अवलोकन

Approval Workflow

जैसे ही हमारे सिस्टम द्वारा Invoice और Credit Note प्राप्त होता है, PurchasePlus 'Open' और 'Awaiting Approval' स्थिति वाले प्रत्येक दस्तावेज़ का लगातार विश्लेषण करता है, और प्रत्येक संगठन की Flag सेटिंग्स के अनुसार दस्तावेज़ पर हेडर- या लाइन-लेवल Flags लगाता है। ये Flags हमें बताते हैं कि उस दस्तावेज़ में कोई समस्या है - उदाहरण के लिए, ऑर्डर की गई मात्रा (मिलान किए गए Purchase Order पर) इनवॉइस की गई मात्रा के समान नहीं है - और किसी नियुक्त व्यक्ति द्वारा इसकी समीक्षा किए जाने की आवश्यकता है।

वास्तव में वह व्यक्ति कौन है, यह Invoice या Credit Note प्राप्त करने वाली Organisation Unit, दस्तावेज़ के मूल्य, या दोनों के आधार पर भिन्न हो सकता है। किसी संगठन के भीतर कई लोगों द्वारा इसकी समीक्षा किए जाने की भी आवश्यकता हो सकती है। Invoice या Credit Note को किसे स्वीकृत (Approve) करने की आवश्यकता है, इसके साथ ही समीक्षक को सक्षम बनाने वाले स्वचालित नोटिफिकेशन और कार्य, एक Approval Workflow द्वारा परिभाषित किए जाते हैं। ( ध्यान दें: यह अब स्टॉक ट्रांसफर और रिक्विज़िशन (Requisitions) पर भी लागू होता है)

एक बार किसी दस्तावेज़ को अंतिम स्वीकृति (Final Approval) मिल जाने के बाद, यह स्वचालित रूप से Reconciled स्थिति में आगे बढ़ जाएगा, और आपके बाहरी AP सिस्टम में निर्यात किए जाने के योग्य हो जाता है।

एक Approval Workflow में Ranks, Assignments शामिल होते हैं, और जब कोई योग्य Invoice या Credit Note असाइन किए गए संगठन/यूनिट पर कोडित किया जाता है, तो यह निष्पादित (Executed) होता है। अधिक जानने के लिए आगे पढ़ें।

रिक्विज़िशन (Requisitions) और स्टॉक ट्रांसफर के लिए, एक बार जब वे Final Approval पर पहुँच जाते हैं: Requisitions पूर्ण हो जाएँगी और उन्हें एक Purchase Order प्राप्त होगा। Stock Transfers को पूर्ण के रूप में चिह्नित किया जाएगा। 

Workflow Ranks

Workflows में Ranks होते हैं, जो यह नियंत्रित करते हैं कि कौन सा उपयोगकर्ता (या उपयोगकर्ता समूह) एक निर्धारित मूल्य (Value) तक Invoice या Credit Note स्वीकृत कर सकता है।

Workflow Ranks के सभी का एक नाम होता है (जैसे 'Rank 1', या 'Kitchen Hand'), और प्रत्येक Rank के तीन अलग-अलग घटक होते हैं: Rank Order, Rank Maximum Value, और Rank Approvers।

यह रिक्विज़िशन वर्कफ़्लो और स्टॉक ट्रांसफर के लिए भी लागू होता है:

इन्वेंट्री ट्रांसफर

रिक्विज़िशन (Requisitions)

Workflow Rank Order

Workflow में प्रवेश करने वाले किसी Invoice या Credit Note को निर्धारित Rank Order में स्वीकृति की आवश्यकता होगी। कहने का तात्पर्य यह है कि दस्तावेज़ को पहले Rank Order 1 द्वारा स्वीकृत किया जाना चाहिए, इससे पहले कि इसे Rank Order 2 द्वारा स्वीकृत किया जा सके, और इसी तरह, जब तक कि इसे Final Approval न मिल जाए। Final Approval के बारे में अधिक जानकारी के लिए कृपया अनुभाग देखें: Workflow Rank Maximum Value।

एक Workflow में 10 Ranks तक हो सकते हैं।

Workflow Rank Maximum Value

Rank का Maximum Value महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह हमें बताता है कि कौन से Ranks किसी Invoice या Credit Note के लिए Final Approval प्रदान कर सकते हैं, और कौन से Ranks नहीं दे सकते हैं। 

यदि दस्तावेज़ का मूल्य Rank के Maximum Value से कम या उसके बराबर है, तो उस Rank द्वारा अंतिम स्वीकृति प्रदान की जाएगी। यदि दस्तावेज़ का मूल्य Rank के Maximum Value से अधिक है, तो उस Rank द्वारा Final Approval नहीं दिया जाएगा, और यह अगले Rank पर आगे बढ़ जाएगा।

उदाहरण के लिए, यदि Rank 1 का Maximum Value $500 है, और $501 के मूल्य वाला Invoice वर्कफ़्लो में प्रवेश करता है, तो Rank 1 में अनुमोदक (Approvers) उस Invoice के लिए Final Approval प्रदान नहीं कर पाएँगे - Final Approval $500 से अधिक Rank Maximum Value वाले किसी Rank के व्यक्ति द्वारा प्रदान किया जाना चाहिए। हालाँकि, यदि Invoice का मूल्य $499 था, तो Rank 1 के Approver(s) उच्चतर Rank के उपयोगकर्ता द्वारा स्वीकृत किए बिना ही Invoice के लिए Final Approval प्रदान कर सकते हैं।

नोट - कोई 'Unlimited' Rank Value नहीं है। अंतिम Workflow Rank का Maximum Value वह उच्चतम संभव Invoice या Credit Note मूल्य होना चाहिए जो आपको प्राप्त होने की संभावना है।

Workflow के [Settings] टैब पर, [Skip approval if over maximum value] चालू करें जब ऐसे Ranks को छोड़ना हो जिनका Maximum Value दस्तावेज़ के कुल मूल्य से कम है। Always required के रूप में चिह्नित Ranks को कभी नहीं छोड़ा जाता है। अंतिम Ranks Not Applicable रह सकते हैं।

नोट - Always required Ranks को दस्तावेज़ के Maximum Value से अधिक होने पर भी स्वीकृति देनी होगी। यदि उस Rank का Maximum Value दस्तावेज़ के कुल मूल्य से कम है, तो स्वीकृति आंशिक होती है और दस्तावेज़ अगले लागू Rank पर जारी रहता है।

Workflow Approvers

Workflow Ranks में एक या अधिक अनुमोदक (Approvers) हो सकते हैं:

जब कोई Invoice या Credit Note Rank में प्रवेश करता है और उनके अनुमोदन की आवश्यकता होती है, तो प्रत्येक Rank से संबंधित Approvers को ईमेल द्वारा सूचित किया जाएगा। Rank का कोई भी उपयोगकर्ता दस्तावेज़ को स्वीकृत कर सकता है, और Rank Approval उस Rank में सबसे पहले स्वीकृत करने वाले उपयोगकर्ता द्वारा 'स्वीकृत' माना जाएगा। 

Workflow Assignments

Invoice या Credit Note Approval Workflows को एक या अधिक संगठनों (Organisations) या Organisation Units को सौंपा (assign) जाता है। कोई भी दस्तावेज़ जो किसी संगठन या Organisation Unit पर व्यय (Coded) किया जाता है, उसे उस संगठन के लिए निर्धारित Workflow में रखा जाएगा। 

'Manage Organisations' अनुमति वाले उपयोगकर्ता [System Settings] → [Organisation Settings] पृष्ठ पर अपने संगठन को एक Workflow सौंप सकते हैं।

एक Workflow को कई संगठनों (Departments) को सौंपा जा सकता है, लेकिन एक संगठन में केवल एक ही Workflow सौंपा जा सकता है। 

Stock Transfer Approval Workflow के लिए - एकमात्र अंतर यह है कि आप उन्हें स्वयं Stock Location को सौंपते हैं:

संगठन पदानुक्रम (Organisation Hierarchies) पर ध्यान दें

Workflows मूल (Parent) संगठनों से 'विरासत में' (inherit) नहीं मिलते हैं। यदि आप चाहते हैं कि किसी Organisation Unit में उसके किसी पैरेंट संगठन के समान Invoice Approval Workflow हो, तो इसे Organisation Hierarchy में पैरेंट और चाइल्ड दोनों स्तरों पर लागू किया जाना चाहिए।

Workflow Executions

Workflows तब 'निष्पादित' (Executed) होते हैं जब कोई योग्य Invoice या Credit Note उस संगठन पर कोडित किया जाता है जहाँ एक Workflow असाइन किया गया है। 

Workflow के भीतर एक [Executions] टैब होता है जो उन सभी समयों को सूचीबद्ध करता है जब कोई विशिष्ट Workflow लागू किया गया था, जिसमें शामिल दस्तावेज़ों का विवरण होता है:

किसी विशिष्ट Workflow Execution और सभी Execution Events के संबंध में एक विस्तृत सूचना पैनल (अर्थात एक ऑडिट लॉग) देखने के लिए, [Info] कॉलम में बटन पर क्लिक करें।

सक्रिय निष्पादन (Active Execution) के दौरान किसी भी समय Invoice या Credit Note को रद्द (Cancel), पार्क (Park) या हटाना (Delete) Workflow Execution को रद्द कर देगा।

रिक्विज़िशन (Requisitions) के लिए आपको रिक्विज़िशन की संख्या दिखाई देगी, यही बात स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होती है:

रिक्विज़िशन (Requisitions)

स्टॉक ट्रांसफर

Workflows कौन प्रबंधित कर सकता है

Approval Workflows बनाने या प्रबंधित करने में सक्षम होने के लिए किसी उपयोगकर्ता के पास 'Can Manage Approval Workflows' अनुमति सक्षम होनी चाहिए।

इस अनुमति वाले उपयोगकर्ता उस किसी भी संगठन में Workflows को प्रबंधित करने में सक्षम होंगे जिसके वे सदस्य हैं।

किसी संगठन को Workflow असाइन करने के लिए, उपयोगकर्ता के पास 'Manage Organisations' अनुमति होनी चाहिए।

Approval Workflow बनाना

'Can Manage Approval Workflows' वाले उपयोगकर्ता इन चरणों का पालन करके एक नया Invoice या Credit Note (रिक्विज़िशन और स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होता है) Approval Workflow बना सकते हैं। एक बार बनने के बाद, Workflows को हटाया नहीं जा सकता है।

चरण 1. साइड नेविगेशन बार में [System Settings] → [Approval Workflows] पर जाएँ, और फिर [Create a New Approval Workflow] बटन पर क्लिक करें:

चरण 2. वांछित Workflow प्रकार चुनें, और फिर [Create Workflow] पर क्लिक करने से पहले Workflow को एक नाम और विवरण दें:

चरण 3. आप नए बनाए गए Workflow पर पहुँचेंगे, जिसमें एक डिफ़ॉल्ट Rank है। यदि आप Rank का नाम या Maximum Value बदलना चाहते हैं, तो आप [More] मेनू में [Update Rank] पर क्लिक करके डिफ़ॉल्ट Rank को संपादित कर सकते हैं:

चरण 4. अपनी आवश्यकतानुसार अधिक Ranks जोड़ने के लिए [Create New Rank] पर क्लिक करें। दृढ़ता से अनुशंसा की जाती है कि Ranks को उनके Maximum Values के अनुसार, आरोही क्रम (ascending order) में व्यवस्थित किया जाना चाहिए। आप [More] मेनू में प्रासंगिक विकल्प चुनकर Ranks और Rank Order को संपादित कर सकते हैं:

चरण 5. [Approvers] कॉलम में दिए गए बटन पर क्लिक करके प्रत्येक Rank में अनुमोदक (Approvers) जोड़ें। आप केवल उन्हीं Approvers को जोड़ पाएंगे जो (क) मौजूदा PurchasePlus उपयोगकर्ता हैं, और (ख) उस संगठन के सदस्य हैं जिसमें आप Workflow बना रहे हैं:

चरण 6. Workflow एक या अधिक संगठनों या Organisation Units को असाइन होते ही 'सक्रिय' (Active) हो जाता है। 

