खरीदारों के लिए

खरीदारों के लिए खरीदारी, इनवॉइसिंग, इन्वेंट्री और रेसिपी।

अवलोकन

• खरीदारी और प्राप्ति — विभाग के खर्च की स्वीकृति के लिए खरीदारी अनुरोध (Requisition) सबमिट करें। Requisition के प्रकार अलग-अलग होते हैं, जिनमें से कुछ मूल्य तुलना और एकाधिक से ऑर्डर करने की सुविधा प्रदान करते हैं
• इनवॉइस और क्रेडिट नोट — आपके PurchasePlus Paperless Invoicing ईमेल पते पर भेजे गए इनवॉइस स्वचालित रूप से स्कैन किए जाते हैं और प्लेटफ़ॉर्म में जोड़े जाते हैं।
• कैटलॉग और खरीद सूचियां — PurchasePlus के पास हज़ारों आपूर्तिकर्ताओं (Suppliers) का एक वैश्विक नेटवर्क है, इसलिए इस बात की पूरी संभावना है कि आपके आपूर्तिकर्ता के उत्पाद और कीमतें PurchasePlus में उपलब्ध हैं।
• वित्त टीमें — कोई भी Purchase Order जनरेट होने से पहले, Requisitions को निर्दिष्ट स्वीकर्ता(ओं) द्वारा स्वीकृत किया जाना आवश्यक है। यदि आप एक स्वीकर्ता हैं, तो आपको इसमें एक लाल संख्या दिखाई देगी

Requisitions

• अवलोकन — Requisition सामानों का एक अनुरोध है जिसे कोई खरीदार अपने आपूर्तिकर्ताओं से खरीदना चाहता है।
• कोट्स (Quotes) — कोट उस उत्पाद की कीमत है जिसे आप आपूर्तिकर्ता से खरीद सकते हैं। कोट्स तब बनते हैं जब किसी उत्पाद को यूनिट मूल्य के साथ कैटलॉग में शामिल किया जाता है
• बेसिक शॉपिंग — किसी भी प्रकार के Requisition की खरीदारी करते समय, आप उन्नत शॉपिंग मोड (Advanced Shopping Mode) सक्षम करने या न करने का विकल्प चुन सकते हैं:
• उन्नत शॉपिंग — किसी भी प्रकार के Requisition की खरीदारी करते समय, आप उन्नत शॉपिंग मोड (Advanced Shopping Mode) सक्षम करने का विकल्प चुन सकते हैं:
• सभी आपूर्तिकर्ताओं से — 'सभी आपूर्तिकर्ता' Requisition प्रकार आपको आपके सभी सक्षम आपूर्तिकर्ताओं से उपलब्ध सभी कोट्स की सूची प्रदान करता है। यह खरीदारी करने का एक बेहतरीन तरीका है और
• एकल आपूर्तिकर्ता से — 'एकल आपूर्तिकर्ता' Requisition प्रकार आपको उस एकल आपूर्तिकर्ता से आपके संगठन के लिए वर्तमान में उपलब्ध सभी कोट्स की सूची प्रदान करता है जिसे आप
• खरीद सूची (Buy List) से — Buy List उत्पादों की एक नियंत्रित सूची है जो उन सटीक वस्तुओं और सेवाओं को निर्दिष्ट करती है जिन्हें आप चाहते हैं कि आपकी टीम के सदस्य चुनें, जब वे
• कस्टम Requisition — एक कस्टम Requisition आपको अपने आपूर्तिकर्ताओं से तदर्थ (ad-hoc) वस्तुओं को ऑर्डर करने की अनुमति देता है। जब कोई अन्य Requisition प्रकार उपयुक्त न हो, तो आप कस्टम Requisition का उपयोग कर सकते हैं।
• बाहरी Requisition — एक बाहरी Requisition आपको आपूर्तिकर्ता की बाहरी ई-कॉमर्स वेबसाइट पर खरीदारी करके Requisition बनाने की अनुमति देता है। आप पूरी कार्यक्षमता का उपयोग करने में सक्षम होंगे
• पुनः ऑर्डर (Re-Order) से — 'पुनः ऑर्डर' Requisition प्रकार आपको किसी मौजूदा Requisition, Purchase Order या इनवॉइस से वस्तुओं को फिर से ऑर्डर करने का विकल्प प्रदान करता है।
• स्टॉक स्थान से — एक स्टॉक स्थान आपके संगठन के भौतिक स्थान का प्रतिनिधि हो सकता है जहां स्टॉक वस्तुएं रखी जाती हैं, जैसे कि स्टोर रूम, गोदाम या रसोई।
• उन्नत उत्पाद खोज — PurchasePlus में कई क्रियाएं (उदा. Requisition बनाना या Buy List में उत्पाद जोड़ना) आपको उन्नत उत्पाद खोज सुविधा प्रस्तुत करेंगी।
• ड्राफ्ट Requisitions — Requisitions स्वीकृति के लिए सबमिट किए जाने तक ड्राफ्ट स्थिति में रहते हैं। जो उपयोगकर्ता ड्राफ्ट Requisition पर वापस लौटना चाहते हैं और उसे देखना, संपादित करना या रद्द करना चाहते हैं
• Requisition स्वीकृत करें — PurchasePlus में, जब कोई Requisition स्वीकृति के लिए सबमिट किया जाता है, तो उसे 'स्वीकृति की प्रतीक्षा' (AWAITING APPROVAL) स्थिति में भेज दिया जाता है। Requisition को इसमें रखा जाता है

Purchase Orders और प्राप्ति

• Purchase Orders — Purchase Order एक ऐसा दस्तावेज़ है जिसे खरीदारी करने वाला संगठन आपूर्तिकर्ता संगठन को भेजता है। यह खरीदे जाने वाले उत्पादों या सेवाओं को निर्दिष्ट करता है, एक
• Purchase Orders को समेकित करें — 'समेकित' करने का अर्थ है प्रशासनिक कार्य को कम करने और संभावना को घटाने के उद्देश्य से दो या दो से अधिक Purchase Orders को एक (नए) एकल Purchase Order में संयोजित करना
• Purchase Order भेजें — एक बार जब Requisition पूरी तरह से स्वीकृत हो जाता है, तो Requisition में शामिल प्रत्येक आपूर्तिकर्ता के लिए एक Purchase Order जनरेट किया जाएगा, और फिर उसे भेजा जा सकता है
• प्राप्ति नोट्स (Receiving Notes) — रिसीविंग नोट एक सहयोगी दस्तावेज़ है जिसे Purchase Order के विरुद्ध बनाया जाता है और इसका उपयोग Purchase पर प्रत्येक लाइन आइटम की एक विशिष्ट मात्रा को चिह्नित करने के लिए किया जाता है
• सामान प्राप्त करें — Purchase Order लाइन आइटम को प्राप्त (Received) के रूप में चिह्नित करना आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं को बताता है कि Purchase Order को कब बंद किया जा सकता है।
• यूनिट मूल्य बदलें (Override करें) — जब Purchase Order और इनवॉइस का मिलान हो जाता है, और उत्पाद लाइनें एक-दूसरे से लिंक हो जाती हैं, तो रिसीविंग नोट इनवॉइस से यूनिट मूल्य ले लेगा।

