महीने के अंत का स्टॉकटेक
महीने के अंत का स्टॉकटेक
स्टॉकटेक किसी निश्चित अवधि में आपके स्टॉक स्थानों में आने और बाहर जाने वाले स्टॉक आइटमों की मात्रा को नियमित रूप से सत्यापित करने का सबसे अच्छा तरीका है। यह लेख हमारे इन्वेंटरी मॉड्यूल के उपयोगकर्ताओं के लिए हमारे विशेषज्ञों द्वारा अनुशंसित महीने के अंत की स्टॉकटेक प्रक्रिया का विवरण देता है।
यहाँ जाएँ:
- अनुमतियाँ
- शुरू करने से पहले
- महीने के अंत का स्टॉकटेक शुरू करना
- महीने के अंत का स्टॉकटेक आयोजित करना
- भिन्नताओं का प्रबंधन और महीने के अंत का स्टॉकटेक बंद करना
- उपयोगी रिपोर्ट्स
- अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
- उन्नत टिप्स और ट्रिक्स
Permissions
इस लेख में वर्णित क्रियाओं को पूरा करने के लिए, उपयोगकर्ताओं को निम्नलिखित अनुमतियों की आवश्यकता होगी:
- Manage Transfers
- Complete Transfers
- Manage Stocktakes
- Close Stocktakes
- Manage Reports (अनुशंसित)
शुरू करने से पहले
अपने स्टॉकटेक को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए, स्टॉकटेक शुरू करने से पहले इन्वेंटरी उपयोगकर्ताओं को कई कदम उठाने चाहिए।
1. PO Lines Report चलाएँ और यह सुनिश्चित करें कि सभी प्रासंगिक खरीद आदेश (Purchase Orders) (अर्थात वे जो उस महीने से संबंधित हैं जिसके लिए आप स्टॉकटेक पूरा कर रहे हैं) प्राप्त (Received) हो चुके हैं। यदि ऐसे खरीद आदेश हैं जो आपके संगठन में डिलीवर हो चुके हैं लेकिन PurchasePlus में Received के रूप में चिह्नित नहीं हैं, तो कृपया प्रत्येक खरीद आदेश के लिए सामान को इन्वेंटरी में प्राप्त करें। 
2. Stock Valuation Detail Report चलाएँ। यह रिपोर्ट इकाई मूल्यों (Unit Values) और इकाई गणनाओं (Unit Counts) के बीच स्पष्ट विसंगतियों की पहचान करने में मदद कर सकती है।
3. किसी भी बकाया ट्रांसफर को पूरा करें जो Open या Awaiting Approval स्थिति में हैं। 
महीने के अंत का स्टॉकटेक शुरू करना
1. [Inventory] → [Stocktakes] पेज पर [Start a New Stocktake] बटन पर क्लिक करें।
2. किसी एकल स्थान (Single Location) या सभी स्थानों (All Location) पर स्टॉकटेक शुरू करने के बीच चयन करें। यदि [Single Stock Location] चुना जाता है, तो आपको स्टॉक स्थान की पहचान करने के लिए कहा जाएगा।
3. स्टॉकटेक अवधि दर्ज करें (अर्थात वह महीना जो समाप्त हो रहा है, या हाल ही में समाप्त हुआ है)।
4. आप स्टॉकटेक को 'ब्लाइंड' बनाने का विकल्प चुन सकते हैं, जिसका अर्थ है कि स्टॉकटेक करने वाले उपयोगकर्ताओं को यह नहीं दिखेगा कि स्थान में कितने स्टॉक आइटम होने की उम्मीद है।
महीने के अंत का स्टॉकटेक आयोजित करना
1. [Inventory] → [Stocktakes] पर जाएँ और उस स्टॉक स्थान के नाम पर क्लिक करें जिसकी आप गिनती करना चाहते हैं: 
2. प्रत्येक स्टॉक आइटम के बगल में स्थित [Count] कॉलम में अपनी गिनती जोड़ें। आप अपनी पसंद के मोबाइल या डेस्कटॉप डिवाइस का उपयोग करके PurchasePlus के अंदर गिनती जोड़ सकते हैं (नीचे दी गई छवि देखें), या CSV द्वारा स्टॉकटेक गिनती निर्यात और फिर आयात करके भी कर सकते हैं:
3. इस स्टॉकटेक के हिस्से के रूप में गिने जाने वाले प्रत्येक स्टॉक स्थान के लिए चरण 1 और 2 दोहराएँ।
भिन्नताएँ और समाप्ति
1. जब आप उन सभी स्टॉक स्थानों की गिनती कर लें जिनकी आपको आवश्यकता है, तो अपनी गिनती में सभी भिन्नताओं की पहचान करने और भिन्नताओं के संबंधित मौद्रिक मूल्य देखने के लिए Stock Variation Report चलाएँ। अपनी गिनती में किसी भी बड़ी विसंगति या समस्या पर ध्यान दें (और यदि आवश्यक हो तो समाधान करें), उदाहरण के लिए:
- उच्च-मूल्य वाले उत्पादों की संख्या 0 होना,
- असामान्य रूप से बड़ी भिन्नताएँ,
- इकाई मूल्य और मात्रा मूल्य के बीच असामान्य विसंगतियाँ।
2. स्टॉक स्थान से भिन्नता (या व्यय) स्थान पर Variance Transfers बनाकर अपनी गिनती में उत्पन्न किसी भी भिन्नता का समाधान करें। यदि आपने कई स्टॉक स्थानों की गिनती की है, तो हम सुझाव देते हैं कि ट्रांसफर के दोहराव से बचने या संभावित रूप से गलत गिने गए या गलत स्थान पर रखे गए स्टॉक के ट्रांसफर से बचने के लिए पहले अपने मुख्य स्टॉक स्थान की भिन्नताओं को साफ़ करें।
