सामान प्राप्त करना (Receiving Goods)

सीधे जाएं:

• इन्वेंट्री में प्राप्त करना क्या है?
• उन्नत: इन्वेंट्री में प्राप्त करना कैसे काम करता है? 
  • अवधारणा 1: खरीदार के स्वामित्व वाले उत्पाद
  • अवधारणा 2: स्टॉक आइटम के रूप में 'Receive As' करना
  • अवधारणा 3: मास्टर उत्पाद
    • विस्तृत जानकारी: मास्टर उत्पाद और स्थानापन्न (Substitute) उत्पाद इन्वेंट्री में प्राप्ति को कैसे गति देते हैं
• गाइड: इन्वेंट्री में सामान कैसे प्राप्त करें
• आपूर्तिकर्ता को स्टॉक वापस करना

इन्वेंट्री में प्राप्त करना

जब आपको किसी Purchase Order से संबंधित डिलीवरी प्राप्त होती है, तो आप सामान को 'प्राप्त' (receive) करने (यानी प्राप्त वस्तुओं और उनकी मात्रा को डिजिटल रूप से नोट करने) के लिए PurchasePlus का उपयोग कर सकते हैं, ताकि आपको पता चल सके कि आपका Purchase Order कब पूरा हुआ, और आप विश्वास के साथ आपूर्तिकर्ता के Invoice का भुगतान कर सकें। यह कार्यक्षमता लगभग हर PurchasePlus कॉन्फ़िगरेशन में मानक है।

हमारे वैकल्पिक Inventory मॉड्यूल के उपयोगकर्ता एक कदम आगे बढ़कर 'सामान को इन्वेंट्री में प्राप्त करना' चुन सकते हैं। इसका मतलब है कि एक निर्दिष्ट स्टॉक स्थान (Stock Location) में स्टॉक आइटमों की मात्रा स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती है, और नए प्राप्त सामान को तुरंत रिपोर्ट में देखा जा सकता है, ट्रांसफर में उपयोग किया जा सकता है, स्टॉक गणना (Stocktake) में गिना जा सकता है, या स्टॉक स्थान से Requisition में फिर से ऑर्डर किया जा सकता है।

यह कैसे काम करता है

PurchasePlus के विकेंद्रीकृत, दक्षता-केंद्रित क्रय बाज़ार (purchasing marketplace) को इन्वेंट्री प्रबंधकों द्वारा आवश्यक विस्तृत स्टॉक नियंत्रण के साथ सुसंगत बनाने के लिए, हमने अपने प्लेटफ़ॉर्म में तीन महत्वपूर्ण अवधारणाएं पेश की हैं:

1. स्टॉक आइटम पात्रता
2. 'Receive As'
3. 'मास्टर उत्पाद' और उत्पाद मिलान (Product Matching)

हम अनुशंसा करते हैं कि प्रत्येक इन्वेंट्री उपयोगकर्ता इन्वेंट्री में सामान प्राप्त करने से पहले इन तीन सिद्धांतों को समझ ले।

अवधारणा 1: स्टॉक आइटम पात्रता

जब आप इन्वेंट्री में सामान सफलतापूर्वक प्राप्त कर लेते हैं, तो परिणाम यह होता है कि निर्दिष्ट स्टॉक स्थान में आपके स्टॉक आइटम बढ़ जाते हैं (यानी गिनती बढ़ जाती है):

PurchasePlus में, स्टॉक आइटम अवश्य होने चाहिए:

1. वे उत्पाद जो आपके संगठन के 'स्वामित्व' में हैं - यानी, वे 'खरीदार के स्वामित्व वाले' उत्पाद हैं।
2. 'Each of 1' के Sell Pack वाले उत्पाद।

उपरोक्त बिंदु 1 के संबंध में, इसका मतलब यह है कि आप आपूर्तिकर्ता के स्वामित्व वाले उत्पादों को स्टॉक आइटम के रूप में नहीं रख सकते हैं। ऐसा उस स्थिति से बचने के लिए है जहां कोई आपूर्तिकर्ता अपने स्वामित्व वाले उत्पाद का नाम, Sell Pack या माप की इकाई (Unit of Measure) को बदल सकता है, और फिर आपके नियंत्रण से बाहर आपके इन्वेंट्री स्टॉक स्तर और मूल्यांकन सभी प्रभावित हो सकते हैं। 