इनवॉइस और क्रेडिट नोट

• इनवॉइस — इनवॉइस एक दस्तावेज़ है जिसे आपूर्तिकर्ता खरीदार को भेजता है, जिसमें उन उत्पादों और मात्राओं का विवरण होता है जो आपूर्तिकर्ता ने खरीदार को वितरित किए हैं, और
• इनवॉइस बनाएं — PurchasePlus उपयोगकर्ता आपूर्तिकर्ता से प्राप्त इनवॉइस का डिजिटल, प्रोग्रामेटिक रिकॉर्ड रखने के लिए एक नया इनवॉइस बना सकते हैं जिसका मिलान बाद में किया जा सकता है
• इनवॉइस देखें और अपडेट करें — 1. साइड नेविगेशन बार से [Invoices] → [View All] चुनें।
• PurchasePlus को भेजें — PurchasePlus उन संगठनों के लिए पेपरलेस इनवॉइसिंग समाधान प्रदान करता है जो इनवॉइस की समीक्षा और समाधान (reconcile) करने में लगने वाले समय को कम करना चाहते हैं
• Purchase Order का मिलान करें — जब पेपरलेस इनवॉइस पद्धति के माध्यम से कोई इनवॉइस बनाया जाता है, तो PurchasePlus स्वचालित रूप से इनवॉइस से Purchase Order का मिलान कर देगा, यदि उसे कोई तार्किक मिलता है
• Purchase Order का मिलान हटाएं (Unmatch करें) — इनवॉइस समाधान प्रक्रिया के भाग के रूप में Purchase Orders का इनवॉइस से 'मिलान' किया जाता है। यह हमारे सॉफ़्टवेयर (या किसी मानव समीक्षक) को यह सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि क्या
• लाइनों को लिंक या अनलिंक करें — PurchasePlus में आपके संगठन पर लागू सेटिंग्स के आधार पर, जब किसी इनवॉइस का Purchase Order से मिलान किया जाता है, तो इनवॉइस की सभी लाइनें
• उन्नत मोड — PurchasePlus में, प्रत्येक इनवॉइस लाइन के लिए सभी अतिरिक्त जानकारी प्रकट करने के लिए इनवॉइस लाइनों को उन्नत मोड में देखा जा सकता है। एक इनवॉइस लाइन में एक या
• इनवॉइस फ़्लैग — PurchasePlus लगातार 'ओपन' और 'स्वीकृति की प्रतीक्षा' स्थिति में सभी इनवॉइस और क्रेडिट नोटों का विश्लेषण करता है, और हेडर- या लाइन-स्तरीय फ़्लैग उठाता है
• फ़्लैग थ्रेशोल्ड — PurchasePlus में इनवॉइस के लिए उपलब्ध कुछ फ़्लैग को थ्रेशोल्ड का उपयोग करके आगे कस्टमाइज़ किया जा सकता है। थ्रेशोल्ड मामूली विसंगतियों वाले इनवॉइस को अनुमति देते हैं
• क्रेडिट नोट — क्रेडिट नोट एक दस्तावेज़ है जो खरीदार को धनराशि की वापसी का संकेत देता है। यह आमतौर पर किसी Purchase के रद्द होने के बाद आपूर्तिकर्ता द्वारा जारी किया जाता है
• क्रेडिट नोट बनाएं — क्रेडिट नोट एक दस्तावेज़ है जो खरीदार को धनराशि की वापसी का संकेत देता है। यह आमतौर पर किसी Purchase के रद्द होने के बाद आपूर्तिकर्ता द्वारा जारी किया जाता है
• पेपरलेस AI — Paperless Invoicing, PurchasePlus का एक मॉड्यूल है जो इनवॉइस और क्रेडिट दोनों को प्राप्त करने, स्कैन करने और संसाधित करने के लिए हमारी उद्देश्य-निर्मित, मालिकाना AI सेवा का उपयोग करता है
• पेपरलेस ईमेल — PurchasePlus का पेपरलेस ईमेल क्षेत्र वह जगह है जहाँ आप निम्न कर सकते हैं:
• बिना PO के ऑटो-कोडिंग — जब कोई इनवॉइस बिना किसी मिलान वाले Purchase Order के आता है, तो PurchasePlus दस्तावेज़ को पढ़ता है और इनवॉइस जानकारी, आपूर्तिकर्ता डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स का उपयोग करके आपकी
• इनवॉइस स्वीकृत करें — जब कोई इनवॉइस या क्रेडिट नोट 'स्वीकृति की प्रतीक्षा' स्थिति में होता है, तो इसमें एक या अधिक फ़्लैग होते हैं - यानी विसंगतियां - जिनकी समीक्षा और स्वीकृति किसी द्वारा की जानी आवश्यक होती है
• इनवॉइस निर्यात करें — आपका संगठन कैसे कॉन्फ़िगर किया गया है, इसके आधार पर आप इनवॉइस और क्रेडिट नोट अलग-अलग (टाइप A) या बैच निर्यात फ़ाइल (टाइप B) के माध्यम से निर्यात कर सकते हैं।
• निर्यात के लिए तैयार चिह्नित करें — आपके संगठन को अलग-अलग इनवॉइस और क्रेडिट नोट निर्यात करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है (हम इसे 'टाइप A' कहते हैं), या बैच निर्यात फ़ाइल के भाग के रूप में (जिसे हम कहते हैं
• बैच निर्यात फ़ाइल — आपका संगठन कैसे कॉन्फ़िगर किया गया है, इसके आधार पर आप इनवॉइस और क्रेडिट नोट अलग-अलग (टाइप A) या बैच निर्यात फ़ाइल (टाइप B) के माध्यम से निर्यात कर सकते हैं।
• निर्यात किया गया के रूप में चिह्नित करें — 1. डैशबोर्ड पर जाएं, इनवॉइस पर क्लिक करें और फिर सभी देखें (View All) चुनें।

