हमारा खरीद आदेश भेजें लेख देखें।

बजट के साथ मांगपत्र स्वीकृत करना

यदि आपका संगठन हमारे बजट मॉड्यूल का उपयोग करता है, तो अनुमोदक अनुमोदन प्रक्रिया के दौरान यह देख सकते हैं कि क्या सबमिट किया गया मांगपत्र अपने बजट से अधिक हो जाएगा:

बजट के साथ मांगपत्र स्वीकृत करने के बारे में अधिक जानें।

मांगपत्र अस्वीकृत करें

1. मांगपत्र को अस्वीकृत करने के लिए [Red Cross] बटन पर क्लिक करें।

2. 'अस्वीकृति का कारण' जोड़ें, और [Confirm and Decline] पर क्लिक करें। यह कारण मांगपत्र बनाने वाले उपयोगकर्ता को भेजे जाने वाले अस्वीकृति सूचना ईमेल में शामिल किया जाएगा।

मांगपत्र की स्थिति बदलकर 'DECLINED' हो जाएगी और उपयोगकर्ता के पास मांगपत्र में पुनः खरीदारी जारी रखने (Continue Shopping) का विकल्प होगा, ताकि अनुमोदन के लिए दोबारा सबमिट करने से पहले कोई भी आवश्यक बदलाव किया जा सके। 

यदि अस्वीकृत मांगपत्र की अब आवश्यकता नहीं है, तो इसे रद्द भी किया जा सकता है।

एक साथ कई मांगपत्र स्वीकृत करना

जो उपयोगकर्ता मांगपत्रों को स्वीकृत करने में सक्षम हैं, वे कई मांगपत्रों का चयन कर सकते हैं और उन्हें एक साथ (bulk में) स्वीकृत कर सकते हैं।

1. साइड नेविगेशन बार का उपयोग करके, [Requisitions] → [Awaiting My Approval] चुनें।

2. यदि आपके पास मांगपत्र स्वीकृत करने की अनुमति है, तो तालिका आपको मांगपत्र आईडी के बाईं ओर दिए गए बॉक्स पर क्लिक करके एकाधिक मांगपत्रों का चयन करने की अनुमति देगी।

3. तालिका के शीर्ष पर (Requisitions कॉलम के ऊपर), जब आप एक या अधिक मांगपत्रों का चयन करते हैं, तो एक [Approve] बटन दिखाई देगा।

4. 'Approve' पर क्लिक करने पर एक पुष्टिकरण चरण प्रदर्शित होगा। [Approve Selection] पर क्लिक करने से प्रत्येक मांगपत्र पर अलग-अलग आपकी स्वीकृति मिल जाएगी। प्रत्येक मांगपत्र पर लागू अनुमोदन कार्यप्रवाह के आधार पर, इसके परिणामस्वरूप कुछ चयनित मांगपत्रों को अंतिम स्वीकृति मिल सकती है।