अवलोकन
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'बजट' एक वैकल्पिक मॉड्यूल है जो संगठनों को अपने वर्ष/माह और व्यय खाते की आवश्यकताओं के अनुसार अपने आपूर्तिकर्ताओं के साथ अपने खर्च को बेहतर ढंग से प्रबंधित और मॉनिटर करने की अनुमति देता है।
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बजट क्या है?
PurchasePlus में एक 'बजट' एक खर्च सीमा है, जो अनुमत उपयोगकर्ताओं द्वारा निर्धारित की जाती है, और एक विशिष्ट समय अवधि के लिए उनके व्यवसाय के किसी क्षेत्र पर लागू होती है।
बजट निम्न से मिलकर बनते हैं:
- एक वर्ष और माह जिस पर बजट लागू होता है,
- एक संगठनात्मक इकाई (विभाग) और खाता कोड जिस पर बजट लागू होता है, और
- एक बजट राशि (कर रहित) जो बजट पर लागू होती है।
जब किसी क्रेता द्वारा मांग-पत्र (Requisition) उठाया जाता है, तो 'बजट राशि' तब उपयोग होती है जब ये दोनों स्थितियां पूरी हों:
- मांग-पत्र (Requisition) की डिलीवरी तिथि बजट के वर्ष/माह में आती हो, और
- मांग-पत्र (Requisition) का खर्च बजट की संगठनात्मक इकाई और खाता कोड में दर्ज किया गया हो।
PurchasePlus में बजट उपयोगकर्ताओं को मांग-पत्र (Requisition) उठाने या सबमिट करने से नहीं रोकते हैं (भले ही मांग-पत्र का मतलब प्रासंगिक बजट से अधिक होना हो), लेकिन मांग-पत्र के सभी स्वीकृतकर्ताओं को खरीद आदेश (Purchase Order) बनने से पहले सूचित कर दिया जाता है कि उनका मांग-पत्र बजट से अधिक हो जाएगा।
बजट देखना
सक्षम संगठन साइड नेविगेशन बार में [बजट] → [सभी देखें] पर क्लिक करके एक तालिका में अपने बजट देख सकते हैं:
इस दृश्य से, आप:
- किसी विशिष्ट बजट को खोजने के लिए खोज और उन्नत खोज फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं,
- [कॉलम प्रबंधित करें] सुविधा का उपयोग करके तालिका में दिखाई देने वाले कॉलम संपादित कर सकते हैं,
- एक नया बजट बना सकते हैं (इसके बारे में अधिक जानकारी नीचे है), और
- अधिक विस्तार से देखने के लिए तालिका में किसी बजट पर क्लिक कर सकते हैं।
एकल बजट देखना
तालिका दृश्य से किसी बजट पर क्लिक करके, आपके सामने दो पृष्ठ प्रस्तुत होंगे जो आपको बजट को उसके (वास्तविक समय) संदर्भ में समझने में मदद करेंगे: उपयोग पृष्ठ और मांग-पत्र पृष्ठ।
उपयोग पृष्ठ संबंधित बजट राशि की तुलना में स्वीकृत और लंबित मांग-पत्रों के मूल्य का दृश्यात्मक रूप से प्रतिनिधित्व करता है:
- स्वीकृत (या 'बजट') खर्च बजट माह और वर्ष में डिलीवरी तिथि वाले तथा बजट की संगठनात्मक इकाई और खाता कोड में व्यय किए गए सभी स्वीकृत और बंद मांग-पत्रों (Requisitions) के कुल, कर रहित मूल्य से बना है।
- स्वीकृति प्रतीक्षित बजट माह और वर्ष में डिलीवरी तिथि वाले तथा बजट की संगठनात्मक इकाई और खाता कोड में व्यय किए गए सभी स्वीकृति प्रतीक्षित मांग-पत्रों के कुल, कर रहित मूल्य से बना है।