इस प्रतिबंध का मतलब है कि आपकी इन्वेंट्री पर बारीक, कड़ा नियंत्रण आउट-ऑफ-द-बॉक्स संभव है, लेकिन खरीदारों की ओर से प्रारंभिक सेटअप के दौरान स्टॉक आइटम बनाने और प्रबंधित करने में कुछ समय लग सकता है। फिर भी, प्रक्रिया अपने आप में सरल है, और हमारी टीम किसी भी समय मदद के लिए उपलब्ध है। 

अवधारणा 2: 'Receive As'

जब आप इन्वेंट्री में सामान प्राप्त कर रहे होते हैं, तो यह एक सामान्य परिदृश्य होता है कि आप जो सामान प्राप्त कर रहे हैं वह उन स्टॉक आइटमों के बहुत करीब होता है जिन्हें आप इन्वेंट्री के रूप में रखते हैं, लेकिन वे बिल्कुल समान नहीं होते हैं। 

एक साधारण उदाहरण के रूप में: आप एक सामान्य 'टमाटर' स्टॉक आइटम रखना चुन सकते हैं। जब आप अपने आपूर्तिकर्ता से टमाटर ऑर्डर करते हैं, तो वे आपको भेज सकते हैं:

• रोमा टमाटर
• बीफस्टीक टमाटर
• सेलिब्रिटी टमाटर

...इन सभी को आप अपने 'टमाटर' स्टॉक आइटम के रूप में Receive As कर सकते हैं ताकि उसका स्टॉक स्तर बढ़ सके। प्राप्त करने की प्रक्रिया के दौरान यह पूरी तरह से आप पर निर्भर करता है कि आप किन वस्तुओं को अपने स्टॉक आइटम के रूप में Receive As करते हैं; असंबंधित वस्तुओं (जैसे 'सोडा का कैन') को भी अपने स्टॉक आइटम (जैसे 'टमाटर') के रूप में प्राप्त करना और उसकी संख्या बढ़ाना संभव है।

सुझाव: प्राप्त करने की प्रक्रिया के दौरान लचीलेपन और गति का समर्थन करने के लिए अपने स्टॉक आइटम को काफी सामान्य (generic) बनाएं।

लेकिन चिंता न करें - आपको प्राप्त करने की प्रक्रिया के दौरान 'Receive As' के लिए सही स्टॉक आइटम मैन्युअल रूप से चुनने की आवश्यकता नहीं है। आपके वर्कफ़्लो को तेज़ करने के लिए PurchasePlus समझदारी से उन स्टॉक आइटमों का सुझाव देगा और पहले से भर देगा जो आपूर्तिकर्ता द्वारा डिलीवर की गई वस्तुओं से काफ़ी मेल खाते हैं।

अगले भाग में इस मिलान रणनीति के बारे में अधिक जानें।

अवधारणा 3: मास्टर उत्पाद और उत्पाद मिलान

PurchasePlus हमारे डेटाबेस में लाखों खरीदार- और आपूर्तिकर्ता-स्वामित्व वाले उत्पादों को रखता है। इसके अतिरिक्त, हम आंतरिक रूप से 'मास्टर उत्पादों' की एक व्यापक सूची तैयार करते हैं जो हमारे 'स्वामित्व' में हैं। आप कभी-कभी ऐसे उत्पाद देखेंगे जिनके मालिक का नाम 'Marketboomer' है - यह PurchasePlus के पीछे की कंपनी है!

खरीदारों के स्वामित्व वाले उत्पाद (जैसे स्टॉक आइटम), या आपूर्तिकर्ता के स्वामित्व वाले उत्पादों को हमारी विशेषज्ञ टीम द्वारा हमारे मास्टर उत्पादों में से किसी एक से 'मैच' (Matched) किया जा सकता है:

यह खरीदारों को निम्नलिखित में सक्षम बनाता है:

• विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं द्वारा बेची जाने वाली एक ही वस्तु के लिए रीयल-टाइम मूल्य तुलना तक पहुंच (उदा. जब एक Requisition बना रहे हों),
• प्रभावी क्रय सूचियाँ (Buy Lists) बनाना जो उनके संगठन के उपयोगकर्ताओं के लिए उपयोग में आसान हों, और
• इन्वेंट्री में प्राप्त करने की प्रक्रिया को गति देना।

विस्तृत जानकारी: मास्टर उत्पाद और स्थानापन्न (Substitute) उत्पाद इन्वेंट्री में प्राप्ति को कैसे गति देते हैं

इन्वेंट्री में प्राप्त करने में निम्न का एक जटिल 'असाइनमेंट' शामिल होता है: 

