Purchase Orders

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• परिचय - Purchase Order क्या है?
• अपने Purchase Orders देखना
  • एकल Purchase Order देखना
    • चौड़े मॉनिटर पर त्वरित पैनल (Quick Panels)
  • Purchase Order की स्थितियाँ (Statuses)
• Purchase Orders बनाना
• Purchase Orders को समेकित (Consolidate) करना
• Purchase Orders भेजना
• Purchase Orders रद्द करना
• Receiving Notes (प्राप्ति रसीदें)
• Purchase Order बंद करना
• Purchase Orders को Invoices से मिलाना
• Purchase Orders प्रिंट करना
• अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

Purchase Order

Purchase Order एक ऐसा दस्तावेज़ है जिसे कोई Purchasing Organization किसी Supplier Organization को भेजता है। इसमें वांछित मात्रा में और अपेक्षित मूल्य पर खरीदे जाने वाले उत्पादों या सेवाओं का विवरण होता है।

Purchase Order में डिलीवरी का पता, अपेक्षित डिलीवरी तिथि और अन्य उपयोगी जानकारी भी शामिल हो सकती है जो Purchaser और Supplier को Purchase Order के बारे में संवाद करने में मदद करती है।

अपने Purchase Orders देखना

अपने Purchase Orders ढूँढने के लिए साइड नेविगेशन बार से [Purchase Orders] → [View All] चुनें:

आप Purchase Orders को स्थिति के अनुसार फ़िल्टर कर सकते हैं: [Not Sent], [Sent], [Closed], [Cancelled], या किसी विशिष्ट Purchase Order को खोज सकते हैं।

एकल Purchase Order देखना

दस्तावेज़ की अधिक विस्तृत समीक्षा करने के लिए Purchase Orders तालिका में Purchase Order Number पर क्लिक करें।

प्रत्येक Purchase Order पर निम्नलिखित क्रियाएं उपलब्ध हैं:

1. Purchase Order के शीर्षलेख (header) में त्वरित क्रियाएं उपलब्ध हैं। [Mark Purchase Order as Sent], [Receive Goods], [Match Invoice], [Show or hide details], [View Related Documents], और एक [More Menu] → [View Audit Log] → [Print] → [Close Purchase Order] → [Cancel Purchase Order] → [Get Help]। अधिक जानने के लिए हमारा Purchase Order भेजें लेख और हमारा Purchase Order को Invoice से मिलाएं लेख देखें।
2. उपयोगी जानकारी देखें: स्थिति (Status), Goods Received Indicator और Goods Invoiced Indicator।
3. Purchase Order टैब: [Product Summary], [Settings], [Comments], [Invoices], [Receiving Notes], [Send Events]।
4. [Advanced View]। समेकित Purchase Order Sub-Lines देखने के लिए क्लिक करें।
5. [Receive Goods]। Goods Receiving Note बनाने के लिए क्लिक करें।
6. [Search Products]। वस्तु के लिए Purchase Order खोजने हेतु उत्पाद का नाम दर्ज करें।
7. [Manage Columns]। तालिका के कॉलम दिखाने और छिपाने के लिए क्लिक करें।
8. Purchase Order पंक्तियाँ। Purchase Order पंक्ति से संबंधित विस्तृत जानकारी ब्राउज़ करने के लिए [Info] पर क्लिक करें। प्रत्येक विशिष्ट Purchase Order पंक्ति की Invoiced और Received स्थिति को समझने के लिए यह उपयोगी हो सकता है।
9. प्रत्येक Purchase Order पंक्ति के बारे में मूल्य और कर (Tax) की जानकारी देखें।
10. Purchase Order का कुल मूल्य (Total Values) देखें।

चौड़े मॉनिटर पर त्वरित पैनल (Quick Panels)

बड़े मॉनिटर पर PurchasePlus का उपयोग करने वाले उन्नत उपयोगकर्ताओं को Purchase Order के दाईं ओर दिखाई देने वाले Quick Panels से भी लाभ हो सकता है:

Quick Panel को निम्नलिखित प्रदर्शित करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है:

• आपके संगठन के किसी अन्य उपयोगकर्ता द्वारा, या स्वयं Supplier द्वारा (यदि वे PurchasePlus का उपयोग करते हैं) Purchase Order पर छोड़ी गई कोई भी टिप्पणी,
• संबंधित दस्तावेज़ों के लिंक - उदा. Purchase Order से मिलाया गया Invoice, या उस Purchase Order से संबंधित कोई भी Goods Receiving Notes,

आपके पैनल क्या प्रदर्शित करेंगे, इसे कॉन्फ़िगर करने के लिए आप Quick Panel के शीर्ष-दाएं कोने में स्थित [Manage] बटन का उपयोग कर सकते हैं।

