स्टॉकटेक (Stocktakes)
स्टॉकटेक (Stocktakes)
यहाँ जाएं:
- परिचय
- स्टॉकटेक देखना
- स्टॉकटेक और गणना की स्थितियाँ (Statuses)
- एक नया स्टॉकटेक शुरू करें
- स्टॉकटेक आयोजित करना (गिनती करना)
- स्टॉकटेक बंद करना
- व्यय लोकेशन (Expense Locations) साफ़ करना
- आगे: महीने के अंत का स्टॉकटेक
स्टॉकटेक
स्टॉकटेक किसी स्टॉक लोकेशन में रखे गए स्टॉक आइटम्स की मात्रा को सत्यापित करने का एक तरीका है। स्टॉकटेक किसी स्टॉक लोकेशन पर आयोजित किया जाता है, और इसकी एक निश्चित 'अवधि' (यानी एक कैलेंडर वर्ष और महीना) होती है। स्टॉकटेक आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं को लोकेशन में स्टॉक आइटम्स की वास्तविक (Actual) संख्या की गिनती करने की सुविधा देता है, ताकि इस गणना की तुलना लोकेशन में मौजूद स्टॉक आइटम्स की अपेक्षित (Expected) संख्या से की जा सके। स्टॉकटेक बंद करने से पहले, वास्तविक और अपेक्षित गणना के बीच के अंतर को वेरिएंस ट्रांसफर (Variance Transfer) में दर्ज किया जाना अनिवार्य है।
स्टॉकटेक प्रबंधित करने और स्टॉकटेक बंद करने की क्षमताएं स्वतंत्र उपयोगकर्ता अनुमतियों द्वारा नियंत्रित होती हैं, जो अच्छे इन्वेंट्री प्रबंधन में स्टॉकटेक के महत्व को दर्शाती हैं।
स्टॉकटेक देखना
उपयोगकर्ता साइड नेविगेशन बार में [Inventory] → [Stocktakes] पर जाकर अपने संगठन के स्टॉकटेक देख सकते हैं।
आप तालिका के सबसे बाईं ओर स्टॉक लोकेशन के नाम पर क्लिक करके तालिका में किसी भी एकल स्टॉकटेक का विवरण देख सकते हैं।
स्टॉकटेक की स्थिति (Stocktake Status)
एक स्टॉकटेक दो स्थितियों में से किसी एक में हो सकता है:
- In Progress: स्टॉकटेक शुरू हो चुका है और जारी है। जब किसी स्टॉक लोकेशन में इन प्रोग्रेस स्टॉकटेक होता है, तो इन्वेंट्री में स्टॉक प्राप्तियां (Stock Receipts) स्वचालित नहीं होती हैं। इसके बजाय, उपयोगकर्ताओं को स्टॉक रसीद ट्रांसफर ढूंढना होगा और तैयार होने पर मैन्युअल रूप से [Mark as Complete] करना होगा। स्टॉकटेक पूरा हो जाने के बाद, इन्वेंट्री में स्टॉक प्राप्तियां फिर से स्वचालित हो जाती हैं।
- Closed: स्टॉकटेक को पूरा (Complete) चिह्नित कर दिया गया है, और सभी अंतरों (Variances) का हिसाब कर लिया गया है।
गणना की स्थिति (Count Status)
स्टॉकटेक की एक गणना स्थिति भी होती है, और यह स्टॉकटेक की स्थिति से भिन्न होती है। विभिन्न गणना स्थितियाँ इस प्रकार हैं:
- Not Counted: स्टॉक लोकेशन के किसी भी स्टॉक आइटम के लिए गिनती दर्ज नहीं की गई है।
- Partially Counted: स्टॉक लोकेशन के कुछ (लेकिन सभी नहीं) स्टॉक आइटम्स के लिए गिनती दर्ज की गई है।
- Fully Counted: स्टॉक लोकेशन के सभी स्टॉक आइटम्स के लिए गिनती दर्ज की जा चुकी है।
नया स्टॉकटेक शुरू करना
'Manage Stocktakes' अनुमति वाले उपयोगकर्ता [Inventory] → [Stocktakes] पृष्ठ पर [Start a New Stocktake] बटन पर क्लिक कर सकते हैं।
