सामान प्राप्त करना

इन्वेंट्री में प्राप्त करना

जब आप किसी Purchase Order से संबंधित डिलीवरी प्राप्त करते हैं, तो आप सामान को 'प्राप्त' करने (अर्थात प्राप्त वस्तुओं और मात्राओं का डिजिटल रिकॉर्ड रखने) के लिए PurchasePlus का उपयोग कर सकते हैं, ताकि आपको पता चल सके कि आपका Purchase Order कब पूरा हुआ, और आप विश्वास के साथ आपूर्तिकर्ता के इनवॉइस का भुगतान कर सकें। यह कार्यक्षमता लगभग हर PurchasePlus कॉन्फ़िगरेशन में मानक है।

हमारे वैकल्पिक इन्वेंट्री मॉड्यूल के उपयोगकर्ता एक कदम और आगे बढ़ सकते हैं और 'सामान को इन्वेंट्री में प्राप्त करें' का विकल्प चुन सकते हैं, जिसका अर्थ है कि एक निर्दिष्ट स्टॉक स्थान में स्टॉक आइटम की मात्रा स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती है, और नए प्राप्त सामान को तुरंत रिपोर्ट में देखा जा सकता है, स्थानांतरण में उपयोग किया जा सकता है, स्टॉक गणना में गिना जा सकता है, या स्टॉक स्थान से Requisition में फिर से ऑर्डर किया जा सकता है।

यह कैसे कार्य करता है

PurchasePlus के विकेंद्रीकृत, दक्षता-केंद्रित क्रय बाज़ार को इन्वेंट्री प्रबंधकों द्वारा आवश्यक विस्तृत स्टॉक नियंत्रण के साथ तालमेल बिठाने के लिए, हमने अपने प्लेटफ़ॉर्म में तीन महत्वपूर्ण अवधारणाएँ पेश की हैं:

1. स्टॉक आइटम पात्रता
2. 'इस रूप में प्राप्त करें' (Receive As)
3. 'मास्टर उत्पाद' और उत्पाद मिलान

हम अनुशंसा करते हैं कि इन्वेंट्री में सामान प्राप्त करने से पहले प्रत्येक इन्वेंट्री उपयोगकर्ता इन तीन सिद्धांतों को समझ ले।

अवधारणा 1: स्टॉक आइटम पात्रता

जब आप सफलतापूर्वक इन्वेंट्री में सामान प्राप्त करते हैं, तो परिणाम यह होता है कि निर्दिष्ट स्टॉक स्थान में आपके स्टॉक आइटम बढ़ जाते हैं (अर्थात गिनती बढ़ जाती है):

PurchasePlus में, स्टॉक आइटम अवश्य होने चाहिए:

1. वे उत्पाद जो आपके संगठन के 'स्वामित्व' में हैं - अर्थात, वे 'खरीदार के स्वामित्व वाले' उत्पाद हैं।
2. 'Each of 1' के सेल पैक वाले उत्पाद।

उपरोक्त बिंदु 1 के संबंध में, इसका मतलब है कि आप आपूर्तिकर्ता के स्वामित्व वाले उत्पादों को स्टॉक आइटम के रूप में नहीं रख सकते। यह ऐसी स्थिति से बचने के लिए है जहाँ कोई आपूर्तिकर्ता अपने स्वामित्व वाले उत्पाद का नाम, सेल पैक या माप की इकाई बदल सकता है, और फिर आपके नियंत्रण के बाहर आपके इन्वेंट्री स्टॉक स्तर और मूल्यांकन सभी प्रभावित हो जाएँगे।

इस प्रतिबंध का मतलब है कि आपकी इन्वेंट्री पर विस्तृत, कड़ा नियंत्रण शुरुआत से ही संभव है, लेकिन खरीदारों की ओर से प्रारंभिक सेटअप के दौरान स्टॉक आइटम बनाने और प्रबंधित करने में कुछ समय लग सकता है। इसके बावजूद, यह प्रक्रिया स्वयं सरल है, और हमारी टीम किसी भी समय मदद के लिए उपलब्ध है।

अवधारणा 2: 'इस रूप में प्राप्त करें' (Receive As)

जब आप इन्वेंट्री में सामान प्राप्त कर रहे होते हैं, तो यह एक सामान्य परिदृश्य होता है कि जो सामान आप प्राप्त कर रहे हैं वह उन स्टॉक आइटमों के बहुत करीब होता है जिन्हें आप इन्वेंट्री के रूप में रखते हैं, लेकिन पूरी तरह समान नहीं होता।