यदि आपका मॉनिटर स्क्रीन पर बाकी सभी चीज़ों को फ़िट करने के लिए पर्याप्त बड़ा नहीं है, तो Quick Panel प्रदर्शित नहीं होगा।

Purchase Order की स्थितियाँ (Statuses)

एक Purchase Order कई अलग-अलग स्थितियों में हो सकता है:

• Not Sent: एक Not Sent Purchase Order किसी स्वीकृत Requisition से बनाया गया होता है, लेकिन इसे अभी तक Supplier को भेजा जाना बाकी है। भेजे जाने से पहले, Purchase Order की वस्तुओं को प्राप्त (Received) या चालान (Invoiced) नहीं किया जा सकता है।
• Sent: एक Sent Purchase Order को Sent के रूप में चिह्नित किया गया है और Purchase Order की वस्तुओं को अब प्राप्त (Receive) और चालान (Invoice) किया जा सकता है। Purchase Order की सभी वस्तुएं प्राप्त और चालान हो जाने के बाद, Purchase Order को बंद (Close) किया जा सकता है।
• Closed: एक Purchase Order को भेजे जाने के बाद, और Purchase Order की सभी वस्तुओं के पूरी तरह से प्राप्त हो जाने पर बंद किया जा सकता है। Closed एक Purchase Order की अंतिम स्थिति है और यह इंगित करता है कि Purchase Order की वस्तुएं सफलतापूर्वक प्राप्त और चालान कर दी गई हैं।
• Cancelled: पूरी तरह से संसाधित होने से पहले किसी Purchase Order को रद्द किया जा सकता है। यह क्रिया आदेश को समाप्त कर देती है और इससे जुड़े किसी भी लेन-देन को अमान्य कर देती है। Cancelled वह स्थिति है जो दर्शाती है कि Purchase Order पूरा होने की ओर आगे नहीं बढ़ेगा। महत्वपूर्ण: यदि PO पहले ही भेजा जा चुका है, तो आपूर्तिकर्ता को रद्दीकरण की सूचना दी जाएगी। गलत माल की डिलीवरी से बचने के लिए, PO को जल्द से जल्द रद्द करना और रद्दीकरण की पुष्टि करने के लिए आपूर्तिकर्ता से सीधे संपर्क करना महत्वपूर्ण है। सफ़ाई (clean-up) के भाग के रूप में पुराने PO को रद्द करते समय, हम आपूर्तिकर्ता को पहले से सूचित करने की दृढ़ता से अनुशंसा करते हैं। इससे स्पष्ट अपेक्षाएं स्थापित करने में मदद मिलती है और भ्रम या अनपेक्षित शिपमेंट का जोखिम कम होता है। Purchase Orders रद्द करने के बारे में और जानें।

Creating Purchase Orders

PurchasePlus में Purchase Orders (POs) स्वचालित रूप से तब उत्पन्न होते हैं जब कोई Requisition स्वीकृत हो जाता है। पहले Requisition बनाए और स्वीकृत किए बिना PO बनाना संभव नहीं है। एक बार Purchase Order उत्पन्न हो जाने के बाद उसमें उत्पाद नहीं जोड़े जा सकते - बल्कि, एक नया Requisition बनाया जाना चाहिए (और यदि कॉन्फ़िगर किया गया हो, तो स्वीकृत किया जाना चाहिए)।

Purchase Orders अपनी सेटिंग्स (उदा. नियत Account Code, Delivery Address आदि) उस स्वीकृत Requisition से प्राप्त करते हैं जिससे वे उत्पन्न हुए थे, और Supplier(s) को भेजे जाने से पहले इसमें बहुत अधिक (या बिल्कुल भी) संपादन की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए।

Consolidate Purchase Orders

एक ही Supplier के दो या अधिक Purchase Orders को समेकित करने से एक एकल (नया) Purchase Order बनेगा, और कोई भी Sub-Line विवरण नए बनाए गए Purchase Order में उपलब्ध होगा। मूल Purchase Orders छिप जाएंगे और ऐसा लगेगा कि वे अब PurchasePlus में मौजूद नहीं हैं। यह Purchasers और उनके Suppliers के लिए एक शक्तिशाली दक्षता उपकरण हो सकता है लेकिन इसका उपयोग करते समय सावधानी बरतने की आवश्यकता होती है। Purchase Orders समेकित करने के बारे में अधिक जानें।

Sending Purchase Orders

Not Sent स्थिति वाले Purchase Order को मैन्युअल रूप से इलेक्ट्रॉनिक रूप से Supplier को भेजा जा सकता है, या Requisition पर ऐसी सेटिंग लागू हो सकती है जिससे Requisition की स्वीकृति पर Purchase Orders स्वचालित रूप से भेज दिए जाएं।

Suppliers को इलेक्ट्रॉनिक रूप से Purchase Orders भेजने के लिए निम्नलिखित आवश्यक है:

1. उपयोगकर्ता के लिए 'Send Purchase Orders' अनुमति सक्षम हो, और
2. PurchasePlus में Supplier के संगठन के लिए एक Electronic Destination (उदाहरण के लिए, एक ईमेल इनबॉक्स, या कोई अन्य सॉफ़्टवेयर सिस्टम) कॉन्फ़िगर किया गया हो।

Purchase Order भेजने का कार्य और Purchase Order को Mark as Sent करने का कार्य एक समान नहीं हैं; उदाहरण के लिए, कोई उपयोगकर्ता Purchase Order को Mark as Sent करना चुन सकता है, लेकिन Purchase Order को इलेक्ट्रॉनिक रूप से न भेजने का विकल्प चुन सकता है (उदाहरण के लिए, यदि उन्होंने Supplier को फ़ोन पर ऑर्डर दिया हो)।

अंत में, जिन Purchase Orders को पहले ही Mark as Sent किया जा चुका है, उन्हें उसी या किसी भिन्न Electronic Destination पर फिर से भेजा जा सकता है (यदि Supplier के संगठन में एकाधिक Destinations कॉन्फ़िगर किए गए हैं)।

Cancelling Purchase Orders

यदि किसी भी माल को प्राप्त कर लिया गया है (यानी goods receiving note बना दिया गया है) या Invoiced कर दिया गया है, तो Purchase Orders को रद्द नहीं किया जा सकता है। PurchasePlus रद्दीकरण की अनुमति नहीं देता है क्योंकि Received या Invoiced माल का रिकॉर्ड रिपोर्टिंग सटीकता के लिए Purchase Order पर निर्भर करता है।

Purchase Order रद्द करने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

1. उस विशिष्ट Purchase Order पर जाएँ जिसे आप रद्द करना चाहते हैं।
2. ऊपरी-दाएं कोने में तीन बिंदुओं [⋮] पर क्लिक करें और मेनू से [Cancel Purchase Order] चुनें:
3. बॉक्स में रद्दीकरण का कारण टाइप करें, और लाल [Confirm and Cancel] बटन पर क्लिक करें। एक बार जब आप [Confirm and Cancel] पर क्लिक कर देते हैं, तो PO स्थायी रूप से बंद हो जाता है और इसे दोबारा नहीं खोला जा सकता है।
4. अपने Supplier को सूचित करें। चूंकि सिस्टम अलर्ट छूट सकते हैं, इसलिए यह सुनिश्चित करने के लिए मैन्युअल रूप से फ़ॉलो अप करें कि वे सामान शिप न करें।
   1. ईमेल द्वारा: PO Number और Total Amount के साथ एक संक्षिप्त संदेश भेजें, और उनसे पुष्टि करने के लिए कहें कि उन्हें रद्दीकरण प्राप्त हो गया है।
   2. फ़ोन द्वारा: अपने संपर्क व्यक्ति को कॉल करें। PO Number का उल्लेख करें और उनसे किसी भी प्रेषण (dispatch) को तुरंत रोकने के लिए कहें।

Receiving Notes

जब Supplier की डिलीवरी Purchaser के Delivery Address पर पहुँचती है, तो एक Receiving Note बनाकर सामान को Received के रूप में चिह्नित किया जा सकता है (या किसी भी भिन्नता का हिसाब रखा जा सकता है)।

यदि सामान कई अलग-अलग डिलीवरी में आया है, तो कई Receiving Notes बनाई जा सकती हैं और Purchase Order तब तक Sent स्थिति में रहेगा जब तक कि सभी ऑर्डर किए गए उत्पाद Received (और Invoiced) नहीं हो जाते।

Receiving Notes के बारे में अधिक जानने के लिए माल प्राप्त करने के बारे में हमारा लेख पढ़ें।

Closing a Purchase Order

Closed एक Purchase Order की अंतिम स्थिति है और यह इंगित करता है कि Purchase Order की वस्तुएं सफलतापूर्वक प्राप्त कर ली गई हैं।

Purchase Orders को तब बंद किया जा सकता है जब:

• इसे भेज दिया गया हो,
• Purchase Order की सभी वस्तुएं पूरी तरह से प्राप्त हो चुकी हों।

यदि ये शर्तें पूरी होती हैं, तो आप Purchase Order के अंदर [More] मेनू में [Close Purchase Order] पर क्लिक करके Purchase Order को मैन्युअल रूप से बंद कर सकते हैं:

आप All Purchase Orders तालिका से भी संबंधित PO(s) के बगल में चेकबॉक्स पर क्लिक करके, और उपलब्ध क्रियाओं की सूची में [Close] पर क्लिक करके PO को बंद कर सकते हैं:

एक बार Purchase Order बंद हो जाने के बाद, इसके विरुद्ध Receiving Notes नहीं बनाई जा सकेंगी, और Invoices को मैन्युअल रूप से इसके साथ नहीं मिलाया जा सकेगा। इस कारण से, यदि Purchase Order को किसी Invoice से मिलाने की आवश्यकता है, तो हम अनुशंसा करते हैं कि Invoice के मिलान होने तक इसे बंद न किया जाए।

Match purchase orders to invoices

जब Supplier, Purchaser को एक Invoice भेजता है, तो भुगतान के लिए इसे स्वीकृत करने से पहले यह सुनिश्चित करना एक अच्छा अभ्यास है कि Invoice का समाधान (Reconcile) हो गया है।

PurchasePlus हमारे Purchasers को उनके वित्त विभाग के काम करने के तरीके के आधार पर दो तरीकों से Invoices का समाधान करने में मदद करता है:

• Purchase Order को Invoice से मिलाकर, यह सुनिश्चित करने के लिए कि Supplier ने Purchaser को जिस वस्तु के लिए बिल भेजा है वह वास्तव में वही है जो Purchaser ने ऑर्डर की थी। इसे कभी-कभी ‘2-Way AP Matching’ कहा जाता है।
• एक Purchase Order और उसके Receiving Notes को Invoice से मिलाकर और तुलना करके, यह सुनिश्चित करने के लिए कि Supplier ने Purchaser को जिस वस्तु के लिए बिल भेजा है वह वास्तव में वही है जो Purchaser ने ऑर्डर की थी और प्राप्त की थी। इसे कभी-कभी ‘3-Way AP Matching’ कहा जाता है।

Purchase Order, Receiving Notes और Invoice के बीच के अंतर PurchasePlus द्वारा स्वचालित रूप से पकड़ लिए जाते हैं और Invoice Flags के रूप में हाइलाइट किए जाते हैं, जिनका भुगतान के लिए स्वीकृत किए जाने से पहले उपयुक्त Purchaser उपयोगकर्ताओं द्वारा समाधान किया जाना आवश्यक है।

Printing Purchase Orders

एकल Purchase Order प्रिंट करने के लिए, [Purchase Orders] → [View All] तालिका में [More] → [Print] चुनें:

एक ही कार्रवाई में एक या अधिक Purchase Orders प्रिंट करने के लिए, तालिका में प्रासंगिक Purchase Orders के बगल में स्थित चेकबॉक्स पर क्लिक करें, और फिर तालिका शीर्षलेख में [Print] पर क्लिक करें:

Purchase Orders को एक ही PDF फ़ाइल में जोड़ दिया जाएगा और वे डाउनलोड या प्रिंट के लिए उपलब्ध होंगे।

Frequently Asked Questions

Question: Can I edit a purchase order after it has been approved?

Answer: नहीं, एक बार जब स्वीकृत requisition से कोई purchase order (PO) बन जाता है, तो उसे संपादित नहीं किया जा सकता। अधिकांश मामलों में, आपकी उपयोगकर्ता सेटिंग्स के आधार पर POs स्वचालित रूप से आपूर्तिकर्ता को भेज दिए जाते हैं। आप Status Column की जाँच करके इसे सत्यापित कर सकते हैं। यदि PO पूरी तरह से गलत है, तो आप इन चरणों का पालन करके इसे रद्द कर सकते हैं:

1. PO के ऊपरी-दाएँ कोने में 'More Information' आइकन (तीन बिंदु) पर क्लिक करें।
2. 'Cancel Purchase Order' चुनें।

Important: यदि PO "Sent" स्थिति में है, तो आपूर्तिकर्ता को रद्दीकरण की सूचना दी जाएगी। गलत माल के प्रेषण को रोकने के लिए, PO को तुरंत रद्द करना महत्वपूर्ण है। इसके अतिरिक्त, रद्दीकरण की पुष्टि करने और शिपमेंट से बचने के लिए आपको आपूर्तिकर्ता से सीधे संपर्क करना होगा।

ऐसे मामलों में जहां ग्राहक पुराने POs की सफ़ाई (clean-up) कर रहे हैं, हम आपूर्तिकर्ता को इस गतिविधि के बारे में सूचित करने की भी दृढ़ता से अनुशंसा करते हैं, क्योंकि इससे स्पष्ट अपेक्षाएं स्थापित करने में मदद मिलती है और किसी भी भ्रम या संभावित समस्याओं का जोखिम कम होता है।

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Question: Can I reopen a cancelled purchase order (PO)

Answer: नहीं, एक बार purchase order (PO) रद्द हो जाने के बाद, इसे दोबारा नहीं खोला जा सकता।

हालाँकि, आप चालान (invoice) से एक नया purchase requisition (PR) बना सकते हैं। एक बार जब PR से नया PO उत्पन्न हो जाता है, तो आप invoice को नए बनाए गए PO से मिला सकते हैं।

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