निर्यात के लिए तैयार चिह्नित करें

आपका संगठन चालान (इनवॉइस) और क्रेडिट नोट को व्यक्तिगत रूप से निर्यात करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है (हम इसे 'Type A' कहते हैं), या बैच निर्यात फ़ाइल के हिस्से के रूप में (जिसे हम 'Type B' कहते हैं)।

इस लेख में, हम Type B परिदृश्य की व्याख्या करेंगे, जहाँ चालान और क्रेडिट नोट को पहले 'निर्यात के लिए तैयार' (Export Ready) के रूप में चिह्नित किया जाता है, और फिर एक बैच निर्यात फ़ाइल में शामिल किया जाता है जो आपकी सुविधानुसार अतुल्यकालिक (asynchronously) रूप से जनरेट की जाती है। यदि आपका संगठन चालान और क्रेडिट नोट को व्यक्तिगत रूप से निर्यात करता है (Type A), तो हमारा चालान या क्रेडिट नोट निर्यात करें लेख देखें। 

Type B संगठनों के पास व्यक्तिगत चालानों को जोड़ने (यानी 'एक-एक करके') की क्षमता होती है, या वे बल्क [निर्यात के लिए तैयार चिह्नित करें] सुविधा का उपयोग करके एक ही क्रिया में कई चालान जोड़ सकते हैं।

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• चालान या क्रेडिट नोट को निर्यात के लिए तैयार चिह्नित करें
• चालानों को थोक में निर्यात के लिए तैयार चिह्नित करें

चालान या क्रेडिट नोट को निर्यात के लिए तैयार चिह्नित करें

1. साइड नेविगेशन बार से [चालान] या [क्रेडिट नोट] → [सभी देखें] चुनें।

2. [समाधान किया गया] टैब चुनें। केवल 'RECONCILED' स्थिति वाले दस्तावेज़ों को ही निर्यात के लिए तैयार चिह्नित किया जा सकता है। समाधान किया गया (Reconciled) चालान या क्रेडिट नोट सभी फ़्लैग जाँचों को पास कर चुका होता है, या फ़्लैग होने के बावजूद उसे स्वीकृति दी जा चुकी होती है।

3. जिस चालान या क्रेडिट नोट को आप निर्यात के लिए तैयार चिह्नित करना चाहते हैं, उसे ढूँढने के लिए [खोजें] का उपयोग करें।

4. चालान खोलने के लिए [चालान या क्रेडिट नोट संख्या] पर क्लिक करें।

5. दस्तावेज़ के हेडर क्षेत्र में [निर्यात के लिए तैयार चिह्नित करें] क्रिया बटन पर क्लिक करें। हेडर में यह बटन देखने के लिए आपको एक विशिष्ट अनुमति की आवश्यकता होगी। 

चालान या क्रेडिट नोट अब 'EXPORT READY' स्थिति में है, और आगामी निर्यात फ़ाइल में शामिल किए जाने के लिए आपके निर्यात केंद्र में उपलब्ध है। जब दस्तावेज़ आपके बाहरी लेखांकन (अकाउंटिंग) प्लेटफ़ॉर्म पर सफलतापूर्वक निर्यात हो जाता है, तो चालान या क्रेडिट नोट की स्थिति बदलकर 'Exported' हो जाएगी। निर्यात के लिए तैयार स्थिति में रहने के दौरान दस्तावेज़ में कोई बदलाव नहीं किया जा सकता है। 

6. यदि आवश्यक हो, तो आप चालान या क्रेडिट नोट को वापस 'समाधान किया गया' स्थिति में ला सकते हैं, और फिर उसमें बदलाव करने के लिए दस्तावेज़ को पुनः खोल सकते हैं। हेडर क्षेत्र में [अधिक मेनू] → [समाधान स्थिति पर वापस लाएं] चुनें।

7. जब आप सभी आवश्यक चालानों और क्रेडिट नोटों को निर्यात के लिए तैयार चिह्नित कर लें, तो आप एक बैच निर्यात फ़ाइल बना सकते हैं।

चालानों या क्रेडिट नोटों को थोक में निर्यात के लिए तैयार चिह्नित करें

बल्क [निर्यात के लिए तैयार चिह्नित करें] सुविधा इन चरणों का पालन करके 60 तक चालानों या क्रेडिट नोटों की स्थिति को 'समाधान किया गया' से 'निर्यात के लिए तैयार' में तेज़ी से अपडेट करने का एक बेहतरीन तरीका है:

1. साइड नेविगेशन बार से [चालान] या [क्रेडिट नोट] → [सभी देखें] चुनें।

2. [समाधान किया गया] टैब चुनें। केवल 'RECONCILED' स्थिति वाले दस्तावेज़ों को ही निर्यात के लिए तैयार चिह्नित किया जा सकता है। समाधान किया गया चालान या क्रेडिट नोट सभी फ़्लैग जाँचों को पास कर चुका होता है, या फ़्लैग होने के बावजूद उसे स्वीकृति दी जा चुकी होती है।

3. तालिका में चालान या क्रेडिट नोट संख्या के बाईं ओर स्थित चेकबॉक्स का उपयोग करके एकाधिक दस्तावेज़ चुनें।

4. चालान या क्रेडिट नोट संख्या कॉलम के ऊपर, तालिका के शीर्ष पर [निर्यात के लिए तैयार चिह्नित करें] पर क्लिक करें।

5. कार्रवाई पूरी करने के लिए पुष्टिकरण चरण में [निर्यात के लिए तैयार चिह्नित करें] पर क्लिक करें। अनुस्मारक: यह कार्रवाई एक ही बार में अधिकतम 60 चालानों या क्रेडिट नोटों तक सीमित है।

6. जब आप सभी आवश्यक चालानों या क्रेडिट नोटों को निर्यात के लिए तैयार चिह्नित कर लें, तो आप एक बैच निर्यात फ़ाइल बना सकते हैं।