स्वीकृति वर्कफ़्लो

• अवलोकन — जिस क्षण से कोई इनवॉइस और क्रेडिट नोट हमारे सिस्टम द्वारा ग्रहण किया जाता है, PurchasePlus 'ओपन' और 'स्वीकृति की प्रतीक्षा' में प्रत्येक दस्तावेज़ का लगातार विश्लेषण करता है

विवरण (Statements)

• समाधान (Reconciliation) — स्टेटमेंट समाधान स्प्रेडशीट-और-ईमेल स्टेटमेंट समाधान का इन-प्लेटफ़ॉर्म प्रतिस्थापन है। आप एक आपूर्तिकर्ता स्टेटमेंट अपलोड करते हैं, सिस्टम
• स्टेटमेंट स्थितियां — एक स्टेटमेंट लाइन की चार में से एक स्थिति हो सकती है। स्थिति मिलान किए गए इनवॉइस और फ़ोर्स-रिकॉन्सिल्ड फ़्लैग से आती है और स्वचालित रूप से अपडेट होती है जब
• अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQs) — स्टेटमेंट का कुल योग लाइनों के योग के बराबर नहीं है। अब क्या करें? स्टेटमेंट अभी भी सहेजा गया है। आपको विवरण दृश्य शीर्षलेख पर एक शेष-असंतुलन (balance-mismatch) संकेतक दिखाई देता है।

आपूर्तिकर्ता प्रबंधन

• अवलोकन — 'आपूर्तिकर्ता' वे संगठन हैं जिनसे आप सामान या सेवाएं खरीदते हैं। PurchasePlus में आपूर्तिकर्ता केवल 'आपूर्तिकर्ता' प्रकार का एक संगठन है (जैसे
• आपूर्तिकर्ता देखें और प्रबंधित करें — यदि आप एक खरीदार के रूप में PurchasePlus का उपयोग कर रहे हैं, तो आप उन आपूर्तिकर्ताओं को देख और प्रबंधित कर सकते हैं जिनसे आप जुड़े हुए हैं।
• आपूर्तिकर्ता सक्षम या अक्षम करें — 'सक्षम' का अर्थ है आपका संगठन, और आप आपूर्तिकर्ता के साथ ऑर्डर दे सकते हैं। आपूर्तिकर्ता आपके संगठन को कैटलॉग, उत्पाद और कीमतें निर्दिष्ट कर सकता है, और
• पंजीकृत आपूर्तिकर्ता को कनेक्ट करें — पंजीकृत आपूर्तिकर्ता वे संस्थाएं हैं जिन्होंने PurchasePlus आपूर्तिकर्ता खाता बनाया है। वे अपने स्वयं के उत्पादों, कैटलॉग को प्रबंधित करने और उन्हें निर्दिष्ट करने के लिए साइन इन करते हैं
• स्व-प्रबंधित आपूर्तिकर्ता बनाएं — PurchasePlus में एक आपूर्तिकर्ता हो सकता है:

उत्पाद

• अवलोकन — PurchasePlus में उत्पाद उन वास्तविक उत्पादों (और सेवाओं) के निरूपण हैं जिन्हें आपका संगठन आपके आपूर्तिकर्ताओं से खरीदता है और आपके पूरे संगठन में उपयोग करता है
• उत्पाद बनाएं — PurchasePlus में उत्पाद उन वास्तविक उत्पादों और सेवाओं के निरूपण हैं जिन्हें आपका संगठन आपके आपूर्तिकर्ताओं से खरीदता है और आपके पूरे संगठन में उपयोग करता है

