ओपनिंग बैलेंस ट्रांसफर
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ओपनिंग बैलेंस ट्रांसफर
शुरुआत में अपने स्टॉक स्थानों को पहली बार स्टॉक आइटम से भरने का काम ओपनिंग बैलेंस ट्रांसफर पूरा करके किया जा सकता है।
ओपनिंग बैलेंस ट्रांसफर की तीन बहुत महत्वपूर्ण विशेषताएं होती हैं:
- एक मूल स्थान (Origin), जो कि ओपनिंग बैलेंस सिस्टम स्थान होता है,
- एक गंतव्य स्थान (Destination), जो कि एक स्टॉक स्थान होता है, और
- एक या अधिक स्टॉक आइटम, जिनकी मात्रा (Quantity) और इकाई मूल्य (Unit Value) होना आवश्यक है।
ओपनिंग बैलेंस ट्रांसफर में शामिल किए जाने वाले सभी स्टॉक आइटम को परिभाषित करना एक कठिन काम हो सकता है - विशेष रूप से यदि आपके पास एक बड़ी इन्वेंट्री है! आप ट्रांसफर में स्टॉक आइटम जोड़ सकते हैं:
- मैन्युअल रूप से, ट्रांसफर में एक-एक करके अलग से स्टॉक आइटम जोड़कर, या
- स्वचालित रूप से, स्टॉक आइटम, मात्रा और इकाई मूल्य वाली एक CSV को ट्रांसफर में अपलोड करके।
यह लेख बाद वाले तरीके पर केंद्रित होगा: CSV आयात के माध्यम से स्वचालित रूप से स्टॉक स्थान को स्टॉक आइटम से भरना।
CSV आयात द्वारा ओपनिंग बैलेंस ट्रांसफर बनाना
[इन्वेंट्री] → [ट्रांसफर] पर जाएं और [नया ट्रांसफर बनाएं] पर क्लिक करें:
फ़ॉर्म पूरा करें, यह सुनिश्चित करते हुए कि ट्रांसफर एक ओपनिंग बैलेंस ट्रांसफर है। कृपया ध्यान दें कि मूल स्थान ड्रॉप-डाउन विकल्प केवल आपके उन सिस्टम स्थानों तक सीमित होंगे जो 'ओपनिंग बैलेंस' स्थान प्रकार हैं। गंतव्य स्थान ड्रॉप-डाउन विकल्प आपके स्टॉक स्थानों तक सीमित होंगे।
एक बार जब आप ट्रांसफर बना लेते हैं, तो आप स्टॉक आइटम को मैन्युअल रूप से एक-एक करके या [ट्रांसफर आइटम आयात करें] पर क्लिक करके जोड़ सकेंगे:
सामने आने वाले मॉडल में, या तो अपनी CSV को ड्रैग और ड्रॉप करें या CSV के लिए अपनी फ़ाइलों को खोजने हेतु अपलोड फ़ील्ड पर क्लिक करें। इस उद्देश्य के लिए बेझिझक हमारे टेम्पलेट का उपयोग करें, या अपना स्वयं का बनाएं जो नीचे दिए गए CSV आयात मानदंड को पूरी तरह पूरा करता हो।
अपलोड की पुष्टि करें, और फिर आयात फ़ंक्शन शुरू हो सकता है।
CSV आयात मानदंड
आपको अपनी CSV में केवल 3 कॉलम की आवश्यकता होती है। यदि ये कॉलम गलत क्रम में हैं, तो इससे कोई फ़र्क नहीं पड़ेगा, लेकिन कॉलम हेडर की स्पेलिंग ठीक वैसी ही होनी चाहिए जैसी नीचे परिभाषित की गई है:
- कॉलम A हेडिंग: “Product Id”। इस कॉलम की सभी प्रोडक्ट आईडी (Product ID) का P+ प्रोडक्ट आईडी (जिसे PPID भी कहा जाता है) से बिल्कुल मेल खाना आवश्यक है।
- कॉलम B हेडिंग: “Quantity”। यह इकाई जानकारी (Unit Information) को ध्यान में रखते हुए PPID की मात्रा होनी चाहिए।
- कॉलम C: “Unit Value”। यह उत्पाद की एक इकाई का इकाई मूल्य (आपके संगठन की मुद्रा में) होना चाहिए।
सत्यापन नियम
- यदि 1000 से अधिक पंक्तियाँ हैं, तो हम CSV को प्रोसेस नहीं कर सकते, बल्कि सिस्टम एक त्रुटि (एरर) लौटाएगा।
- यदि किसी भी पंक्ति में कोई भी सेल खाली है, तो हम CSV को प्रोसेस नहीं करेंगे और इसके बजाय सिस्टम एक त्रुटि लौटाएगा। यदि किसी पंक्ति के Quantity या Unit Value सेल में 0 है, तो हम इसे स्वीकार करेंगे।
- प्रोडक्ट आईडी के लिए, निम्नलिखित नियम लागू होते हैं, अन्यथा एक त्रुटि लौटाई जाएगी:
- Product Id पहले से ही एक स्टॉक आइटम होना चाहिए और यह आपकी वर्तमान कानूनी इकाई (Legal Entity) के स्वामित्व में होना चाहिए - यानी, या तो वह संगठन जिसमें आपने साइन इन किया है, या पदानुक्रम में आपके संगठन के ठीक ऊपर का निकटतम संगठन जो एक कानूनी इकाई है। आप [के बारे में] → [संगठन विवरण] → [कानूनी इकाई] पर क्लिक करके अपनी वर्तमान कानूनी इकाई की जांच कर सकते हैं।
- उत्पाद एक मास्टर उत्पाद (Master Product) नहीं हो सकता।
- उत्पाद की Sell Pack Quantity 1 या null होनी चाहिए।
इन्वेंट्री के साथ शुरुआत करें
यदि आपका संगठन PurchasePlus इन्वेंट्री मॉड्यूल का उपयोग शुरू करना चाहता है, तो कृपया मॉड्यूल को सक्षम करने में सहायता और अपने उपयोगकर्ताओं के लिए प्रशिक्षण आयोजित करने हेतु अपने खाता प्रबंधक (Account Manager) या हमारी मित्रवत कस्टमर सक्सेस टीम से संपर्क करें।
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