1. वह स्टॉक आइटम जिसे आप अपनी इन्वेंट्री में बढ़ाना चाहते हैं, का
2. उस वास्तविक, अद्वितीय उत्पाद के साथ मिलान जो आपके आपूर्तिकर्ता ने आपको भेजा है।

उपयोगकर्ता द्वारा Purchase Order के प्रत्येक उत्पाद को मैन्युअल रूप से स्टॉक आइटम असाइन करने की आवश्यकता के बिना, PurchasePlus जिस तरह से इस असाइनमेंट की सुविधा देता है, वह मास्टर-मैचेड उत्पादों और स्थानापन्न उत्पादों के माध्यम से है।  

• मास्टर उत्पाद: यदि आपके स्टॉक आइटम हमारी टीम द्वारा मास्टर से मैच किए गए हैं, और आपके आपूर्तिकर्ताओं के पास उस मास्टर उत्पाद पर उद्धरण (quotes) हैं, तो जब आप एक मास्टर उत्पाद ऑर्डर करते हैं (उदाहरण के लिए, एक Buy List Requisition में), तो डिलीवरी को इन्वेंट्री में प्राप्त करते समय आपका मैचेड स्टॉक आइटम अपने आप चुना जाता है।
• स्थानापन्न उत्पाद: जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, स्टॉक आइटम का Sell Pack 'Each of 1' होना चाहिए। हालाँकि, आपके आपूर्तिकर्ता का उत्पाद 24 के कार्टन (Carton of 24) में बेचा जा सकता है। इन्हें हमारे सिस्टम में अलग-अलग उत्पाद माना जाता है, लेकिन इन्वेंट्री में प्राप्त करने के उद्देश्य से इन्हें एक स्थानापन्न उत्पाद संबंध (Substitute Product Relationship) बनाकर 'लिंक' किया जा सकता है। 

यदि आप इन्वेंट्री में कोई डिलीवरी प्राप्त कर रहे हैं, और आपूर्तिकर्ता के उत्पाद और आपके स्टॉक आइटम के बीच कोई मास्टर मिलान या स्थानापन्न उत्पाद संबंध मौजूद नहीं है, तो PurchasePlus कुछ अन्य मिलानों का सुझाव देने की पूरी कोशिश करेगा (उत्पाद समानता जैसे कई कारकों के आधार पर), लेकिन यह अनुशंसा की जाती है कि आप मिलानों की सावधानीपूर्वक समीक्षा करें और संभवतः स्टॉक आइटम को मैन्युअल रूप से चुनें (या पूरी तरह से एक नया स्टॉक आइटम बनाएं)। पहली बार जब आप ऐसा करते हैं, तो हमारा सिस्टम स्वचालित रूप से स्थानापन्न उत्पाद संबंध बनाएगा और भविष्य के इन्वेंट्री प्राप्ति कार्यों के लिए इसे याद रखेगा!

इन्वेंट्री में सामान प्राप्त करना

इन्वेंट्री में प्राप्त करने की शुरुआत एक नया Receiving Note बनाने से होती है। PurchasePlus में, Receiving Note केवल Purchase Order के विरुद्ध ही बनाए जाने चाहिए; Purchase Order के संबंध के बिना Receiving Note बनाने का कोई तरीका नहीं है। 

नया Receiving Note बनाने के लिए:

चरण 1: साइड नेविगेशन बार से [Purchase Orders] → [View All] पर जाएं। Purchase Order के विरुद्ध Receiving Note बनाने के लिए, GR Note कॉलम में [ट्रक] आइकन पर क्लिक करें:

चरण 2: [Receive to Inventory] चुनें:

...और दिखाई देने वाले फ़ील्ड को भरें:

• 'Destination Stock Location' वह स्टॉक स्थान है जहाँ स्टॉक आइटमों की संख्या बढ़ाई जाएगी।
• 'Receive All Outstanding Items' का अर्थ है कि Receiving Note पर प्रत्येक आइटम में प्राप्त की जाने वाली शेष मात्रा पहले से भरी होगी। Receiving Note पूरा करने से पहले आप फिर भी प्रत्येक आइटम की मैन्युअल रूप से समीक्षा करना चाह सकते हैं।
• 'Physical Date' का अर्थ वह तिथि है जब सामान भौतिक रूप से प्राप्त हुआ था, क्योंकि यह अक्सर Receiving Note के निर्माण की तिथि से भिन्न हो सकती है।

एक बार जब आप इन तीन फ़ील्ड्स को पूरा कर लें, तो [Create Receiving Note] पर क्लिक करें।