कैटलॉग

• अवलोकन — कैटलॉग कीमत वाले उत्पादों का एक संग्रह है जिसे आप उन आपूर्तिकर्ताओं से खरीदते हैं जिनके साथ आपके संगठन का एक सक्षम व्यापार संबंध है।
• आपूर्तिकर्ता बनाम स्व-प्रबंधित — कैटलॉग उन उत्पादों और कीमतों का एक संग्रह है जिसे आप अपने Requisitions में आपूर्तिकर्ता से खरीद सकते हैं।
• कैटलॉग बनाएं या अपडेट करें — कैटलॉग को पंजीकृत आपूर्तिकर्ताओं (आपूर्तिकर्ता प्रबंधित कैटलॉग) द्वारा सीधे या आपके क्रय संगठन (स्व-प्रबंधित कैटलॉग) द्वारा आंतरिक रूप से प्रबंधित किया जा सकता है।
• कैटलॉग आयात करें — आयात कार्यक्षमता का उपयोग करके, आप कैटलॉग में मौजूदा उत्पादों की कीमतों को अपडेट करने में सक्षम हैं, साथ ही कैटलॉग में अतिरिक्त उत्पाद जोड़ने में भी सक्षम हैं, बशर्ते कि

खरीद सूचियां (Buy Lists)

• अवलोकन — Buy Lists किसी संगठन में खरीद निर्णयों को मानकीकृत और स्वचालित करने का एक शक्तिशाली तरीका है - यह सुनिश्चित करते हुए कि खरीदार सही उत्पाद खरीद सकें
• Buy List बनाएं — Buy Lists किसी संगठन में खरीद निर्णयों को मानकीकृत और स्वचालित करने का एक शक्तिशाली तरीका है - यह सुनिश्चित करते हुए कि खरीदार सही उत्पाद खरीद सकें
• उत्पाद प्रबंधित करें — Buy Lists किसी संगठन में खरीद निर्णयों को मानकीकृत और स्वचालित करने का एक शक्तिशाली तरीका है - यह सुनिश्चित करते हुए कि खरीदार सही उत्पाद खरीद सकें

इन्वेंट्री

• अवलोकन — इन्वेंट्री एक वैकल्पिक मॉड्यूल है जिसे आपकी खरीद लागतों को और अधिक नियंत्रित करने और कम करने में मदद के लिए आपकी PurchasePlus योजना में शामिल किया जा सकता है:
• स्टॉक वस्तुएं — स्टॉक आइटम एक ऐसा उत्पाद है जो आपकी इन्वेंट्री में उपलब्ध है और इसे आपके एक या अधिक इन्वेंट्री स्टॉक स्थानों में जोड़ा और रखा जा सकता है।
• स्टॉक स्थान — एक स्टॉक स्थान आपके संगठन के भौतिक स्थान का प्रतिनिधि हो सकता है जहां स्टॉक वस्तुएं रखी जाती हैं, जैसे कि स्टोर रूम, गोदाम या रसोई।
• स्थानांतरण (Transfers) — स्थानांतरण स्टॉक स्थानों के बीच स्टॉक वस्तुओं की आवाजाही को प्रबंधित करने (और उसका हिसाब रखने) का एक तरीका है।
• स्टॉक गणना (Stocktakes) — स्टॉक गणना स्टॉक स्थान में रखी जा रही स्टॉक वस्तुओं की मात्रा को सत्यापित करने की एक विधि है। स्टॉक गणना स्टॉक स्थान पर आयोजित की जाती है, और इसमें
• स्टॉक मूल्यांकन — जानें कि PurchasePlus कैसे तय करता है कि इन्वेंट्री में सामान प्राप्त होने पर किस कीमत का उपयोग किया जाए, और वह कीमत आपके स्टॉक मूल्यों में कैसे प्रवाहित होती है।
• महीने के अंत की स्टॉक गणना — किसी दी गई अवधि में आपके स्टॉक स्थानों में आने और बाहर जाने वाले स्टॉक वस्तुओं की मात्रा को नियमित रूप से सत्यापित करने के लिए स्टॉक गणना सबसे अच्छा तरीका है। यह लेख
• सामान प्राप्त करना — जब आपको कोई डिलीवरी प्राप्त होती है जो किसी Purchase Order से संबंधित होती है, तो आप सामान 'प्राप्त' करने के लिए PurchasePlus का उपयोग कर सकते हैं (यानी डिजिटल रूप से वस्तुओं को नोट करना और
• प्रारंभिक शेष स्थानांतरण (Opening Balance Transfer) — पहली बार स्टॉक वस्तुओं के साथ अपने स्टॉक स्थानों को प्रारंभ में भरना एक प्रारंभिक शेष स्थानांतरण को पूरा करके किया जा सकता है।
• पॉइंट ऑफ सेल (POS) — पॉइंट ऑफ़ सेल (POS) एक वैकल्पिक मॉड्यूल है जो आपको अपने रेस्तरां, बार या कैफे में बिक्री करने पर स्टॉक स्थान से स्टॉक वस्तुओं को घटाने की अनुमति देता है।
• POS बैच बिक्री — बैच बिक्री बिक्री लाइनों (यानी बिक्री) का एक संग्रह है जो आपके भौतिक POS टर्मिनलों पर बनाई गई थीं। हमारा सिस्टम इन बिक्री लाइनों को थोक में संसाधित करता है (आमतौर पर
• बारकोड स्कैनर — PurchasePlus DS6510B-M9 एक हैंडहेल्ड बारकोड स्कैनर है जिसे 1D और 2D बारकोड के तेज़ और विश्वसनीय स्कैनिंग के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह सीधे आपके कंप्यूटर से जुड़ता है