उपयोगकर्ताओं के पास एकल लोकेशन या सभी लोकेशनों पर स्टॉकटेक शुरू करने का विकल्प होता है:
एकल स्टॉक लोकेशन पर स्टॉकटेक शुरू करना।
'Single Stock Location' चुनने से निर्धारित स्टॉक लोकेशन पर 'In Progress' स्थिति और 'Not Counted' गणना स्थिति के साथ एक नया स्टॉकटेक खुल जाएगा।
सभी स्टॉक लोकेशनों पर स्टॉकटेक शुरू करना।
'All Stock Locations' चुनने से आपके वर्तमान संगठन के प्रत्येक स्टॉक लोकेशन पर 'In Progress' स्थिति और 'Not Counted' गणना स्थिति के साथ एक नया स्टॉकटेक खुल जाएगा। कृपया ध्यान दें: यदि चुनी गई स्टॉकटेक अवधि में पहले से कोई स्टॉकटेक बनाया गया है, तो आप सभी लोकेशनों पर स्टॉकटेक शुरू नहीं कर सकते।
स्टॉकटेक अवधि (Stocktake Period)
प्रत्येक स्टॉकटेक की एक 'स्टॉकटेक अवधि' होनी चाहिए, जो आमतौर पर वह कैलेंडर माह और वर्ष होता है जिसमें स्टॉकटेक आयोजित किया जाता है। आप ऐसी स्टॉकटेक अवधि में भी स्टॉकटेक बना सकते हैं जिसमें पहले से ही बंद (Closed) स्टॉकटेक मौजूद हो।
ब्लाइंड स्टॉकटेक (Blind Stocktakes)
स्टॉकटेक बनाते (या अपडेट करते) समय, उपयोगकर्ता स्टॉकटेक को 'ब्लाइंड' बना सकता है, जिसका अर्थ है कि स्टॉकटेक आयोजित करने वाले उपयोगकर्ताओं को यह नहीं दिखेगा कि लोकेशन में कितने स्टॉक आइटम्स होने की उम्मीद है। यह सुनिश्चित करने का एक प्रभावी तरीका हो सकता है कि स्टॉक आइटम्स की सावधानीपूर्वक गिनती की जाए। केवल 'Close Stocktakes' अनुमति वाले उपयोगकर्ता ही ब्लाइंड स्टॉकटेक में किसी स्टॉक आइटम की अपेक्षित गणना देख सकेंगे।
स्टॉकटेक आयोजित करना (गिनती करना)
कोई भी उपयोगकर्ता स्टॉकटेक में स्टॉक आइटम की गिनती जोड़ सकता है, भले ही उनके पास 'Manage Stocktakes' अनुमति न हो।
उपयोगकर्ता सीधे [Count] कॉलम में उत्पाद की मात्रा दर्ज कर सकता है, और/या इनपुट फ़ील्ड के दोनों ओर दिए गए अप या डाउन स्टेपर्स का उपयोग कर सकता है:
जब सभी स्टॉक आइटम्स की गिनती स्टॉकटेक में जोड़ दी जाती है, तो स्टॉकटेक की गणना स्थिति 'Fully Counted' में अपडेट हो जाएगी।
बारकोड द्वारा स्कैन करें
गिनती की प्रक्रिया को तेज़ करने और स्टॉक लोकेशन में स्टॉक आइटम्स की (संभावित रूप से लंबी) सूची में स्क्रॉल करने की आवश्यकता से बचने के लिए, उपयोगकर्ता PurchasePlus में स्टॉक आइटम से जुड़े किसी भी बारकोड द्वारा खोज कर सकता है।
अधिक जानकारी के लिए कृपया हमारी बारकोड स्कैनर उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका देखें।
अंतर प्रबंधन (Variance Management)
'Variances' वाले स्टॉकटेक — यानी वास्तविक गणना और अपेक्षित गणना में अंतर — को बंद करने से पहले ठीक किया जाना चाहिए।
अंतरों को लाइन-दर-लाइन देखा जा सकता है:
...और किसी प्रगतिरत (In-Progress) स्टॉकटेक का कुल अंतर मूल्य स्टॉकटेक के हेडर में इन्फो पैनल में देखा जा सकता है:
स्टॉक लोकेशन से व्यय लोकेशन (Expense Location) (या किसी अन्य स्टॉक लोकेशन पर, यदि आपको पता है कि स्टॉक आइटम कहाँ ले जाया गया था) में स्टॉक वेरिएंस ट्रांसफर पूरा करके अंतरों का प्रबंधन किया जाना चाहिए। यह मुख्य रूप से वास्तविक गणना को दर्शाने के लिए मूल स्टॉक लोकेशन में स्टॉक आइटम की मात्रा को अपडेट करने के उद्देश्य से किया जाता है।
अंतरों को लाइन-दर-लाइन ट्रांसफर किया जा सकता है (जिसे पहले [Quick Transfer] के रूप में जाना जाता था):
..या फिर स्टॉकटेक के हेडर में [Transfer All Variances] बटन का उपयोग करके अंतरों को एक साथ (थोक में) ट्रांसफर किया जा सकता है:
ट्रांसफर के माध्यम से स्टॉकटेक अंतरों को प्रबंधित करने के लिए, उपयोगकर्ता के पास 'Manage Transfers' अनुमति होनी चाहिए।
स्टॉकटेक गणना को इम्पोर्ट या एक्सपोर्ट करना
'Close Stocktakes' अनुमति वाले उपयोगकर्ता स्टॉकटेक के [Imports] टैब पर [Create New Import] बटन का उपयोग करके किसी भी स्टॉकटेक की In Progress स्थिति के दौरान उसकी स्टॉक गणना को इम्पोर्ट कर सकते हैं:
इम्पोर्ट CSV फ़ाइल में केवल तीन कॉलम होने की आवश्यकता है:
- stock_take_id
- stock_count_id
- quantity
यह दृढ़ता से अनुशंसा की जाती है कि यदि आप इम्पोर्ट कार्यक्षमता का उपयोग करने जा रहे हैं, तो पहले एक्सपोर्ट कार्यक्षमता का उपयोग करें, ताकि आपके पास सही स्टॉक काउंट आईडी (जो उत्पाद आईडी से भिन्न मान हैं) तक पहुंच हो।
स्टॉकटेक को एक्सपोर्ट करने के लिए, स्टॉकटेक के [Exports] टैब पर जाएँ, फिर [Create New Export] पर क्लिक करें और जनरेट की गई फ़ाइल डाउनलोड करें। फिर आप स्प्रेडशीट में अपनी गणना (यानी मात्रा) जोड़ सकते हैं, और फ़ाइल को इम्पोर्ट कर सकते हैं।
यदि चाहें, तो आप स्प्रेडशीट से कोई पंक्ति हटा सकते हैं। जब फ़ाइल इम्पोर्ट की जाती है, तो PurchasePlus में इस स्टॉक आइटम की मात्रा वैसी ही रहेगी जैसी इम्पोर्ट से पहले थी। इसकी मात्रा 0 में अपडेट नहीं की जाएगी, और न ही इसे स्टॉक लोकेशन से हटाया जाएगा। इसके अतिरिक्त, आप स्प्रेडशीट इम्पोर्ट के माध्यम से स्टॉक लोकेशन में कोई नया स्टॉक आइटम नहीं जोड़ सकते हैं।
ऑफलाइन मोड
कम कनेक्टिविटी की समस्या होने पर स्टॉकटेक को 'ऑफलाइन मोड' में आयोजित किया जा सकता है।
ऑफलाइन मोड उपयोगकर्ता को स्टॉकटेक करने की अनुमति देता है, भले ही उनके डिवाइस का इंटरनेट कनेक्शन टूट जाए। जब उपयोगकर्ता ऑफलाइन मोड समाप्त करने के लिए तैयार होता है, तो उन्हें फिर से इंटरनेट से कनेक्ट होना होगा, ताकि उनकी सभी स्टॉकटेक जानकारी सिंक हो सके।
स्टॉकटेक के लिए ऑफलाइन मोड का उपयोग शुरू करने के लिए, स्टॉकटेक के हेडर में [More Options] → [Start Offline Mode] पर क्लिक करें:
स्टॉकटेक बंद करना
एक स्टॉकटेक को बंद किया जा सकता है यदि:
- यह In Progress स्थिति में है।
- [अनुशंसित] सभी स्टॉक गणनाओं के लिए एक गिनती दर्ज की गई हो। आंशिक रूप से गिने गए स्टॉकटेक को बंद करना संभव है। जब गणना स्थिति 'Not Counted' या 'Partially Counted' हो, तब [Close Stocktake] पर क्लिक करने से उन सभी स्टॉक आइटम्स में उनकी वर्तमान अपेक्षित गणना स्वतः भर जाएगी जिन्हें गिना नहीं गया है।
- स्टॉकटेक में शामिल किसी भी स्टॉक आइटम के लिए अपेक्षित गणना और वास्तविक गणना के बीच कोई बिना हिसाब वाला अंतर (Variances) न हो।
स्टॉकटेक को बंद करने के लिए, स्टॉकटेक के हेडर में [Close Stocktake] बटन पर क्लिक करें। यह क्षमता 'Close Stocktakes' अनुमति द्वारा नियंत्रित होती है।
सभी स्टॉकटेक बंद करना
इसके अतिरिक्त, आप ऑल स्टॉकटेक टेबल व्यू पर मल्टी-सिलेक्ट कॉलम का उपयोग करके एक साथ कई स्टॉकटेक बंद कर सकते हैं। कृपया ध्यान दें: यह क्रिया केवल उन सभी चयनित स्टॉकटेक के लिए सफल होगी जो स्टॉकटेक बंद करने के उपरोक्त मानदंडों को पूरा करते हैं।
व्यय लोकेशन (Expense Locations) साफ़ करना
[Clear Expense Locations] क्रिया सभी व्यय लोकेशनों में सभी स्टॉक आइटम्स की मात्रा को शून्य कर देती है। यह क्रिया स्वचालित रूप से प्रत्येक व्यय लोकेशन के लिए एक अकाउंटिंग ट्रांसफर बनाएगी, और स्टॉक आइटम्स के शेष को व्यय लोकेशन से पीरियड-एंड कॉस्ट ऑफ गुड्स यूज्ड सिस्टम लोकेशन में ट्रांसफर कर देगी। आमतौर पर, किसी दी गई अवधि के लिए अपने सभी स्टॉकटेक बंद करने से ठीक पहले व्यय लोकेशनों को साफ़ (Clear) किया जाता है।
व्यय लोकेशन पर अंतर मात्रा को ट्रांसफर करने के लिए आवश्यक किसी भी वेरिएंस ट्रांसफर को व्यय लोकेशन साफ़ करने से पहले ही पूरा कर लिया जाना चाहिए।
आगे: महीने के अंत का स्टॉकटेक
उपरोक्त जानकारी आपको स्टॉकटेक और PurchasePlus में वे कैसे काम करते हैं, इसकी बुनियादी समझ प्रदान करने के लिए बनाई गई है।
हमारे प्लेटफ़ॉर्म के साथ महीने के अंत का स्टॉकटेक कैसे पूरा करें, इस पर चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका के लिए (जिसमें इस आलेख में सूचीबद्ध नहीं की गई अतिरिक्त सुविधाओं का उपयोग शामिल है), कृपया देखें:
/docs/for-purchasers/end-of-month-stocktake-process
यह हमारी इन्वेंट्री परिचय श्रृंखला का भाग 5 है।
- पढ़ें इन्वेंट्री का परिचय, भाग 1
- पढ़ें इन्वेंट्री का परिचय, भाग 2: स्टॉक आइटम्स
- पढ़ें इन्वेंट्री का परिचय, भाग 3: स्टॉक लोकेशन
- पढ़ें इन्वेंट्री का परिचय, भाग 4: ट्रांसफर
मैं इन्वेंट्री मॉड्यूल का उपयोग कैसे शुरू करूं?
यदि आपका संगठन PurchasePlus इन्वेंट्री मॉड्यूल का उपयोग शुरू करना चाहता है, तो मॉड्यूल को सक्षम करने और अपने उपयोगकर्ताओं के लिए प्रशिक्षण आयोजित करने में सहायता के लिए कृपया अपने खाता प्रबंधक (Account Manager) या हमारी ग्राहक सफलता टीम से संपर्क करें।
Legacy PurchasePlus का उपयोग करने वाले खरीदारों के लिए नोट
PurchasePlus में इन्वेंट्री मॉड्यूल को फिर से डिज़ाइन किया गया है, और यह Legacy PurchasePlus इन्वेंट्री मॉड्यूल से काफी अलग है। Legacy PurchasePlus से PurchasePlus में माइग्रेट करने वाले संगठनों को अतिरिक्त माइग्रेशन सहायता प्रदान की जाएगी।