स्टेटमेंट स्थितियां
स्टेटमेंट स्थितियां
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लाइन स्थितियां
स्टेटमेंट लाइन की चार स्थितियों में से कोई एक स्थिति हो सकती है। यह स्थिति मिलान किए गए इनवॉइस और फ़ोर्स-रिकॉन्साइल्ड फ़्लैग से निर्धारित होती है तथा संबंधित इनवॉइस में बदलाव होने पर स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती है।
- Unmatched: कोई मेल खाता इनवॉइस नहीं मिला है। यह अभी भी भविष्य के किसी इनवॉइस से मेल खा सकता है; आप इसे मैन्युअल रूप से भी लिंक कर सकते हैं या फ़ोर्स रिकॉन्सिल कर सकते हैं।
- Pending: इनवॉइस का मिलान हो गया है, कुल राशियां मेल खाती हैं, लेकिन इनवॉइस अभी फ़ाइनल नहीं है (अभी भी Open, Approved या Exported स्थिति में है)। जब इनवॉइस Paid या Processed हो जाएगा, तो यह अपने आप Reconciled में स्थानांतरित हो जाएगा।
- Attention: इनवॉइस का मिलान हो गया है और यह फ़ाइनल है, लेकिन कम से कम एक Attention कारण लागू होता है। आपको इसे देखने की आवश्यकता है।
- Reconciled: मिलान हो गया है, फ़ाइनल है, कुल राशियां टॉलरेंस सीमा के भीतर हैं, और कोई Attention कारण नहीं है। या फिर, लाइन को Force Reconcile कर दिया गया है।
ध्यान देने के कारण
जब कोई लाइन Attention में होती है, तो उसमें एक या अधिक कारण शामिल होते हैं। एक लाइन में एक साथ कई कारण हो सकते हैं और वे सभी सामने प्रदर्शित होते हैं।
- Variance: स्टेटमेंट पर मौजूद राशि और इनवॉइस का कुल योग आपकी टॉलरेंस सीमा से अधिक भिन्न है।
- Wrong Supplier: मिलान किया गया इनवॉइस स्टेटमेंट वाले सप्लायर से भिन्न सप्लायर का है।
- Duplicate: मिलान किया गया इनवॉइस किसी अन्य स्टेटमेंट की लाइन से भी लिंक है।
- Cancelled: इनवॉइस या क्रेडिट नोट रद्द कर दिया गया है
नोट: टॉलरेंस छोटे अंतरों को स्वचालित रूप से स्वीकार करने का नियम है। यह उसी थ्रेशोल्ड कॉन्फ़िगरेशन का उपयोग करता है जो आपके पास पहले से ही इनवॉइस और क्रेडिट नोट के लिए सेट है।
अपवादों पर काम करना
एक लाइन Unmatched है
यदि आपके स्टेटमेंट में कोई Unmatched लाइन है, तो आप निम्न कर सकते हैं:
- प्रतीक्षा करें: यदि इनवॉइस अभी तक प्राप्त नहीं हुआ है, तो लाइन को Unmatched रहने दें। अगली बार जब आप विवरण दृश्य खोलेंगे या Run Matching पर क्लिक करेंगे, तो PurchasePlus में आने वाले नए इनवॉइस अपने आप ले लिए जाएंगे।
- खोजें और लिंक करें: इनवॉइस को स्वयं ढूंढने और लिंक करने के लिए मैन्युअल खोज मोडल खोलें (नीचे देखें)।
- फ़ोर्स रिकॉन्सिल करें: यदि आप जानते हैं कि लाइन के लिए कभी भी कोई मेल खाता इनवॉइस नहीं होगा (उदाहरण के लिए, नकद भुगतान, प्लेटफ़ॉर्म से बाहर का निपटान, या एकमुश्त शुल्क), तो कारण के साथ इसे फ़ोर्स रिकॉन्सिल करें।
फ़ोर्स रिकॉन्सिल
फ़ोर्स रिकॉन्सिल लाइन ओवरराइड है। यह लाइन "Forced" इंडिकेटर के साथ Reconciled के रूप में प्रदर्शित होती है।
You can Force Reconcile any non-Reconciled line: Unmatched, Pending, or Attention।
इसका उपयोग तब करें जब:
- किसी Unmatched लाइन के लिए कभी भी कोई मेल खाता इनवॉइस नहीं होगा (प्लेटफ़ॉर्म से बाहर का निपटान, आगे लाया गया शेष, असमाधेय मद)।
- किसी Pending लाइन को इनवॉइस के फ़ाइनल स्थिति में पहुंचने की प्रतीक्षा किए बिना बंद किया जाना चाहिए।
- Attention लाइन में कोई ऐसा कारण है जिसकी आपने समीक्षा कर ली है और उसे स्वीकार कर लिया है (अंतर, रद्द किया गया इनवॉइस, आदि)।
फ़ोर्स रिकॉन्सिल कैसे करें
- स्टेटमेंट स्थिति पर क्लिक करें
- [Force Reconcile] पर क्लिक करें।