रेसिपी

• अवलोकन — रेसिपी आपके PurchasePlus सिस्टम में एक वैकल्पिक समावेशन है, और यह हमारे सॉफ़्टवेयर से हमारे अतिरिक्त और भी अधिक मूल्य प्राप्त करने का एक शानदार तरीका है
• मेनू — मेनू रेसिपी का एक संग्रह है। मेनू आमतौर पर आपके वास्तविक व्यंजनों (यानी व्यंजनों) में सामग्री की खरीद और लागत के प्रबंधन के लिए उपयोग किए जाते हैं
• सामग्री (Ingredients) — सामग्री वे उत्पाद हैं जो आपकी रेसिपी में जोड़े जाते हैं। यह इस बात पर निर्भर करता है कि रेसिपी इन्वेंट्री रेसिपी है या गैर-इन्वेंट्री रेसिपी, इसकी परिभाषा
• एलर्जेंस — PurchasePlus में एलर्जन कार्यक्षमता शामिल है जो हमारे व्यंजनों मॉड्यूल के उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है, ताकि वे अपने व्यंजनों और सामग्रियों में एलर्जन को बेहतर ढंग से प्रबंधित कर सकें।

रिपोर्टिंग

• रिपोर्ट चलाएं — आपके PurchasePlus सिस्टम द्वारा बहुत बड़ी मात्रा में डेटा जनरेट किया जाता है (और उसमें संग्रहीत किया जाता है)। डाउनलोड करने योग्य रिपोर्टों के रूप में सामूहिक रूप से इस डेटा तक पहुँचना एक

संगठन प्रबंधित करना

• अवलोकन — PurchasePlus संगठन मॉडल और इसके प्रभावों को समझना PurchasePlus का एक पावर यूज़र बनने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है।
• संगठन बनाएं — यह हमारी संगठनों का परिचय श्रृंखला का भाग 2 है। इस लेख को पढ़ने से पहले भाग 1 पढ़ने की सलाह दी जाती है।

बजट

• अवलोकन — 'बजट' एक वैकल्पिक मॉड्यूल है जो संगठनों को उनके वर्ष/महीने के अनुसार अपने आपूर्तिकर्ताओं के साथ अपने खर्च को बेहतर ढंग से प्रबंधित और मॉनिटर करने की अनुमति देता है और

अपग्रेड करें

• अपग्रेड करें — PurchasePlus क्या है? आधुनिक तकनीक पर हमारे प्रोक्योर-टू-पे प्लेटफ़ॉर्म का एक पूर्ण पुनर्निर्माण। वही उद्देश्य, वही टीम, और काफी बेहतर