एक साधारण उदाहरण के रूप में: आप एक सामान्य 'टमाटर' स्टॉक आइटम रखना चुन सकते हैं। जब आप अपने आपूर्तिकर्ता से टमाटर ऑर्डर करते हैं, तो वे आपको भेज सकते हैं:

• रोमा टमाटर
• बीफस्टीक टमाटर
• सेलिब्रिटी टमाटर

...इन सभी को आप अपने 'टमाटर' स्टॉक आइटम के स्टॉक स्तर को बढ़ाने के लिए उसके रूप में प्राप्त कर सकते हैं। प्राप्ति प्रक्रिया के दौरान यह पूरी तरह से आप पर निर्भर करता है कि आप किन वस्तुओं को अपने स्टॉक आइटम के रूप में प्राप्त करते हैं; असंबंधित वस्तुओं (जैसे 'सोडा का कैन') को भी अपने स्टॉक आइटम (जैसे 'टमाटर') के रूप में प्राप्त करना और उसकी संख्या बढ़ाना संभव है।

सुझाव: प्राप्ति प्रक्रिया के दौरान लचीलेपन और गति का समर्थन करने के लिए अपने स्टॉक आइटम को काफी सामान्य रखें।

चिंता न करें - आपको प्राप्ति प्रक्रिया के दौरान 'इस रूप में प्राप्त करें' के लिए मैन्युअल रूप से सही स्टॉक आइटम का चयन करने की आवश्यकता नहीं है। आपके कार्यप्रवाह को गति देने के लिए PurchasePlus बुद्धिमानी से आपूर्तिकर्ता द्वारा डिलीवर की गई वस्तुओं से अत्यधिक मेल खाने वाले स्टॉक आइटम का सुझाव देगा और उन्हें पहले से भर देगा।

अगले भाग में इस मिलान रणनीति के बारे में अधिक जानें।

अवधारणा 3: मास्टर उत्पाद और उत्पाद मिलान

PurchasePlus हमारे डेटाबेस में लाखों खरीदार- और आपूर्तिकर्ता-स्वामित्व वाले उत्पादों को रखता है। इसके अतिरिक्त, हम आंतरिक रूप से 'मास्टर उत्पादों' की एक विस्तृत सूची तैयार करते हैं जिनके 'मालिक' हम हैं। आपको कभी-कभी 'Marketboomer' नामक स्वामी वाले उत्पाद दिखाई देंगे - यह PurchasePlus के पीछे की कंपनी है!

खरीदारों के स्वामित्व वाले उत्पाद (जैसे स्टॉक आइटम), या आपूर्तिकर्ता के स्वामित्व वाले उत्पादों को हमारी विशेषज्ञ टीम द्वारा हमारे किसी मास्टर उत्पाद से 'मिलान' किया जा सकता है:

यह खरीदारों को निम्नलिखित में सक्षम बनाता है:

• एकाधिक आपूर्तिकर्ताओं द्वारा बेची जाने वाली एक ही वस्तु के लिए रीयल-टाइम मूल्य तुलना तक पहुँच प्राप्त करना (उदा. Requisition बनाते समय),
• प्रभावी क्रय सूचियाँ बनाना जो उनके संगठन के उपयोगकर्ताओं के लिए उपयोग करने में आसान हों, और
• इन्वेंट्री में प्राप्ति प्रक्रिया में तेज़ी लाना।

गहन जानकारी: मास्टर उत्पाद और स्थानापन्न उत्पाद इन्वेंट्री में प्राप्ति की गति को कैसे बढ़ाते हैं

इन्वेंट्री में प्राप्त करने में निम्नलिखित का एक जटिल 'असाइनमेंट' शामिल होता है:

1. वह स्टॉक आइटम जिसे आप अपनी इन्वेंट्री में बढ़ाना चाहते हैं, का
2. उस वास्तविक, अद्वितीय उत्पाद से जिसे आपके आपूर्तिकर्ता ने आपको भेजा है।

PurchasePlus जिस तरह से उपयोगकर्ता को Purchase Order पर मौजूद प्रत्येक उत्पाद के लिए मैन्युअल रूप से स्टॉक आइटम असाइन करने की आवश्यकता के बिना इस असाइनमेंट की सुविधा देता है, वह है मास्टर-मैचेड उत्पाद और स्थानापन्न उत्पाद।

• मास्टर उत्पाद: यदि आपके स्टॉक आइटम को हमारी टीम द्वारा मास्टर से मिलाया गया है, और आपके आपूर्तिकर्ताओं के पास उस मास्टर उत्पाद पर कोटेशन हैं, तो जब आप किसी मास्टर उत्पाद का ऑर्डर देते हैं (उदाहरण के लिए, क्रय सूची Requisition में), तो जब आप उस डिलीवरी को इन्वेंट्री में प्राप्त कर रहे होते हैं, तो आपका मिलान किया गया स्टॉक आइटम स्वतः चयनित हो जाता है।
• स्थानापन्न उत्पाद: जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, एक स्टॉक आइटम में 'Each of 1' का सेल पैक होना चाहिए। हालाँकि, आपके आपूर्तिकर्ता का उत्पाद 24 के कार्टन में बेचा जा सकता है। इन्हें हमारे सिस्टम में अलग-अलग उत्पाद माना जाता है, लेकिन इन्वेंट्री में प्राप्त करने के उद्देश्य से एक स्थानापन्न उत्पाद संबंध बनाकर इन्हें 'लिंक' किया जा सकता है।

यदि आप इन्वेंट्री में कोई डिलीवरी प्राप्त कर रहे हैं, और आपूर्तिकर्ता के उत्पाद और आपके स्टॉक आइटम के बीच कोई मास्टर मिलान या स्थानापन्न उत्पाद संबंध लागू नहीं है, तो PurchasePlus कुछ अन्य मिलानों का सुझाव देने की पूरी कोशिश करेगा (उत्पाद समानता जैसे कई कारकों के आधार पर), लेकिन यह अनुशंसा की जाती है कि आप मिलानों की सावधानीपूर्वक समीक्षा करें और शायद स्वयं स्टॉक आइटम को मैन्युअल रूप से चुनें (या एक पूरी तरह से नया स्टॉक आइटम बनाएं)। पहली बार जब आप ऐसा करते हैं, तो हमारा सिस्टम स्वचालित रूप से स्थानापन्न उत्पाद संबंध बना देगा और इसे भविष्य में इन्वेंट्री में प्राप्त करने के कार्यों के लिए याद रखेगा!

इन्वेंट्री में सामान प्राप्त करना

इन्वेंट्री में प्राप्त करने की शुरुआत एक नया Receiving Note बनाने से होती है। PurchasePlus में, Receiving Note केवल Purchase Order के विरुद्ध ही बनाए जाने चाहिए; Purchase Order से संबंध के बाहर Receiving Note बनाने का कोई तरीका नहीं है।

नया Receiving Note बनाने के लिए:

चरण 1: साइड नेविगेशन बार से [Purchase Orders] → [View All] पर जाएँ। Purchase Order के सापेक्ष Receiving Note बनाने के लिए, GR Note कॉलम में [ट्रक] आइकन पर क्लिक करें:

चरण 2: [इन्वेंट्री में प्राप्त करें] चुनें:

...और दिखाई देने वाले फ़ील्ड्स को भरें:

• 'गंतव्य स्टॉक स्थान' वह स्टॉक स्थान है जहाँ स्टॉक आइटम बढ़ाए जाएँगे।
• 'सभी बकाया वस्तुएँ प्राप्त करें' का अर्थ है कि Receiving Note पर प्रत्येक वस्तु प्राप्त की जाने वाली शेष मात्रा के साथ पहले से भरी होगी। Receiving Note को पूरा करने से पहले, आप फिर भी प्रत्येक वस्तु की मैन्युअल रूप से समीक्षा करना चाह सकते हैं।
• 'डिलीवरी तिथि' का अर्थ वह तिथि है जब सामान भौतिक रूप से प्राप्त हुआ था, क्योंकि यह अक्सर Receiving Note के निर्माण की तिथि से भिन्न हो सकती है।

इन तीन फ़ील्ड्स को पूरा करने के बाद, [Receiving Note बनाएं] पर क्लिक करें।

चरण 3: परिणामी पृष्ठ एक ड्राफ्ट Receiving Note है। हम Receiving Note पर प्रत्येक लाइन की सावधानीपूर्वक समीक्षा करने की सलाह देते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपके द्वारा प्राप्त की जा रही वस्तुओं की मात्रा सही है, और जिस स्टॉक आइटम के रूप में आप प्रत्येक वस्तु प्राप्त कर रहे हैं वह भी सही है:

यदि आपने ऊपर चरण 2 में 'सभी बकाया वस्तुएँ प्राप्त करें' का चयन किया है, तो आपको अधिक या कम डिलीवरी होने की स्थिति में प्राप्त की जाने वाली वस्तुओं की मात्रा में संशोधन करने की आवश्यकता हो सकती है।

यदि आपको PurchasePlus द्वारा स्वचालित रूप से चुने गए स्टॉक आइटम से भिन्न किसी अन्य स्टॉक आइटम का चयन करने की आवश्यकता है, तो पहले संबंधित लाइन पर [उन्नत विकल्प] बटन पर क्लिक करें (नीचे दी गई छवि देखें)। नोट: यदि आप इस स्टॉक आइटम को पहली बार प्राप्त कर रहे हैं, तो आपको पहले एक नया स्टॉक आइटम बनाएं करना होगा।

फिर, चयन को हटाने के लिए ट्रैश आइकन पर क्लिक करें:

अंत में, आपको सुझाई गई वस्तुओं की सूची में से चयन करने या किसी विशिष्ट स्टॉक आइटम को खोजने के लिए कहा जाएगा:

[परिवर्तन लागू करें] पर क्लिक करें।

चरण 4: Receiving Note को अंतिम रूप देने के लिए [प्राप्त के रूप में चिह्नित करें] पर क्लिक करें। पहचाने गए स्टॉक आइटम स्टॉक प्राप्ति स्थानांतरण के माध्यम से लक्षित स्टॉक स्थान में प्राप्त मात्रा द्वारा बढ़ा दिए जाएँगे।

कृपया ध्यान दें: जब किसी स्टॉक स्थान में स्टॉक गणना प्रगति पर हो, तो इन्वेंट्री में स्टॉक प्राप्ति स्थानांतरण स्वचालित रूप से पूरे नहीं होते हैं। इसके बजाय, उपयोगकर्ताओं को स्टॉक प्राप्ति स्थानांतरण का पता लगाना होगा और तैयार होने पर मैन्युअल रूप से [पूर्ण के रूप में चिह्नित करें] करना होगा।

स्टॉक गणना पूरी होने के बाद, इन्वेंट्री में स्टॉक प्राप्तियां फिर से स्वचालित हो जाती हैं।

आपूर्तिकर्ता को स्टॉक वापस करना

एक बार जब स्टॉक इन्वेंट्री में प्राप्त हो जाता है, तो इसके स्टॉक स्तर को केवल स्थानांतरण के साथ ही समायोजित किया जा सकता है।

उस परिदृश्य में जहाँ स्टॉक को आपूर्तिकर्ता को वापस करने की आवश्यकता है, कृपया इन चरणों का पालन करें।

सबसे पहले, 'स्टॉक समायोजन' प्रकार का एक नया स्थानांतरण बनाएं, मूल स्थान को वह स्टॉक स्थान बनाएं जहाँ स्टॉक मूल रूप से प्राप्त हुआ था, और गंतव्य स्थान को वह आपूर्तिकर्ता बनाएं जिसे स्टॉक वापस किया जा रहा है:

फिर, आपूर्तिकर्ता को वापस किए जाने वाले स्टॉक आइटम खोजें। वापस की जाने वाली मात्रा निर्दिष्ट करें, और फिर वापस किए जा रहे प्रत्येक स्टॉक आइटम के लिए दोहराएं। स्थानांतरण की समीक्षा को आसान बनाने के लिए आप [[शून्य मात्रा वाले आइटम छिपाएं]](/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory-transfers#HideZeroQuantity) फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं।

एक बार जब आप स्थानांतरण में सभी स्टॉक आइटम और मात्राएँ जोड़ लेते हैं, तो आप अनुमोदन के लिए स्थानांतरण सबमिट कर सकते हैं, या [पूर्ण के रूप में चिह्नित करें] कर सकते हैं (आपकी उपयोगकर्ता अनुमतियों के आधार पर):

एक बार स्थानांतरण को पूर्ण के रूप में चिह्नित किए जाने के बाद, PurchasePlus में स्टॉक स्तर सही ढंग से समायोजित हो जाएँगे। हालाँकि, आपूर्तिकर्ता और कूरियर (यदि आवश्यक हो) के साथ संचार प्लेटफ़ॉर्म के बाहर करने की आवश्यकता होगी।