चरण 3: प्राप्त पेज एक ड्राफ्ट Receiving Note है। हम Receiving Note पर प्रत्येक लाइन की सावधानीपूर्वक समीक्षा करने की सलाह देते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपके द्वारा प्राप्त की जा रही वस्तुओं की मात्रा सही है, और जिस स्टॉक आइटम के रूप में आप प्रत्येक वस्तु को प्राप्त कर रहे हैं वह सही है:

यदि आपने ऊपर चरण 2 में 'Receive All Outstanding Items' चुना है, तो अधिक या कम डिलीवरी होने की स्थिति में आपको प्राप्त करने के लिए वस्तुओं की मात्रा में संशोधन करने की आवश्यकता हो सकती है।

यदि आपको PurchasePlus द्वारा स्वचालित रूप से चुने गए स्टॉक आइटम से भिन्न कोई अन्य स्टॉक आइटम चुनना है, तो पहले संबंधित लाइन पर [Advanced Options] बटन पर क्लिक करें (नीचे दी गई छवि देखें)। नोट: यदि आप यह स्टॉक आइटम पहली बार प्राप्त कर रहे हैं, तो आपको पहले एक नया स्टॉक आइटम बनाना होगा।

फिर, चयन को हटाने के लिए ट्रैश (कचरा) आइकन पर क्लिक करें:

अंत में, आपको सुझाई गई वस्तुओं (Suggested Items) की सूची में से चुनने या किसी विशिष्ट स्टॉक आइटम को खोजने के लिए कहा जाएगा:

[Apply Changes] पर क्लिक करें। 

चरण 4: Receiving Note को अंतिम रूप देने के लिए [Mark as Received] पर क्लिक करें। स्टॉक रसीद ट्रांसफर के माध्यम से लक्षित स्टॉक स्थान में पहचान किए गए स्टॉक आइटमों में प्राप्ति मात्रा जुड़ जाएगी।  

कृपया ध्यान दें: जब किसी स्टॉक स्थान में Stocktake प्रगति पर (In Progress) होता है, तो इन्वेंट्री में स्टॉक रसीद ट्रांसफर स्वचालित रूप से पूरे नहीं होते हैं। इसके बजाय, उपयोगकर्ताओं को स्टॉक रसीद ट्रांसफर का पता लगाना होगा और तैयार होने पर मैन्युअल रूप से [Mark as Complete] करना होगा।

Stocktake पूरा हो जाने के बाद, इन्वेंट्री में स्टॉक प्राप्तियां फिर से स्वचालित हो जाती हैं।

आपूर्तिकर्ता को स्टॉक वापस करना

एक बार स्टॉक इन्वेंट्री में प्राप्त हो जाने के बाद, इसके स्टॉक स्तर को केवल ट्रांसफर के साथ ही समायोजित किया जा सकता है।

उस स्थिति में जहां स्टॉक को आपूर्तिकर्ता को वापस करने की आवश्यकता है, कृपया इन चरणों का पालन करें।

सबसे पहले, 'Stock Adjustment' प्रकार का एक नया ट्रांसफर बनाएं, Origin Location को वह स्टॉक स्थान बनाएं जिसमें स्टॉक मूल रूप से प्राप्त हुआ था, और Destination Location को वह आपूर्तिकर्ता बनाएं जिसे स्टॉक वापस जा रहा है:

फिर, आपूर्तिकर्ता को वापस किए जाने वाले स्टॉक आइटम खोजें। लौटाई जाने वाली मात्रा निर्दिष्ट करें, और फिर वापस किए जा रहे प्रत्येक स्टॉक आइटम के लिए दोहराएं। ट्रांसफर की समीक्षा को आसान बनाने के लिए आप [[Hide Zero Quantity Items]](/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory-transfers#HideZeroQuantity) फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं।

एक बार जब आप ट्रांसफर में सभी स्टॉक आइटम और मात्राएँ जोड़ लेते हैं, तो आप ट्रांसफर को अनुमोदन (Approval) के लिए सबमिट कर सकते हैं, या [Mark as Complete] कर सकते हैं (आपकी उपयोगकर्ता अनुमतियों के आधार पर):

ट्रांसफर के Mark as Complete हो जाने पर, PurchasePlus में स्टॉक स्तर सही ढंग से समायोजित हो जाएंगे। हालाँकि, आपूर्तिकर्ता और कूरियर के साथ संचार (यदि आवश्यक हो) प्लेटफ़ॉर्म के बाहर करने की आवश्यकता होगी।