आप भिन्नताओं को व्यक्तिगत रूप से ट्रांसफर कर सकते हैं:
या गंतव्य के रूप में 'Variances' या 'Cost of Goods Sold' का चयन करके, स्टॉक स्थान की गिनती में सभी भिन्नताओं के लिए एक Bulk Stock Variance बना सकते हैं:
3. इसके बाद, यदि आपके संगठन की आंतरिक प्रक्रियाओं के अनुसार आवश्यकता हो, तो आप अन्य व्यय स्थानों या अपशिष्ट (waste) में कोई अंतिम ट्रांसफर कर सकते हैं।
4. आपके द्वारा गिने गए प्रत्येक स्टॉक स्थान में प्रत्येक स्टॉकटेक को बंद करें:
5. जब सभी स्टॉकटेक बंद हो जाएँ, तो निम्नलिखित रिपोर्ट्स चलाएँ। रिपोर्ट्स को निर्यात करें और एक सुरक्षित स्थान पर सहेजें:
- स्टॉकटेक के बाद अपनी वर्तमान गणना प्राप्त करने के लिए Stock Valuation Detail Report।
- Cost of Goods Sold Report
6. सभी व्यय स्थानों में सभी स्टॉक आइटमों की मात्रा को शून्य करने के लिए अपने व्यय स्थानों को साफ़ करें। यह क्रिया स्वचालित रूप से प्रत्येक व्यय स्थान के लिए एक लेखा ट्रांसफर (Accounting Transfer) बनाएगी, और स्टॉक आइटमों के शेष को व्यय स्थान से अवधि-अंत उपयोग की गई वस्तुओं की लागत (Period-End Cost of Goods Used) सिस्टम स्थान पर स्थानांतरित कर देगी:
उपयोगी रिपोर्ट्स
महीने के अंत के स्टॉकटेक के दौरान सहायता के लिए निम्नलिखित रिपोर्ट्स का उपयोग किया जा सकता है:
- Transfers Report
- Stock Reconciliation Report
- Cost of Goods Sold Report
- Stock Valuation Summary Report
- Stock Valuation Detail Report
- Period End Balances Detail Report
- Stock Take List Report
- Stock Variation Report
- Transfer Lines Report
- Stock Reconciliation Lines Report
- Purchase Order Lines Report
- Purchase Orders Report
- Stock Items and Substitutes Report
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
- क्या स्टॉकटेक प्रगति पर (In Progress) होने के दौरान नया Goods Receiving Note बनाने से स्टॉक स्थान के भीतर की गिनती बढ़ जाएगी?
हाँ। इस परिदृश्य में इन्वेंटरी में नया सामान प्राप्त करने से गिनती बढ़ जाएगी।
- क्या इकाई मूल्यों को बदलने से रिपोर्ट्स प्रभावित होंगी?
हाँ। इकाई मूल्यों को अपडेट किए जाने के बाद तैयार की गई किसी भी रिपोर्ट पर इकाई मूल्य बदल जाएँगे।
- क्या आप स्टॉकटेक को रद्द कर सकते हैं?
नहीं। आपको स्टॉकटेक पूरा करना होगा और फिर एक नया खोलना होगा।
- मैं उस PO को सही तरीके से कैसे प्राप्त कर सकता हूँ जिसे Received के रूप में चिह्नित किया गया है, लेकिन इन्वेंटरी में प्राप्त नहीं किया गया है?
यदि PO प्राप्त हो चुका है, लेकिन इन्वेंटरी में प्राप्त नहीं हुआ है, तो आपको Goods Receiving Note को रद्द करना होगा, और इसे इन्वेंटरी में फिर से प्राप्त करना होगा।
उन्नत टिप्स और ट्रिक्स
- Stocktake List Report चलाने से आपको सभी खुले स्टॉकटेक स्थानों और उनके स्टॉक आइटमों की एक निर्यात योग्य सूची मिल जाएगी। इसका उपयोग प्रत्येक व्यक्तिगत स्थान में स्टॉकटेक निर्यात करने के बजाय किया जा सकता है।
- PurchasePlus में बारकोड स्कैनिंग के साथ स्टॉकटेक पूरा करना संभव है, और यह स्टॉकटेक की गति बढ़ाने का एक शानदार तरीका है। इसके लिए पहले प्रत्येक ग्राहक द्वारा बारकोड सेट करना आवश्यक है।
- PurchasePlus में 'बिना स्टॉकटेक के इन्वेंटरी प्रबंधन' संभव है। इसके लिए हमारे पॉइंट ऑफ़ सेल मॉड्यूल और आपके बाहरी POS सिस्टम के साथ एक एकीकरण की आवश्यकता होती है। आपके POS टर्मिनल पर की गई बिक्री आपके स्टॉक स्थानों में मौजूद स्टॉक आइटमों से जुड़ी होती है, और समय-समय पर अपने आप घटती रहती है।
- केवल उन संगठनों के लिए जो रेसिपी और/या POS मॉड्यूल का उपयोग नहीं करते हैं: आप प्रत्येक गिने गए स्टॉक स्थान पर जाना और 0 मात्रा वाले स्टॉक आइटमों को हटाना चाह सकते हैं, ताकि स्टॉक स्थान 'साफ़-सुथरा' दिखे, और उन स्टॉक आइटमों को प्रदर्शित न करे जो अब उस स्थान पर नहीं रखे जाते हैं:
