चालान (Invoice) फ़्लैग
चालान (Invoice) फ़्लैग
सीधे जाएं:
- परिचय: चालान और क्रेडिट नोट फ़्लैग क्या हैं?
- समाधान करें या सबमिट करें
- फ़्लैग सेटिंग्स
- चालान फ़्लैग
- क्रेडिट नोट फ़्लैग
फ़्लैग क्या हैं
PurchasePlus आपके संगठन पर लागू सेटिंग्स के अनुसार, 'Open' और 'Awaiting Approval' स्थिति में मौजूद सभी चालानों (Invoices) और क्रेडिट नोटों (Credit Notes) का लगातार विश्लेषण करता है, और दस्तावेज़ पर हेडर- या लाइन-स्तरीय फ़्लैग लगाता है।
एक 'फ़्लैग' चालान या क्रेडिट नोट पर उठाई गई एक समस्या/चिंता है, जो दस्तावेज़ से जुड़ी किसी भी ऐसी समस्या पर ध्यान आकर्षित करने के लिए लगाई जाती है जिसकी आपके संगठन में नामित उपयोगकर्ता(ओं) द्वारा स्वीकृत किए जाने से पहले समीक्षा आवश्यक होगी। फ़्लैग यह सुनिश्चित करते हैं कि केवल वही चालान और क्रेडिट नोट बिना किसी मानवीय हस्तक्षेप के PurchasePlus में 'समाधानित' (Reconciled) स्थिति में आगे बढ़ें, जो आपके संगठन के विशिष्ट मानदंडों को पूरा करते हैं।
फ़्लैग किए गए चालान या क्रेडिट नोट PurchasePlus में आसानी से पहचाने जा सकते हैं। आप स्थिति (Status) अनुभाग में दस्तावेज़ के बारे में सारांश (या हेडर) स्तर की जानकारी देख सकते हैं:
और लाइन-स्तरीय फ़्लैग पर क्लिक करने से फ़्लैग की गई लाइन के बारे में अधिक जानकारी दिखाई देगी:
समाधान करें या सबमिट करें
जब PurchasePlus में मैन्युअल रूप से चालान या क्रेडिट नोट बनाया जाता है, तो यह आमतौर पर 'Open' स्थिति में शुरू होता है। Open स्थिति यह दर्शाती है कि दस्तावेज़ एक ड्राफ्ट है, और इस पर अभी भी काम किया जा रहा है, या इसमें अभी भी जानकारी जोड़ने की आवश्यकता हो सकती है। सुविधा के लिए, PurchasePlus 'Open' स्थिति वाले किसी भी चालान या क्रेडिट नोट पर फ़्लैग दिखाएगा, ताकि उन चिंताओं को उजागर करने में मदद मिल सके जिन्हें इस पर काम करते समय हल करने की आवश्यकता होगी।
एक बार जब 'Open' चालान या क्रेडिट नोट पर काम पूरा हो जाता है और यह अगली स्थिति में जाने के लिए तैयार हो जाता है, तो आपको 'Open' चालान के हेडर में एक प्राथमिक कार्रवाई दिखाई देगी:
- यदि चालान या क्रेडिट नोट पर शून्य फ़्लैग लगे हैं, तो उपलब्ध प्राथमिक कार्रवाई [Mark as Reconciled] होगी। Mark as Reconciled पर क्लिक करने से चालान या क्रेडिट नोट 'Reconciled' की स्थिति में आगे बढ़ जाएगा, और किसी अनुमोदन (Approval) की आवश्यकता नहीं होगी। ऐसा इसलिए है क्योंकि आपके संगठन पर लागू सेटिंग्स के अनुसार, इस दस्तावेज़ ने सभी मानदंडों को पूरा किया है, और इसलिए कोई फ़्लैग नहीं लगाया गया है।
- यदि चालान या क्रेडिट नोट पर एक या अधिक फ़्लैग लगे हैं, तो उपलब्ध प्राथमिक कार्रवाई [Submit for Approval] होगी। इस बटन पर क्लिक करने से दस्तावेज़ 'Awaiting Approval' की स्थिति में आगे बढ़ जाएगा, और अब अनुमोदन की आवश्यकता होगी। ऐसा इसलिए है क्योंकि आपके संगठन पर लागू सेटिंग्स के अनुसार, इस चालान या क्रेडिट नोट ने सभी मानदंडों को पूरा नहीं किया है (इसलिए फ़्लैग लगे हैं), और इन फ़्लैग्स पर आपके संगठन के ऐसे उपयोगकर्ता द्वारा विचार करने की आवश्यकता है जिसके पास यह निर्णय लेने का अधिकार है कि क्या फ़्लैग के बावजूद दस्तावेज़ को स्वीकृत किया जाना चाहिए, या फ़्लैग को वास्तव में हल किया जाना चाहिए। एक बार चालान या क्रेडिट नोट पर अनुमोदन मिल जाने के बाद, दस्तावेज़ 'Reconciled' की स्थिति में आगे बढ़ जाएगा।
PurchasePlus में, सभी चालानों और क्रेडिट नोटों का उद्देश्य उन्हें 'Reconciled' स्थिति में आगे बढ़ाना है। एक बार Reconciled स्थिति में आने के बाद, वे आपके बाहरी लेखांकन (accounting) प्लेटफ़ॉर्म पर निर्यात (export) होने के लिए तैयार हो जाते हैं। Reconciled चालानों और क्रेडिट नोटों को निर्यात करने के बारे में अधिक जानने के लिए हमारा चालान या क्रेडिट नोट निर्यात करें या हमारा बैच चालान और क्रेडिट नोट निर्यात फ़ाइल बनाएं लेख देखें।
फ़्लैग सेटिंग्स - सारांश
चालान फ़्लैग को प्रत्येक संगठन की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अनुकूलित (customise) किया जा सकता है, और आमतौर पर हमारी टीम के साथ घनिष्ठ परामर्श में आपके PurchasePlus कार्यान्वयन के दौरान स्थापित किए जाते हैं।
यदि आप पाते हैं कि चालानों को निरर्थक कारणों से फ़्लैग किया जा रहा है, तो कृपया अपने संगठन के व्यवस्थापक (Administrator) से बात करें, या अपने संगठन की फ़्लैग प्राथमिकताओं की समीक्षा में सहायता के लिए हमारी मित्रवत ग्राहक सहायता टीम से संपर्क करें।
फ़्लैग सेटिंग्स और संगठन पदानुक्रम
ये सेटिंग्स प्रत्येक संगठन और विभाग स्तर के लिए विशिष्ट हैं, और किसी संगठन पदानुक्रम में नीचे की ओर स्वतः लागू (cascade) नहीं होती हैं; संगठन चार्ट के प्रत्येक स्तर को स्वतंत्र रूप से कॉन्फ़िगर किया जाना चाहिए।
फ़्लैग थ्रेशोल्ड और संगठन पदानुक्रम
PurchasePlus में चालानों और क्रेडिट नोटों के लिए उपलब्ध कुछ फ़्लैग्स को थ्रेशोल्ड (सीमाओं) का उपयोग करके और अधिक अनुकूलित किया जा सकता है। थ्रेशोल्ड मामूली विसंगतियों वाले चालानों को किसी विशिष्ट फ़्लैग को ट्रिगर न करने की अनुमति देते हैं, जिससे कम मानवीय हस्तक्षेप के साथ चालानों और क्रेडिट नोटों को Reconciled स्थिति में आगे बढ़ाने में सहायता मिलती है।
थ्रेशोल्ड पदानुक्रमित रूप से लागू होते हैं। यदि किसी संगठन पर कोई विशिष्ट थ्रेशोल्ड सेट नहीं किया गया है, तो इसे प्रत्यक्ष पैरेंट संगठन की सेटिंग्स से, या निकटतम पूर्वज संगठन से अपनाया जाएगा जहां थ्रेशोल्ड सेट किया गया है।
अधिक जानकारी के लिए हमारा लेख चालान फ़्लैग थ्रेशोल्ड के लिए मार्गदर्शिका पढ़ें।
फ़्लैग स्थितियाँ (States)
प्रत्येक चालान और क्रेडिट नोट फ़्लैग (नीचे परिभाषित) को आपके संगठन की आवश्यकताओं के आधार पर Off, Regular या Important पर सेट किया जा सकता है।
- [Off]: फ़्लैग आपके संगठन पर लागू नहीं होगा।
- [Regular]: यदि चालान या क्रेडिट नोट पर लगाए गए एकमात्र फ़्लैग केवल Regular फ़्लैग हैं, तो भी चालान या क्रेडिट नोट को किसी अनुमोदक (Approver) द्वारा अनुमोदित किया जा सकता है।
- [Important]: यदि दस्तावेज़ पर एक या अधिक Important फ़्लैग लगाए गए हैं, तो चालान या क्रेडिट नोट को किसी अनुमोदक द्वारा अनुमोदित नहीं किया जा सकता है। अनुमोदक द्वारा चालान या क्रेडिट नोट को अनुमोदित करने से पहले सभी Important फ़्लैग्स को हल किया जाना आवश्यक है।
फ़्लैग सेटिंग्स और स्थितियाँ PurchasePlus सिस्टम व्यवस्थापकों को इस प्रकार दिखाई देती हैं, जिन्हें आवश्यकतानुसार स्थिति-परिवर्तित किया जा सकता है:
चालान फ़्लैग
चालानों (Invoices) के लिए निम्नलिखित फ़्लैग सेटिंग्स कॉन्फ़िगर की जा सकती हैं।
चालान लाइन-स्तर के 5 फ़्लैग हैं जो चालान की प्रत्येक लाइन पर लागू होते हैं, और चालान हेडर-स्तर के 10 फ़्लैग हैं, जो संपूर्ण चालान पर लागू होते हैं।
चालान लाइन फ़्लैग
| Line Unit Price Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब चालान लाइन इकाई मूल्य और खरीद आदेश (Purchase Order) लाइन इकाई मूल्य के बीच का अंतर लाइन इकाई मूल्य के लिए संगठन के थ्रेशोल्ड से अधिक हो जाता है। इस फ़्लैग के लिए चालान थ्रेशोल्ड सेट किया जा सकता है। |
|---|---|
| Line Ordered Quantity Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब चालान लाइन की कुल चालान मात्रा और खरीद आदेश लाइन की ऑर्डर की गई मात्रा के बीच का अंतर लाइन मात्रा के लिए संगठन के थ्रेशोल्ड से अधिक हो जाता है। इस फ़्लैग के लिए चालान थ्रेशोल्ड सेट किया जा सकता है। |
| Line Received Quantity Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब चालान लाइन की कुल चालान मात्रा और खरीद आदेश लाइन की प्राप्त मात्रा के बीच का अंतर लाइन मात्रा के लिए संगठन के थ्रेशोल्ड से अधिक हो जाता है। इस फ़्लैग के लिए चालान थ्रेशोल्ड सेट किया जा सकता है। |
| Line Not Linked Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब चालान लाइन अभी तक किसी खरीद आदेश लाइन से लिंक नहीं होती है। |
| Original Line Total Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब चालान लाइन के वर्तमान परिकलित कुल (Calculated Total) और चालान लाइन के मूल कुल (Original Total) के बीच का अंतर 0.00 से अधिक हो जाता है। यह फ़्लैग केवल उन चालानों पर लागू होता है जो PurchasePlus पेपरलेस इनवॉइसिंग के माध्यम से बनाए जाते हैं। मूल लाइन कुल तब संग्रहीत किया जाता है जब चालान को पेपरलेस इनवॉइसिंग द्वारा स्कैन और बनाया जाता है। |
चालान हेडर फ़्लैग
| Flagged Line Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब चालान पर एक या अधिक फ़्लैग की गई लाइनें होती हैं। |
|---|---|
| Purchase Order Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब चालान अभी तक किसी खरीद आदेश (Purchase Order) से मेल नहीं खाता है। |
| Receiving Notes Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब चालान से मेल खाने वाले खरीद आदेश के विरुद्ध कोई माल प्राप्ति नोट (Goods Receiving Notes) दर्ज नहीं किया गया हो। |
| Total Out of Balance Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब चालान कुल और चालान भागों के योग के बीच का अंतर चालान कुल के लिए संगठन के थ्रेशोल्ड से अधिक हो जाता है। इस फ़्लैग के लिए चालान थ्रेशोल्ड सेट किया जा सकता है। |
| Reference Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब चालान पर कोई संदर्भ (Reference) सेट नहीं होता है। |
| Supplier Number Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब चालान भेजने वाले आपूर्तिकर्ता (Supplier) पर कोई आपूर्तिकर्ता संख्या सेट नहीं होती है। |
| Department Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब चालान पर कोई विभाग सेट नहीं होता है। |
| Account Code Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब चालान पर कोई खाता कोड (Account Code) सेट नहीं होता है। |
| Currency Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब चालान की मुद्रा (Currency) खरीद आदेश की मुद्रा से मेल नहीं खाती है। |
| Approval Required Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब चालान को अनुमोदन नहीं दिया गया हो। यह फ़्लैग सभी चालानों को फ़्लैग कर देगा और अनुमोदन की आवश्यकता होगी, भले ही चालान अन्यथा स्वतः-समाधानित (auto-reconciled) हो सकता हो। इस फ़्लैग को Important पर सेट नहीं किया जा सकता है। |
क्रेडिट नोट फ़्लैग
क्रेडिट नोटों (Credit Notes) के लिए निम्नलिखित फ़्लैग सेटिंग्स कॉन्फ़िगर की जा सकती हैं।
क्रेडिट नोट लाइन-स्तर का 1 फ़्लैग है जो क्रेडिट नोट की प्रत्येक लाइन पर लागू होता है, और क्रेडिट नोट हेडर-स्तर के 6 फ़्लैग हैं, जो संपूर्ण क्रेडिट नोट पर लागू होते हैं।
क्रेडिट नोट लाइन फ़्लैग
| Total Out of Balance Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब क्रेडिट नोट कुल और क्रेडिट नोट भागों के योग के बीच का अंतर क्रेडिट नोट कुल के लिए संगठन के थ्रेशोल्ड से अधिक हो जाता है। |
|---|
क्रेडिट नोट हेडर फ़्लैग
| Invoice Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब क्रेडिट नोट अभी तक किसी चालान से मेल नहीं खाता है। |
|---|---|
| Reference Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब क्रेडिट नोट पर कोई संदर्भ सेट नहीं होता है। |
| Supplier Number Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब क्रेडिट नोट भेजने वाले आपूर्तिकर्ता पर कोई आपूर्तिकर्ता संख्या सेट नहीं होती है। |
| Department Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब क्रेडिट नोट पर कोई विभाग सेट नहीं होता है। |
| Account Code Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब क्रेडिट नोट पर कोई खाता कोड सेट नहीं होता है। |
| Approval Required Flag | यह फ़्लैग तब लगाया जाता है जब क्रेडिट नोट को अनुमोदन नहीं दिया गया हो। यह फ़्लैग सभी क्रेडिट नोटों को फ़्लैग कर देगा और अनुमोदन की आवश्यकता होगी, भले ही क्रेडिट नोट अन्यथा स्वतः-समाधानित हो सकता हो। इस फ़्लैग को Important पर सेट नहीं किया जा सकता है। |