Approval Workflow को अपडेट करना

आप [Settings] टैब पर जाकर Workflow का नाम और विवरण अपडेट कर सकते हैं:

Workflow Ranks को अपडेट करना

Workflow Rank पर [More] मेनू पर क्लिक करके, आपको Workflow Rank को अपडेट करने के विकल्पों की एक सूची प्रस्तुत की जाएगी:

• Workflow में Ranks के क्रम को बदलने के लिए [Move Rank Up] और [Move Rank Down] का उपयोग किया जा सकता है।
• Rank का नाम या Maximum Value बदलने के लिए, और Rank को Always required के रूप में चिह्नित करने के लिए [Update Rank] का उपयोग किया जा सकता है।
• [Delete Rank] Workflow से Rank को पूरी तरह से हटा देगा।

यदि Workflow में एक भी Invoice Awaiting Approval स्थिति में है, तो उस Workflow के Ranks को अपडेट या हटाया नहीं जा सकता है। Ranks को अपडेट करने से पहले Invoice(s) को पार्क करना होगा, या अनुमोदन प्रक्रिया से गुजरना होगा। (यही बात रिक्विज़िशन, क्रेडिट नोट और स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होती है)

अनुमोदक (Approvers) जोड़ना या हटाना

Workflow Rank में Approvers को प्रबंधित करने के लिए, पहले [Approvers] कॉलम में दिए गए बटन पर क्लिक करें:

एक नया Approver जोड़ने के लिए, [Add Approver] बटन पर क्लिक करें और संबंधित उपयोगकर्ता को खोजें। आप केवल उन्हीं Approvers को जोड़ पाएंगे जो (क) मौजूदा PurchasePlus उपयोगकर्ता हैं, और (ख) उस संगठन के सदस्य हैं जिसमें आप Workflow बना रहे हैं।

किसी Approver को हटाने के लिए, [More] मेनू में [Remove] पर क्लिक करें:

Workflow के असाइनमेंट को अपडेट करना

Workflow असाइन करने की सुविधा PurchasePlus में दो स्थानों पर पाई जा सकती है:

1. Workflow का [Assignments] टैब:

[New Assignment] पर, एकाधिक Account कोड चुनने और एक ही बार में Workflow असाइन करने के लिए [Account (Organisation-Wide)] टैब चुनें। पहले से असाइन किए गए Accounts टिक किए हुए, अक्षम (disabled) होते हैं, और एक Already Assigned चिप दिखाते हैं।

2. [System Settings] → [Organisation Settings] पृष्ठ:

कृपया ध्यान दें: किसी संगठन या Organisation Unit को Approval Workflow असाइन करने के लिए उपयोगकर्ताओं के पास 'Manage Organisations' अनुमति होनी चाहिए।

यदि Workflow के अनुसार एक भी Invoice Awaiting Approval स्थिति में है, तो Workflow को किसी संगठन से हटाया (un-assign) नहीं जा सकता है। Invoice(s) को पहले पार्क किया जाना चाहिए या अनुमोदन प्रक्रिया से गुजरना चाहिए। (यही बात रिक्विज़िशन, क्रेडिट नोट और स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होती है)

Workflow हटाना

Workflows को PurchasePlus कॉन्फ़िगरेशन टीम के सदस्य द्वारा हटाया जाना चाहिए। किसी Organisation Unit से Workflow को हटाने की व्यवस्था करने के लिए कृपया हमसे संपर्क करें।

स्वीकृत या अस्वीकृत करना

उपयोगकर्ताओं के पास ऐसे Invoice या Credit Note को स्वीकृत (Approve) या अस्वीकृत (Decline) करने की क्षमता होती है जिसे उस Organisation Unit पर कोडित किया गया है जहाँ (क) एक Workflow असाइन किया गया है, और (ख) वे इसके Workflow Ranks में से एक में Approver हैं।

Approvers दस्तावेज़ को [Invoices OR Credit Notes] → [Awaiting My Approval] पृष्ठ से स्वीकृत या अस्वीकृत कर सकते हैं। कृपया ध्यान दें, Workflow के दूसरे (और बाद के) Ranks के Approvers को इस सूची में Invoices या Credit Notes तभी दिखाई देंगे जब उन्हें पहले के Rank(s) द्वारा स्वीकृति दे दी गई हो:

इसके अतिरिक्त, Approvers किसी Invoice या Credit Note पर क्लिक कर सकते हैं और दस्तावेज़ के शीर्षलेख (header) में [Approve] या [Decline] बटन का उपयोग कर सकते हैं:

जब कोई Invoice या Credit Note स्वीकृत किया जाता है तो क्या होता है?

• यदि Invoice या Credit Note का मूल्य Approver के Rank Maximum Value से अधिक है, तो दस्तावेज़ को अगले Approval Rank में भेज दिया जाएगा। अगले Approval Rank के उपयोगकर्ताओं को ईमेल द्वारा सूचित किया जाएगा।
• यदि दस्तावेज़ का मूल्य Approver के Rank Maximum Value से कम है, तो Workflow इसे 'Final Approval' मानता है, और Invoice या Credit Note स्वचालित रूप से Reconciled स्थिति में ले जाया जाता है। इसे भुगतान के लिए आपके बाहरी AP सिस्टम में निर्यात किया जा सकता है। (यही बात रिक्विज़िशन और स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होती है)

जब कोई Invoice या Credit Note अस्वीकृत किया जाता है तो क्या होता है?

• Approvers को एक टिप्पणी (Comment) जोड़ने के लिए कहा जाएगा, और दस्तावेज़ स्वचालित रूप से Cancelled स्थिति में स्थानांतरित हो जाता है। (यही बात रिक्विज़िशन और स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होती है)

नया बनाम लेगेसी

PurchasePlus के पुराने उपयोगकर्ताओं के लिए, आप उस तरीके से परिचित हो सकते हैं जिस तरह से हमारे लेगेसी प्लेटफ़ॉर्म में Workflows काम करते थे। यहाँ बताया गया है कि 'New' Approval Workflows लेगेसी वर्कफ़्लो से कैसे भिन्न हैं:

• Legacy Invoice Approvers के विपरीत, न्यू वर्कफ़्लो Approvers (और अनुमोदन क्रम) Ranks द्वारा परिभाषित होते हैं, बजाय इसके कि Operational या Financial Approver Role किसी भी समय Invoice को स्वीकृत करे।
• [New] Approval Workflows को खरीदार संगठन (Purchaser Organisation) के साथ-साथ अलग-अलग Organisation Units के लिए सक्षम करने की आवश्यकता होती है।
• Legacy PurchasePlus Approval Workflows के विपरीत, कोई 'Unlimited' Rank लागू नहीं किया जा सकता है, और अंतिम Rank का मूल्य स्वीकृत किए जाने के लिए आवश्यक उच्चतम मूल्य होना चाहिए।
• New Workflows में, उपयोगकर्ता संबंधित Invoices और Credit Notes पर Workflow के निष्पादन (Executions) को देख सकते हैं। किसी निष्पादन के भीतर, उपयोगकर्ता निष्पादन घटनाओं (Execution Events) को देख सकते हैं - जो Workflow के भीतर किसी Invoice या Credit Note के लिए एक प्रभावी ऑडिट लॉग प्रदान करता है।

अंत में, यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि 'New' Approval Workflows और Legacy Approval Workflows परस्पर अनन्य (mutually exclusive) हैं। जैसे ही किसी संगठन के लिए New Approval Workflows सक्षम किए जाते हैं, उस संगठन के उपयोगकर्ता Legacy Operational and Financial Approval Workflows के अनुसार Invoices या Credit Notes को स्वीकृत नहीं कर सकते हैं।

समस्या निवारण (Troubleshooting)

• मैंने अभी-अभी अपने संगठन के लिए New Workflows सक्षम किए हैं, लेकिन मेरा कोई भी (Awaiting Approval) Invoice प्रासंगिक Workflow में नहीं रखा गया है।

New Workflows सक्षम होने के समय जो Invoices और Credit Notes Awaiting Approval स्थिति में थे, प्रासंगिक Approval Workflow लागू होने के लिए उन्हें फिर से Open करना होगा और फिर से Awaiting Approval के रूप में चिह्नित करना होगा। (यही बात रिक्विज़िशन और स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होती है)

• क्या होगा यदि Workflow Execution के दौरान Invoice या Credit Note को किसी भिन्न Organisation Unit पर कोडित किया जाता है?

Workflow Execution की स्थिति बदलकर Cancelled कर दी जाती है, और दस्तावेज़ नए Workflow Execution में प्रवेश करता है। (यही बात रिक्विज़िशन और स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होती है)

• क्या होगा यदि कोई Invoice या Credit Note मिड-Workflow Execution में है, और सभी Flags हल (resolved) हो जाते हैं?

Execution रद्द कर दिया जाता है, और दस्तावेज़ स्वचालित रूप से Reconciled में अपडेट हो जाता है। (यही बात रिक्विज़िशन और स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होती है)

• क्या होगा यदि उस Organisation Unit के लिए कोई Approval Workflow नहीं मिलता है जिस पर Invoice या Credit Note कोडित है?

दस्तावेज़ Awaiting Approval स्थिति में ही रहता है। (यही बात रिक्विज़िशन और स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होती है)

• क्या होगा यदि किसी संगठन के लिए Approval Workflow सक्षम है, लेकिन किसी भी Workflow Ranks में कोई Approvers नहीं जोड़े गए हैं?

Invoice या Credit Note तब तक Approval Workflow में रहेगा जब तक कि प्रासंगिक Rank में कोई Approver नहीं जोड़ा जाता। (यही बात रिक्विज़िशन और स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होती है)

• मैं लेगेसी 'Operational and Financial Approval Workflows' को दोहराना चाहता हूँ। मैं यह कैसे कर सकता हूँ?

आप प्रत्येक में $0 Maximum Value वाले दो Workflow Ranks बना सकते हैं, और एक Rank में Operational Approvers और दूसरे Rank में Financial Approvers जोड़ सकते हैं। (यही बात रिक्विज़िशन और स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होती है)

• मुझे सही अनुमति होने के बावजूद Workflow को संपादित करने से रोका जा रहा है।

यदि Workflow में कोई सक्रिय निष्पादन (active executions) हैं, तो हमारा सिस्टम Workflow को संपादित होने से रोकता है। पहले, Active Execution में Invoices को स्वीकृत या अस्वीकृत करें, और फिर आप Workflow को संपादित करने में सक्षम होंगे। (यही बात रिक्विज़िशन और स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होती है)

• मुझे दो 'Invoices Awaiting My Approval' ईमेल प्राप्त हो रहे हैं।

आपको Legacy Invoice Approval Workflow से Approver के रूप में हटाया जाना चाहिए।

• यदि मैं Invoice या Credit Note के मूल्य से अधिक Maximum Value वाले Workflow Rank का सदस्य हूँ, तो क्या मैं Approval Ranks को 'छोड़' (Skip) सकता हूँ?

नहीं, दस्तावेज़ को अभी भी Workflow के लिए कॉन्फ़िगर किए गए Rank Order में निर्धारित उपयोगकर्ताओं से अनुमोदन की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, यदि किसी Invoice का मूल्य $1000 है, Rank 1 $500 तक स्वीकृत कर सकता है और Rank 2 $2000 तक स्वीकृत कर सकता है, तो Rank 2 के सदस्यों को Awaiting Approval Invoice के लिए Final Approval प्रदान करने से पहले Rank 1 के अनुमोदन की प्रतीक्षा करनी होगी। हालाँकि, 'Can Super Approve Invoices and Credit Notes' अनुमति अधिकृत उपयोगकर्ताओं को किसी भी 'Awaiting Approval' Invoice या Credit Note को जबरन 'Reconciled' स्थिति में बदलने की अनुमति देती है, भले ही वह वर्तमान में Approval Workflow में हो या नहीं। इसलिए यह अनुमति अधिकृत व्यक्तियों के लिए वर्कफ़्लो अनुमोदन स्तरों को 'छोड़ने' का एक प्रभावी तरीका है। (यही बात रिक्विज़िशन और स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होती है)