इसके अतिरिक्त, उपयोगकर्ता बजट के लिए शेष बजट, शेष दिन, वर्तमान स्थिति और पूर्वानुमान स्थिति को तुरंत देख सकते हैं:
पूर्वानुमान स्थिति एक सरल गणना है जो दर्शाती है कि क्या बजट खर्च और स्वीकृति प्रतीक्षित मांग-पत्र मिलकर बजट सीमा से अधिक होंगे।
अंत में, उपयोगकर्ता बजट पर [मांग-पत्र] टैब पर क्लिक करके उन सभी मांग-पत्रों को देख सकते हैं जो संबंधित बजट का उपभोग कर रहे हैं:
बजट बनाएं
'बजट प्रबंधित करें' अनुमति वाले उपयोगकर्ता साइड नेविगेशन बार से, या [बजट] → [सभी देखें] पृष्ठ के शीर्ष से [नया बजट] पर क्लिक करके एक नया बजट बना सकते हैं:
उपयोगकर्ता को एक नए पृष्ठ पर ले जाया जाएगा जहाँ उन्हें निम्नलिखित मान दर्ज करने होंगे:
- वर्ष और माह जिस पर बजट लागू होगा। यानी, इस वर्ष/माह संयोजन में आने वाली डिलीवरी तिथि वाला कोई भी स्वीकृत मांग-पत्र इस बजट का उपभोग करेगा।
- संगठनात्मक इकाई और खाता कोड। वर्ष/माह संयोजन के अलावा, इस संगठनात्मक इकाई और खाता कोड संयोजन पर खर्च किया गया एक स्वीकृत मांग-पत्र इस बजट का उपभोग करेगा।
- बजट राशि (कर रहित)। यह बजट की 'सीमा' है, जिसके पार होने पर इसे 'बजट से अधिक' माना जाता है।
एक बार जब ये मान दर्ज हो जाएं, तो पृष्ठ के निचले भाग में [बजट बनाएं] पर क्लिक करें। बजट के लिए कॉन्फ़िगर किए गए वर्ष/माह और संगठनात्मक इकाई/खाता कोड दोनों संयोजनों को पूरा करने वाले किसी भी स्वीकृत (और स्वीकृति प्रतीक्षित) मांग-पत्रों के विरुद्ध बजट को तुरंत संसाधित किया जाएगा।
मांग-पत्र (Requisition) पर बजट
स्वीकृति देते समय
मांग-पत्र स्वीकृतकर्ता देख सकते हैं कि क्या सबमिट किया गया मांग-पत्र अपने बजट से अधिक हो जाएगा:
[बजट देखें] पर क्लिक करके, स्वीकृतकर्ता बजट की स्थिति को तुरंत समझ सकता है, और आवश्यकता होने पर अधिक जानकारी के लिए बजट के लिंक पर जा सकता है:
चौड़े मॉनिटरों पर त्वरित पैनल
बड़े मॉनिटर पर PurchasePlus का उपयोग करने वाले उन्नत उपयोगकर्ता मांग-पत्र के दाईं ओर दिखाई देने वाले त्वरित दृश्य पैनल (Quick View Panels) से भी लाभ उठा सकते हैं:
मांग-पत्र त्वरित दृश्य पैनल को निम्न प्रदर्शित करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है:
- आपके संगठन में किसी अन्य उपयोगकर्ता द्वारा मांग-पत्र पर छोड़ी गई कोई भी टिप्पणी,
- संबंधित दस्तावेज़ों के लिंक - उदा. मांग-पत्र स्वीकृत होने पर उत्पन्न खरीद आदेश (Purchase Orders), और
- इस मांग-पत्र द्वारा उपभोग किए जाने वाले बजट के संबंध में जानकारी - विशेष रूप से, स्वीकृत और स्वीकृति प्रतीक्षित खर्च मूल्य।
आपके पैनल क्या प्रदर्शित करेंगे, इसे कॉन्फ़िगर करने के लिए आप त्वरित दृश्य पैनल के ऊपरी-दाएं कोने में स्थित [प्रबंधित करें] बटन का उपयोग कर सकते हैं।
यदि आपका मॉनिटर स्क्रीन पर बाकी सभी चीज़ों को फ़िट करने के लिए पर्याप्त बड़ा नहीं है, तो त्वरित दृश्य पैनल प्रदर्शित नहीं होगा।